機(jī)關(guān)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)措施

趙衛(wèi)宇

（保德縣應(yīng)急管理局，山西 忻州 036600）

機(jī)關(guān)檔案的管理工作十分重要，但是還存在著一定的缺陷，比如管理方式不夠規(guī)范、缺乏一定的安全意識和安全辦法、信息化建設(shè)還不全面等相關(guān)問題，對機(jī)關(guān)檔案的管理工作效率以及安全性造成了一定的影響。那么應(yīng)該如何才能夠更好地促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案的信息化建設(shè)工作呢？下面讓我們共同來進(jìn)行分析和探究。

1 機(jī)關(guān)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)的重要性

機(jī)關(guān)檔案指的是機(jī)關(guān)但誰在進(jìn)行相關(guān)工作的過程中而保存的一種文件形式，其中涉及多種技術(shù)能力與活動信息，能夠?yàn)槿蘸蟮南嚓P(guān)工作提供一定的經(jīng)驗(yàn)借鑒，具有一定的應(yīng)用價值，從而能夠?yàn)槲覈膰野l(fā)展、社會治安、外交事業(yè)等工作做出非常多的貢獻(xiàn)。因此，機(jī)關(guān)檔案管理的規(guī)范化十分重要，通過國防管理能夠更好地對檔案內(nèi)容進(jìn)行留存，從而能夠在需要機(jī)關(guān)檔案時可以迅速找出，從而進(jìn)行相關(guān)工作的開展，有利于提高工作的高效性。與此同時，通過機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)范化建設(shè)還能夠提高管理效率，使得全體檔案管理人員都能夠按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行機(jī)關(guān)檔案的管理工作，這樣能夠更好地形成標(biāo)準(zhǔn)管理，有效進(jìn)行機(jī)關(guān)檔案的積累的保存。除此之外，通過規(guī)范化的機(jī)關(guān)檔案管理還能夠有效促進(jìn)相關(guān)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，有利于對機(jī)關(guān)單位日常繁雜的工務(wù)進(jìn)行處理[1]。

2 機(jī)關(guān)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)策略

2.1 制作規(guī)范化機(jī)關(guān)公文

為了更好地進(jìn)行機(jī)關(guān)檔案的規(guī)范化管理建設(shè)，首先應(yīng)該在進(jìn)行機(jī)關(guān)工作制作時進(jìn)行規(guī)范，這樣才能夠更好地促進(jìn)相關(guān)工作的進(jìn)行。工作人員應(yīng)該保持檔案遺失，需要在日常的工作中國進(jìn)行相關(guān)公文的留存，這樣才能夠更好地對機(jī)關(guān)單位的相關(guān)工作進(jìn)行記錄和保存。在進(jìn)行公文記錄時，需要制定明確的規(guī)范，這樣才能夠讓不同的工作人員進(jìn)行相關(guān)工作時能夠統(tǒng)一記錄，有助于實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。除此之外，還應(yīng)該根據(jù)相關(guān)的《檔案法實(shí)施辦法》等相關(guān)規(guī)定進(jìn)行機(jī)關(guān)檔案管理工作的實(shí)施，從而可以在一定程度上促進(jìn)檔案記錄規(guī)范。還應(yīng)該進(jìn)行相關(guān)工作的監(jiān)督和考核，有利于提高工作人員的責(zé)任心和辦事認(rèn)真程度，有助于促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理工作質(zhì)量的提升。在進(jìn)行機(jī)關(guān)檔案的記錄時，其公文紙張應(yīng)該采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)紙張進(jìn)行記錄工作，這樣才能夠更好地進(jìn)行歸類整理。還應(yīng)該在相關(guān)手續(xù)的簽訂辦理中進(jìn)行一定的審查工作，包括公文標(biāo)題、落款、單位名稱等是否正確。同時還應(yīng)該保證公文字跡清晰，具有規(guī)范化的格式處理，從而能夠進(jìn)行機(jī)關(guān)公文記錄的規(guī)范化。

2.2 實(shí)行信息化檔案管理

隨著信息技術(shù)不斷提高，其在機(jī)關(guān)檔案管理工作具有十分重要的應(yīng)用優(yōu)勢。通過信息化檔案管理可以在很大程度上提高管理人員的工作效率，可以使用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行相關(guān)文字、圖片、表格等相關(guān)機(jī)關(guān)檔案的記錄和保存，不但可以提高機(jī)關(guān)檔案存儲的安全性，還可以快速進(jìn)行相關(guān)檔案的查找工作，十分快捷方便。與此同時，通過信息化管理工作還能夠更好地進(jìn)行機(jī)關(guān)檔案信息的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案共享，在一定程度上可以提高機(jī)關(guān)檔案管理的工作效率。其與紙質(zhì)機(jī)關(guān)檔案管理具有非常的優(yōu)勢，其不受環(huán)境和空間大小的影響，能夠?qū)崿F(xiàn)云端存儲，不占用電腦內(nèi)存，十分方便[2]。

2.3 建立規(guī)范化管理制度

為了實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理工作，需要建立一定的制度，這樣才能夠更好地促進(jìn)相關(guān)工作的有序進(jìn)行。首先，應(yīng)該對機(jī)關(guān)檔案管理部門的相關(guān)人員進(jìn)行責(zé)任的劃分，這樣才能夠更好地發(fā)揮每個人的作用。其次，還應(yīng)該明確部門負(fù)責(zé)人的工作任務(wù)，對機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行收集、整理、保存等工作的監(jiān)督，從而能夠?qū)⒕唧w的工作落實(shí)到每一個工作人員身上。再者，還應(yīng)該對機(jī)關(guān)檔案管理工作進(jìn)行相關(guān)程序的規(guī)范，比如在進(jìn)行機(jī)關(guān)檔案管理中，需要對各個文件進(jìn)行歸檔分類處理，可以按照文件名稱、活動時間、活動主題等多種形式進(jìn)行分類，從而進(jìn)行歸檔處理，這樣在進(jìn)行相關(guān)文件提取時可以提高工作效率。對于一些機(jī)關(guān)文件需要進(jìn)行命名處理，命名需要簡潔，同時又能夠直觀反映出文件內(nèi)容，有利于后期的查找工作，可以通過關(guān)鍵詞搜索來進(jìn)行相關(guān)檔案的提取。最后，還應(yīng)該進(jìn)行審核部門的建立，對于工作人員的工作需要進(jìn)行一定的監(jiān)督和審核，從而可以防止人為失誤造成不必要的損失。

2.4 提高信息化安全水平

雖然機(jī)關(guān)檔案的信息化管理在一定程度上可以保證相關(guān)文件的安全，但是網(wǎng)絡(luò)仍然具有一定的漏洞，比如黑客攻擊、計(jì)算機(jī)病毒等侵入，不但會造成整個機(jī)關(guān)檔案的信息缺失，還有可能會造成文件泄密，不利于機(jī)關(guān)單位的保密工作發(fā)展。因此，需要不斷提高信息化安全水平的建設(shè)，引入計(jì)算機(jī)科技人才，能夠做好相關(guān)的安全防護(hù)工作，在計(jì)算機(jī)出現(xiàn)安全問題時，還可以進(jìn)行快速解決，防止信息泄露。除此之外，還應(yīng)該建立嚴(yán)密的工作制度，對于機(jī)關(guān)檔案的管理工作應(yīng)該采取實(shí)名制登錄，這樣能夠在進(jìn)行相關(guān)檔案信息泄露時找到相關(guān)責(zé)任人，有利于促進(jìn)安全管理工作的有效實(shí)施[3]。

3 結(jié)束語

綜上所述，機(jī)關(guān)檔案管理是機(jī)關(guān)的相關(guān)工作之一，對整個機(jī)關(guān)單位的發(fā)展具有非常重要的作用。因此，需要不斷注重對機(jī)關(guān)檔案工作的規(guī)范化管理，在一定程度上可以促進(jìn)其工作效率的提高，同時又能夠更好地實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案的安全問題，促進(jìn)信息化發(fā)展，具有非常好的作用。除此之外，還應(yīng)該建立一定的規(guī)范化管理制度，這樣才能夠更好地促進(jìn)管理質(zhì)量的提升。