檔案信息化建設(shè)與檔案管理探析

高 嵩 孫美慧

（沈陽(yáng)地鐵集團(tuán)有限公司運(yùn)營(yíng)分公司，遼寧 沈陽(yáng) 110000）

1 檔案信息化管理的建設(shè)及內(nèi)容

在快速推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)與發(fā)展這條路上，信息化的應(yīng)用起到了不可替代的作用和意義，并逐漸受到人們的高度關(guān)注與重視。作為信息存儲(chǔ)與傳播的載體，檔案工作將信息化融入并應(yīng)用。進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建新型的管理模式，對(duì)于檔案管理水平的提高起到了不可忽視的價(jià)值，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供了強(qiáng)有力的基礎(chǔ)和保障。

檔案信息化建設(shè)旨在對(duì)檔案資源進(jìn)行整理和應(yīng)用，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的革新和發(fā)展，使得信息化的水平與日俱增。檔案信息資源的不斷增加，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案也暴露出很多問(wèn)題。信息化建設(shè)極大限度的滿足了新時(shí)代下檔案管理的諸多要求。比如：檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)以及日常的收集、整理和歸檔等等，有助于進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)電子檔案的規(guī)范化管理工作。信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于社會(huì)各大領(lǐng)域，對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展產(chǎn)生了重大影響。如何依托信息化發(fā)展，積極探索檔案信息化建設(shè)。建立了計(jì)算機(jī)化管理模式，成為關(guān)系到相關(guān)人員利益的問(wèn)題。檔案信息化需要把建設(shè)和發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求結(jié)合起來(lái)。改革創(chuàng)新檔案管理工作，增強(qiáng)檔案管理任務(wù)的影響力，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)體系的建設(shè)和發(fā)展提供強(qiáng)勁支持。

2 檔案信息化建設(shè)的意義和作用探析

1）大大降低檔案管理的難度系數(shù)。完善檔案信息化的建設(shè)體系，將紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)向電子檔案的轉(zhuǎn)化，進(jìn)行數(shù)據(jù)化的管理模式，降低檔案保存的難度，同時(shí)也減少了紙質(zhì)檔案對(duì)環(huán)境的污染，杜絕了時(shí)間一長(zhǎng)紙質(zhì)檔案發(fā)黃變色的情況，保障了檔案的完整性。

2）信息化查詢更加便捷。檔案在管理的過(guò)程中，涉及大量的資料和信息。以往傳統(tǒng)的管理模式，一旦需要檔案資源的使用，會(huì)耗費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間進(jìn)行查閱和整理。但信息化檔案體系的建成，會(huì)使查詢更方便，也能有效提高檔案資源的利用率。

3）促進(jìn)檔案資源優(yōu)化。在構(gòu)建信息化的檔案管理體系中，檔案管理本質(zhì)不會(huì)發(fā)生相應(yīng)的改變。以電子數(shù)據(jù)的方式加以呈現(xiàn)，信息收錄、儲(chǔ)存、整理等一系列工作均依賴于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)完成和實(shí)現(xiàn)。全面提高了檔案管理工作的效率，同時(shí)也優(yōu)化了檔案資源管理。

3 檔案信息化建設(shè)與管理的現(xiàn)狀

1）管理人員缺乏重視，認(rèn)知觀念偏低。一些檔案的管理人員并未引起對(duì)于檔案管理足夠的重視，一方面，沒(méi)有清晰的認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，未能將檔案管理與現(xiàn)實(shí)需求有效結(jié)合起來(lái)，使得檔案信息化的進(jìn)程達(dá)成的效果并不是十分理想；另一方面，檔案管理的信息化資源轉(zhuǎn)化工作還亟待優(yōu)化，檔案建設(shè)的綜合成效仍處于一個(gè)滯后階段。

2）檔案信息化管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)性。在檔案信息化建設(shè)的順利開展當(dāng)中，檔案相關(guān)管理部門也根據(jù)自身實(shí)際情況作出了各項(xiàng)調(diào)整措施，并將管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，有了略微的成效。但在實(shí)際建設(shè)過(guò)程中，出現(xiàn)了類似檔案信息缺乏明確化的標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)問(wèn)題。各類信息化建設(shè)的問(wèn)題不盡相同，導(dǎo)致在實(shí)際的工作開展之中出現(xiàn)了難以統(tǒng)籌的情況，對(duì)于信息化建設(shè)和管理的效果產(chǎn)生了十分不利的影響。比如，檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)與實(shí)際技術(shù)對(duì)接方面存在漏洞和差異化，信息在流通和共享中出現(xiàn)阻礙，信息化效果大大降低等等。

3）檔案管理操作人員的整體素質(zhì)低下。檔案管理操作人員的素質(zhì)偏低一直是亟待解決的問(wèn)題，在一定程度上也阻礙了信息化建設(shè)，不利于信息化管理的可持續(xù)及穩(wěn)定發(fā)展。比如，在檔案管理之中，一些工作人員明顯的業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，處理工作速度慢，還容易出錯(cuò)。并沒(méi)有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，使得檔案管理工作并不能有條不紊地進(jìn)行下去。

4 檔案信息化管理與建設(shè)的有效路徑探析

檔案的信息化大環(huán)境之下，若想合理開展工作，需要掌握方法和技巧，同時(shí)結(jié)合時(shí)代的影響制定相應(yīng)的管理策略和方針，為信息化管理的優(yōu)化提供支撐和保障，具體應(yīng)該從以下幾個(gè)方向上著手：

1）積極轉(zhuǎn)化觀念，提高思想認(rèn)知。檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的大勢(shì)所趨，應(yīng)該受到相關(guān)人員的高度重視，站在全局觀的角度上思考問(wèn)題，而非局限于眼前。增加成本的投入力度，將檔案信息化管理與實(shí)際的目標(biāo)結(jié)合起來(lái)，認(rèn)真貫徹并落實(shí)《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，并結(jié)合自身管理職責(zé)，履行責(zé)任。同時(shí)具備創(chuàng)新精神和前瞻思維，保證工作的合理規(guī)范性。

2）提高檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)。其中，設(shè)備的支持是必不可少的一部分。從檔案管理的實(shí)際情況來(lái)看，硬件建設(shè)是信息化的前提條件。唯有硬件的支撐，才能保證檔案信息化可以更好地實(shí)現(xiàn)?，F(xiàn)代化的信息技術(shù)快速發(fā)展，檔案建設(shè)不能忽略對(duì)設(shè)備的創(chuàng)新，提高硬件軟件的綜合水平。利用好計(jì)算機(jī)設(shè)備做好檔案的分類、存儲(chǔ)以及存檔等方面的工作。檔案信息化是檔案管理的重要組成部分，在檔案管理過(guò)程中要加強(qiáng)檔案電子文件的重視程度。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，用科學(xué)的方法對(duì)檔案信息進(jìn)行分類、存儲(chǔ)、共享和傳輸，提高文件管理的整合優(yōu)化。在具體實(shí)施過(guò)程中，通過(guò)成立專門的檔案管理部門來(lái)強(qiáng)化檔案管理工作，進(jìn)一步提高檔案信息化的管理水準(zhǔn)，在不同文檔資料的保存上也做好備份和權(quán)限設(shè)置工作。

3）完善檔案的信息化技術(shù)支撐。為了完善檔案管理的技術(shù)支撐體系，優(yōu)化檔案的歸檔建設(shè)，需要引入不同的技術(shù)。在信息化進(jìn)程中，各部門聯(lián)系自身實(shí)際，明確從信息技術(shù)認(rèn)識(shí)到推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的重要作用，聯(lián)系信息時(shí)代背景，保證各項(xiàng)工作的創(chuàng)新發(fā)展，并充分利用信息化的優(yōu)勢(shì)，完成各類工作。將檔案管理與信息化技術(shù)研發(fā)緊密結(jié)合起來(lái)，構(gòu)建檔案管理信息專用技術(shù)體系，為信息化建設(shè)提供更多的技術(shù)支持。另一方面，完善管理系統(tǒng)，提高文件的信息性能和安全水平，將病毒技術(shù)、防火墻技術(shù)、加密技術(shù)等應(yīng)用于文件的安全管理之中。避免病毒入侵、黑客攻擊，避免人為誤操造成的數(shù)據(jù)丟失。

4）加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期考核和培訓(xùn)是非常必要的環(huán)節(jié)，其中還包括對(duì)服務(wù)意識(shí)的培訓(xùn)。提高服務(wù)人員的思想認(rèn)知，調(diào)動(dòng)其工作的積極性。從多個(gè)角度對(duì)于管理措施進(jìn)行探索，在信息化支撐的基礎(chǔ)上進(jìn)行管理模式的優(yōu)化和完善，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的實(shí)現(xiàn)。首先，要對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力進(jìn)行嚴(yán)格的培訓(xùn)和把關(guān)，鼓勵(lì)相關(guān)人員形成主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，在考察檔案需求的基礎(chǔ)上，形成規(guī)范化的服務(wù)體系，以此來(lái)提高檔案管理的綜合效果。其次，對(duì)于管理人員進(jìn)行信息化技術(shù)的培訓(xùn)，以增強(qiáng)實(shí)踐能力為出發(fā)點(diǎn)，在實(shí)踐之中與時(shí)俱進(jìn)地參與到檔案管理的學(xué)習(xí)和探索之中。

5 結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)前的社會(huì)背景下，可以積極完善檔案管理信息系統(tǒng)，為檔案資源的優(yōu)化利用提供支持，這對(duì)于檔案事業(yè)的發(fā)展起到了重要的作用和影響。因此，在每一個(gè)全新的階段，檔案管理及信息化建設(shè)的任務(wù)都要結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行開展，并將信息化技術(shù)貫穿于檔案管理的始終。