人口計生檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題思考

盛日靈

（莒縣計劃生育協(xié)會，山東 日照 276500）

國家的發(fā)展離不開創(chuàng)新，創(chuàng)新精神是推動社會經(jīng)濟(jì)和各個行業(yè)進(jìn)步的源泉，人口計生檔案管理也不例外，以原有人口計生檔案管理模式為基礎(chǔ)創(chuàng)造新的管理模式，努力提高人口計生檔案管理數(shù)字化程度，從而適應(yīng)社會發(fā)展的需求，為我國人口計生檔案管理工作提供信息化支撐[1]。

1 人口計生檔案管理現(xiàn)狀

人口計生檔案管理工作是一項復(fù)雜且繁瑣的工作，有高度重復(fù)性、記錄性和永久性的特點，但是檔案管理人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)不夠強，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式粗放，容易造成人口計生檔案資料的丟失，從而對人口計生檔案資料的完整性有很大影響。另外，人口計生管理工作沒有充分利用數(shù)字化和信息化技術(shù)，依舊采用紙質(zhì)的管理模式，人口計生管理信息資料無法及時完成傳遞，嚴(yán)重地影響數(shù)據(jù)化建設(shè)的發(fā)展。隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展進(jìn)程，數(shù)字化管理已經(jīng)成為核心，很多人口計生管理部門已經(jīng)開始實施信息化辦公建設(shè)，但是信息的共享效率還有待提高，在人工為主的管理模式中，缺乏先進(jìn)的管理理念，缺乏創(chuàng)新思想和意識，管理水平落后，檔案管理人員工作量和壓力不斷的增大，從而影響人口計生檔案管理效率和質(zhì)量。

2 人口計生檔案管理中存在的問題

2.1 數(shù)字化管理存在的問題

我國人口計生檔案管理部門對檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)的資金投入有待增加，經(jīng)費不足造成數(shù)據(jù)化系統(tǒng)設(shè)備落后。設(shè)備的落后導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫和軟件管理的運用相對困難，信息化存在孤島問題，數(shù)據(jù)不能有效的共享，利用率不高，人口計生檔案資料查找還需要人工幫助，增加了檔案管理人員的工作量[2]。

2.2 人口計生檔案管理部門存在的問題

我國人口計生檔案管理部門的工作人員大多都是臨時調(diào)配人員或兼職，沒有專業(yè)的管理機制和考核機制。絕大部分人口計生檔案管理人員都沒有經(jīng)過專業(yè)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，無法達(dá)到人口計生檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，對人口計生檔案管理工作的重要性認(rèn)識不到位，意識和責(zé)任心淡薄，對工作流程和業(yè)務(wù)認(rèn)知不熟悉，難以勝任人口計生管理日常檔案資料的形成、累積、保管和整理等基本檔案管理工作。

2.3 人口計生檔案管理制度存在的問題

我國目前對人口計生檔案管理制度沒有一個標(biāo)準(zhǔn)化概念，人口計生檔案管理工作缺乏規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。絕大部分人口計生檔案管理的工作人員不是專業(yè)人員，所以人口計生檔案管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，專業(yè)性較差，在工作中的表現(xiàn)往往是不專一不敬業(yè)，從而導(dǎo)致工作中出現(xiàn)漏洞。由于機制的不健全，責(zé)任的不明確，將造成工作人員對檔案的保密性不夠嚴(yán)格，在工作出現(xiàn)差錯時，無法及時追究責(zé)任，從而導(dǎo)致檔案管理工作問題較多[3]。

3 提高人口計生檔案管理水平的有效措施

3.1 加強人口計生檔案管理的認(rèn)知

人口計生檔案管理工作必須進(jìn)行改革，落實責(zé)任制，使檔案管理工作人員認(rèn)識該項工作的重要性，從而改進(jìn)工作態(tài)度，提高檔案管理水準(zhǔn)；推行人口計生檔案管理部門標(biāo)準(zhǔn)化管理模式，采取有效措施提高人口計生檔案工作人員素質(zhì)。

3.2 提高人口計生檔案管理的規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)

強化人口計生檔案的規(guī)范化管理，建立完善的信息管理系統(tǒng)，既要提高人口計生檔案的數(shù)字化程度，也要提高人口計生檔案管理的專業(yè)化水準(zhǔn)。同時，優(yōu)化資源配置，定期維護(hù)檔案管理設(shè)備，提高管理效率，充分利用最新技術(shù)和設(shè)備，提高人口計生檔案管理數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。

3.3 提高人口計生檔案管理人員素質(zhì)

人口計生檔案管理模式的創(chuàng)新需要高素質(zhì)的人才支撐。強化人口計生檔案管理工作，需要提高檔案人員的知識結(jié)構(gòu)和整體水平，并注重更新檔案管理理念，增強檔案信息服務(wù)能力，提高其處理問題的能力和水平。只有這樣，才能做好人口計生檔案管理工作。在此基礎(chǔ)上，人口計生檔案管理部門應(yīng)定期對人口計生檔案管理人員進(jìn)行職能培訓(xùn)，組織或積極參加檔案管理機構(gòu)組織的專業(yè)技能培訓(xùn)，分析人口計生檔案管理人員在工作中遇到的問題和困難，提出解決方法。另外，在提高人口計生檔案工作人員自身素質(zhì)的同時，要優(yōu)化人口計生檔案管理的硬件設(shè)備和對應(yīng)軟件。在人口計生檔案管理工作中，應(yīng)盡量利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以提高人口計生檔案管理工作的效率。

4 人口計生檔案管理數(shù)字化分析

4.1 虛擬化的人口計生檔案管理資源

人口計生檔案數(shù)字化管理中，虛擬檔案是一個重要組成部分。強化人口計生檔案的虛擬化管理，有利于數(shù)據(jù)庫信息資源的集中管理，提高服務(wù)器管理效率，實現(xiàn)人口計生檔案的長期保存。采用虛擬檔案管理，通過虛擬資源模式，使人口計生檔案資源與公共信息平臺相連接，有助于提高檔案資料的共享程度，降低相應(yīng)的存管費用，更好地推進(jìn)人口計生檔案管理工作。利用計算機技術(shù)管理人口計生檔案，可以提高工作效率，有效地應(yīng)用人口計生管理軟件和數(shù)據(jù)庫，使傳統(tǒng)文本模式的檔案管理向數(shù)字化方式轉(zhuǎn)變，擴展人口計生檔案管理的功能。

4.2 人口計生檔案管理中的信息管理

鑒于人口計生檔案管理工作中涉及的信息資料較多，可以建立有針對性的包含各種信息資料的數(shù)據(jù)樹，對人口計生檔案管理進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理。數(shù)據(jù)化具有傳輸性、可靠性、靈活性等性能，通過互聯(lián)網(wǎng)來實施信息的瀏覽就是數(shù)據(jù)化的表現(xiàn)形式，進(jìn)而施行人口計生檔案信息共享。因此，人口計生檔案管理工作對數(shù)據(jù)化的應(yīng)用有助于工作效率的提高。

5 結(jié)束語

目前人口計生檔案管理工作還存在一定的不足，但改革工作正在有序展開，加強軟硬件設(shè)備，可以通過現(xiàn)代化信息技術(shù)和數(shù)據(jù)化的科學(xué)管理得到有效地解決，有關(guān)部門應(yīng)該積極配合，為數(shù)字化人口計生檔案管理的實現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。