數(shù)字化檔案開放鑒定工作的實(shí)踐與思考

韓瑛蕾

（青島市城陽區(qū)海洋發(fā)展局，山東 青島 266000）

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)速度逐漸加快。為有效的穩(wěn)定市場(chǎng)和諧穩(wěn)定的局面，國(guó)家單位必須制定有效的政策，并針對(duì)社會(huì)發(fā)展的各個(gè)方面調(diào)查分析，組織人員參與實(shí)踐，落實(shí)政務(wù)工作的方案。各區(qū)域政府單位所管轄的檔案館主要就是負(fù)責(zé)將本地的政務(wù)信息有效存儲(chǔ)和館藏，從而確保政務(wù)工作有可探查和對(duì)照的依據(jù)，為相關(guān)政務(wù)工作作出合理性評(píng)價(jià)。然而隨著時(shí)代變化，政務(wù)工作量逐漸擴(kuò)大，且因?yàn)殚_展政務(wù)工作的人員活動(dòng)變得復(fù)雜，從而需要檔案館全方位的考量政務(wù)信息，不能再按照傳統(tǒng)的工作模式整理檔案，而應(yīng)保持敏銳的分析能力，對(duì)政務(wù)信息的各部分內(nèi)容妥善處理和梳理出工作環(huán)節(jié)，使檔案變得真實(shí)可靠。數(shù)字化的引入滿足了這一條件，能幫檔案工作人員匹配檢索和數(shù)據(jù)分析功能，更快的將錯(cuò)誤和有漏洞的信息內(nèi)容排除，提升工作效率，從而消除單純對(duì)接檔案資料的弊端?，F(xiàn)如今，數(shù)字化檔案在鑒定方面有著一定效果,開放鑒定工作具有信息共享和實(shí)時(shí)傳達(dá)的功能，越來越受到重視。而當(dāng)前的開放鑒定工作卻仍然存在大量問題，必須予以解決。

1 數(shù)字化檔案開放鑒定工作實(shí)踐過程存在的不足

1.1 檔案開放鑒定時(shí)機(jī)比較單一滯后

雖然數(shù)字化檔案將傳統(tǒng)鑒定工作中的納入檔案的形成、進(jìn)館以及歸檔等流程能夠技術(shù)化的展現(xiàn)，使工作人員快速的處理，從而解決了以往分工不明確、人員調(diào)配困難的問題。但是數(shù)字化檔案在存檔和建立數(shù)據(jù)庫的過程中同樣需要專業(yè)人員進(jìn)行處理，而且要根據(jù)檔案進(jìn)館的時(shí)間及時(shí)更正和補(bǔ)充，并將大量的檔案以一定清晰的網(wǎng)格狀態(tài)呈現(xiàn)出來，從而能夠快速的開展鑒定工作。由于檔案鑒定并沒有納入這一流程，往往是人員建立了檔案數(shù)據(jù)庫許久再被要求開始鑒定，而且雖然開放鑒定需要工作人員將所有實(shí)時(shí)的政務(wù)信息都處理，但是這些政務(wù)信息與實(shí)際的聯(lián)系層次和重要性有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，因而需要工作人員以一定的順序展開鑒定。因此工作人員必須找到先鑒定的政務(wù)信息，再以此類推。即便工作人員之前已經(jīng)將政務(wù)信息分類存儲(chǔ)了，但是由于兩個(gè)問題，造成工作人員的鑒定開放工作相對(duì)滯后。

一是工作人員欠缺對(duì)各政務(wù)信息的人力調(diào)查和分析，對(duì)各歸檔信息并不熟悉，在分類和整理時(shí)沒有建立較為清晰的調(diào)配數(shù)據(jù)，在鑒定時(shí)需要花大量時(shí)間重新摸索。二是由于政務(wù)信息數(shù)量太多，且歸檔時(shí)間不一，而鑒定的時(shí)間又相對(duì)較晚，從而導(dǎo)致一些信息在沒有鑒定之前就被銷毀，使信息之間的序列性出現(xiàn)了缺口。雖然數(shù)字化檔案不像紙質(zhì)檔案需要銷毀紙質(zhì)材料，但是數(shù)字化設(shè)備的存儲(chǔ)量同樣會(huì)影響著操作速度的質(zhì)量，從而在一定時(shí)間內(nèi)不予保留[1]。盡管數(shù)字化檔案能夠借助搜素和修復(fù)工具將丟失的數(shù)據(jù)重新找回，但卻不夠完整，難以成為可行性的依據(jù)。同樣，雖然數(shù)字化檔案館可以利用數(shù)據(jù)的特性，在鑒定的日期傳輸實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)，但是由于政務(wù)信息的內(nèi)容不一，有的政務(wù)信息在數(shù)字化處理鑒定中較快，有的卻因?yàn)閿?shù)據(jù)量較大因而鑒定較慢，從而造成本該第一順序鑒定的內(nèi)容卻因?yàn)閿?shù)據(jù)量較大而耗時(shí)較久，而解決這一問題就必須提前將這相對(duì)重要的鑒定信息通知檔案館，但是大多數(shù)單位人員并沒有提前通知檔案館人員。

1.2 檔案鑒定人員不足，難具備專業(yè)化水平

由于開放鑒定工作量日益增加，所需的鑒定人員也需要增加，而且必須具備數(shù)字化應(yīng)用的專業(yè)水平。由于館藏到期檔案數(shù)量不斷增多，更提出了新要求。雖然各級(jí)檔案館不斷加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)，能提升效率，但是每年到期需鑒定的檔案內(nèi)容也在逐年增加，增加了復(fù)雜性，導(dǎo)致檔案開放鑒定的數(shù)字化應(yīng)用模塊不斷增加。隨著時(shí)代的變化，開放鑒定的內(nèi)容也在拓展，不但要鑒定原有的內(nèi)容，還要鑒定政務(wù)信息內(nèi)容各部分的合理性以及人員在活動(dòng)中的情況是否精確，因而需要相關(guān)人員搜集和查閱有關(guān)政務(wù)信息開展全過程的價(jià)值內(nèi)容，不再是單純的拿到部門人員所給的信息進(jìn)行鑒定。尤其是區(qū)縣檔案館館藏量大，檔案內(nèi)容涉及面廣、專業(yè)性強(qiáng)，開放鑒定工作需要專人負(fù)責(zé)。但目前大部分區(qū)縣檔案館都未設(shè)置開放鑒定科室，缺少專職人員。雖然數(shù)字化檔案相比于紙質(zhì)檔案效率更快，但是很多檔案館由于編制的限制,專業(yè)工作人員本來就少，在接到開放鑒定的通知后帶有個(gè)人的主觀性，拖延處理和排列政務(wù)信息的工作，導(dǎo)致依然缺乏工作的實(shí)效性。

1.3 不夠規(guī)范到位檔案開放鑒定標(biāo)識(shí)

目前許多檔案館因?yàn)槿狈蛦挝蝗藛T就政務(wù)形成的情況交流溝通，缺少挖掘與政務(wù)信息相關(guān)資料的意識(shí)。這也就造成很多政務(wù)資料陷入同一種標(biāo)準(zhǔn)鑒定的困境，大多數(shù)部門單位將政務(wù)信息傳達(dá)給檔案館后，檔案館開放鑒定就意味著需要公開透明，但是公開透明并不等于公布，并不能完全將機(jī)密內(nèi)容共享和傳遞。但是檔案館人員沒有梳理清楚，導(dǎo)致許多檔案內(nèi)容僅僅是單一的采用了文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)，卻沒有圍繞著政務(wù)信息的價(jià)值資料確定政務(wù)信息的等級(jí)和可追溯的部門單位，因此在標(biāo)識(shí)中并沒有將所屬單位和明確的政務(wù)工作網(wǎng)站等元素引入，也沒有建立相關(guān)部門單位新聞的超鏈接，僅僅是將政務(wù)信息鑒定完成，這就造成很多可以查閱檔案的人員又將檔案重新傳輸?shù)狡渌胤?，促使部門單位的權(quán)利受到了損害。一般來說，檔案鑒定必須要將所有權(quán)這一要素確定，不能單純鑒定完就丟到一邊，由于數(shù)字化檔案借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳播更快且覆蓋面更廣，更需要注重合法權(quán)利的保護(hù)，必須健全和完善檔案開放鑒定的防護(hù)體系。由于這一塊法律和制度并沒有明確而規(guī)范的提出，也沒有形成一定的公知行為，因而絕不能忽視。

1.4 檔案數(shù)字化作用發(fā)揮不夠，開放工作效率較低

從一些檔案館應(yīng)用數(shù)字化平臺(tái)的過程來看，欠缺對(duì)數(shù)字化平臺(tái)的更新和養(yǎng)護(hù)，導(dǎo)致很多數(shù)字平臺(tái)根本難以支持大量檔案的鑒定工作。有的數(shù)字化平臺(tái)質(zhì)量差，造成接收數(shù)據(jù)和處理分析較慢，一旦業(yè)務(wù)量加大，就會(huì)導(dǎo)致卡頓的問題，延誤工作時(shí)間。有些數(shù)字化平臺(tái)在處理數(shù)據(jù)的功能上有著缺失，工作人員開展鑒定后面臨檔案題名三要素缺失和會(huì)議記錄議題不全等重要問題，往往還需要自行錄入，從而耽誤了時(shí)間。許多區(qū)縣檔案館并沒有真正投入固定成本在數(shù)字化檔案的制定工作上。

2 數(shù)字化檔案開放鑒定工作的具體策略

2.1 制定切實(shí)可行的工作標(biāo)準(zhǔn)，使政務(wù)工作與檔案無縫對(duì)接

開放數(shù)字化鑒定工作絕不僅僅是讓檔案館按部就班的鑒定內(nèi)容，而應(yīng)該讓檔案館具備開放的素養(yǎng)。主管部門應(yīng)當(dāng)提前將數(shù)字化檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和形式制定，督促檔案館的內(nèi)部完善數(shù)字化檔案資源整合和人員調(diào)配的組織形式，同時(shí)對(duì)每一階段所需鑒定的內(nèi)容都應(yīng)具備審慎的意識(shí)，以嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的態(tài)度對(duì)數(shù)字化鑒定應(yīng)具備的各要素明確，同時(shí)對(duì)鑒定應(yīng)達(dá)成的效果和目標(biāo)理解，能夠建立標(biāo)準(zhǔn)評(píng)估體系，應(yīng)該以序列和全面性的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)相關(guān)的檔案信息進(jìn)行思維上的補(bǔ)充和更正，從而能懂得利用數(shù)字化工具匹配其它資源核對(duì)和查驗(yàn)，為最終的鑒定結(jié)果提供更多可視化依據(jù)。因而，相關(guān)上級(jí)單位應(yīng)該以科學(xué)預(yù)案的方式將這一整套的行為文化標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)出來，讓檔案館的工作人員接受培訓(xùn)，對(duì)他們的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)提出要求，并且對(duì)數(shù)字化鑒定的結(jié)果與人員的獎(jiǎng)懲掛鉤，從而杜絕人員的隨意性。同時(shí)對(duì)數(shù)字化檔案技術(shù)引入的標(biāo)準(zhǔn)和投入成本的規(guī)劃，必須督促檔案館準(zhǔn)確的執(zhí)行，將開放鑒定工作落到實(shí)處。

部門單位必須明確宏觀調(diào)控的意識(shí)：首先，政務(wù)信息在傳達(dá)至檔案館時(shí)，需聯(lián)絡(luò)檔案館主管人員立即安排人手進(jìn)行鑒定。盡管數(shù)字化鑒定工作產(chǎn)生了效果，但是如果僅僅在內(nèi)部封閉式的鑒定，隨即將衍生的結(jié)果傳達(dá)和反饋，無法保證政務(wù)工作的信息正確性是公開透明的[2]。為推進(jìn)政務(wù)工作一體化的窗口機(jī)制，檔案館同樣應(yīng)該負(fù)有開放的屬性，將工作的流程落到實(shí)處，從而使政府單位的公信力增強(qiáng)。目前在檔案館內(nèi)部并沒有主動(dòng)開放檔案鑒定工作的意識(shí)，大部分工作人員為了降低工作難度，反而更傾向于將鑒定工作停留在封閉的狀態(tài)，不愿意開放和共享。而在政府單位方面又只能受限于一些國(guó)家政策，無法對(duì)開放鑒定工作提出更高要求。開放檔案本身就有著限制，必須是各級(jí)國(guó)家檔案館保存期限滿足了30年這一條件，才能予以開放，而且開放的主體只能是國(guó)家檔案館。在這種情況下，很多地方檔案館根本沒有權(quán)利開放檔案，也就無法將鑒定工作開放。因而，相關(guān)工作單位必須申請(qǐng)上級(jí)政府，對(duì)這一真實(shí)情況反映，并且尋找解決方法。其次，數(shù)字化檔案又有著無法比擬紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)，那便是數(shù)字化檔案要開放主要是借助數(shù)字化平臺(tái)傳輸和共享，但是數(shù)字化平臺(tái)數(shù)據(jù)同樣有泄露的風(fēng)險(xiǎn)，在開放鑒定的過程中容易因?yàn)閿?shù)據(jù)較多而操作不當(dāng)，因而產(chǎn)生保密信息流失的結(jié)果[3]。因此在數(shù)字化檔案開放鑒定的范圍標(biāo)定下，數(shù)字化檔案同樣需要開放某一部分，再陸續(xù)開放其他部分，從而保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)目刹僮餍裕瑯幽芗皶r(shí)對(duì)信息傳達(dá)過程檢驗(yàn)。主管單位應(yīng)該對(duì)檔案館人員的細(xì)節(jié)流程制定，也需具備數(shù)字化檔案鑒定的技能，從而能模擬出大量鑒定信息傳輸?shù)牧鞒?，示范性的建設(shè)數(shù)字化檔案實(shí)驗(yàn)基地，親自開發(fā)周期帶檔案館的人員進(jìn)入探討和交流成果。最后，雖然數(shù)字化檔案接收較快且分析和鑒定速度較平穩(wěn)，能夠在政務(wù)信息20個(gè)工作日之內(nèi)開放和公開，但是由于檔案館的工作模式并未有效改進(jìn)，檔案工作人員只是被動(dòng)的將信息導(dǎo)入數(shù)字化設(shè)備開展鑒定，并沒有對(duì)信息準(zhǔn)確的分析，從而在鑒定中缺乏多元角度的思維，依賴于技術(shù)鑒定，因而往往等到鑒定結(jié)果出來再予以開放，鑒定過程中卻并不進(jìn)行判斷。當(dāng)有些檔案牽扯到國(guó)家人員利益時(shí)，往往在這個(gè)過程中被相關(guān)人員重新調(diào)配和歸檔，控制起來利用，導(dǎo)致數(shù)字化鑒定雖然是開放了，但是開放鑒定的內(nèi)容并不健全和完備，失去了合理性和科學(xué)性。大部分工作人員本身缺乏開放意識(shí)，也沒有意識(shí)到開放鑒定的重要性，從而對(duì)相關(guān)人員的做法不置可否，甚至于在數(shù)字化鑒定時(shí)隨意的挑選幾份內(nèi)容鑒定，停留在形式化階段，并沒有真正的落實(shí)檔案鑒定開放工作。這些問題都導(dǎo)致檔案開放鑒定的結(jié)果與開放透明的政務(wù)目標(biāo)脫軌，難以真正實(shí)現(xiàn)目標(biāo)價(jià)值。必須將檔案鑒定全方位的開放特征打造出來，相關(guān)人員必須對(duì)所有參與傳達(dá)政務(wù)信息人員的素質(zhì)進(jìn)行提升，而且必須保證整套流程中不能有外人私自妨礙檔案鑒定流程，制定政策條例對(duì)這些行為作出規(guī)劃。

2.2 轉(zhuǎn)變思維，提高檔案開放率

檔案館工作人員的開放意識(shí)格外重要，數(shù)字化的引入只是促使人員工作效率有所提升，若停留在傳統(tǒng)的思維，就難以挖掘出數(shù)字化檔案鑒定的創(chuàng)新成果。在相關(guān)政策宣傳行為文化的同時(shí)，也需要將檔案館的開放屬性渲染出來，讓檔案館的人員能和社會(huì)大眾互動(dòng)。本身政務(wù)工作就是為了人民服務(wù)，因而部門單位竭力于打造光明政府和陽光窗口。由于傳統(tǒng)的視野下，檔案館欠缺發(fā)揮應(yīng)有的職能，沒有和公眾產(chǎn)生聯(lián)系，因而往往難以激發(fā)出責(zé)任感[4]。必須讓社會(huì)大眾有機(jī)會(huì)了解檔案館的實(shí)際價(jià)值，也要讓檔案館有機(jī)會(huì)實(shí)現(xiàn)更多的價(jià)值，才能使檔案館在開放鑒定的工作中愿意契合社會(huì)發(fā)展，從而對(duì)數(shù)字化平臺(tái)產(chǎn)生更多精神享受，拓展個(gè)人的開放視野，使數(shù)字化檔案的效果有效提升。

2.3 多措并舉，提高檔案開放工作效率與質(zhì)量

相應(yīng)單位必須意識(shí)到檔案館人手不足的情況，因此即便愿意開展培訓(xùn)，依然無法形成效果，因此必須擴(kuò)充人手，使檔案館的鑒定更加開放而科學(xué)。必須擴(kuò)充具備數(shù)字化先進(jìn)意識(shí)和專業(yè)技能的優(yōu)秀人才，并且成立組織，從而能夠保障標(biāo)準(zhǔn)目標(biāo)流程體系的制定，防止人手技能經(jīng)驗(yàn)不對(duì)等且工作分散帶來的矛盾。需要專門將開放鑒定這一工作引入專業(yè)教育和企業(yè)工作中，使相應(yīng)的高校檔案管理與企業(yè)檔案管理同樣具備鑒定意識(shí)，從而開設(shè)和推進(jìn)實(shí)踐課程體系的深化，從中培養(yǎng)專業(yè)對(duì)口的系統(tǒng)人才，使數(shù)字化檔案的鑒定工作更加快速。加強(qiáng)培訓(xùn)交流的力度，提升工作人員的專業(yè)能力。市級(jí)檔案部門定期開展開放鑒定的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，講授鑒定工作的最新要求，介紹先進(jìn)工作方法；區(qū)縣檔案館可邀請(qǐng)檔案行業(yè)專家傳授經(jīng)驗(yàn)、拓寬思路，多措并舉，逐步建立適應(yīng)數(shù)字化檔案事業(yè)發(fā)展需要的檔案鑒定專家隊(duì)伍。還應(yīng)加強(qiáng)館際間、同行間的交流。各級(jí)檔案館可定期組織館際之間的業(yè)務(wù)交流活動(dòng)，通過參觀、座談、學(xué)術(shù)研討等形式，使工作人員互通有無，取長(zhǎng)補(bǔ)短，不斷提升檔案開放鑒定工作水平。

2.4 不斷深化數(shù)字化融合進(jìn)程，摸索數(shù)字化檔案鑒定多元功能

一是摸索和利用計(jì)算機(jī)批量處理功能，對(duì)部分檔案進(jìn)行批量處理。為更方便、快捷地服務(wù)群眾，在館藏檔案數(shù)字化過程中，可建立若干個(gè)檔案專題數(shù)據(jù)庫，包括文書、房產(chǎn)、婚姻、知青、招工等[5]?？梢越柚鷶?shù)字化成果對(duì)這些專題數(shù)據(jù)庫中涉及個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行批量處理，全部鑒定為延期開放檔案，避免一件件鑒定，以節(jié)省時(shí)間，有效提高鑒定效率。二是探索開發(fā)計(jì)算機(jī)軟件，通過檢索敏感詞進(jìn)行初步篩選?？梢越梃b青島市檔案館的做法，開發(fā)軟件，設(shè)定敏感詞庫，對(duì)文件級(jí)目錄及數(shù)字化全文進(jìn)行檢索掃描，借助信息化手段進(jìn)行初步審查，再由工作人員進(jìn)行復(fù)核，確定開放還是延期。這樣既可以減少工作量，也可以大大提高工作效率和準(zhǔn)確率。

3 結(jié)語

綜上所述，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息技術(shù)也在不斷運(yùn)用，從而促使資源整合，提升檔案管理現(xiàn)代化水平。數(shù)字化的引入能提升檔案鑒定的效率，提升檔案信息化建設(shè)。檔案管理是各社會(huì)活動(dòng)中衡量標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)鍵部分，必須引起重視。檔案館的檔案鑒定工作直接對(duì)接著政府信息，需保證其準(zhǔn)確高效再公開，從而能幫助政府打造陽光窗口，提升檔案管理的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，更好地為民服務(wù)。