辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理方法研究

王 樂

（河北省地質環(huán)境監(jiān)測院，河北 石家莊 050021）

文書檔案管理在企事業(yè)單位中是一項極其重要的工作，需要專業(yè)性很強的人員進行檔案的管理，通過文件記錄的方式對單位管理信息進行儲存，內容沒有限制性，普遍多元化，其文書檔案管理是企事業(yè)單位的重要內容之一。現(xiàn)階段在辦公自動化環(huán)境背景下，文書檔案管理應與信息化技術相結合，以此提高文書檔案管理的規(guī)范性、高效性從而真正實現(xiàn)文書檔案管理的功能與價值。

1 辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理特點分析

1.1 信息化

在辦公自動化背景下，文書檔案管理應以信息化特點進行。在傳統(tǒng)的文書檔案管理中一般采用的是紙質檔案，并利用整理、收集、歸類等方式進行，不但工作效率較低，工作質量也無法得到保障。在辦公自動化環(huán)境下文書檔案應利用信息技術實現(xiàn)自動化管理水平，例如可利用word、Excel等自動管理軟件實現(xiàn)收集、儲存、分檔、統(tǒng)計等文書管理內容，從而降低管理人員的工作量，提高管理效率與管理質量。

1.2 一體化

在利用信息技術進行文書檔案管理時，可提高檔案查詢、檔案調離、檔案驗收等工作效率。目前在辦公自動化背景下檔案管理工作利用信息技術代替了以往的紙質檔案，并利用計算機網(wǎng)絡實現(xiàn)了共享、傳輸?shù)纫惑w化查詢與管理方式，從而真正發(fā)揮文書檔案的信息價值，為企事業(yè)單位提供良好的發(fā)展基礎。

1.3 規(guī)范化

在辦公自動化背景下，應加強對文書檔案管理電子信息化建設，以此建立科學化的檢索體系，幫助企事業(yè)單位歸檔各門類檔案，并實行檔案“數(shù)據(jù)庫”管理，實現(xiàn)對企事業(yè)單位全部文書、檔案、資料的全文檢索。在探索完善檔案管理系統(tǒng)時，實現(xiàn)對檔案、文書檔案和其他類型檔案的在線收集和全過程規(guī)范化管理。從而提高企事業(yè)單位文書檔案管理的規(guī)范性，幫助文書檔案管理工作邁入新時代標準化管理[1]。

1.4 現(xiàn)代化

在辦公自動化環(huán)境下，文書檔案管理應以現(xiàn)代化的方式進行?，F(xiàn)代化的管理方式對信息保存和記錄都至關重要，現(xiàn)代化保管方式可有效提高檔案管理儲存的效率，也能有效避免文書檔案管理出現(xiàn)歸檔錯誤等問題。

2 辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理辦法

2.1 做好辦公自動化系統(tǒng)的設計與調試工作

在辦公自動化環(huán)境下應做好對辦公自動化系統(tǒng)的設計與調試工作，從而避免文書檔案管理出現(xiàn)系統(tǒng)錯誤、無法錄入等情況。首先應由檔案部門對文書檔案管理內容進行設計，以此確保檔案管理系統(tǒng)的歸檔、整理、統(tǒng)計等功能發(fā)揮效用。其次在系統(tǒng)設計開發(fā)時應提高檔案管理人員的專業(yè)技能水平，做好系統(tǒng)的統(tǒng)籌與調試工作，確保在辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理工作可以順利進行。

2.2 提高標準化與信息化的管理內容

在進行文書檔案管理時應提高對文書檔案標準化與信息化的管理。根據(jù)企事業(yè)單位檔案的基本情況制定完善的檔案管理制度、文書檔案分類辦法和檔案裝訂整理等內容，并詳細檢查檔案分類管理、檔案裝訂入冊等情況。提高電子文件與網(wǎng)絡歸檔的規(guī)范性，按照自動化軟件設計的具體要求，實施規(guī)范性操作，使電子版文書檔案規(guī)范性的得到保障。

2.3 提高管理意識

在辦公自動化環(huán)境下，應提高對文書檔案信息化的管理意識。首先檔案管理人員需要具備較強的操作專業(yè)性，以及較高的綜合素質。同時，企事業(yè)單位必須注重對檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的培訓，提高檔案管理人員的操作水平，規(guī)范操作，提高檔案管理的效率，培養(yǎng)檔案管理人員的管理意識。通過提高檔案管理人員的綜合素質，培養(yǎng)其整體意識，從而在進行文書檔案管理工作時對出現(xiàn)的問題能夠及時解決，避免因拖延而造成較大的損失，從而在很大程度上提高了電子文書檔案管理的安全性，也能夠在保證文書檔案安全性的同時對企事業(yè)單位的利益起到保護作用[2]。

2.4 提高電子文件的管理安全性

在信息技術與辦公自動化環(huán)境的影響下，辦公倡導無紙化、電子化，很多文件都存儲在計算機里，從內容和形式上給文件管理工作帶來了便利，但也帶來了一些安全方面的挑戰(zhàn)。所以，在進行文書檔案管理工作時，應提高電子文件管理的安全性，電子文件管理應當堅持統(tǒng)一管理，全程管理，便于利用，安全保密的原則。特別是在機關單位中，由于有些重要文件需要控制知悉范圍，一旦被誤看、誤刪、誤傳，都會給工作帶來很大困擾，要通過技術處理增強文件安全性，重點防范。例如，在對重要的文書檔案進行管理時，可對文書進行加密管理。利用WinRAR等壓縮軟件，在選擇“壓縮文件”后為重要的文書檔案設置一定的密碼，在設置完成后依次點擊“確定”、“立即壓縮”，這時文檔會變成壓縮后的文件并加密。通過這樣的方式，有效確保文書檔案的管理效用，發(fā)揮文書檔案管理的真正價值[3]。

3 結束語

綜上所述，在信息化時代，計算機操作成了工作與生活中不可或缺的部分。在文書檔案管理工作中，應實現(xiàn)文書檔案管理的標準化、信息化、高效化，從而確保電子文件的真實、完整、可用和安全。讓文書檔案管理工作能夠為企事業(yè)單位有效保存歷史記錄，促進檔案信息資源開發(fā)利用，推動檔案管理信息化的健康發(fā)展。