新時代學(xué)校檔案管理的創(chuàng)新建設(shè)

張 蘭

（建水縣臨安鎮(zhèn)中心學(xué)校，云南 紅河州 654300）

基于信息化時代下，學(xué)校檔案管理工作要積極的轉(zhuǎn)型和升級，應(yīng)用信息技術(shù)有效的管理種類繁多、數(shù)量巨大的數(shù)據(jù)信息，科學(xué)分類、合理整理，并充分利用檔案資料，最大化地發(fā)揮其價值。

1 學(xué)校檔案管理工作中存在的問題

1）學(xué)校重視程度不足。學(xué)校檔案管理工作本身就具備了一定的系統(tǒng)性、長期性和動態(tài)性，其是隨著時間的推移逐漸積累的資料信息。由于檔案管理工作貫穿于學(xué)校的各個階段，并且檔案的格式、內(nèi)容都不同，有文件、方案、圖紙圖片、視頻、音頻等等，管理人員必須要按照檔案資料的時間順序、項目先后等進(jìn)行分類和整理。但是受到多方面因素的影響，大部分學(xué)校中更加注重教育教研工作，對檔案管理重視程度不足。具體體現(xiàn)在，一方面沒有專門的檔案管理人員，領(lǐng)導(dǎo)和工作人員認(rèn)為檔案只需要收集整理起來，保存之后就萬事大吉，忽視了檔案資料后期的利用和挖掘，對于出現(xiàn)變更和需要補充的資料也沒有及時歸納和更換。另一方面，學(xué)校對于檔案管理工作重視不足，資金、物力、人力投入相對于教育教研工作較為短缺，使得檔案管理手段較為滯后，檔案管理水平不高。

2）員工素質(zhì)參差不齊。時代的飛速發(fā)展使得學(xué)校迎來了更多改革創(chuàng)新的機會，但是在檔案管理層面，很多學(xué)校的檔案管理工作者依然存在綜合素質(zhì)參差不齊的現(xiàn)象。究其原因，一方面是學(xué)校對于檔案管理工作的不夠關(guān)注，在招聘檔案管理人員的時候，由其他職務(wù)的教師兼任，或是沒有招聘專業(yè)對口的人員，在崗前沒有培訓(xùn)，崗后的學(xué)習(xí)機會也不多，使得工作人員的專業(yè)知識和技能得不到提升，工作責(zé)任心不強。另一方面，很多工作人員只是憑借自己的工作經(jīng)驗對檔案進(jìn)行分類、歸納，然而信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案工作的數(shù)字化改革，對于工作人員綜合素質(zhì)要求更高，他們不僅要掌握專業(yè)的知識理論，更要具備熟練的信息技術(shù)操作技能。個別工作人員由于相關(guān)技能操作不夠熟練，或者是一時疏忽等因素，進(jìn)而可能造成檔案數(shù)據(jù)資料錄入時出現(xiàn)偏差錯誤，造成檔案信息失真不完整，缺乏一定的可靠性。

3）信息化水平有待提高。隨著信息科技的成熟發(fā)展，各行業(yè)逐漸實現(xiàn)了現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型升級，促進(jìn)了內(nèi)部管理質(zhì)量與效率的提升，學(xué)校檔案管理工作也需要對更多的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行收集與保存。但是，由于學(xué)校檔案管理應(yīng)用信息化手段不足，在實際管理工作中沒有充分發(fā)揮智慧檔案優(yōu)勢，檔案管理工作滯后于現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展。首先，是缺乏有效的信息技術(shù)支撐體系，信息化設(shè)備更新不足，無法切實滿足當(dāng)前數(shù)字化檔案管理需求；其次，是檔案管理分工不明確，呈現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資料收集重復(fù)、不完整、錯漏等問題，且沒有及時更新數(shù)據(jù)資料庫，導(dǎo)致其滯后于學(xué)校發(fā)展；最后，個性化檔案管理創(chuàng)新不足，學(xué)校沒有依據(jù)自身情況購買相應(yīng)軟件，造成其軟件許多功能沒有對應(yīng)實際工作流程，功能單一，不能快速現(xiàn)實檔案數(shù)據(jù)的記錄、采集、整理、分析等工作，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)不規(guī)范、不完整的情況發(fā)生，這嚴(yán)重阻礙了現(xiàn)代化檔案發(fā)展進(jìn)程[1]。

2 新時代學(xué)校檔案管理的創(chuàng)新建設(shè)途徑

1）為檔案管理提供完善保障。隨著現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，構(gòu)建數(shù)字化檔案管理既需要先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)支持，更需要配置專業(yè)的檔案管理隊伍，因此，學(xué)校既要重視現(xiàn)代信息技術(shù)的更新，也要注重對專業(yè)人才隊伍的培養(yǎng)。一方面，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及檔案負(fù)責(zé)人要重視現(xiàn)代化檔案建設(shè)，要為檔案現(xiàn)代化發(fā)展提供物質(zhì)保障、資金支持以及信息設(shè)備支持，引入服務(wù)器、交換機等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備以及存儲設(shè)備，強化數(shù)字化檔案軟硬件，為數(shù)字化檔案建設(shè)奠定堅實的基礎(chǔ)。另一方面，要進(jìn)一步完善檔案管理制度，依據(jù)現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展，要明確各檔案管理人員的崗位責(zé)任，要明確管理標(biāo)準(zhǔn)，加強檔案管理人員專業(yè)培訓(xùn)，使之不僅具備專業(yè)的檔案管理經(jīng)驗，更具有現(xiàn)代化技術(shù)操作能力，打造優(yōu)質(zhì)的現(xiàn)代化檔案管理隊伍，為學(xué)校數(shù)字化檔案管理工作提供人力、物力、資金、技術(shù)等基礎(chǔ)保障，全面促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展，充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)資源優(yōu)勢。

2）優(yōu)化數(shù)字化管理流程。為進(jìn)一步完善學(xué)校檔案資料庫，切實有效推進(jìn)學(xué)校數(shù)字化檔案建設(shè)，發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)資源的參考價值，優(yōu)化數(shù)字化檔案管理流程，將有效提高檔案數(shù)據(jù)信息的使用率。檔案整理流程是依據(jù)《檔案著錄規(guī)則》的相關(guān)要求進(jìn)行的，即對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、審核、整理、打印、裝訂以及裝盒，在互聯(lián)網(wǎng)背景下，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為電子檔案信息，以數(shù)據(jù)共享的方式，讓學(xué)校教師、各部門自行收集檔案數(shù)據(jù)，并通過檔案管理人員審核，再上傳到檔案數(shù)據(jù)庫之中；此外，在數(shù)字化技術(shù)支持下，依據(jù)檔案數(shù)據(jù)要求，可以采用視頻、聲頻、圖片、文字等信息進(jìn)行儲存，多形式的檔案數(shù)據(jù)形式，將對后續(xù)的審查提供了便利，并運用人工圖像處理技術(shù)進(jìn)行規(guī)范處理，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的規(guī)范化，提高檔案數(shù)據(jù)保存質(zhì)量。建立目標(biāo)檢索連接，以各檔案實際內(nèi)容為要求，實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫，相關(guān)人員只需要在上面輸入關(guān)鍵字就可以借閱相關(guān)數(shù)據(jù)資料，既能對檔案數(shù)據(jù)整齊分類，也能提高檔案采集、使用效率[2]。

3）強化檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是實現(xiàn)檔案數(shù)字化、智能化的關(guān)鍵措施，也是整合數(shù)據(jù)資源、提升使用價值的關(guān)鍵核心。當(dāng)前，學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)就可以著力于基礎(chǔ)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)與個性化檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)兩個方面。基礎(chǔ)檔案數(shù)據(jù)建設(shè)就是依據(jù)傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)基本要求，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、分類，并運用現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)類目檢索、儲存保管等功能；個性化檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)就是細(xì)微地深入檔案實際需求，針對學(xué)校戰(zhàn)略目標(biāo)、發(fā)展進(jìn)程進(jìn)行歸類，為后續(xù)發(fā)展提供現(xiàn)實的數(shù)據(jù)支持與參考價值。

4）重視安全體系建設(shè)。在學(xué)校檔案數(shù)字化管理過程中，必須要高度重視檔案數(shù)據(jù)庫安全體系建設(shè)。首先，要完善檔案數(shù)據(jù)庫管理機制。即要對其進(jìn)行身份識別認(rèn)證，可以采用內(nèi)部賬號、密碼，或者是專用硬件措施（固定計算機、移動終端）等授權(quán)的方式，分層級實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的借閱，對于更加機密性的檔案信息將須有特殊人員身份授權(quán)才能獲取，這樣充分保證了檔案數(shù)據(jù)信息的安全性；其次，要提高檔案管理人員的職責(zé)意識、安全意識，嚴(yán)格制定獎懲約束機制，確保檔案管理人員無泄露學(xué)校檔案信息的情況發(fā)生。最后，要重視學(xué)校檔案數(shù)據(jù)信息的日常維護(hù)，以完善檔案網(wǎng)絡(luò)環(huán)境檢查，重視軟硬件安全管理，并聘請專業(yè)的計算機人士定期加固學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫的防火網(wǎng)，排查潛在隱患，確保檔案信息的安全性[3]。

3 結(jié)語

學(xué)校檔案是在學(xué)校的各項辦學(xué)職能活動中直接形成并保存的，具有查考和利用價值的各種形式和載體的歷史記錄，實現(xiàn)其智能化、信息化、數(shù)字化管理將有效提高檔案數(shù)據(jù)的采集、整理、參考等價值，并充分保證了檔案信息的安全性。通過完善檔案數(shù)字化基礎(chǔ)建設(shè)、優(yōu)化數(shù)字化管理流程、強化檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案信息安全建設(shè)等措施，為進(jìn)一步提升學(xué)校教學(xué)環(huán)境與發(fā)展水平奠定優(yōu)質(zhì)的基礎(chǔ)。