房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理存在的問題及對策分析

夏渺渺

（湖北人信房地產(chǎn)開發(fā)有限公司，湖北 武漢 430051）

房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)從事房地產(chǎn)開發(fā)和經(jīng)營，既是房地產(chǎn)產(chǎn)品的生產(chǎn)者，又是房地產(chǎn)商品的經(jīng)營者。房地產(chǎn)企業(yè)開發(fā)項目關(guān)聯(lián)和涉及的部門和單位環(huán)節(jié)眾多，因此在建設(shè)項目檔案管理的過程中存在著諸多 問題。

1 房地產(chǎn)企業(yè)檔案的主要內(nèi)容

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》對企業(yè)檔案的定義是：企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。房地產(chǎn)企業(yè)經(jīng)營房地產(chǎn)開發(fā)，主要包括日常經(jīng)營管理文件及工程項目檔案。

2 房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

1）檔案管理不規(guī)范，檔案利用價值受限。房地產(chǎn)開發(fā)項目關(guān)聯(lián)的部門和單位眾多，涉及的單位有政府機(jī)關(guān)、媒體、供應(yīng)商、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位、眾多的購房者等。工程項目資料管理過程中常出現(xiàn)以下問題：資料管理人員不穩(wěn)定、業(yè)務(wù)不熟，工程資料管理未與工程建設(shè)同步；工程資料移交不及時；案卷整理質(zhì)量不符合要求；資料管理失控，歸檔文件材料不齊，經(jīng)常導(dǎo)致應(yīng)歸檔的檔案收集不完整。房地產(chǎn)企業(yè)管理中出現(xiàn)不少法律糾紛且涉及金額大。例如項目結(jié)算金額有爭議，政府機(jī)關(guān)批復(fù)的對企業(yè)有利的重要文件未存檔，企業(yè)和業(yè)主因產(chǎn)權(quán)問題發(fā)生矛盾等等，這樣的例子在不少房地產(chǎn)公司都出現(xiàn)過，因檔案保存不完整缺乏證據(jù)讓企業(yè)蒙受很大的經(jīng)濟(jì)損失。在項目建設(shè)過程中，對涉及項目的報批報建文件、竣工驗收文件、結(jié)算資料、合同類等檔案材料的管理應(yīng)格外重視，這些檔案材料是項目經(jīng)營管理活動的憑證，常用于解決企業(yè)遇到的經(jīng)濟(jì)糾紛問題。

2）企業(yè)管理層檔案管理意識淡薄，未意識檔案是無形資產(chǎn)。檔案工作涉及公司的各個業(yè)務(wù)板塊，僅靠檔案管理人員是完成不好這項工作的。不少地產(chǎn)企業(yè)管理高層檔案意識不強(qiáng)，多數(shù)管理者眼中只有效益，他們看不到有效的檔案工作實為科學(xué)決策、規(guī)避風(fēng)險、企業(yè)文化的基礎(chǔ)，所以在檔案工作資金投入、設(shè)施更進(jìn)、人才建設(shè)方面很少關(guān)心，視檔案工作可有可無。這種情形嚴(yán)重挫傷了企業(yè)檔案管理人員的自信心，沖淡了他們的工作熱情。部門和項目責(zé)任人的檔案意識不強(qiáng)，管理部門和項目責(zé)任人往往輕視檔案部門的歸檔要求，致使企業(yè)檔案工作無法推進(jìn)，大量重要的企業(yè)檔案資源嚴(yán)重失控。

3）檔案管理制度不健全。要實現(xiàn)規(guī)范管理必然涉及檔案工作中的法規(guī)規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)的制定問題。作為房地產(chǎn)企業(yè)，除了應(yīng)當(dāng)遵循國家制定的企業(yè)檔案工作的法規(guī)規(guī)章，還應(yīng)該根據(jù)國家頒布的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合企業(yè)自身的特點進(jìn)行修改、補(bǔ)充，以貼近企業(yè)的實際情況來執(zhí)行。每個房地產(chǎn)公司的架構(gòu)有差異，檔案管理人員在制度制訂之前就應(yīng)該深入到各個業(yè)務(wù)部門和項目做調(diào)研，羅列出檔案歸檔范圍，確保檔案歸檔完整，符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)今很多房地產(chǎn)企業(yè)未按照公司實際情況制定相應(yīng)的檔案管理制度，也沒有有效的獎懲制度，難以對移交歸檔的檔案質(zhì)量問題、歸檔時間問題做出約束，也不能對檔案工作效果進(jìn)行有效的評價，導(dǎo)致工作效果好時不會受到獎勵，工作出現(xiàn)錯誤時責(zé)任也難以落實到個人。

4）檔案人才培養(yǎng)基礎(chǔ)差，檔案人員專業(yè)能力不夠。目前我國房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理人才培養(yǎng)基礎(chǔ)差、發(fā)展滯后。具體表現(xiàn)在：沒有獨立開設(shè)的房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理課程，高校還未介入其中；無論是國企還是民企，都遇到了檔案管理的問題，但由于少有專門人才對其進(jìn)行深入的規(guī)律探索，導(dǎo)致難以提供人才支持和務(wù)實可行的解決方案；缺乏了解房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理實踐又能居于專業(yè)前沿的人才繼續(xù)教育支持，檔案行政管理部門的培訓(xùn)側(cè)重于機(jī)關(guān)檔案，很少涉及企業(yè) 檔案。

有的房地產(chǎn)企業(yè)檔案人員沒有接觸過檔案專業(yè)學(xué)習(xí)，也沒有經(jīng)驗積累和專業(yè)見識，有的還是身兼多職。對檔案的價值，本企業(yè)檔案核心資源是哪些，歸檔范圍如何定義，檔案工作如何發(fā)揮作用等無明確概念。作為房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理人員不僅需要專業(yè)知識，還要深入了解基建項目的特點，需要組建一支檔案管理專業(yè)化隊伍，對各部門各業(yè)務(wù)板塊兼職檔案員、項目資料員進(jìn)行專業(yè)知識培訓(xùn)。如缺乏以上專業(yè)能力和實踐經(jīng)驗，是無法讓企業(yè)檔案工作及其意義根本得到有效展現(xiàn)的。

3 如何改善房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

1）激發(fā)企業(yè)管理高層對檔案工作的重視。在對企業(yè)管理高層宣傳時，檔案部門必須要站在企業(yè)的高度，對企業(yè)檔案資源要有全面、系統(tǒng)的了解，并從專業(yè)的角度提供理論上的證明和支持，為說服和宣傳工作做好準(zhǔn)備。在日常工作挖掘檔案資源中所蘊(yùn)含的價值，通過鮮活的真實案例引起企業(yè)高層的共鳴，激發(fā)對檔案價值的思考。

2）加強(qiáng)房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理人才培養(yǎng)。檔案行政管理部門深入了解房地產(chǎn)企業(yè)的現(xiàn)狀，出臺房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理指導(dǎo)細(xì)則，在檔案專業(yè)培訓(xùn)中增加房地產(chǎn)檔案的知識，讓專業(yè)理論和實例相結(jié)合。房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)健全人才培養(yǎng)制度，積極鼓勵檔案管理人員參與檔案行政管理部門的培訓(xùn)和行業(yè)間關(guān)于檔案工作相關(guān)的交流，使得檔案管理人員能夠掌握最新技術(shù)并將其運用到工作中，提升檔案管理人員的工作能力。在招聘檔案管理人員時提高標(biāo)準(zhǔn)，對人員進(jìn)行有效的篩選；監(jiān)督人員也需要一定的專業(yè)知識，以實現(xiàn)對檔案管理人員工作的有效監(jiān)督。檔案管理人員應(yīng)該提升自身的檔案意識和專業(yè)技能，遵守職業(yè)道德。目前，一些檔案行政管理部門和檔案界專業(yè)人才開通了微信公眾號，每天有檔案專業(yè)知識在更新；不少檔案局的官網(wǎng)也有檔案知識專欄；不少檔案管理人員通過微信、QQ群積極探討工作中遇到的難題，分享自己的工作經(jīng)驗。只要肯鉆研，肯花時間去吸收，專業(yè)能力肯定會有提升。

3）深入了解房地產(chǎn)行業(yè)特點，組建檔案專業(yè)隊伍。房地產(chǎn)企業(yè)工程項目多，檔案數(shù)量大?；n案具有綜合性、成套性、動態(tài)性、權(quán)威性、專業(yè)性、地方性特點?；椖繖n案主要分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工技術(shù)文件、竣工圖、工程竣工驗收文件、運維階段文件。由于工程周期長，人員流動性大，一般情況下完成階段驗收就應(yīng)該及時移交需要歸檔的文件?；椖繀⑴c者眾多，包括建設(shè)方、施工方、監(jiān)理方、供貨方。在項目建設(shè)初期就應(yīng)該召開檔案溝通會，提前提出檔案歸檔的要求。

房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)由集團(tuán)檔案部門牽頭，聯(lián)合各部門兼職檔案員、項目資料員共同組建一支檔案專業(yè)隊伍，定期組織檔案知識培訓(xùn)，在日常檔案工作中加強(qiáng)指導(dǎo)。檔案來源于文件、文件形成于各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，只有抓著源頭才能有效的保證檔案的完整性，才能讓檔案充分發(fā)揮應(yīng)有的價值。

4 結(jié)語

房地產(chǎn)行業(yè)是我國一項重要的經(jīng)濟(jì)支柱，檔案管理工作實質(zhì)上是對企業(yè)重要憑證信息和知識資源的控制和管理，是一個企業(yè)核心信息和知識資本的管理行為，不僅是房地產(chǎn)企業(yè)維護(hù)經(jīng)濟(jì)利益的有利證據(jù)，在城市建設(shè)規(guī)劃也起著一些決策參考作用，推動我國基礎(chǔ)建設(shè)工作的開展，它的價值理應(yīng)被企業(yè)高層和員工看見。檔案管理人員要有高度的責(zé)任心和自覺的安全意識，在實踐中不斷探索研究，尋找適合的檔案管理辦法。