基于大數(shù)據(jù)的高校人事檔案信息化管理研究

茍麗華

（新疆輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院，新疆 烏魯木齊 830021）

一直以來人事檔案都是我國人事管理制度中尤為重要的組成部分，因為在人事檔案中詳細(xì)地記錄著每一位人員的基本情況、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、獎懲情況、個人能力以及任職情況等詳細(xì)信息，能夠起到非常重要的憑證和參考作用。而對于高校而言，因為學(xué)校內(nèi)部的人員結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，學(xué)科的種類也十分豐富，所以在展開人事檔案管理的過程中需要有專業(yè)的人員來對所有的檔案信息進行整理與歸檔，加上該工作不僅工作量非常大，工作內(nèi)容也復(fù)雜繁瑣，所以在高校人事檔案管理當(dāng)中構(gòu)建信息化管理體系是非常必要的，對于高校的檔案管理工作的開展也有著非常重要的現(xiàn)實意義。

1 大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校人事檔案信息化管理的必要性

1.1 能夠加強檔案信息檢索的有效性和準(zhǔn)確性

目前，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)在高校人事檔案中得到了廣泛地應(yīng)用，在高校內(nèi)構(gòu)建了完善的人事檔案管理體系，能夠在很大程度上為高校的檔案管理工作提供新的發(fā)展機遇。隨著高校人事制度的改革與優(yōu)化，導(dǎo)致人員的檔案信息數(shù)量十分龐大。由于人事檔案屬于個人學(xué)習(xí)和就業(yè)的重要依據(jù)，對于每一個人而言都是極為重要的。但是因紙質(zhì)的檔案資料不僅需要耗費大量的人力、物力和時間，還存在工作效率低的現(xiàn)象，而這樣的檔案管理工作根本無法滿足高校人事改革的發(fā)展需求，所以基于大數(shù)據(jù)之下應(yīng)該充分地借助大數(shù)據(jù)技術(shù)來構(gòu)建信息化的檔案管理系統(tǒng)，在提取完整個人信息的同時促進人事檔案管理工作的順利開展，既能夠更加全面地了解所有人的實際情況，還能夠提高高校的人事檔案管理水平[1]。

1.2 幫助高校向社會輸入更多的優(yōu)秀人才

在高校人事改革的過程中應(yīng)該構(gòu)建科學(xué)合理的機制為基礎(chǔ)，并為國家社會挖掘和培養(yǎng)更多優(yōu)秀的人才，最大限度地強化高校的信息化水平，促進高校人事檔案信息化管理人員的綜合素質(zhì)與能力。一般來說對于高校人事檔案信息化管理工作的開展而言，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠更好地對數(shù)據(jù)進行收集、整合與存檔，能夠最大限度地滿足高校對于人事檔案信息化管理的要求，從而為社會提供大量的優(yōu)秀人才。

2 基于大數(shù)據(jù)的高校人事檔案信息化管理具體應(yīng)用

2.1 大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校人事檔案信息化管理的應(yīng)用

2.1.1 信息采集

其實一直以來高校的人事檔案都是以紙質(zhì)的方式進行保存和管理的，導(dǎo)致在實際應(yīng)用過程中非常不便。而大數(shù)據(jù)及時的應(yīng)用則能夠在很大程度上提供高效人事檔案的采集效率和準(zhǔn)確性，還能夠在第一時間在計算機系統(tǒng)中進行準(zhǔn)確的標(biāo)注，為后續(xù)的檔案管理與應(yīng)用打下了堅實的基礎(chǔ)。

2.1.2 信息管理

就目前來說，高校的人事檔案管理工作效率非常低，主要原因就是紙質(zhì)的檔案管理因數(shù)據(jù)量較大，無論是整理存檔還是查詢應(yīng)用都非常困難，并且錯誤率相對較高。由于高校的人事檔案信息具備一定的復(fù)雜性，并且利用率相對較低，會在很大程度上對檔案信息的利用率造成極大影響[2]。所以大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用不僅能夠有效地改善這一問題，還能夠?qū)⑵渌邆涞膭討B(tài)性、集合性等特點充分地發(fā)揮出來，有效地明確了高校人事檔案管理的工作方向?；谟嬎銠C與云儲存等信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，不僅實現(xiàn)了人事檔案的信息化管理，也提升了檔案信息的全面性與清晰性。

2.2 高校人事檔案信息化管理中大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用

2.2.1 改變傳統(tǒng)觀念，構(gòu)建大數(shù)據(jù)平臺

在高校檔案管理過程中其目標(biāo)相對較小，但內(nèi)容全面，是高校管理現(xiàn)代化發(fā)展的典型代表。一方面，高校人事檔案管理者必須具備一定的責(zé)任感，能夠辨別檔案資料的真實性與完整性，必須要確保所有的資料都經(jīng)過核實后才能夠與相關(guān)職能部門構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，將所有的檔案信息全部錄入到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，例如：職位、姓名、年齡、民族等基礎(chǔ)信息，并進一步根據(jù)人事檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)進行編目分類存放，保證信息的查詢效率。另一方面，作為人事檔案管理人員必須要具備專業(yè)的技能與素質(zhì)，保證檔案管理的效率與質(zhì)量，這也是檔案信息化管理中尤為重要的一點[3]。因此高校檔案管理部門在安排相關(guān)管理人員時，需要對其學(xué)歷、年齡以及專業(yè)水平等內(nèi)容進行了解與考核，確保其能夠勝任這一工作，同時也要在管理期間定期對其展開專業(yè)培訓(xùn)，提高其檔案管理水平。

2.2.2 貫徹落實人事檔案數(shù)據(jù)化，形成大數(shù)據(jù)理念

實際上大數(shù)據(jù)技術(shù)就是海量數(shù)據(jù)的集合，并且具備數(shù)據(jù)量大、傳播速度快以及數(shù)據(jù)種類多等特征?；谏鐣l(fā)展的視角而言，大數(shù)據(jù)技術(shù)的能夠促進人類的思維的創(chuàng)新與發(fā)展，讓人們能夠更深層次地認(rèn)識并了解新世界，逐漸從原本的固態(tài)思維轉(zhuǎn)變?yōu)槿蒎e思維與總體思維。而大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用不僅促使獨立的數(shù)據(jù)庫之間建立良好的聯(lián)系，還在其形成連接的過程中產(chǎn)生更多的信息數(shù)據(jù)。

2.2.3 加強人事檔案的安全性，規(guī)避大數(shù)據(jù)

首先，高校人事檔案管理人員應(yīng)該充分地了解和掌握人事檔案大數(shù)據(jù)分析的所潛在的風(fēng)險并展開有針對的防范。切勿在尚未了解情況的前提下盲目地應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，否則大數(shù)據(jù)作用不僅得不到發(fā)揮，還會導(dǎo)致對數(shù)據(jù)資料的核心掌控出現(xiàn)偏差。另外，檔案管理人員不應(yīng)該較為盲目地去信任大數(shù)據(jù)技術(shù)，而直接忽視了技術(shù)本身所存在的問題，而是應(yīng)該全面、徹底地去了解和認(rèn)識大數(shù)據(jù)技術(shù)，并能夠在人事檔案管理中進行妥善的應(yīng)用[4]。在實際管理的過程中應(yīng)該緊緊圍繞著人事檔案信息化目標(biāo)進行工作，并形成完善的風(fēng)險預(yù)警機制。將高校人事檔案數(shù)字資源風(fēng)險所帶來的風(fēng)險進行全面消除，從而實現(xiàn)提高人事檔案管理的效率。

其次，防止人事檔案管理數(shù)據(jù)資源流失與泄露風(fēng)險。因為在展開信息數(shù)據(jù)采集的過程中并無法提前預(yù)知到檔案信息的使用環(huán)境，所以在完成數(shù)據(jù)化目標(biāo)后為了能夠確保數(shù)據(jù)使用的安全性與合理性，高校人事檔案管理部門應(yīng)該對此工作提起高度重視，在信息資源開發(fā)和利用的過程中進行妥善處理，為高校后續(xù)的人事檔案管理奠定良好的基礎(chǔ)。

3 結(jié)論

總而言之，大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校人事檔案信息化管理中的應(yīng)用不僅是適應(yīng)時代發(fā)展的重要手段，更是提高檔案管理質(zhì)量與效率的重要舉措。所以高校方面應(yīng)該科學(xué)合理地認(rèn)識和使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，促進高校人事檔案信息化管理工作能夠變得更加靈活有效，將大數(shù)據(jù)所具備的全部優(yōu)勢與作用充分地在高校教育中展現(xiàn)出來，推動高校人事檔案管理工作的穩(wěn)健有序開展。