企業(yè)數(shù)字檔案室到智慧檔案室障礙因素研究

周 雪

（武漢第二船舶設(shè)計(jì)研究所，湖北 武漢 430000）

1 數(shù)字檔案室與智慧檔案室

1）數(shù)字檔案室。數(shù)字檔案室是指利用二進(jìn)制編碼的數(shù)字方式存儲(chǔ)、處理紙質(zhì)檔案信息內(nèi)容，運(yùn)用計(jì)算機(jī)、通訊和多媒體等現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理，提供網(wǎng)絡(luò)檢索和利用服務(wù)，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。

2）智慧檔案室。信息技術(shù)的快速升級(jí)，使當(dāng)前的智能技術(shù)得到較為廣泛的普及和應(yīng)用，借助大數(shù)據(jù)和科學(xué)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，檔案管理模式也發(fā)生了根本性的變化。如果說數(shù)字檔案室是2.0版本的檔案室，那么智慧檔案室就是3.0版的檔案室。

3）區(qū)別。（1）檔案信息感知與協(xié)同處置的功能。智慧檔案室充分運(yùn)用各類技術(shù)手段，對(duì)檔案資源管理與開發(fā)、檔案室運(yùn)行等各類信息進(jìn)行感知、挖掘，經(jīng)綜合分析和提煉萃取形成智慧信息，并將其應(yīng)用于決策、管理和服務(wù)。與數(shù)字檔案室比較起來，可以智能地感知信息，聰明地應(yīng)對(duì)與處置信息。（2）服務(wù)范圍因使用移動(dòng)服務(wù)技術(shù)而更為廣泛。智慧檔案室能夠在數(shù)字檔案室的基礎(chǔ)之上，通過各類采集終端和各類有線、無線寬帶網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，隨時(shí)采集環(huán)境信息、物體動(dòng)態(tài)信息，增強(qiáng)智慧檔案室信息獲取、實(shí)時(shí)反饋和隨時(shí)隨地智能服務(wù)的能力，充分發(fā)掘數(shù)字檔案的資源優(yōu)勢(shì)，運(yùn)用新的信息技術(shù)和通信技術(shù)手段感知、分析、整合檔案資源和檔案室運(yùn)行的信息，從而對(duì)于包括檔案收集、管理、利用、存儲(chǔ)、監(jiān)督等活動(dòng)在內(nèi)的各種需求做出智能響應(yīng)和智慧支持，為檔案室中物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、互通、互動(dòng)提供基礎(chǔ)條件，為檔案管理和信息開發(fā)創(chuàng)造更美好的前景。（3）智慧檔案室是智慧企業(yè)的重要組成部分，在智慧企業(yè)建設(shè)中發(fā)揮極為廣泛的作用。智慧檔案室是智慧企業(yè)的一部分，智慧檔案室能夠以企業(yè)發(fā)展需求為導(dǎo)向，發(fā)揮多元化檔案信息資源的服務(wù)作用，建立廣覆蓋、多途徑、多樣化的檔案信息服務(wù)體系，讓企業(yè)內(nèi)部員工享受到檔案信息化帶來的智慧服務(wù)和個(gè)性化服務(wù)，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部事務(wù)的協(xié)同辦理，進(jìn)一步提高企業(yè)服務(wù)的便捷性。

2 可行性

1）國家層面的認(rèn)可支持和引導(dǎo)，有助于智慧檔案室的良好發(fā)展?！爸腔凵鐣?huì)”的到來為智慧檔案館（室）建設(shè)營造了很好的社會(huì)環(huán)境。2019年5月國家檔案局首次參與數(shù)字中國建設(shè)峰會(huì)、支持電子政務(wù)論壇，舉辦了檔案信息化論壇。2019年7月，中國檔案學(xué)會(huì)等聯(lián)合舉辦了2019檔案從業(yè)者安全保護(hù)專題研討會(huì)暨第一屆智慧檔案解決方案展。8月舉辦了第三屆信息化與智慧檔案（室）論壇。

2）人工智能和數(shù)據(jù)挖掘推送為智慧檔案室（室）提供了關(guān)鍵技術(shù)。人工智能技術(shù)的發(fā)展，使得機(jī)器人不但具有“智慧”，而且具有高于人類平均水平或高于普通人的“智慧”。數(shù)據(jù)挖掘推送技術(shù)的發(fā)展，不但能夠挖掘出很多新信息，而且還能定向地、主動(dòng)地進(jìn)行推送。在實(shí)際生活中，現(xiàn)在的網(wǎng)頁和app可以根據(jù)一個(gè)人的閱讀內(nèi)容、搜索習(xí)慣、購物類型等等向不同的人推送不同的內(nèi)容。這些都是運(yùn)用算法等數(shù)據(jù)挖掘推送技術(shù)來完成的。人工智能技術(shù)和數(shù)據(jù)挖掘推送技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，為建設(shè)智慧檔案室提供了關(guān)鍵性的技術(shù)，讓智慧檔案室能夠變成現(xiàn)實(shí)和得以實(shí)現(xiàn)。

3）信息識(shí)別轉(zhuǎn)化為智慧檔案室建設(shè)提供了技術(shù)手段。最初將傳統(tǒng)的紙質(zhì)和聲像檔案轉(zhuǎn)化為可檢索的數(shù)據(jù)，是通過人工輸入電腦。之后，又不斷發(fā)展出一些新的信息識(shí)別轉(zhuǎn)化技術(shù)。智慧檔案室建設(shè)，關(guān)鍵在于建立檔案全文數(shù)據(jù)，而建立檔案全文數(shù)據(jù)，關(guān)鍵又在于把檔案里不能檢索的文字、聲音、圖像，轉(zhuǎn)化成可檢索的數(shù)據(jù)。這些識(shí)別轉(zhuǎn)化技術(shù)為檔案數(shù)據(jù)化提供了支撐。

3 企業(yè)數(shù)字檔案室到智慧檔案室的障礙因素

1）頂層設(shè)計(jì)與規(guī)劃不足，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。智慧城市的建設(shè)、數(shù)字檔案室的發(fā)展為智慧檔案室的建設(shè)提供了基礎(chǔ)和經(jīng)驗(yàn)，但是國家目前僅有數(shù)字檔案室建設(shè)指南，沒有智慧檔案室建設(shè)的相關(guān)文件的支持、規(guī)劃和引導(dǎo)。更沒有運(yùn)行和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)知道實(shí)際運(yùn)行和可持續(xù)發(fā)展。因此，需要自上而下的總體規(guī)劃和戰(zhàn)略設(shè)計(jì)，以保證智慧檔案室建設(shè)的可實(shí)施性和可持續(xù)性。目前對(duì)智慧檔案室的研究日益增多，但是認(rèn)識(shí)還未統(tǒng)一和完善，含義并未統(tǒng)一，未形成統(tǒng)一的理論體系。同時(shí)，大多從理論研究中對(duì)二者進(jìn)行了比較，而很少有實(shí)踐層對(duì)應(yīng)用和發(fā)展情況進(jìn)行研究。對(duì)于智慧檔案室的目標(biāo)、作用對(duì)象、作用效果、檔案管理方式等等都不太深入?，F(xiàn)有的研究大多是基于智慧城市的研究。

2）高新技術(shù)與檔案室實(shí)際情況無法匹配。先進(jìn)的技術(shù)是智慧檔案室的支撐。但是現(xiàn)階段，在實(shí)際運(yùn)行中，可能檔案室本身達(dá)不到技術(shù)應(yīng)用的要求或者并不適用于檔案室的管理而不能運(yùn)行和使用。構(gòu)建智慧檔案室必須配備滿足業(yè)務(wù)工作需要的服務(wù)器和存儲(chǔ)設(shè)備。此外，智能技術(shù)與設(shè)施設(shè)備之間的匹配協(xié)調(diào)，也需要進(jìn)一步的觀察和發(fā)展。

3）投入不足，人員能力有限。企業(yè)智慧檔案室是一個(gè)長期的工程，需要能夠持續(xù)不斷地投入人力、物力、財(cái)力。而實(shí)際上企業(yè)檔案部門處于企業(yè)流程的末端，得到的投入有限。同時(shí)，智慧檔案室的建設(shè)需要人員能夠熟悉智慧技術(shù)的使用，適應(yīng)變革后的工作流程。不同年齡、不同能力水平的檔案工作者學(xué)習(xí)和使用新技術(shù)的效果也是有不同的差異，進(jìn)而影響智慧檔案室的建設(shè)、發(fā)展和服務(wù)。

4）檔案管理流程需要突破。智慧檔案室的建設(shè)需要管理策略和技術(shù)手段，將檔案實(shí)體、內(nèi)容、檔案管理信息與互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)系起來。而現(xiàn)階段，智慧檔案室的建設(shè)大多是基于實(shí)體紙質(zhì)檔案展開，傳統(tǒng)的檔案管理流程尚未突破，僅僅在技術(shù)層面上架構(gòu)起實(shí)體檔案收管用的管理流程，而未對(duì)檔案流程產(chǎn)生突破。

5）企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)不足。智慧檔案室要在智慧企業(yè)中發(fā)揮作用，讓企業(yè)內(nèi)部享受到檔案信息化帶來的智慧服務(wù)，就必須重視企業(yè)各部門內(nèi)的互聯(lián)、響應(yīng)和協(xié)調(diào)。

4 對(duì)策

1）轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)。轉(zhuǎn)變思想觀念是建設(shè)智慧檔案室的前提。需要突破數(shù)字檔案室檔案信息收管存用的理念，樹立“數(shù)據(jù)就是財(cái)富，數(shù)據(jù)越多越智慧，數(shù)據(jù)都是檔案”的理念。同時(shí)，智慧檔案室的建設(shè)，要樹立合作開展檔案數(shù)據(jù)化和數(shù)據(jù)挖掘的概念，不是檔案部門單打獨(dú)斗，可以企業(yè)內(nèi)部多部門聯(lián)合協(xié)作，也可以將一些工作外包，尋找有技術(shù)背景的人才和企業(yè)，和他們展開合作。

2）加強(qiáng)頂層支持，完善理論體系。建設(shè)智慧檔案室既是一個(gè)長期的過程，也是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，同時(shí)面臨著信息資源整合、信息安全等諸多技術(shù)與非技術(shù)問題，需要政策支持、法律規(guī)范和頂層設(shè)計(jì)，以促進(jìn)智慧檔案室的健康發(fā)展。理論研究上，需要解決是什么、怎么建設(shè)等問題。

3）深度融合智能技術(shù)。深入融合智能技術(shù)。積極采用數(shù)據(jù)挖掘推送技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，廣泛收集檔案數(shù)據(jù)，積極開展非電子檔案的數(shù)據(jù)化工作，保證數(shù)據(jù)的安全。有了一定的基礎(chǔ)后，可以積極地投入應(yīng)用，主動(dòng)的推送檔案信息。在建設(shè)中吸取經(jīng)驗(yàn)。

4）企業(yè)內(nèi)部建立高度協(xié)同的組織系統(tǒng)。智慧檔案室作為智慧企業(yè)的一部分，就需要在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)件高度協(xié)同的組織系統(tǒng)，為人與人、人與物的全面互聯(lián)互通提供基礎(chǔ)。

5）提升檔案人員的綜合業(yè)務(wù)能力。信息化背景下，檔案人員的綜合業(yè)務(wù)能力顯得格外重要。除了檔案管理和基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識(shí)，懂得數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)、溝通協(xié)調(diào)的復(fù)合型人才也是未來的趨勢(shì)。