淺談電子檔案的發(fā)展

林雪儀

（東莞市科學(xué)技術(shù)博物館，廣東 東莞 523000）

檔案工作是保障人民根本利益的重要事業(yè)，我國(guó)歷來(lái)十分重視它。2021年1月1日起施行新的檔案法，是我國(guó)檔案法治建設(shè)進(jìn)程中新的里程碑，是檔案工作走向依法治理、走向開(kāi)放、走向現(xiàn)代化的重要標(biāo)志，必將對(duì)新時(shí)代檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展產(chǎn)生重大深遠(yuǎn)的影響。電子檔案作為檔案在新時(shí)期的新形式，必能獲得持續(xù)、快速的發(fā)展。

1 電子檔案的興起

檔案管理是社會(huì)信息資源的主要載體，承擔(dān)著信息收集和儲(chǔ)備的重要任務(wù)。檔案管理人員在對(duì)各類(lèi)信息資源進(jìn)行整合歸類(lèi)之后進(jìn)行統(tǒng)一的裝訂、收錄和保存，之前一直以紙質(zhì)檔案為主。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和大量電子文件的產(chǎn)生，電子檔案的概念學(xué)界早在90年代已經(jīng)開(kāi)始研究，國(guó)家也出臺(tái)了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和戰(zhàn)略規(guī)劃，目前正在大力推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，實(shí)行雙套制保存，即紙質(zhì)檔案一套，數(shù)字化電子檔案一套。電子檔案，是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。電子檔案具有檢索方便、實(shí)時(shí)同步備份、存儲(chǔ)空間小，維護(hù)方便的優(yōu)勢(shì)，成為檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。電子檔案的產(chǎn)生和推廣，帶動(dòng)檔案管理信息化應(yīng)運(yùn)而生、快速推廣。

2 當(dāng)前電子檔案存在的問(wèn)題

檔案管理最重要的是保持檔案的原始記錄性和安全性。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的內(nèi)容很容易被修改和受到黑客、病毒等攻擊，電子簽章還沒(méi)有普及，電子檔案的安全性是制約電子檔案的一大問(wèn)題，引起政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的高度關(guān)注。

如何實(shí)現(xiàn)電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性仍是難題，電子文件很容易修改和載體之間的遷移，導(dǎo)致其憑證作用無(wú)法定性，法律地位無(wú)法確定，就難以在政務(wù)中發(fā)揮作用。電子檔案難以長(zhǎng)久保存，光盤(pán)、磁帶、硬盤(pán)的壽命都有限，系統(tǒng)的壽命也有限，將產(chǎn)生當(dāng)初的系統(tǒng)能讀出電子文件、以后支持該系統(tǒng)的軟硬件平臺(tái)更新?lián)Q代后不兼容原來(lái)的電子檔案等隱患。電子文件如果要在政務(wù)中能流通，那么系統(tǒng)、格式、標(biāo)準(zhǔn)必須要統(tǒng)一，當(dāng)前一個(gè)公司內(nèi)部都難以統(tǒng)一，何況各個(gè)政府部門(mén)，這是龐大的系統(tǒng)工程。

3 推廣電子檔案的建議

3.1 制定電子檔案管理機(jī)制和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

新檔案法對(duì)電子檔案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系統(tǒng)建設(shè)等作出規(guī)定。各級(jí)政府也將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。規(guī)定電子檔案應(yīng)當(dāng)來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。對(duì)電子檔案管理信息系統(tǒng)、數(shù)字檔案館、檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)提出了新要求。

在對(duì)電子檔案的保存與維護(hù)過(guò)程中，應(yīng)在充分考慮環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員及電子檔案的特點(diǎn)等實(shí)際情況下，統(tǒng)籌設(shè)計(jì)技術(shù)方案和工作模式，采取有效措施確保電子檔案的安全可靠。具體要注意幾個(gè)問(wèn)題：第一，要保證電子檔案的原始性。對(duì)于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進(jìn)行還原顯示，可以采取同時(shí)保存電子檔案相關(guān)支持軟件、保存原始檔案的電子圖像和保存電子檔案的打印輸出件或制成縮微品這三種方法。第二，要保證電子檔案載體物理上的安全。電子檔案基本上是以脫機(jī)方式存儲(chǔ)在磁、光介質(zhì)載體上，需要建立一個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境。載體應(yīng)直立排放，并滿(mǎn)足避光、防塵、防變形的要求，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)和有害氣體等，必要時(shí)配備防磁柜等專(zhuān)用設(shè)施。第三，要保證電子檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確。電子檔案內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于各種載體上的，除對(duì)電子檔案本身進(jìn)行很好的保存外，還必須對(duì)其所依賴(lài)的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)等加以保存。第四，要對(duì)電子檔案定期進(jìn)行有效的檢測(cè)與維護(hù)。對(duì)保存的電子信息要定期進(jìn)行檢測(cè)與拷貝，對(duì)于電子檔案的檢測(cè)與維護(hù)必須嚴(yán)格管理，建立相應(yīng)的維護(hù)管理日志。

3.2 打造高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)化檔案人才隊(duì)伍

檔案工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，檔案整理、保護(hù)、鑒定、編研等工作都需要有先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和一支高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍作為支撐。

一是大規(guī)模開(kāi)展干部培訓(xùn)。要加大年輕干部培養(yǎng)力度，通過(guò)專(zhuān)題培訓(xùn)、專(zhuān)項(xiàng)工作、掛職鍛煉等方式，不斷打牢理論根基、政治根基、業(yè)務(wù)根基、道德根基，提高解決實(shí)際問(wèn)題的能力。各地區(qū)各部門(mén)也要制定培訓(xùn)計(jì)劃，對(duì)本地區(qū)本系統(tǒng)檔案干部進(jìn)行培訓(xùn)。使他們掌握最先進(jìn)、最核心的檔案管理技術(shù)，并且保證他們具有良好的職業(yè)素質(zhì)，能夠適應(yīng)檔案管理過(guò)程中產(chǎn)生的困難和挑戰(zhàn)，滿(mǎn)足檔案管理的需要。

二是組織實(shí)施人才強(qiáng)檔工程。根據(jù)“十四五”時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展對(duì)人才的需求，研究制定中長(zhǎng)期檔案人才隊(duì)伍培養(yǎng)規(guī)劃，著力培養(yǎng)一批有深厚檔案學(xué)術(shù)涵養(yǎng)的管理人才和檔案編研開(kāi)發(fā)、檔案保護(hù)修復(fù)、檔案科研、信息化技術(shù)等方面的領(lǐng)軍人才。開(kāi)展檔案管理碩士專(zhuān)業(yè)學(xué)位教育，建設(shè)一批“檔案工作實(shí)訓(xùn)基地”。深化檔案專(zhuān)業(yè)人員職稱(chēng)制度改革，突出品德能力業(yè)績(jī)。組建一支具有超強(qiáng)計(jì)算機(jī)操作能力、能夠熟練運(yùn)用高科技設(shè)備、熟悉檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才隊(duì)伍。

3.3 筑牢電子檔案安全屏障

檔案安全本質(zhì)上是政治安全，檔案管理的核心要義就是安全保管。電子檔案是新生事物，對(duì)其安全性問(wèn)題必須強(qiáng)化底線(xiàn)思維，絲毫不能放松。各級(jí)檔案部門(mén)要切實(shí)擔(dān)負(fù)起檔案安全特別是電子檔案安全的主體責(zé)任、領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任和監(jiān)管責(zé)任。檔案主管部門(mén)要加大監(jiān)督檢查力度，抓好安全保密宣傳教育，嚴(yán)肅查處檔案安全事故，以責(zé)任追究倒逼責(zé)任落實(shí)。要健全責(zé)任體系，完善安全風(fēng)險(xiǎn)管控機(jī)制，提高防范化解風(fēng)險(xiǎn)能力。要按照《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法》《檔案館應(yīng)急管理規(guī)范》《檔案館災(zāi)害防治工作指南》等，完善相關(guān)規(guī)章制度和應(yīng)急預(yù)案。要開(kāi)展經(jīng)常性安全隱患排查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題隱患建立臺(tái)賬、逐項(xiàng)整改，注重堵漏洞、強(qiáng)弱項(xiàng)，提高人防、物防、技防針對(duì)性。定期組織開(kāi)展應(yīng)急處置實(shí)戰(zhàn)演練，不斷提高應(yīng)急處置能力。同時(shí)，要嚴(yán)格按照國(guó)家等級(jí)保護(hù)和分級(jí)保護(hù)要求，加強(qiáng)對(duì)重要檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)工作，大力完善電子檔案相關(guān)配套的軟硬件設(shè)施，積極推進(jìn)自主可控環(huán)境下檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)。充分發(fā)揮檔案行業(yè)網(wǎng)絡(luò)與信息安全信息通報(bào)制度作用，提升各級(jí)檔案部門(mén)網(wǎng)絡(luò)安全態(tài)勢(shì)感知和應(yīng)急處置能力。

4 結(jié)語(yǔ)

電子檔案新生事物，是檔案的新形式，與信息化技術(shù)和潮流相適應(yīng)，盡管當(dāng)前其發(fā)展過(guò)程中仍存在一些突出問(wèn)題，但我們?nèi)砸獔?jiān)定發(fā)展電子檔案的信心和決心。各級(jí)檔案部門(mén)在國(guó)家統(tǒng)一部署下，通過(guò)強(qiáng)化檔案管理信息化的科學(xué)意識(shí)，牢固樹(shù)立檔案安全的底線(xiàn)思維，制定完善的管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才的隊(duì)伍建設(shè)，在技術(shù)更新帶動(dòng)下進(jìn)行電子檔案管理改進(jìn)與升級(jí)，我國(guó)將更快地實(shí)現(xiàn)電子檔案的廣泛普及，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。