基于大數(shù)據(jù)技術的企業(yè)檔案管理工作探析

王秋穎

（中節(jié)能太陽能股份有限公司，北京 100082）

顧名思義，大數(shù)據(jù)就是海量的數(shù)據(jù)，對于企業(yè)而言就是企業(yè)運營中所有數(shù)據(jù)的集合。大數(shù)據(jù)時代下，所有的信息都可以進行數(shù)據(jù)化，轉化為數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一管理。大數(shù)據(jù)技術能夠讓企業(yè)的檔案管理工作更加高效，讓企業(yè)管理者更好地掌控企業(yè)各方面的數(shù)據(jù)情況，構建企業(yè)數(shù)據(jù)庫。在檔案管理方面也是如此，運用大數(shù)據(jù)技術進行檔案管理工作能夠讓檔案管理工作更加高效，實現(xiàn)更好地管理效果。但就目前來看，各企業(yè)管理者在運用大數(shù)據(jù)技術進行企業(yè)檔案管理工作時還存在著一些問題，只有解決好這些問題，才能讓大數(shù)據(jù)技術更好地在企業(yè)檔案管理中發(fā)揮更大的作用。

1 運用大數(shù)據(jù)技術進行企業(yè)檔案管理的重要意義

企業(yè)檔案是企業(yè)成立以來的所有重要信息的記錄，記錄了企業(yè)的成長過程，對企業(yè)將來的發(fā)展具有十分重要的意義。企業(yè)檔案并非一成不變，而會隨著企業(yè)的不斷發(fā)展增添新的內(nèi)容，因此企業(yè)檔案的管理是一項十分龐大，也十分重要的工作。因此，要想提高企業(yè)檔案管理的效率，就要運用大數(shù)據(jù)技術。首先，運用大數(shù)據(jù)技術，將企業(yè)檔案轉化為數(shù)據(jù)，能夠提高企業(yè)檔案中有效信息的利用效率，對其中的有用信息進行進一步的挖掘。企業(yè)檔案中包含著許多有用的信息，這些信息對于企業(yè)的進一步發(fā)展具有重要的指導作用。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方式下，檔案中的各種有效信息會被淹沒，無法發(fā)揮出效用。而運用大數(shù)據(jù)技術對檔案進行管理就能更好地將其中的有效信息挖掘出來。其次，大數(shù)據(jù)技術能提高企業(yè)服務用戶的質量。借助大數(shù)據(jù)技術對企業(yè)檔案進行管理，能夠更好地加強企業(yè)各部門之間的聯(lián)系，建立企業(yè)信息網(wǎng)絡，讓用戶能夠更好地了解企業(yè)，便于用戶檢索查找需要的信息，讓企業(yè)檔案充分發(fā)揮出其應用的效用。

2 大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理中存在的問題

大數(shù)據(jù)時代下，各種信息處理技術已經(jīng)在很多企業(yè)中得到應用。但是在大數(shù)據(jù)技術的運用中仍然存在著一些問題，這些問題嚴重制約了企業(yè)檔案管理的進一步發(fā)展。首先，企業(yè)檔案管理部門尚未進行完全數(shù)字化。當前的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不再適應企業(yè)發(fā)展的需求，很多企業(yè)也建立了數(shù)字化管理平臺，對企業(yè)各方面的工作進行數(shù)字化管理調(diào)配。但是即便如此，很多企業(yè)仍然不能很好地運用數(shù)字化技術對檔案進行應用和管理。雖然企業(yè)人員已經(jīng)將檔案錄入到了系統(tǒng)中，轉化為數(shù)據(jù)的形式，但是由于企業(yè)人員對于大數(shù)據(jù)技術不熟練的原因，仍然無法運用大數(shù)據(jù)技術很好地將數(shù)據(jù)檔案應用到企業(yè)的運營中去，無法滿足企業(yè)的發(fā)展需求。其次，很多企業(yè)的檔案管理者缺乏這方面的知識。時代的發(fā)展對人才提出了更多要求，當大數(shù)據(jù)技術進入企業(yè)，企業(yè)人員必須要有足夠豐富的知識技能才能更好地對其加以運用。但是目前很多企業(yè)的檔案管理人員都缺乏運用大數(shù)據(jù)技術方面的知識，缺乏對大數(shù)據(jù)技術的了解，業(yè)務水平欠缺，嚴重制約了企業(yè)檔案管理工作的進一步推進。再次，信息時代的信息安全也是十分重要的一個問題。企業(yè)在運用大數(shù)據(jù)技術對企業(yè)檔案進行管理的同時，應當更加注意檔案的信息安全，保護好企業(yè)信息，避免不法分子侵入，避免信息泄露對企業(yè)利益造成損失。

3 運用大數(shù)據(jù)技術進行企業(yè)檔案管理的具體措施

1）提高檔案管理人員的專業(yè)技能和責任意識。大數(shù)據(jù)背景下，運用大數(shù)據(jù)技術進行企業(yè)檔案管理需要更高素質的人才。很多企業(yè)的檔案管理人員仍然秉持傳統(tǒng)的管理理念，運用傳統(tǒng)的管理方法，跟不上時代的步伐，沒有掌握大數(shù)據(jù)技術的運用方法，這樣不僅會使得檔案管理工作效率低下，還會阻礙企業(yè)的前進。因此，企業(yè)應當重視檔案管理人員的專業(yè)技能問題，聘請專業(yè)人員對檔案管理人員進行專業(yè)技能的培訓，讓檔案管理人員了解更多大數(shù)據(jù)知識，學習先進的大數(shù)據(jù)企業(yè)檔案管理經(jīng)驗，運用到自己的企業(yè)管理工作中來。另外，企業(yè)檔案管理人員還增強信息安全意識，自覺承擔起保護企業(yè)信息的責任，提高自身的專業(yè)素質。企業(yè)檔案屬于企業(yè)內(nèi)部信息，其中包含了許多數(shù)據(jù)，對企業(yè)的發(fā)展至關重要，因此需要檔案管理人員提高責任意識，樹立警惕意識，管理好檔案的同時也保護好企業(yè)檔案。在日常的管理工作中，檔案管理人員應當具有防范意識，最大程度上避免信息泄露或丟失情況的發(fā)生。

2）運用大數(shù)據(jù)技術做好信息的采集和存儲。除了要將原有的企業(yè)檔案進行數(shù)字化轉化，錄入信息系統(tǒng)，企業(yè)的檔案管理人員還應當對企業(yè)信息進行進一步地采集。企業(yè)檔案需要不斷完善，也需要不斷進行補充，保證企業(yè)檔案的完整度，因此，檔案管理人員應當對企業(yè)信息進行進一步采集，對企業(yè)檔案進行進一步的補充。在采集過程中，檔案管理人員應當注重信息安全，保護好采集到的的各項信息。另外，對于一些重要信息，檔案管理人員應當進行備份，防止信息丟失。在對信息進行存儲時，檔案管理人員可以借助一些外接設備，比如硬盤等等，確保有足夠的存儲容量對企業(yè)檔案進行儲存。存儲時，檔案管理人員應當對一些重要信息進行加密處理，確保信息安全。

3）建立統(tǒng)一的信息管理平臺，提高檔案信息的利用效率。為了更好地對企業(yè)檔案中的有用信息加以利用，讓企業(yè)檔案推動企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)檔案管理人員應當建立統(tǒng)一的信息平臺，將企業(yè)各方面業(yè)務內(nèi)容都進行數(shù)字化處理，建立信息網(wǎng)絡，構建企業(yè)內(nèi)部溝通的橋梁，提高企業(yè)檔案信息的利用效率。對于不同等級的企業(yè)員工，檔案管理人員應當給予不同的信息查閱權限，既確保員工能夠查閱到需要的資料，又能保證加密信息的安全。企業(yè)檔案管理人員還應當對企業(yè)檔案進行分類，方便企業(yè)內(nèi)部各員工進行查閱。這樣就能真正利用好企業(yè)檔案，建立起企業(yè)各部門之間的緊密聯(lián)系，促進企業(yè)的進一步發(fā)展。同時注重信息安全尤為重要，檔案管理系統(tǒng)中設置信息查閱的權限，對絕密信息進行多層加密處理，保護好企業(yè)內(nèi)部信息。

4 結束語

大數(shù)據(jù)時代下，企業(yè)的各方面的管理方式都應當跟隨時代的步伐有所改變。這種情況下，企業(yè)要想進一步發(fā)展，就必須跟隨時代步伐，對原有的企業(yè)檔案管理模式進行變革，借助大數(shù)據(jù)技術對企業(yè)檔案進行管理，這樣才能進一步做好企業(yè)檔案的管理工作，更好地對企業(yè)檔案進行利用。檔案管理人員應當樹立起責任意識，保持開放的心態(tài)，虛心學習先進的大數(shù)據(jù)管理技術。企業(yè)也應當對管理人員定期進行培訓，提高管理人員的各項技能。企業(yè)要有建立信息化平臺的意識，檔案管理員要積極推動與建立起企業(yè)檔案信息平臺，方便企業(yè)信息的檢索和應用，這些功能實現(xiàn)中最重要的是保護好企業(yè)檔案的安全，提高警惕意識，運用加密技術對企業(yè)檔案進行保護，防止信息泄露。