探討研究電子文件時代文檔管理一體化論

陳 蓉

（阿壩州中心血站，四川 阿壩藏族羌族自治州 624000）

電子文件時代的降臨，為人們的文檔管理工作帶來了很大的便利。人們通過互聯(lián)網(wǎng)和計算機設(shè)備，實現(xiàn)對文件資料的管理控制。同傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式相比，電子文件管理擁有更高的安全性、保存時間長、不會磨損丟失的優(yōu)勢，為人們查閱信息提供了巨大的幫助。但由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理時間較長，思想根深蒂固，導(dǎo)致一些工作人員在進(jìn)行電子文件管理時，出現(xiàn)難以適應(yīng)、未能明確管理定位和一體化論斷的問題[1]，給管理工作質(zhì)量和效率帶來負(fù)面影響。深入研究其中的問題，從而提出相應(yīng)的管理措施，便成為當(dāng)務(wù)之急。

1 文檔一體化內(nèi)涵和意義

1）內(nèi)涵。文檔一體化，就是指相關(guān)工作人員采取合理方法，將文件形成、傳輸、管理同檔案采集、歸納、保存、使用等環(huán)節(jié)結(jié)合在一起，沿照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，統(tǒng)籌規(guī)劃，將其作為一個有機的整體來進(jìn)行管理。2）意義。通過實現(xiàn)文檔一體化，能夠大幅度簡化檔案文件的管理流程，實現(xiàn)檔案信息和文件資料的合成，擺脫原有檔案文件中條條框框的束縛，實現(xiàn)資源信息集合，節(jié)省人力、物力資源，并有效提升工作效率。并最大程度保證檔案有效性、真實性、可用性，幫助人們對管理人員的角色定位加以重新審視[2]，在某些意義上說，也提高改善了他們的工作環(huán)境。

2 理論基礎(chǔ)

基于各種文檔類型和生命周期的認(rèn)知研究，人們確立、形成了電子文檔一體化管理理論。但就文檔的生命周期來看，任何文檔都要從最初的收集、歸納、成型，再到保存，修改、使用，再到最后的銷毀或是永久保存。開展文檔生命周期一體化管理，便是對文檔生命周期中每個環(huán)節(jié)進(jìn)行不間斷管理。在非一體化文檔管理中，使用的管理方法往往無法與文檔生命周期規(guī)律相統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，致使文檔在運輸和實際使用時，發(fā)生損毀、丟失的情況。而一體化管理恰好相反，通過這種管理方式，工作人員可以將文檔生命周期的各個環(huán)節(jié)階段銜接在一起，持續(xù)給予文檔良好有效的管理和保護(hù)[3]，并將每次改動詳細(xì)記錄下來。

3 一體化管理中的問題

1）管理趨于形式。一般情況下，在電子文檔管理過程中，工作人員往往會把管理軟件劃分?jǐn)?shù)個子系統(tǒng)，這樣做在一定程度上違背了檔案管理要求，也同文件運動規(guī)律不相匹配。從表面來說，通過歸卷管理環(huán)節(jié)，系統(tǒng)能夠?qū)n案階段和文件階段有效連接，但從本質(zhì)上講，對于電子文件，自從歸檔開始，就破壞了從其生成之日便開始的“檔案化管理”，比如：在電子文件系統(tǒng)的內(nèi)部，建立元數(shù)據(jù)著錄機制。由此可見，在電子文件管理中，相關(guān)人員不能一味關(guān)注歸檔環(huán)節(jié)。想要做好電子文檔一體化管理，應(yīng)當(dāng)將目光集中在文件管理子系統(tǒng)上，實現(xiàn)文件分類、監(jiān)控，確保記錄文件登記、審核、簽發(fā)等環(huán)節(jié)有序無誤。還要注意將日志管理、權(quán)限設(shè)置、元數(shù)據(jù)著錄機制、實時鑒定等模塊嵌入系統(tǒng)[4]。2）軟件開發(fā)缺乏規(guī)范?，F(xiàn)階段，我國研發(fā)的文檔一體化軟件數(shù)量有幾千種，但根據(jù)實踐來看，一些軟件存在設(shè)計缺漏、質(zhì)量低下的問題，使用這樣的軟件，難免會導(dǎo)致部門、地區(qū)間出現(xiàn)信息阻礙的情況，不能同新型網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相接軌，無法實現(xiàn)資源信息共享的目標(biāo)。所以，制定通用一體化軟件功能規(guī)范，實現(xiàn)輸出、輸入接口的統(tǒng)一[5]，便成為當(dāng)務(wù)之急。3）原流程設(shè)計同電子文件管理需求不符。電子背景下，文件管理環(huán)節(jié)間的界限愈加呈現(xiàn)模糊化態(tài)勢，比如：在電子文件生成前，鑒定、著錄、保存內(nèi)容就已經(jīng)完成。而與此同時，有些緩解實施時間卻延長了，比如：元數(shù)據(jù)加載的著錄工作，便將整個電子文件的生命周期貫穿，重要的是，從整體來看，文檔一體化管理流程愈加朝著集成化方向發(fā)展。不同環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)或同時開展，或交叉進(jìn)行，相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理，電子管理階段界限不再那么明顯。由此可見，重新設(shè)計、組合電子功能模塊，便顯得極為重要。

4 一體化管理方法

1）積極轉(zhuǎn)變一體化管理思想。思想是行動的先驅(qū)，想要做好電子檔案一體化管理，順應(yīng)新時期要求，嚴(yán)格管理文檔工作，相關(guān)工作人員就要及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的管理思想，準(zhǔn)確認(rèn)識一體化管理概念，不斷消除檔案管理同文檔管理之間存在的差異，確保內(nèi)部工作協(xié)調(diào)性得到提高，在實踐中努力推行一體化管理新思路、新方法。2）開展一體化管理機制。在傳統(tǒng)文檔管理中，相關(guān)工作人員不是將檔案和文檔混在一起管理，就是將檔案和文件分化對待，前者嚴(yán)重影響工作質(zhì)量，后者嚴(yán)重影響工作效率。想要盡早實現(xiàn)電子文檔一體化管理目標(biāo)，相關(guān)部門就要盡快制定相關(guān)管理機制，對各部門、崗位具體職責(zé)加以明確落實，分別設(shè)立檔案和文件管理部門，實現(xiàn)責(zé)任細(xì)化。3）加大投入資金，研發(fā)新技術(shù)。在電子文件時代，文檔管理工作高度依賴高新技術(shù)設(shè)備，想要彌補人工管理中的問題，著重突出管理優(yōu)勢，就要加大投入資金，多角度、綜合性完善電子文檔一體化管理。就文件檢索來說，現(xiàn)階段，只有滿足類目、時間篩選要求，按照操作人員輸入制定、在檔案庫中收集資料信息的電子軟件，才能滿足大批量文件管理需求。所以，檔案管理部門和文件管理部門要加強合作，針對一體化管理中的重點難題，一起研究管理新方法、新技術(shù)，注意要做好信息的交互作用，在滿足個性化服務(wù)的同時，確保軟件擁有足夠的安全性。4）加強管理人員專業(yè)素養(yǎng)。在一體化管理中，電子文檔的管理質(zhì)量取決于文檔管理人員是否擁有足夠的專業(yè)能力。只有確保從業(yè)人員的操作規(guī)范性，才能避免工作中發(fā)生漏洞。通過定期開展培訓(xùn)、組織工作人員學(xué)習(xí)專業(yè)知識，及時引進(jìn)新型設(shè)備和軟件，確保他們掌握必要的專業(yè)技能。另一方面，注重素質(zhì)教育，培養(yǎng)服務(wù)意識，加強日常工作中的溝通能力，為電子文檔一體化管理工作的順利開展奠定堅實基礎(chǔ)。

5 結(jié)語

在電子文件時代，文檔管理工作同互聯(lián)網(wǎng)、計算機技術(shù)緊密相關(guān)，同時也是管理方式和科學(xué)技術(shù)的有效結(jié)合，通過深入推進(jìn)計算機技術(shù)培訓(xùn)，能夠有效推動電子文檔一體化建設(shè)，提高工作質(zhì)量。相關(guān)工作人員要不斷提高自身計算機操作能力，從資料信息的收集、整理、研究等各個環(huán)節(jié)入手，迎難而上，積極探索，正視各種考驗，解決存在的問題，推動我國電子檔案管理事業(yè)邁上新的臺階，為人們提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。