淺析檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值及地位

何 娟

（漢中市人民醫(yī)院，陜西 漢中 723000）

在當(dāng)前社會(huì)，為了提升自身檔案管理的工作水平和質(zhì)量，絕大多數(shù)的醫(yī)院都已經(jīng)在醫(yī)院檔案管理中引入了信息管理系統(tǒng)，而在新型科學(xué)技術(shù)引入后大大提升了醫(yī)院相關(guān)檔案的實(shí)際利用率，實(shí)實(shí)在在地提升了檔案信息化建設(shè)的修正質(zhì)量。

1 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際價(jià)值

1.1 提高檔案管理的工作效率

將著重建設(shè)醫(yī)院檔案管理的信息化工作放在醫(yī)院檔案管理上的首位。在此前一段時(shí)間，醫(yī)院檔案信息化管理自身具有多種優(yōu)勢(shì)。第一，就醫(yī)院檔案管理的信息化而言，能夠?qū)崒?shí)在在優(yōu)化醫(yī)院檔案管理的工作順序，還能從根本上減輕管理檔案工作人員的工作，實(shí)實(shí)在在提高了醫(yī)院管理人員的工作效率，為醫(yī)院檔案管理的高效進(jìn)行夯實(shí)基礎(chǔ)。其次，為了將醫(yī)院檔案信息的實(shí)際價(jià)值能夠更明顯的體現(xiàn)出來(lái)，工作人員在收集和整理檔案信息的工作實(shí)踐中，保證檔案信息真實(shí)有效，促使醫(yī)院整體工作流程信息化。加強(qiáng)醫(yī)院檔案室信息化，不僅能夠進(jìn)一步提高檔案信息的傳輸速率和傳播范圍，使得提高醫(yī)院檔案信息更加豐富性多樣，并且還能不斷優(yōu)化檔案信息的采集和整理工作，有效減少人為因素對(duì)醫(yī)院檔案管理的不利影響。與此同時(shí)，隨著信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，在現(xiàn)代社會(huì)環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理部門可以通過(guò)掃描記錄儀直接輸入檔案。這大大簡(jiǎn)化了醫(yī)院記錄管理，同時(shí)進(jìn)一步提高了檔案管理工作效率。

1.2 提高檔案信息的完整性

切實(shí)提高檔案信息的完整性。首先，通過(guò)不斷加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的信息化，一些不完整的檔案信息可以慢慢的被清除出去。在此基礎(chǔ)上切實(shí)提高當(dāng)前檔案管理的規(guī)范性和有序性，這對(duì)充分挖掘檔案的內(nèi)在價(jià)值具有十分深遠(yuǎn)的影響。其次，醫(yī)院檔案管理信息化，可以及時(shí)更新檔案信息。目前，醫(yī)院檔案館的檔案信息主要包括年份，文件編號(hào)，保存期限，文件保密級(jí)別和分類編號(hào)等許多部分。其歸檔信息較為繁雜，并且改動(dòng)頻率也相對(duì)較大，這給醫(yī)院檔案管理的有效執(zhí)行造成了不小的麻煩[1]。

1.3 提高檔案信息的管理水平

加強(qiáng)醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)，有助于實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案信息的使用范圍。切實(shí)優(yōu)化檔案管理員之間的溝通交流。加強(qiáng)信息平臺(tái)的建立健全，可以使得醫(yī)護(hù)人員對(duì)患者的就醫(yī)信息有一個(gè)系統(tǒng)地了解，幫助醫(yī)護(hù)人員根據(jù)患者的實(shí)際情況制定科學(xué)合理的治療方案，切實(shí)優(yōu)化病人的就醫(yī)體驗(yàn)。與此同時(shí)，由于各種因素的影響，在求醫(yī)的過(guò)程中，一些患者對(duì)自己的實(shí)際病情無(wú)法進(jìn)行全面地闡述，因而醫(yī)護(hù)人員必須對(duì)患者進(jìn)行大量的檢查工作，耽誤了醫(yī)生治療的最佳時(shí)間。在這種情況下，檔案信息共享可以通過(guò)信息數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)各個(gè)醫(yī)院的無(wú)縫對(duì)接，使得醫(yī)護(hù)人員可以切實(shí)了解患者的綜合情況，從而有效縮短患者的檢查時(shí)間[2]。

1.4 提高檔案存放的安全性

對(duì)于傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理，工作人員通常要通過(guò)打印和手寫的方式進(jìn)行檔案信息的采集，大部分信息以紙張形式被存放。但是在醫(yī)院檔案管理的工作實(shí)踐中，紙質(zhì)化檔案往往會(huì)受到外界因素的干擾，從而出現(xiàn)不同程度的損壞。例如，火災(zāi)、水災(zāi)、地震以及蟲蛀等因素均會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案的保存造成非常嚴(yán)重的負(fù)面影響。與此同時(shí)，對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理來(lái)說(shuō)，檔案信息的查詢和確認(rèn)工作較為困難[2]，這對(duì)檔案管理工作的高效進(jìn)行造成了一定的阻礙。提高醫(yī)院檔案管理的信息化程度，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字存儲(chǔ)，可以有效防止外部環(huán)境對(duì)檔案信息的不利影響。同時(shí)，還能有效防止不法分子對(duì)檔案資料的偷取和篡改，并且也進(jìn)一步優(yōu)化了資料查詢和資料確認(rèn)的相關(guān)流程，這為醫(yī)院檔案管理工作的高效進(jìn)行提供了強(qiáng)有力的保障。

2 檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院建設(shè)工作中的地位

檔案信息化建設(shè)是推進(jìn)檔案管理工作迭代的重要工作固有的傳統(tǒng)檔案管理方式，復(fù)制信息，工作運(yùn)行，和部門之間的通信都被限制。而且，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理方法沒(méi)有太多的發(fā)展和創(chuàng)新空間。在檔案管理任務(wù)中引入信息工具是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方法的顛覆性迭代。通過(guò)建立檔案信息化，可以有效解決現(xiàn)有檔案管理方法中存在的問(wèn)題。在文件管理方法上實(shí)現(xiàn)巨大的創(chuàng)新，并以低成本和高質(zhì)量完成文件管理的升級(jí)和迭代。建立檔案信息化是促進(jìn)醫(yī)院服務(wù)現(xiàn)代化的重要業(yè)務(wù)。通過(guò)促進(jìn)檔案信息化，通過(guò)在線預(yù)訂，智能轉(zhuǎn)換，遠(yuǎn)程獲取結(jié)果，自動(dòng)召回藥品，物流和分配，將信息工具帶入醫(yī)療保健服務(wù)。使用信息化檔案管理系統(tǒng)，全面提高患者測(cè)試和治療的效率?？梢源蟠筇岣呋颊叩怯洠瑱z查，診斷結(jié)果的接收，住院，探視，付款，報(bào)銷等的效率，改善醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)的現(xiàn)代化水平。為患者提供高質(zhì)量的醫(yī)療服務(wù)[3]。檔案信息化是促進(jìn)醫(yī)院科學(xué)管理的重要進(jìn)程，為了提高醫(yī)院管理水平和進(jìn)行科學(xué)管理，有必要建立檔案信息化。只有使用人工智能大數(shù)據(jù)的手段對(duì)既有的信息進(jìn)行更為科學(xué)全面的分析，才能對(duì)醫(yī)務(wù)人員的工作情況、用藥與檢查項(xiàng)目的運(yùn)營(yíng)情況進(jìn)行全面系統(tǒng)的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)以及科學(xué)的評(píng)價(jià)與調(diào)整,以對(duì)醫(yī)院的管理工作進(jìn)行針對(duì)性的科學(xué)化調(diào)整，全面提升醫(yī)院管理工作的信息化水平。

3 檔案管理存在的問(wèn)題

醫(yī)院每天接待大量患者，并且每個(gè)患者都涉及多個(gè)診斷和治療過(guò)程，因此很難收集文件，大大提高了檔案管理的困難性。此外，由于難以復(fù)制紙質(zhì)文件和紙幣和缺乏流動(dòng)性，2021年 02期蘭臺(tái)市內(nèi)外的數(shù)字檔案館的創(chuàng)新研究會(huì)導(dǎo)致檔案的收集工作變成各科室各自為營(yíng)的工作，割裂了整體的檔案收集工作，這在后續(xù)的檔案管理任務(wù)中造成了很大的困難。時(shí)效性不強(qiáng)，由于一些參與人員缺少相應(yīng)的意識(shí)，因此許多文件都需要后續(xù)的補(bǔ)充。后補(bǔ)檔案填寫勢(shì)必會(huì)受到經(jīng)辦人員本人記憶力、管理者與一線醫(yī)師的信息差等各種因素的影響，這極大的影響了整個(gè)檔案結(jié)果的質(zhì)量，并大大降低了檔案的監(jiān)督作用，不良現(xiàn)象頻生如虛假信息和腐敗導(dǎo)致了從藥品，檢驗(yàn)和手術(shù)程序中提取了回扣的惡性環(huán)境。醫(yī)務(wù)人員不是專業(yè)的檔案管理人員，所以需要根據(jù)規(guī)定填寫大量檔案文件時(shí)，這導(dǎo)致在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收集和分類方面缺乏專業(yè)知識(shí)，并且隨機(jī)填充了許多不正規(guī)的紙質(zhì)檔案，這給后續(xù)的數(shù)據(jù)分類和數(shù)據(jù)分析帶來(lái)了很大的困難。傳統(tǒng)紙材料的內(nèi)在缺陷紙材料具有難以更改，易于推廣和認(rèn)可真實(shí)性強(qiáng)的優(yōu)點(diǎn)。但是，不易保存，不易分發(fā)，不易復(fù)制，易丟失，易改變的弊端導(dǎo)致其必將被時(shí)代拋棄。

4 結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)中，醫(yī)院記錄管理的內(nèi)在價(jià)值正在逐漸顯現(xiàn)。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化已成為時(shí)代發(fā)展不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)。因此，醫(yī)院必須結(jié)合自身的業(yè)務(wù)實(shí)踐和運(yùn)營(yíng)狀況來(lái)構(gòu)建統(tǒng)一的文件管理模型。加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，充分利用檔案信息資源，增加信息設(shè)備的資金投入，有效提高醫(yī)院檔案的應(yīng)用效率，為醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)的順利開展提供良好的信息支持。