淺議供電局人事檔案管理

王文斌

（云南電網(wǎng)有限責任公司德宏供電局，云南 德宏傣族景頗族自治州 678400）

隨著科技的逐漸發(fā)達，信息化時代的到來，新時代背景下，科學技術(shù)逐漸普及，與此同時也成為各行各業(yè)工作中的一大助力，在供電局的人事檔案管理中也起著重要的幫助作用，在科技逐漸發(fā)展的條件下，供電局對于檔案管理的要求也有了新的變化，新時期的人事檔案管理要求，將科技信息化的技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理中，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，更新傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)。順應(yīng)時代發(fā)展的需求，實現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理，提高人事檔案管理的工作效率，保障人事檔案管理的安全性、保密性、真實性。在供電局的人事檔案管理工作中，做好對人事信息的分類管理，使供電局內(nèi)的人事信息清晰、明確的呈現(xiàn)在管理系統(tǒng)上，方便了管理工作的順利開展。這些人事信息，往往是單位及供電局保密工作的重點，也是進行工作分配、工作決策的重要依據(jù)。保證人事檔案管理的高效和便捷，對于供電局內(nèi)部將開展其他各項工作來說是十分重要的。因此在新時期的背景下，人事檔案管理朝著現(xiàn)代化的發(fā)展和落實是非常值得相關(guān)部門重視的。

1 人事檔案管理工作的重要性

隨著科技的發(fā)展，電子信息技術(shù)早已深入人們的生活，并且在人們的生活和工作中引起了許多變化，在這樣的基礎(chǔ)上，原本供電局傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，就已經(jīng)不適用于現(xiàn)代化供電局的發(fā)展要求。尤其不適合應(yīng)用于，發(fā)展迅速的供電局。特別是在信息量巨大的人事檔案管理工作中，供電局的工作人員眾多，人事檔案管理工作，也是非常繁重的，傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄，紙質(zhì)檔案管理的方式，在信息量過大的情況下，會導(dǎo)致檔案的存放雜亂無章，信息的共享率過于低下，查詢不方便，甚至容易造成資料、信息保存不完整，資料損壞等等不良現(xiàn)象。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案記錄、管理方式，還可能導(dǎo)致信息的虛假，導(dǎo)致供電局人事檔案的信息失真。因此，普及人事檔案各項管理，對于保證檔案資料的收集、保存、保密、信息真實性，都有著非常重大的作用，用新型的科技手段來管理人事檔案，既方便管理，也方便在需要時進行查詢相關(guān)的信息資料，相比于紙質(zhì)的檔案管理，新型的檔案管理需要的成本更低一些，不用在環(huán)境條件下消耗成本，保存紙質(zhì)文件；也可以避免紙質(zhì)檔案，雜亂無章的堆放，導(dǎo)致查找檔案的困難；避免因為管理者的變動，導(dǎo)致檔案記錄不完整，導(dǎo)致檔案遺失的責任無法追究等等。

在新型的檔案管理工作開展下，人事信息或者使用、管理信息的一切記錄，都可以在管理系統(tǒng)上進行查詢，找到明確的資料記錄。可以在短時間內(nèi)，查找到需要的信息。在這個系統(tǒng)上進行管理的人事檔案，還方便了人事檔案管理的不斷更新，更新時，也可以不受時間、地點的諸多限制。此外，信息的儲存量也遠遠超過于紙質(zhì)的檔案儲存方式。在檔案管理系統(tǒng)中，設(shè)置密碼等等，還可以避免檔案被惡意修改，惡意盜取，能夠高度保證供電局人事檔案信息的安全性，高度實現(xiàn)辦公自動化、管理自動化。為了保證新時期下，人事檔案管理的高效，就要大力推廣人事檔案現(xiàn)代化的管理方式，保證人事檔案管理工作的順利開展。

2 供電局人事檔案管理的具體措施

1）提高工作人員的工作素質(zhì)。人事檔案管理工作，本身就具有較高的工作要求，對于從事該項工作的工作人員的工作素質(zhì)，也有嚴格的要求。從事人事檔案管理工作的工作人員，最基本的工作素質(zhì)，就是要具有責任心、工作作風要嚴謹。同時，還要有一定人事管理經(jīng)驗、檔案管理能力，并且具有較高的保密意識。在供電局中，從事人事檔案管理的工作者，還要對供電局相關(guān)的技術(shù)人員人事檔案，進行嚴格的保密，才能避免技術(shù)、內(nèi)部重要文件的泄漏。在新時期的背景下，信息科技大范圍推廣的條件下，供電局對從事人事檔案管理工作的工作人員，有了更高的要求，要求從事相關(guān)工作的工作人員，要掌握一定的現(xiàn)代化管理的技術(shù)，在人事檔案管理的工作中，充分發(fā)揮科技的力量，充分利用先進的技術(shù)，提高人事檔案管理的效率，構(gòu)建高效的人事檔案查詢系統(tǒng)、管理系統(tǒng)，保證人事檔案查詢的快捷，以及檔案信息的實時更新等等。供電局也應(yīng)該對從事人事檔案管理工作的工作人員，組織開展定時定期的培訓活動，在培訓活動中，提高工作人員的保密意識、責任心，并且提高工作人員對于管理工作要點的掌握，使其在人事檔案現(xiàn)代化管理的工作中，能夠得心應(yīng)手，確保檔案管理工作人員的工作質(zhì)量與其技術(shù)水平得到提高，來保證供電局人事檔案管理的高效性。

2）建立完善的現(xiàn)代化人事檔案管理系統(tǒng)。隨著各類現(xiàn)代電子科技的不斷發(fā)展，供電局中，人事檔案現(xiàn)代化管理也是必然的發(fā)展。人事檔案現(xiàn)代化管理，也就意味著將檔案從紙質(zhì)記錄、儲存的方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的方式，儲存在計算機中。將人事檔案由紙質(zhì)版轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮影?，既可以增加檔案信息的儲存量，也可以提高需要時，查詢、調(diào)動人事檔案的效率，還能夠保護檔案不受外界環(huán)境條件影響，而造成損壞，并且在網(wǎng)絡(luò)上，進行適當?shù)牧鱾?，還可以方便工作人員、領(lǐng)導(dǎo)隨時的參照檔案，這些優(yōu)點使其成為新時期下，人事檔案管理的重要發(fā)展方向。既然是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成了電子檔案，儲存在計算機中，那就需要合適的系統(tǒng)作為依托，才能方便進行檔案的管理。要使供電局的人事檔案電子化管理落地實施，就要建立一個可靠的檔案管理系統(tǒng)，引進技術(shù)型人才建立系統(tǒng)，管理系統(tǒng)。并且在系統(tǒng)建立方面投入相關(guān)的設(shè)備和資金，建立全面的檔案管理系統(tǒng)，包括檔案收集、檔案分類和檔案的利用開發(fā)等。在設(shè)備上滿足了人事檔案現(xiàn)代化管理的要求，為檔案管理工作配置合適的設(shè)備，并且定期對設(shè)備和系統(tǒng)進行維護，保證檔案管理系統(tǒng)的正常運行。

3）對檔案信息進行實時的更新。在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，由于管理方式的落后，和人事檔案巨大的信息量，人事檔案信息經(jīng)常處于長期不變動的情況。供電局員工的知識水平，培訓情況以及其他個人信息變動，很有可能在人事檔案中沒有體現(xiàn)。利用現(xiàn)代化管理的方式，在系統(tǒng)上進行簡單的操作，就可以更新供電局員工的檔案，不用大費周章的去翻找紙質(zhì)檔案。就可以避免由于紙質(zhì)檔案過于雜亂無章，信息量過大而造成的信息更新的疏漏。從事該項工作的工作人員，也應(yīng)該在規(guī)定內(nèi)登錄系統(tǒng)，將信息進行錄入網(wǎng)上人事檔案的信息，同時維護檔案信息的安全，比如說，有縣局的員工調(diào)入地市局應(yīng)該及時從縣級供電局的檔案系統(tǒng)中，將該名員工的檔案信息調(diào)入，并進行核對，這樣才能確保電子檔案的真實性、可靠性。

3 結(jié)束語

總而言之，在信息科技高速發(fā)展的現(xiàn)代，供電局的人事檔案管理，應(yīng)該重視信息化的發(fā)展，新時期下，對于人事檔案的管理工作，應(yīng)該要充分運用電子科技，改變傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，在計算機上儲存。既能最大限度的擴大人事檔案存儲量，還能保證人事檔案能夠根據(jù)實際情況，及時地進行更新。采取現(xiàn)代化管理人事檔案，也能使人事檔案更加易于保存，不受時間、地點、環(huán)境的限制，又能避免紙質(zhì)檔案被破壞，或者被惡意涂改，在這樣的科技保證的基礎(chǔ)上，能夠大大地提高供電局人事檔案管理的效率，保證供電局人事檔案的安全性、真實性。