信息化背景下高校檔案工作轉(zhuǎn)型發(fā)展的路徑

張 瑤

（天津城建大學(xué)，天津 300384）

高校檔案管理工作是我國(guó)檔案數(shù)據(jù)工作的重要組成部分。在信息技術(shù)發(fā)展和社會(huì)需求的雙向推動(dòng)下，高校檔案資料服務(wù)的內(nèi)容和范圍不斷擴(kuò)展，呈現(xiàn)出細(xì)分行業(yè)門類、優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量的發(fā)展趨勢(shì)，其對(duì)信息技術(shù)的依賴性增強(qiáng)，在服務(wù)目標(biāo)和服務(wù)方法等方面更加多樣化。而信息內(nèi)容基礎(chǔ)建設(shè)的不平衡，服務(wù)能力的不足以及對(duì)存在問(wèn)題認(rèn)識(shí)的不夠，對(duì)高校檔案和相關(guān)服務(wù)工作的開(kāi)展提出了新的挑戰(zhàn)。面對(duì)這些問(wèn)題，高校檔案館必須培養(yǎng)專業(yè)人才，改進(jìn)服務(wù)形式，明確信息化服務(wù)的發(fā)展方向，從而促進(jìn)檔案服務(wù)功能的轉(zhuǎn)型和服務(wù)水平的提升。

1 新時(shí)期高校檔案信息化管理內(nèi)涵

簡(jiǎn)單講，數(shù)據(jù)化檔案管理是對(duì)信息化檔案管理的升級(jí)應(yīng)用，即通過(guò)將信息化檔案管理作為一個(gè)整體，在其“信息”特征上，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建“虛擬網(wǎng)絡(luò)”，將“現(xiàn)場(chǎng)場(chǎng)景”中的信息化檔案，轉(zhuǎn)換為“虛擬場(chǎng)域”的數(shù)據(jù)化檔案，透過(guò)專門化的數(shù)據(jù)采集、整理、分析、預(yù)測(cè)等，實(shí)現(xiàn)對(duì)高校檔案綜合關(guān)聯(lián)因素分析，為高校檔案管理提供“工具理性”和“價(jià)值理性”。比如，在“工具理性”層面，高校檔案信息化管理作為整體的應(yīng)用功能可以獲得實(shí)現(xiàn)，并從方法論或工具論角度，強(qiáng)化信息化檔案的工具屬性，使所有的信息化檔案以數(shù)據(jù)庫(kù)的形式進(jìn)行利用。在“價(jià)值理性”層面，將原來(lái)高校檔案常規(guī)化的應(yīng)用價(jià)值，擴(kuò)展到了可以為高校行政管理、高校教育產(chǎn)品創(chuàng)新、高校教育教學(xué)創(chuàng)新、高校人力資源配置、高校人才培育方案的調(diào)整與優(yōu)化，提供相對(duì)精準(zhǔn)的參考依據(jù)。從而在根本上使高校檔案管理實(shí)踐，轉(zhuǎn)變成了一種以“數(shù)據(jù)中心管理”支配高校所有活動(dòng)的新可能，學(xué)界也有人將其稱為“高校智慧檔案管理”。

2 高校檔案管理信息化現(xiàn)狀

1）檔案管理信息化制度不夠完善。管理制度是指導(dǎo)工作實(shí)踐的規(guī)范，但從當(dāng)前來(lái)看，很多高校并沒(méi)有圍繞檔案管理信息化建立完善的管理制度。高校的不同部門對(duì)信息化檔案的管理有著不同的要求，也使檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)化管理難以實(shí)施，而且在管理制度的建設(shè)方面也得不到應(yīng)有的重視，所以制度建設(shè)方面的工作成效并不明顯。

2）管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，高校檔案管理服務(wù)已進(jìn)入信息管理的快速軌道。為了實(shí)現(xiàn)高校檔案服務(wù)的信息化管理，優(yōu)秀的檔案服務(wù)人才至關(guān)重要。在現(xiàn)階段，高校檔案服務(wù)中的大多數(shù)工作人員技術(shù)水平較低，無(wú)法滿足信息管理檔案服務(wù)的要求。這些人員長(zhǎng)期受傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)意識(shí)的影響，缺乏對(duì)檔案存儲(chǔ)的責(zé)任感，檔案存儲(chǔ)服務(wù)被視為瑣事和一般性工作，導(dǎo)致檔案服務(wù)水平達(dá)不到要求，甚至造成檔案丟失的情況，給當(dāng)事人造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。

3 高校檔案工作轉(zhuǎn)型發(fā)展的路徑

1）加強(qiáng)檔案信息化管理制度建設(shè)。一是應(yīng)將檔案管理納入高校信息化發(fā)展規(guī)劃中，成為高校信息化發(fā)展的重要內(nèi)容。為此，檔案部門應(yīng)與其他各部門密切合作，對(duì)檔案管理系統(tǒng)中電子檔案目錄與紙質(zhì)檔案原文統(tǒng)一化管理。二是檔案部門要按照信息化管理的特點(diǎn)和規(guī)律，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理流程、制度等給予徹底改造，“對(duì)檔案的收集、分類、整理、管理和利用等所有工作流程建立統(tǒng)一的管理?xiàng)l例和操作流程”，使不同類型的檔案文件從掃描、分類、整理、入庫(kù)等環(huán)節(jié)都能做到可查可控。三是建立檔案管理的目標(biāo)責(zé)任制。檔案部門應(yīng)根據(jù)本校的實(shí)際，吸收其他院校建檔經(jīng)驗(yàn)，建立一套符合本校實(shí)際的檔案管理目標(biāo)責(zé)任制度，層層落實(shí)到每個(gè)人，使檔案管理信息化建設(shè)能夠按步驟、有計(jì)劃有條不紊地向前推進(jìn)。

2）培養(yǎng)高素質(zhì)人才。高素質(zhì)的人才是信息化檔案服務(wù)展開(kāi)的前提。在檔案技術(shù)部門，檔案的維護(hù)和管理也伴隨著一定的風(fēng)險(xiǎn)。如果有錯(cuò)誤或遺漏，將危及檔案的安全性。這就要求檔案工作人員必須具有較強(qiáng)的邏輯思維能力、判斷力和一定水準(zhǔn)的電子信息技術(shù)，并具有高度的責(zé)任意識(shí)。在當(dāng)前，檔案管理人員普遍存在專業(yè)知識(shí)不足和知識(shí)體系一元化，難以滿足信息化檔案管理工作要求的現(xiàn)象。因此要不斷調(diào)整和升級(jí)工作人員的技術(shù)結(jié)構(gòu)和知識(shí)體系，使其能夠適應(yīng)檔案數(shù)據(jù)工作快速發(fā)展的趨勢(shì)，更好地提高檔案存儲(chǔ)和服務(wù)的效率。

3）對(duì)現(xiàn)有基礎(chǔ)建設(shè)進(jìn)行完善?；A(chǔ)建設(shè)薄弱是目前國(guó)內(nèi)多數(shù)高校在開(kāi)展高校檔案管理信息化建設(shè)工作中所面臨的最突出問(wèn)題之一，并且也是高校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的最顯著短板。處理這一問(wèn)題，高校必須要下大力氣，來(lái)處理高校軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)薄弱的問(wèn)題。第一，有效保障軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金落實(shí)狀況；第二，高校中相關(guān)部門需要帶頭督促軟件開(kāi)發(fā)方面的工作，并盡快完成針對(duì)硬件設(shè)備的采購(gòu)，形成完善的高校檔案管理信息化建設(shè)軟硬件環(huán)境，讓高校檔案管理信息化建設(shè)有序推進(jìn)。

4）加大資金投入力度。高校應(yīng)以自身實(shí)際情況為依據(jù)，量力而行，對(duì)基本硬件設(shè)施進(jìn)行完善，為工作人員配好技術(shù)設(shè)備。除此之外，高校應(yīng)明確信息化的管理執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)工作的開(kāi)展內(nèi)容均應(yīng)細(xì)化，并以相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)進(jìn)行操作。相關(guān)工作人員在對(duì)檔案基礎(chǔ)資料進(jìn)行整理之后，需要開(kāi)展技術(shù)處理，對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行充分應(yīng)用，對(duì)檔案進(jìn)行技術(shù)化處理，這樣才能夠落實(shí)信息的交流與共享。高校開(kāi)展信息化檔案管理工作的最終目的是對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行充分利用開(kāi)發(fā)，這將會(huì)對(duì)院校之后長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展產(chǎn)生促進(jìn)作用。

5）以安全防御為限，增強(qiáng)信息化管理安全。就當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀看，量子計(jì)算機(jī)的研發(fā)設(shè)計(jì)及應(yīng)用已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)，不久的將來(lái)即會(huì)應(yīng)用到高校檔案之中。從微觀現(xiàn)實(shí)層面看，當(dāng)前宜從權(quán)宜之計(jì)出發(fā)，積極以安全防御作為限定條件，增強(qiáng)信息化管理安全。比如，信息化管理在高校檔案管理的升級(jí)運(yùn)用新時(shí)期，即可從軟件、硬件方面，進(jìn)行技術(shù)性安全防御。一方面，可以結(jié)合高校計(jì)算網(wǎng)絡(luò)，在總體上進(jìn)行高校檔案數(shù)據(jù)化管理應(yīng)用層面的安全防御，做好接入網(wǎng)絡(luò)安全方面的防御工作，如設(shè)置多重密碼、在線生成授權(quán)登錄賬戶驗(yàn)證碼等；另一方面，應(yīng)該從高校檔案管理終端設(shè)備安全防御入手，積極安裝具有國(guó)內(nèi)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的殺毒軟件，如360安全殺毒軟件、金山毒霸安全殺毒軟件、QQ管家安全殺毒軟件等。

4 結(jié)語(yǔ)

信息技術(shù)的普及已經(jīng)慢慢改變了每個(gè)人的生活條件和思維方式，給社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展也帶來(lái)極大的影響。在高校檔案信息管理服務(wù)的過(guò)程中，必須堅(jiān)持不懈地發(fā)展和創(chuàng)新核心理念，創(chuàng)新高校檔案的服務(wù)模式，改進(jìn)檔案服務(wù)觀念，構(gòu)建多元化的服務(wù)渠道，并提高檔案信息管理的水平和效率。要培養(yǎng)專業(yè)化的高素質(zhì)人才，利用信息化技術(shù)提高高校檔案管理服務(wù)的質(zhì)量，使檔案信息化服務(wù)真正做到有效落實(shí)、有序推進(jìn)。