數(shù)字信息時(shí)代下銀行檔案建設(shè)與應(yīng)用研究

楊 柳

（瀘州銀行股份有限公司，四川 瀘州 646000）

銀行檔案是各種模式在工作活動(dòng)中的真實(shí)記錄和原始文件，例如：文本、圖表、音頻和視頻。它們直接構(gòu)成于銀行企業(yè)的工作中，具有保存和參考的價(jià)值。這也是銀行運(yùn)營和日常管理中的直觀歷史記載。它不僅只是銀行現(xiàn)有的有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)，還是銀行最為關(guān)鍵的核心數(shù)據(jù)資產(chǎn)，對銀行的發(fā)展有著深遠(yuǎn)的意義和作用。

1 銀行檔案的重要意義

1）銀行檔案的構(gòu)成。銀行所構(gòu)成的檔案是直接在銀行的運(yùn)用管控中，以及在各種針對用戶的專業(yè)性銀行業(yè)務(wù)和服務(wù)工作中產(chǎn)生的，是銀行資產(chǎn)的關(guān)鍵所在。從銀行檔案中直接映射出活動(dòng)的真實(shí)性質(zhì)和主要內(nèi)容這方面來說，銀行檔案既包含了傳統(tǒng)模式的檔案，又包含了銀行業(yè)務(wù)檔案中的主要內(nèi)容，銀行業(yè)務(wù)的每種主要類型都分為幾到幾十種。銀行企業(yè)檔案反映了貨幣信貸之間的密切關(guān)系，與其他類型的企業(yè)在主要涵蓋內(nèi)容上有很大的不同。與此同時(shí)，銀行檔案的繁雜性和載體的多元性能直接明確整個(gè)企業(yè)中的檔案存儲(chǔ)總數(shù)量。

2）銀行檔案的重要性。首先，是歷史考據(jù)學(xué)的功能。作為綜合文件，它通常保留各種歷史記錄和行政活動(dòng)的原始數(shù)據(jù)，可用于歷史文獻(xiàn)研究。例如：銀行在準(zhǔn)備期間保存的各種材料對于匯編當(dāng)?shù)劂y行體系的發(fā)展歷史具有重要的參考意義。其次，是政策咨詢的功能。銀行的綜合檔案庫包含歷史、最近和當(dāng)前的財(cái)務(wù)法規(guī)、業(yè)務(wù)準(zhǔn)則、人資、各種政策和法規(guī)，為整體性的辦公管理和合法運(yùn)營提供了可靠的基礎(chǔ)。最后，是決策的信息服務(wù)功能。決策者必須盡可能地掌握各種歷史和目前的信息數(shù)據(jù)，對可能產(chǎn)生的新狀況開展綜合性強(qiáng)的解析工作和決策實(shí)驗(yàn)工作，以此確保最后決策的精準(zhǔn)性和合理性。

2 數(shù)字信息時(shí)代下銀行檔案建設(shè)與應(yīng)用的現(xiàn)存問題

1）銀行檔案建設(shè)概況。檔案是銀行運(yùn)營管控工作中的歷史記載的具體展現(xiàn)形式，是提高運(yùn)營管控水準(zhǔn)的重要參考依據(jù)，也是探索銀行發(fā)展歷程的重要憑證。與此同時(shí)，檔案作為銀行整體工作的最后也是最為關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案建設(shè)管理工作也應(yīng)該得到足夠的重視。由于出發(fā)點(diǎn)較低，技術(shù)專業(yè)人才也很少，重視力不足等因素的影響，讓銀行的檔案管理和建設(shè)水平與質(zhì)量總體比較差。所以，必須要對銀行的檔案管理工作開展最為直觀的剖析和探索，讓銀行的檔案管理建設(shè)工作可以展現(xiàn)出其真正的作用和影響，進(jìn)而更有效、合理、規(guī)范地服務(wù)于銀行運(yùn)用管理工作。

2）銀行檔案數(shù)字信息化存儲(chǔ)技術(shù)需要?jiǎng)?chuàng)新。傳統(tǒng)檔案管理是主要基于紙質(zhì)檔案的，隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案信息化、圖像、音頻和視頻，數(shù)字信息化技術(shù)也在飛速發(fā)展，這讓“0A文件管理子系統(tǒng)”突出顯示了順利走完歸檔過程的優(yōu)勢。在銀行檔案管理建設(shè)中，電子檔案數(shù)量眾多，迫切需要對檔案庫的數(shù)字信息化存儲(chǔ)技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，因此檔案庫管理將面對全新的困難挑戰(zhàn)。當(dāng)前的檔案管理技術(shù)不能再保障對售后開展的服務(wù)工作，從技術(shù)上面不支持全文查找，沒有辦法徹底讓全體員工的在線使用，檔案管理工作的內(nèi)容也不健全。目前，由于OA的數(shù)字信息化存儲(chǔ)模式的模塊管控和格式包含性、安全性等問題，仍然存在一定的限制性，無法滿足未來數(shù)字信息化檔案查找的長期增長要求。與此同時(shí)，它現(xiàn)在還不能做到完全根除數(shù)字信息化檔案庫的長久儲(chǔ)存和信息安全的問題。

3）管控問題。因?yàn)槿狈σ?guī)范、合理、科學(xué)的管控制度，盡管檔案管理中采用了現(xiàn)代化信息技術(shù)辦法，但仍不能擺脫“兩軌制”的局限?，F(xiàn)代化信息技術(shù)辦法只可以做到在對實(shí)物管理中展現(xiàn)出輔助的作用。隨著檔案數(shù)量的上漲，檔案的整理、分類、存儲(chǔ)和運(yùn)用等方面都存有十分嚴(yán)峻的問題，這樣的情況將會(huì)讓檔案工作者的工作壓力和工作量增大，影響整體的工作效率和質(zhì)量。

3 數(shù)字信息時(shí)代下銀行檔案建設(shè)與應(yīng)用的解決辦法

1）應(yīng)該遵從構(gòu)建特色銀行檔案的發(fā)展思路。市場經(jīng)濟(jì)中必須有激烈的競爭。沒有特征，就不會(huì)有競爭力，并且可能會(huì)被時(shí)代和市場所拋棄。所謂的特征是適應(yīng)本區(qū)域、單位和體系的需求，這與別的種類的檔案不同。為了使銀行檔案數(shù)字信息化的建設(shè)切合銀行的未來發(fā)展需求，并且為了可以推進(jìn)銀行各項(xiàng)管控工作和開展的業(yè)務(wù)工作的開展，銀行根據(jù)客戶需求構(gòu)建了六種擁有六種不同特點(diǎn)的銀行系統(tǒng)檔案，它涵蓋了文件檔案、財(cái)務(wù)檔案、信用檔案、視聽檔案、實(shí)物檔案和科學(xué)技術(shù)檔案。

2）全面開發(fā)銀行檔案資源，擴(kuò)展工作面。只有使用檔案才能達(dá)到增值的目標(biāo)。綜合檔案庫中存儲(chǔ)的信息不同于銀行各專業(yè)積攢的單一和部分信息，其具有普遍性、整體性和系統(tǒng)性。在現(xiàn)如今經(jīng)濟(jì)全球化、區(qū)域經(jīng)濟(jì)一體化和銀行自由化的大背景下，檔案工作是將“死數(shù)據(jù)”轉(zhuǎn)變?yōu)椤吧钚畔ⅰ?。銀行現(xiàn)有的信息數(shù)據(jù)資源完全可以，且也有這個(gè)實(shí)力舉辦大型銀行活動(dòng)或是展覽，使我國各行各業(yè)能夠?qū)ζ溥M(jìn)行全面地掌握和了解，直觀地看到銀行發(fā)展和前進(jìn)的歷史特征，例如：銀行的歷史變更、業(yè)務(wù)發(fā)展和行務(wù)構(gòu)架等，并采取相應(yīng)的舉措，實(shí)現(xiàn)和其共同發(fā)展的方式，讓銀行檔案數(shù)字信息化資源建設(shè)工作影響和深入到相關(guān)領(lǐng)域和行業(yè)中，從而實(shí)現(xiàn)共贏的局面。

3）強(qiáng)化銀行檔案工作觀念，重點(diǎn)關(guān)注檔案管理建設(shè)工作。加強(qiáng)檔案保管員對檔案管理工作中的觀念。檔案管理人員要全面了解和掌握檔案工作的必要性，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作不但是直觀展現(xiàn)銀行整體質(zhì)量和管理水平的關(guān)鍵標(biāo)識(shí)，同時(shí)還是銀行回看和總結(jié)整體發(fā)展歷史的重要憑證。尤其是銀行的業(yè)務(wù)檔案，它是將來以用戶為核心的商業(yè)銀行進(jìn)行精準(zhǔn)化管控工作的基礎(chǔ)，是業(yè)務(wù)分析和用戶數(shù)據(jù)積攢的根源所在。因此，檔案管理工作人員需要具備較強(qiáng)的檔案管理觀念，并經(jīng)過培訓(xùn)和報(bào)告等方式，尤其是運(yùn)用提升和優(yōu)化檔案管理整體水準(zhǔn)以及與他人協(xié)作的方式，來不停影響和提升周圍同事、干部和高級(jí)管理人員的檔案管理觀念。做到讓銀行在開展工作的時(shí)候，可以更有效地運(yùn)用檔案，讓其構(gòu)成實(shí)效性，以此來促進(jìn)全體人員做好檔案工作。

4 結(jié)語

綜上所述，銀行檔案是銀行運(yùn)營管控工作中最為直觀歷史記錄方式。它們不僅是銀行的有形和無形資產(chǎn)，而且是銀行的核心數(shù)據(jù)資產(chǎn)。銀行應(yīng)該把數(shù)字信息化體系視為建設(shè)準(zhǔn)則，并遵從以下方式來規(guī)范它：標(biāo)準(zhǔn)化、先進(jìn)性、完整性、實(shí)用性、安全性、經(jīng)濟(jì)性、可靠性、開放性、可擴(kuò)展性和可管理性。組建一個(gè)有效、真實(shí)的智能檔案數(shù)字信息化管控體系，集檔案信息的匯集、處理、分類、查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)和運(yùn)用于一體，提高了檔案管理工作和檔案數(shù)字信息化運(yùn)用的整體水準(zhǔn)。徹底讓銀行達(dá)到檔案數(shù)字信息化、網(wǎng)絡(luò)化和檔案數(shù)據(jù)資源共享化的最終目的，讓銀行的檔案數(shù)字信息化建設(shè)工作能夠充分的展現(xiàn)出自身的作用和影響。