關(guān)于提高醫(yī)院人事檔案管理水平的思考

萬 麗

（單縣中醫(yī)醫(yī)院，山東 菏澤 274300）

通過醫(yī)院人事檔案可以得到聘用、考核、了解和評價人才的參考性信息，其中包含著有關(guān)醫(yī)院工作人員福利、薪酬待遇、職位晉升等實際利益的各種信息，由此不難看出醫(yī)院人事檔案管理對整個醫(yī)院管理工作的重要性，其對行政后勤管理而言也是關(guān)鍵的基礎(chǔ)性工作。全新的發(fā)展背景下，醫(yī)院要致力于創(chuàng)新人事檔案管理模式，為醫(yī)院優(yōu)秀人才的選拔和培養(yǎng)助力，實現(xiàn)醫(yī)院健康持續(xù)發(fā)展。

1 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

1）醫(yī)院檔案管理工作模式和制度落后。從管理體系層面分析，醫(yī)院檔案管理工作在管理方式、管理手段和管理制度方面都存在相對落后的現(xiàn)象。有些醫(yī)院檔案管理工作局限于計算機(jī)的檢索功能，而忽視了計算機(jī)的數(shù)據(jù)存儲功能、識別功能和運算功能等。另外，現(xiàn)有的檔案管理制度不夠完善，缺乏具有統(tǒng)一性的管理標(biāo)準(zhǔn)和收檔制度，由于醫(yī)院沒有科學(xué)合理的人事檔案鑒定核查制度，所以在人事檔案資料信息中時常出現(xiàn)真實性不高的問題。

2）醫(yī)院對人事檔案管理的重視度不夠。從思想層面分析，因為檔案工作不同于其他工作能給醫(yī)院創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)效益，加之業(yè)務(wù)知識具有一定局限性，所以導(dǎo)致醫(yī)院上層管理人員沒有正確認(rèn)識檔案管理工作的意義，在缺乏上層思想重視和帶動作用的情況下，部門管理人員也沒有對人事檔案管理工作有所關(guān)注。建檔是檔案工作的首要需求，做好檔案管理是為醫(yī)院各項工作開展提供服務(wù)的重要基礎(chǔ)。

3）缺乏專業(yè)的人事檔案管理人才。從人才隊伍層面分析，一是從事于人事檔案管理工作的專職人員較少，所以很容易出現(xiàn)專業(yè)知識匱乏、主動服務(wù)意識薄弱、整體隊伍綜合素質(zhì)水平不高等問題；二是當(dāng)前從事檔案管理工作的人員缺乏良好的法律意識，難以在工作中做到嚴(yán)格的依法辦事。另外，人事檔案管理工作人員平日里缺乏學(xué)習(xí)和進(jìn)修的機(jī)會，沒經(jīng)歷過太多系統(tǒng)性的檔案知識培訓(xùn)，不管是管理經(jīng)驗、水平還是思想觀念相較于這個時代都顯得有些落后，缺乏活力和創(chuàng)新，因此醫(yī)院檔案工作始終處于被動、應(yīng)付的狀態(tài)。

2 提高醫(yī)院人事檔案管理工作水平的策略

1）根據(jù)醫(yī)院人員類別進(jìn)行分組化管理。醫(yī)院人員構(gòu)成具有一定的復(fù)雜性，有護(hù)理人員、醫(yī)療人員、財務(wù)人員和后勤人員等，職稱結(jié)構(gòu)又分為主任醫(yī)師、副主任醫(yī)師、高級會計師、會計師、高級工程師和中級工程師等不同的類別，所以為了方便后期管理工作，在人事檔案整理環(huán)節(jié)就可以進(jìn)行合理的歸類，將人員和職稱作為兩種類型進(jìn)行分類，以便于橫向?qū)Ρ葘I(yè)人員和同等職稱人員，給醫(yī)院人才選拔提供有價值的參考資料[1]。關(guān)于人事檔案信息查詢系統(tǒng)，要通過進(jìn)一步完善設(shè)計，讓不同的檔案使用者快速得到自己需要的數(shù)據(jù)信息，在明確查詢字段的前提下，動態(tài)化的掌握醫(yī)院工作人員基本信息的所有變動記錄，接著在分組管理中設(shè)置多種查詢方式以供選擇，比如精確查詢和模糊查詢兩種。

2）致力于創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案服務(wù)模式。以往的檔案管理工作更重視檔案管理，而忽視檔案資料的應(yīng)用。這種管理理念極大的限制了檔案信息的二次使用，因此，醫(yī)院人事檔案管理部門要調(diào)整轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)服務(wù)模式，以充分發(fā)揮人事檔案利用價值為目的創(chuàng)建主動服務(wù)模式。首先，人事檔案管理人員要善于利用信息化服務(wù)平臺，保證檔案管理服務(wù)工作效率；其次，人事檔案管理人員要主動提供查詢、咨詢檔案信息的服務(wù)。比如向有檔案信息使用需求的人，主動講解人事檔案有哪些分類以及哪種查詢方法，在檔案信息使用需求者遇到問題的時候要積極的幫助其解決問題[2]。最后，人事檔案管理部門要強(qiáng)化信息維護(hù)意識，對于每一次人員調(diào)動都要從管理系統(tǒng)中調(diào)出檔案資料并做好修改，確保人事檔案信息的全面真實。總之，在致力于提升醫(yī)院人事檔案管理水平的過程中，檔案管理部門應(yīng)積極創(chuàng)新檔案服務(wù)模式。

3）建立科學(xué)合理的檔案管理規(guī)范制度。要想進(jìn)一步提升醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量，就需要立足于醫(yī)院實際情況建立一套科學(xué)合理的檔案管理規(guī)范制度，并要求工作人員在實踐工作中將其貫徹落實。人事檔案的日常管理工作要嚴(yán)格遵照國家關(guān)于人事檔案要求和規(guī)定開展，保證原始檔案的真實性和完整性，不可出現(xiàn)信息遺漏、虛假的問題[3]。人事檔案管理人員要定期復(fù)核所有檔案信息，如若發(fā)現(xiàn)有遺漏問題要立刻補(bǔ)充，與此同時要將檔案資料覆蓋范圍進(jìn)一步擴(kuò)大，只要是能反映職工學(xué)歷、工作經(jīng)歷、特長等各種資料都將其規(guī)整到人事檔案中以備后期使用，醫(yī)院在條件允許的情況下還可以使用掃描設(shè)備，以電子文檔的形式存儲人事檔案信息，方便后期資料的保存、存儲、查詢和傳遞。

4）加強(qiáng)專業(yè)化人事檔案管理隊伍建設(shè)。建立專業(yè)化的檔案管理人才隊伍，提供隊伍綜合素質(zhì)，樹立良好服務(wù)意識。檔案管理人員的專業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)在很大程度上決定了檔案管理工作質(zhì)量，在醫(yī)療衛(wèi)生體制改革深入的過程中，檔案管理內(nèi)容的內(nèi)容隨著新行業(yè)、新領(lǐng)域和新載體的出現(xiàn)越來越豐富，有必要加速檔案管理工作人員素質(zhì)建設(shè)。其一，要樹立積極正確的工作意識，帶著高度責(zé)任感開展工作，高質(zhì)量的完成本職工作；其二，要樹立終身學(xué)習(xí)的目標(biāo)，通過進(jìn)修、培訓(xùn)等機(jī)會不斷充實自身專業(yè)知識，提升工作技能和方式；其三，要培養(yǎng)創(chuàng)新意識，時刻關(guān)注有關(guān)醫(yī)院檔案管理研究的最新變化和趨勢，用與時俱進(jìn)的態(tài)度在工作中做到推陳出新?？傮w來說，就是要打造一支復(fù)合型、創(chuàng)新型、主動型的專業(yè)管理隊伍。

5）夯實醫(yī)院人事檔案工作的細(xì)節(jié)管理。醫(yī)院人事檔案管理工作是一項長期性的系統(tǒng)工作，要想提升工作質(zhì)量和水平，就需要不斷從細(xì)節(jié)處入手。首先，細(xì)化人事檔案管理工作內(nèi)容，為了避免管理人員面對繁雜的管理工作感到無從下手，可根據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)找出管理工作的重難點和薄弱點，然后有計劃、有步驟循序漸進(jìn)的開展工作；其次，細(xì)化人事檔案管理工作流程，主要在于讓管理人員明確自身工作的目標(biāo)、內(nèi)容和方法，降低出現(xiàn)工作疏漏的情況[4]；再次，強(qiáng)化醫(yī)院人事檔案管理工作的監(jiān)督力度，提升管理制度的執(zhí)行力，確保檔案管理工作的優(yōu)化效果；最后，將責(zé)任制嚴(yán)格落實到位，實現(xiàn)人事檔案管理責(zé)任細(xì)節(jié)化、具體化，對檔案管理人員日常工作提出重細(xì)節(jié)、重落實、重過程和重效果的要求，以此來提升人事檔案管理人員的積極性和責(zé)任心。

3 結(jié)語

總而言之，醫(yī)院管理工作要提高對人事檔案管理的重視，圍繞當(dāng)下存在的問題提出相對的策略和優(yōu)化發(fā)展建議，盡早實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理目標(biāo)。日常工作中要從整理、收集、保管等方面進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化操作，提高檔案管理工作質(zhì)量，在具體應(yīng)用中要主動積極的提供檔案服務(wù)，最大化的發(fā)揮人事檔案價值與作用。