大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式創(chuàng)新研究

劉天華

（中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第十研究所，四川 成都 610036）

隨著社會(huì)的進(jìn)步和科技的不斷發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代。而對(duì)于檔案管理的工作而言，要緊隨時(shí)代潮流并創(chuàng)新檔案管理的模式，充分利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)發(fā)展大數(shù)據(jù)管理機(jī)制。但是，由于大數(shù)據(jù)在我國(guó)眾多大數(shù)據(jù)管理模式中運(yùn)用的時(shí)間較短，導(dǎo)致管理方法落后、管理理念不先進(jìn)等問題開始暴露。因此，對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新十分有必要。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理主要來源于人事、財(cái)務(wù)、設(shè)備等等方面，而對(duì)于部分特殊的機(jī)構(gòu)或事業(yè)單位而言，也包括教務(wù)和學(xué)工等等。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，使得檔案管理工作面對(duì)更多的挑戰(zhàn)，而主要挑戰(zhàn)包括以下兩點(diǎn)。

首先，大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案數(shù)據(jù)資源管理帶來了挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)的到來使得數(shù)據(jù)檔案由多個(gè)方面組成，具有難以統(tǒng)一和來源廣泛的特點(diǎn)，這對(duì)于相關(guān)的管理人員來說難度更大。而面對(duì)多種多樣的數(shù)據(jù)檔案，如何進(jìn)行保存和分類也是一大問題。其次，大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理人員信息化的水平帶來了挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理人員可以借助信息技術(shù)來處理檔案的數(shù)據(jù)，增加了工作人員的工作效率。但是，這也要求檔案管理人員需要更高的信息化處理能力和水平。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的變化

1）技術(shù)手段的變化。大數(shù)據(jù)時(shí)代在技術(shù)手段上改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式。以往的檔案管理是傳統(tǒng)手工操作，手動(dòng)在計(jì)算機(jī)上實(shí)施單向的輸入檢出，這樣的模式已經(jīng)跟不上數(shù)據(jù)增長(zhǎng)以及使用者數(shù)據(jù)要求提高的步伐[1]。而云計(jì)算的出現(xiàn)為檔案管理工作者提供了技術(shù)上的便利，使得云計(jì)算技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，提高了檔案輸入和輸出的效率，提高了使用者的體驗(yàn)。但由于IT云計(jì)算領(lǐng)域的人才儲(chǔ)備不足，檔案管理的技術(shù)不能實(shí)現(xiàn)自主研發(fā)，需要與服務(wù)商進(jìn)行配合，開發(fā)專屬于檔案管理的系統(tǒng)。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境存在被黑客攻擊獲取數(shù)據(jù)的風(fēng)險(xiǎn)，也會(huì)有很多數(shù)據(jù)上的漏洞，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)受損、丟失甚至被不法分子利用。因此，在檔案管理的技術(shù)使用的過程中需要格外關(guān)注系統(tǒng)的安全防護(hù)，解決技術(shù)團(tuán)隊(duì)自主研發(fā)的問題，控制云計(jì)算系統(tǒng)應(yīng)用于檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)[2]。

2）檔案收集方式的變化。處于大數(shù)據(jù)時(shí)代環(huán)境下，云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用在收集方式上極大程度便利了管理者的收集過程。傳統(tǒng)的檔案都是文字記錄，紙質(zhì)版保存在檔案館中不利于查找。人工記錄過程中如果出現(xiàn)錯(cuò)誤和遺漏也不便于發(fā)現(xiàn)和查找，導(dǎo)致錯(cuò)誤長(zhǎng)期留存，影響檔案使用者的體驗(yàn)。除此之外，紙質(zhì)版的檔案會(huì)由于環(huán)境的變化，如潮濕、暴曬、書蟲撕咬導(dǎo)致?lián)p壞，不利于長(zhǎng)期保存，時(shí)光流轉(zhuǎn)，紙質(zhì)檔案紙張發(fā)黃、有異味、字跡不清，給檔案保存帶來不可估量的損失。由于紙張的易毀壞性，在保存過程中也要付出更高的人力物力財(cái)力成本；其次，由于空間限制，紙質(zhì)檔案保存數(shù)量有一定的限制。因此，在現(xiàn)代技術(shù)條件支持下，利用電子信息進(jìn)行收集和記錄檔案信息，既有利于長(zhǎng)期保存，又具有很高的便利性和靈活性，打破了時(shí)間和空間的限制，可以隨時(shí)隨地調(diào)閱查詢檔案[3]。

3）檔案管理部門職能義務(wù)的加重。檔案館的管理職能不僅是在于檔案的收集和調(diào)取，還在于做好大量數(shù)據(jù)的分類整理，方便大多數(shù)使用者進(jìn)行查閱和調(diào)取。并且大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來的技術(shù)變革，要求管理人員學(xué)習(xí)技術(shù)操作方式方法，培養(yǎng)管理人員的網(wǎng)絡(luò)信息安全意識(shí)和保密意識(shí)。這對(duì)于檔案管理工作而言，任重而道遠(yuǎn)。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式創(chuàng)新策略

1）創(chuàng)新檔案信息資源的建設(shè)方式，構(gòu)建大數(shù)據(jù)集群。實(shí)現(xiàn)原生電子文檔的“電子增量化”。對(duì)每一個(gè)種類的電子文檔的歸檔范圍以及保管期限形成詳細(xì)地記錄，明確電子文檔的歸檔和接收條件。歸檔和接收的電子文檔收集齊全、條理清晰、命名合理、格式規(guī)范、數(shù)據(jù)有效，這將是以后檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容。我國(guó)已經(jīng)有一部分省份開始使用電子檔案管理模式，而且在這些省份中有的地區(qū)已經(jīng)開始進(jìn)行電子檔案的歸檔和移交工作。許多時(shí)間較長(zhǎng)的文檔歸檔和接收問題還沒有整理清楚，電子文檔帶來了更多的新問題和新要求。在2014年年底，國(guó)家檔案局明確提出了要將網(wǎng)絡(luò)信息，特別是能體現(xiàn)政府職能工作的相關(guān)網(wǎng)站信息劃入歸檔范圍，這也表明網(wǎng)絡(luò)信息歸檔工作也正式展開。

做好傳統(tǒng)文檔的“數(shù)字化存量”。根據(jù)我國(guó)2012年的報(bào)告數(shù)據(jù)顯示，我國(guó)副省級(jí)市以上的檔案館已經(jīng)開展了傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作。但是到目前為止，傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作只進(jìn)行到檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案全文掃描這一步驟，而且很多傳統(tǒng)載體檔案還只是以圖片的形式保存，沒有全文識(shí)別。傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作僅僅做到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案全文掃描遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代需求，只有將檔案數(shù)字化存量工作進(jìn)行得更加深入才能真正實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)據(jù)化。

2）創(chuàng)新檔案信息資源的整合，搭建云平臺(tái)。搭建全國(guó)范圍或者是區(qū)域性的檔案數(shù)據(jù)云平臺(tái)，能大大減少檔案管理系的統(tǒng)內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)維護(hù)費(fèi)用，使得上層應(yīng)用將注意力放在業(yè)務(wù)邏輯上，從而幫助電子檔案管理快速進(jìn)入低成本、高共享性、高安全性的新模式。構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)云平臺(tái)，首先要明確保證歸檔上傳的檔案資源的范圍和密度，將檔案館的內(nèi)部資源進(jìn)行合理的劃分，把適合公開的資源放置在檔案數(shù)據(jù)云平臺(tái)的公共部分，以供社會(huì)使用。將保密性較強(qiáng)的檔案放置于云平臺(tái)的專用部分，只對(duì)特定的人群開放。其次，文檔數(shù)據(jù)云平臺(tái)要能做到覆蓋到不同的行業(yè)、地區(qū)、人員的數(shù)據(jù)集成，做到文檔資源的超大整合。最后將檔案和數(shù)據(jù)視為一體，從主體、附體、要素等等不同的方面進(jìn)行充分的整合，為人民群眾的公共文化體系打造堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3）實(shí)現(xiàn)檔案信息智慧管理，挖掘大數(shù)據(jù)的功能。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理的工作人員需要利用大數(shù)據(jù)充分開發(fā)相關(guān)的信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息的智慧管理。依靠大數(shù)據(jù)的挖掘技術(shù)，相關(guān)工作人員需要構(gòu)建智慧化的搜索引擎，實(shí)現(xiàn)對(duì)文本、音頻等數(shù)據(jù)的深度挖掘。并且還需要對(duì)檔案信息進(jìn)行組織和分析，這樣有便于形成社會(huì)信息服務(wù)、專題分析報(bào)告等知識(shí)增值產(chǎn)品。而這些行為不僅可以幫助檔案的利用者實(shí)現(xiàn)知識(shí)的創(chuàng)新，還能通過知識(shí)的加工形成行管的文化產(chǎn)品，從而滿足不同層次的需求。另外，相關(guān)的工作人員還要充分挖掘大數(shù)據(jù)的功能，如大數(shù)據(jù)的預(yù)測(cè)分析等，對(duì)碎片化的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和報(bào)告，這樣有助于智慧管理的實(shí)現(xiàn)。

4 結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來使得我國(guó)的檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化，需要相關(guān)的工作人員積極進(jìn)行應(yīng)對(duì)。而對(duì)于相關(guān)的管理人員來說，需要在了解大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的變化的基礎(chǔ)之上，創(chuàng)新檔案信息資源的建設(shè)方式并構(gòu)建大數(shù)據(jù)集群，創(chuàng)新檔案信息資源的整合并積極搭建云平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息智慧管理并挖掘大數(shù)據(jù)的功能。只有科學(xué)合理地落實(shí)相關(guān)創(chuàng)新模式，才能推動(dòng)我國(guó)檔案管理更快的發(fā)展。