新形勢(shì)下機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問(wèn)題和建議分析

陳 靜

（湖北省荊州市生態(tài)環(huán)境信息與檢測(cè)評(píng)估中心，湖北 荊州 434000）

在社會(huì)的不斷的發(fā)展中，互聯(lián)網(wǎng)的蓬勃發(fā)展改變的人們生活的各個(gè)方面，對(duì)于機(jī)關(guān)檔案工作也是這樣，互聯(lián)網(wǎng)的普及，使得機(jī)關(guān)檔案工作更為便捷，信息化、網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)在推動(dòng)檔案的管理發(fā)展起著關(guān)鍵性作用。在機(jī)關(guān)檔案管理工作的開(kāi)展中，要不斷加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化的觀念和意識(shí)，在適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展下，機(jī)關(guān)檔案管理一定要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)的利用，在發(fā)展中尋求新的突破點(diǎn)[1]。

1 機(jī)關(guān)檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)當(dāng)形成科學(xué)的管理機(jī)制

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，社會(huì)對(duì)于管理環(huán)境的需求不斷增加，進(jìn)而高效的機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)可以對(duì)機(jī)關(guān)發(fā)展提供強(qiáng)勁的動(dòng)力支撐，也為機(jī)關(guān)的發(fā)展方向提供了有效的支持和引導(dǎo)?，F(xiàn)在我國(guó)很多機(jī)關(guān)還是沒(méi)有建立相應(yīng)的機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)，更不具備完善的制度和體系，這樣也導(dǎo)致了機(jī)關(guān)的檔案管理系統(tǒng)效率跟不上，機(jī)關(guān)不能第一時(shí)間掌握先進(jìn)的發(fā)展理念，這樣檔案管理工作的風(fēng)險(xiǎn)性和效率值也處于一個(gè)危險(xiǎn)的狀態(tài)下，制度不夠完善還會(huì)導(dǎo)致機(jī)關(guān)的其他部門對(duì)于檔案管理的不信任，導(dǎo)致機(jī)關(guān)的部門各自為政，機(jī)關(guān)想全面統(tǒng)一的管理根本無(wú)法實(shí)現(xiàn)。所以機(jī)關(guān)的檔案管理的系統(tǒng)建設(shè)不容忽視，要提高檔案管理人員的素質(zhì)也是重中之重。

1.2 機(jī)關(guān)檔案系統(tǒng)的升級(jí)支持度不足

機(jī)關(guān)的檔案管理從紙質(zhì)管理過(guò)渡到信息化管理的進(jìn)程中，機(jī)關(guān)單位其他部門都緊跟時(shí)代的步伐，檔案管理工作的轉(zhuǎn)變機(jī)關(guān)單位給予的投入不足以支撐技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，也是因?yàn)闄n案管理工作在機(jī)關(guān)單位的關(guān)注度不高，所以檔案管理的工作的人員并沒(méi)有真正意義上的大數(shù)據(jù)時(shí)代給予我們的轉(zhuǎn)變，我們抓不住網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化對(duì)我們的洗禮，我們的認(rèn)知局限在紙質(zhì)管理的時(shí)代中，所以我們需要的是全方位的轉(zhuǎn)變思想，即使是很小的轉(zhuǎn)變也要投入進(jìn)來(lái)，一定要認(rèn)知大數(shù)據(jù)對(duì)我們的重要性，機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)的管理和維護(hù)也要及時(shí)的進(jìn)行，機(jī)關(guān)不要忽視檔案管理的重要性[2]。

2 新形勢(shì)下機(jī)關(guān)檔案管理工作建議

2.1 機(jī)關(guān)檔案管理的獨(dú)立性

機(jī)關(guān)檔案管理工作需要有自身的獨(dú)立性，在大數(shù)據(jù)的新形式下，機(jī)關(guān)檔案管理的獨(dú)立性更為重要。在檔案管理部門應(yīng)當(dāng)有自身的管理權(quán)力，不應(yīng)該放任機(jī)關(guān)的其他單位削減檔案部門的權(quán)力，在機(jī)關(guān)的檔案管理的系統(tǒng)中，應(yīng)當(dāng)采用分級(jí)的報(bào)告形式，每一級(jí)都要有獨(dú)立的匯報(bào)形式，對(duì)于檔案管理體系匯報(bào)的最終結(jié)果，也需要有特定的人員去管理，這樣的分級(jí)獨(dú)立性，使得檔案管理的工作人員發(fā)揮各自的職能，對(duì)于機(jī)關(guān)的人力資源也得到了充分的調(diào)動(dòng)，每個(gè)人對(duì)應(yīng)自身的職責(zé)，也是對(duì)其他人起到了監(jiān)督的作用，這體現(xiàn)了機(jī)關(guān)檔案管理工作的獨(dú)立性的重要性。

2.2 機(jī)關(guān)檔案管理制度的完善

機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)要在自身的發(fā)展出發(fā)，結(jié)合機(jī)關(guān)現(xiàn)在的發(fā)展環(huán)境，和對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)中存在的漏洞和問(wèn)題，提出響應(yīng)的管理意見(jiàn)和解決方案，在對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作進(jìn)行分析，結(jié)果國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的管理理念和對(duì)與檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)和方法，加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性。制定出一系列的管理體制和發(fā)展方案，再結(jié)合機(jī)關(guān)自身的特點(diǎn)和進(jìn)行對(duì)應(yīng)的調(diào)整。從而形成機(jī)關(guān)自身獨(dú)有的檔案管理方法和優(yōu)秀的人員管理機(jī)制[3]。

2.3 機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)的更新

在現(xiàn)在的社會(huì)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，機(jī)關(guān)要實(shí)現(xiàn)在競(jìng)爭(zhēng)中占得先機(jī)，就一定要在機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用上領(lǐng)先競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的社會(huì)上，機(jī)關(guān)檔案管理必須的應(yīng)用大數(shù)據(jù)思維來(lái)進(jìn)行管理，機(jī)關(guān)的人員必須的有大數(shù)據(jù)的戰(zhàn)略思維和意識(shí)，盡可能的應(yīng)用大數(shù)據(jù)來(lái)對(duì)機(jī)關(guān)自身的發(fā)展形勢(shì)作出應(yīng)有的判斷，在以之前的機(jī)關(guān)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，以及大數(shù)據(jù)給機(jī)關(guān)對(duì)以后的預(yù)測(cè)相結(jié)合。創(chuàng)建新型的機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)，明確的將現(xiàn)有的一切資源利用起來(lái)，對(duì)于機(jī)關(guān)管理的作用最大化。運(yùn)用行之有效的方法，將機(jī)關(guān)的檔案管理系統(tǒng)引領(lǐng)到一個(gè)全新的發(fā)展方向中來(lái)，機(jī)關(guān)的管理部門也要將更新后的大數(shù)據(jù)產(chǎn)物進(jìn)行有效的分配，使機(jī)關(guān)在社會(huì)的形勢(shì)驅(qū)使下，有效的掌握社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，根據(jù)這樣的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)制定下相關(guān)的既定目標(biāo)，在不斷的改善和調(diào)整中，明確機(jī)關(guān)的發(fā)展方向[4]。

2.4 檔案管理模式的規(guī)范性

首先，機(jī)關(guān)的檔案管理工作需要專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，要正視的是檔案管理的工作最重要的是細(xì)致，這也是對(duì)檔案管理的隊(duì)伍最初的要求，在信息化的現(xiàn)在，重視檔案信息化的人才培養(yǎng)，為現(xiàn)在的檔案人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)的培養(yǎng)，現(xiàn)代化的數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，對(duì)于檔案管理的側(cè)重點(diǎn)也應(yīng)該放在應(yīng)用新技術(shù)、適應(yīng)新環(huán)境、檢驗(yàn)新方法的培養(yǎng)中，一定要支持員工提高學(xué)習(xí)的積極性，提高員工的基本素質(zhì)，加強(qiáng)員工的實(shí)際上手能力，努力把機(jī)關(guān)檔案管理人員培養(yǎng)成為技術(shù)性檔案管理人才隊(duì)伍和了解信息技術(shù)的復(fù)合型人才隊(duì)伍。其次，建立監(jiān)督考核的獎(jiǎng)懲機(jī)制，針對(duì)檔案工作人員的表現(xiàn)和對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的程度來(lái)進(jìn)行監(jiān)督和考核，另一方面要對(duì)檔案管理人員在各個(gè)環(huán)節(jié)的工作狀態(tài)和規(guī)范程度進(jìn)行監(jiān)督和考核，結(jié)合機(jī)關(guān)檔案的規(guī)范管理制度，對(duì)相關(guān)的工作人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范管理。更要抓好機(jī)關(guān)檔案工作的重要環(huán)節(jié)，做好及時(shí)的整理和歸納，確保服務(wù)性能好，安全性能高。檔案管理人員在資源管理的過(guò)程中要維護(hù)好資源的完整性和管理的規(guī)范性，提高對(duì)檔案管理的安全性，時(shí)刻關(guān)注檔案管理工作的變化，隨機(jī)應(yīng)變積極動(dòng)的提供檔案管理服務(wù)[5]。

3 結(jié)束語(yǔ)

隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的全面發(fā)展，機(jī)關(guān)檔案管理的發(fā)展也來(lái)到了全新的層面，現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)化管理代替了人工紙質(zhì)化管理，也是這個(gè)轉(zhuǎn)變對(duì)于機(jī)關(guān)單位的所有人都要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的學(xué)習(xí)和維護(hù)，其實(shí)要加強(qiáng)機(jī)關(guān)對(duì)于檔案管理的重要程度，在不斷提高相關(guān)人員的專業(yè)素養(yǎng)和能力的同時(shí)，要將在互聯(lián)網(wǎng)的環(huán)境下機(jī)關(guān)檔案管理工作做到最優(yōu)化，滿足機(jī)關(guān)單位的需求和發(fā)展。