人事檔案的社會化趨向思考

傅鴻飛

（鄂東醫(yī)療集團黃石市婦幼保健院（湖北理工學院附屬婦幼保健院），湖北 黃石 435000）

1 目前人事檔案管理中存在的問題

1.1 人事檔案流轉手續(xù)繁雜，棄檔問題嚴重

人事檔案應該是由各級政府部門管理，專業(yè)的管理機構進行人事手續(xù)調動工作，但是由于各地政府和機構的標準手續(xù)不一樣，就出現(xiàn)人事檔案在流轉過程比較麻煩，尤其是異地調動人事檔案，個人來回奔波調動個人檔案，會增加時間成本和經(jīng)濟成本，這就會出現(xiàn)棄檔問題。甚至還有一小部分人受利益的驅使，專門為難檔案的調動，這些問題不僅會影響個人還會影響政府的權威，給政府的形象造成損失。

1.2 人事檔案整理缺少統(tǒng)一標準

人事檔案的數(shù)量非常得龐大，所以需要制定好統(tǒng)一的管理標準才能有效的管理。目前國家雖然有關人事檔案的規(guī)定已經(jīng)制定，但是人事檔案涉及的部門和人員較多，每個人都檔案管理的認識和管理制度的使用不同，就會出現(xiàn)管理的偏差，造成手續(xù)麻煩、繁瑣，每一個人的處理方式不同，就導致檔案在進行管理時出現(xiàn)偏差，缺少統(tǒng)一的執(zhí)行標準。

1.3 傳統(tǒng)的分類方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代的社會要求

目前人事檔案的內容很多，包含著每個人的學歷、經(jīng)歷、政治面貌、工作經(jīng)驗、還包含著對領導的評價等多個方面，人才在社會中流動，檔案也隨之流動，這時候數(shù)量龐大就會導致工作量增加，給檔案管理工作增加難度，傳統(tǒng)的檔案管理形式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在大規(guī)模的檔案流動，這些模式需要進行創(chuàng)新和改變。

1.4 現(xiàn)在人事檔案多為靜態(tài)資料，缺少動態(tài)管理

人事檔案是為了了解個人履歷建立的，這需要對檔案進行很多數(shù)據(jù)的整理，需要根據(jù)個人經(jīng)歷的不同進行檔案的劃分，隨著現(xiàn)在社會的進步，對檔案的要求也在不斷進步，對檔案管理模式已經(jīng)需要進行動態(tài)化管理，更大程度地發(fā)揮檔案的作用。目前現(xiàn)在的人事檔案還處于傳統(tǒng)的管理模式，還是屬于靜態(tài)資料的管理，不能及時的更新檔案內容。而且現(xiàn)在很多小型的企業(yè)對檔案根本不重視，在進行人事管理時缺少對檔案的要求，不注意檔案的更新和檢查，這就造成檔案管理不及時，檔案對于其他企業(yè)、單位來說缺少有效的信息利用，檔案就變成了書面化材料，不能增加對檔案的使用，檔案的實用功能越來越老化，這些都不利于檔案的管理。

1.5 人事檔案信息化程度不高，可利用資源少

目前眾所周知人事檔案是比較重要的，而且內容十分重要，但是目前檔案的管理工作還是使用傳統(tǒng)的檔案管理方式，并未及時有效的更新使用現(xiàn)代化的管理方式，這種信息化程度不高就給檔案的調閱、調動都造成了很大的困難。目前很多的地區(qū)檔案管理方式還是處于紙質化材料，檔案的調動還需要人工查找和翻閱在進行搬運等工作，這些效率低下，人工成本也高，且有關政府部門、事業(yè)單位對檔案管理工作也不夠重視，管理檔案的人員缺少專業(yè)性人員，這些都不利于檔案向信息化方向發(fā)展。

2 解決人事檔案管理中存在問題的措施

2.1 簡化流轉手續(xù)

人事檔案由政府和專門管理檔案的機構進行管理，這種管理出現(xiàn)的手續(xù)繁瑣等問題都是會影響檔案的流動的，所以需要引進檔案社會化管理，簡化流轉手續(xù)，檔案社會化管理就是人事檔案的管理工作由社會專門機構進行管理，簡化流轉手續(xù)，使用先進的技術設備，制定科學的管理機制、保證檔案的完整性。而且為了減少人員對檔案的壓制，可以制定一套針對性的管理措施，保證檔案在流動時能減少個人的時間成本和經(jīng)濟成本，真的給個人提供方便。

2.2 制定檔案統(tǒng)一管理標準

在檔案管理標準需要做到檔案“隨人走”，保證人員和檔案的有序流動，給檔案的管理工作制定統(tǒng)一標準，讓每一個地區(qū)、每一個部門都能有序的調動檔案，而且設立地區(qū)專門的社會化機構，做到檔案集中管理，保證不同地區(qū)、不同級別的檔案調動流轉工作流程一致，每一個標準都是透明的、公開的，實現(xiàn)檔案管理工作的社會化管理，實現(xiàn)“檔案隨人走”的合理配置。

2.3 更新檔案管理方式

傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足于現(xiàn)在的社會標準，需要對檔案的管理方式進行不斷更新，首先可以更新檔案的工作人員，給檔案管理工作人員加入新的血液，讓新的做工人員都能操作檔案的電子化錄入系統(tǒng)，保證工作人員都能認真負責，其次可以設置專門的社會化機構進行檔案管理工作，保證檔案在管理和調動時都能有人負責，不至于出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象，最后可以簡化檔案的管理流程，進行傳統(tǒng)模式的突破和創(chuàng)新。

2.4 做好檔案的動態(tài)化管理、更新工作

檔案的動態(tài)化管理就是需要企業(yè)、事業(yè)單位重視對檔案的更新工作，制定一定的檔案標準，給檔案進行合理的更新和配置工作，有關企業(yè)、事業(yè)單位可以在檔案進行調動之前做好人員在這一階段做的工作測評，給人員檔案進行合理的更新，企業(yè)和事業(yè)單位需要重視檔案的動態(tài)化管理，增加檔案的可利用性，讓檔案在人員流動中還具有權威性，讓檔案真的有意義。

2.5 使用信息化管理手段

現(xiàn)在大數(shù)據(jù)時代下很多工作單位都已經(jīng)使用互聯(lián)網(wǎng)技術給企業(yè)、單位的數(shù)據(jù)工作進行了信息化的處理，這種改變有利于數(shù)據(jù)的管理，所以在檔案管理工作中也可以引進信息化的技術管理，增加檔案管理的便利性，給檔案管理工作引進新的技術人員，降低檔案管理的人工成本和經(jīng)濟成本，做好先進的檔案管理工作。使用信息化技術管理檔案方便檔案的查閱和調動，還有利于減少紙質化材料，減少人工搬動、填寫、拆封等工作，信息化管理檔案留存的時間也可以增加，方便記錄更多的人員的經(jīng)歷。

3 結束語

給檔案進行社會化管理是為了方便人員和檔案的調動，檔案的社會化管理能讓專門的機構進行管理，增加了檔案管理的有序性和便捷性。檔案是個人的重要經(jīng)歷的顯示，具有很重要的意義，所有做好檔案的社會化管理有利于減少檔案的現(xiàn)在所面臨的問題。