高校檔案管理信息化創(chuàng)新探討

趙夢(mèng)琪

（廣西警察學(xué)院檔案館，廣西 南寧 530000）

我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技水平日益提高，檔案管理的效果與單位工作效率有著緊密而直接的聯(lián)系，對(duì)單位的發(fā)展也意義深遠(yuǎn)，這就對(duì)檔案管理工作的要求更加嚴(yán)格。高校也不例外。但是，高校檔案管理本身是一件繁瑣而無趣的細(xì)節(jié)性工作，怎樣更加有效地進(jìn)行高校檔案管理常常是困擾檔案工作人員的難題。在這種趨勢(shì)下，檔案管理工作的規(guī)范化、程序化、精細(xì)化成為提高單位管理水平和管理效果的重中之重。我國(guó)科技信息技術(shù)快速發(fā)展，相關(guān)檔案的高層管理人員逐漸意識(shí)到這將是提高檔案管理工作水平和管理效果的重要契機(jī)。如今，在檔案管理信息化的潮流下對(duì)于高校檔案管理的安全指數(shù)的檢測(cè)并沒有明確的指標(biāo)。隨著檔案管理的程序化，高校的檔案管理是否足夠安全，檔案管理的有關(guān)數(shù)據(jù)信息是否精確，成為如今高校檔案管理工作的重點(diǎn)，保證高校檔案管理安全是高校檔案工作人員的首要任務(wù)。但是，相比于世界上其他發(fā)達(dá)國(guó)家，在高校檔案管理工作的制度保障上，我國(guó)的有關(guān)經(jīng)驗(yàn)非常缺乏。同時(shí)，其他行業(yè)的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)由于領(lǐng)域差別以及工作特征的不同并不適于被高校檔案管理工作所借鑒。所以，這就造成了目前盡管我國(guó)科技信息水平不斷提高，高校檔案安全管理體制機(jī)制卻存在嚴(yán)重不足的問題。為了更加切實(shí)有效地處理好這些問題，我們應(yīng)當(dāng)更加注重吸收和借鑒世界各國(guó)、各地區(qū)的檔案數(shù)據(jù)信息安全保障體制機(jī)制的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)，結(jié)合我國(guó)的實(shí)際情況，更好地利用科學(xué)信息技術(shù)處理好高校檔案管理工作。

1 信息化條件下高校檔案管理概述

隨著我國(guó)科學(xué)信息技術(shù)的快速發(fā)展和不斷創(chuàng)新，檔案管理部門也更加重視檔案數(shù)據(jù)信息管理的規(guī)范、精準(zhǔn)、高效，而檔案的規(guī)范化、精細(xì)化管理也成為高校檔案管理工作的重要內(nèi)容。檔案數(shù)據(jù)管理信息化、規(guī)范化對(duì)于整體管理水平的提高有著不可忽視的作用，并且也將使得高校檔案管理體系更加完善，提高單位的整體管理水平和管理效率。這種管理工作規(guī)范化、信息化也是目前我國(guó)整體檔案管理的一大趨勢(shì)，同時(shí)，也可以更為高效地檢查和調(diào)取檔案信息，提高單位的工作效率。

2 信息化條件下高校檔案管理工作中的問題

第一，高校檔案管理工作人員的工作能力不足。如今，我國(guó)多數(shù)高校的檔案管理人員大都是缺少工作培訓(xùn)的。有些高校檔案管理人員甚至于工作前從未接觸過相關(guān)管理工作。這些工作人員在信息化的背景下，將更難適應(yīng)高校檔案管理工作的要求。并且，不排除一些高校檔案管理人員是身兼數(shù)職的。這樣的情況下，檔案管理人員本身就缺乏檔案管理工作能力，加之其不能完全投身于檔案管理中，那么必然導(dǎo)致在高校檔案管理工作中出現(xiàn)質(zhì)量問題。

第二，高校對(duì)檔案工作缺乏重視。一些高校在基礎(chǔ)建設(shè)、經(jīng)費(fèi)投入以及人員配備上對(duì)檔案工作不夠重視，認(rèn)為高校的檔案工作就是收檔和查閱，工作沒有什么含金量，這就導(dǎo)致高校的檔案管理缺乏物資和精神方面的支持，甚至有些高校沒有設(shè)置專門獨(dú)立的檔案館，這就使得高校檔案的服務(wù)功能沒有得到最大的發(fā)揮，檔案使用率和利用率不高，高校檔案資源的開發(fā)更是無從談起。

第三，高校檔案工作缺乏規(guī)范和精準(zhǔn)。規(guī)范化和精確化是高校檔案管理水平重要指標(biāo)，伴隨著科學(xué)信息技術(shù)的快速發(fā)展和不斷創(chuàng)新，高校檔案管理的首要要求就是規(guī)范和精準(zhǔn)，規(guī)范要求標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一。數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息必須給予其統(tǒng)一標(biāo)注，防止有關(guān)數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤。假如高校檔案管理中工作出現(xiàn)較大區(qū)別，缺乏統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)，則會(huì)直接影響到后續(xù)檔案的查閱使用，給檔案的利用帶來不便。

第四，高校檔案管理制度的不完善。高校的檔案管理人員缺乏對(duì)該工作的重視，對(duì)檔案管理工作的要求只存在模糊的感性認(rèn)識(shí)，能在實(shí)踐中做到規(guī)范化管理的非常少。加之高校在檔案方面的投入和重視不夠，導(dǎo)致高校的檔案管理體制機(jī)制不夠健全。

3 信息化條件下高校檔案管理工作的創(chuàng)新

隨著科學(xué)信息技術(shù)較為快速的發(fā)展和不斷創(chuàng)新，高校正在進(jìn)行檔案管理工作的變革，高校應(yīng)從數(shù)據(jù)檔案本身存在的缺點(diǎn)和不足出發(fā)，進(jìn)行有關(guān)的數(shù)據(jù)信息管理、調(diào)取、檢驗(yàn)等方面的分析研究，進(jìn)而才能更為有效地實(shí)現(xiàn)信息化條件下檔案管理工作的改革。這些創(chuàng)新和完善應(yīng)當(dāng)以信息化條件下高校檔案管理的現(xiàn)實(shí)狀況和基本理念為起點(diǎn)，明確最初的檔案管理改革目標(biāo)，推進(jìn)改革工作的開展。

3.1 提高管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案數(shù)據(jù)信息復(fù)雜，為了便于調(diào)取查閱，需要電子信息查詢技術(shù)的輔助。為了適應(yīng)高校網(wǎng)絡(luò)信息化的趨勢(shì)，建立與之相匹配的整體操作系統(tǒng)，比如檔案的數(shù)據(jù)信息庫(kù)，便于檔案管理工作的進(jìn)行。與此同時(shí)，必須加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)歸檔分類處理，保證檔案都可以通過電子系統(tǒng)進(jìn)行查詢，加強(qiáng)檔案借閱登記等程序的管理，提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平。高校是教育和培養(yǎng)高素質(zhì)專業(yè)人才的基地，高校內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)信息直接關(guān)系到學(xué)校的教育事業(yè)發(fā)展，所以，高校必須高度重視檔案管理工作。隨著科學(xué)信息技術(shù)較為快速的發(fā)展和不斷創(chuàng)新，高校的管理標(biāo)準(zhǔn)也隨之不斷提高。在高校的檔案管理工作中，必須堅(jiān)持具體問題具體分析的原則，高校檔案管理工作的開展需要體制機(jī)制改革對(duì)其進(jìn)行的引導(dǎo)，以往的管理模式不再適應(yīng)社會(huì)和高校的發(fā)展需要，因此，必須將現(xiàn)代信息技術(shù)融入檔案管理過程中，促進(jìn)機(jī)制改革創(chuàng)新，推動(dòng)管理模式優(yōu)化升級(jí)，提高高校的教育水平與教育質(zhì)量。

在信息化建設(shè)過程中，必須加強(qiáng)安全意識(shí)，完善高校檔案管理責(zé)任制，加強(qiáng)管理人員的責(zé)任感，實(shí)現(xiàn)有權(quán)必有責(zé)。在有關(guān)高校檔案安全管理的法律問題上，國(guó)家教育部做出了有關(guān)高校檔案管理方法的指示。然而，每個(gè)高校的實(shí)際情況不同，檔案管理工作存在差異，并且全國(guó)各地的執(zhí)行方式和程序存在區(qū)別，所以還需要細(xì)化相關(guān)法律法規(guī)的制定內(nèi)容，因地制宜。以法律的形式指導(dǎo)、制約高校檔案管理工作，將有利于信息化趨勢(shì)下高校檔案的有效管理。

3.2 高校內(nèi)部監(jiān)督制度的建立

在信息化條件下，高校檔案管理工作存在許多問題，高校的監(jiān)督流于形式，通常是其他部門組織的常規(guī)檢查。這種監(jiān)督方式無法對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效的監(jiān)督，使得有關(guān)的監(jiān)督和管理活動(dòng)流于形式。因此，高校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)信息化條件下檔案管理工作的監(jiān)督，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行明確劃分，職責(zé)落實(shí)到個(gè)人，明確每個(gè)檔案管理人員的責(zé)任，使檔案能在有效的監(jiān)管下被有效管理和歸類。另外，高校檔案管理的監(jiān)督必須提前進(jìn)行計(jì)劃，防止工作中出現(xiàn)推諉的現(xiàn)象，減少工作中出現(xiàn)的漏洞，加強(qiáng)高校檔案數(shù)據(jù)安全保障管理制度的完善，提高檔案管理工作的水平。

3.3 提高高校檔案管理人員工作能力

在信息化條件下，高校檔案管理中的問題，從某種程度上也源于信息化條件下高校內(nèi)部檔案管理工作人員工作能力不足，自身素質(zhì)不高。以往，高校的檔案數(shù)據(jù)管理工作并未得到充分的關(guān)注和保障，高校檔案的管理人員工作素質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)也未明確。隨著高校檔案數(shù)據(jù)越來越多，以及科學(xué)信息技術(shù)較為快速的發(fā)展和不斷創(chuàng)新，現(xiàn)有高校檔案管理工作人員工作水平和管理能力便難以適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案管理工作。所以，優(yōu)化高校檔案管理人員的培訓(xùn)和考核制度十分重要，必須予以足夠的重視。第一，要轉(zhuǎn)變高校檔案管理人員的思想理念。盡量將檔案予以開放，提高管理水平和質(zhì)量，優(yōu)化管理工作流程，強(qiáng)化工作人員的檔案管理安全意識(shí)，形成良好的工作環(huán)境。第二，以培訓(xùn)的方式，強(qiáng)化高校檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)操作水平，增強(qiáng)工作人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)知識(shí)的了解，提高工作能力。第三，增加實(shí)踐機(jī)會(huì)，幫助高校檔案管理人員進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的有效分類。加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的研究，找出工作中存在的不足之處，采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，提高檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值，改善高校的創(chuàng)新和發(fā)展環(huán)境，促進(jìn)高校檔案數(shù)據(jù)管理工作的開展和創(chuàng)新。高校檔案管理人員還應(yīng)注重工作人員的隊(duì)伍建設(shè)，強(qiáng)化對(duì)高校檔案數(shù)據(jù)安全管理的宣傳，提高高校檔案管理水平。

3.4 重視計(jì)算機(jī)技術(shù)加密處理

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子信息技術(shù)早已運(yùn)用到檔案管理工作之中，在給人們帶來方便、快捷諸多好處的同時(shí)，也出現(xiàn)了一些和網(wǎng)絡(luò)有關(guān)的安全問題。在此情況之下，加密處理便成了目前防范信息泄露的有效辦法，而怎樣更好地使用加密手段及技術(shù)就成了專業(yè)人員急需考慮好的問題。就傳統(tǒng)的加密信息技術(shù)來講，在使用過程中會(huì)產(chǎn)生一定的應(yīng)用問題，比如在處理數(shù)據(jù)之前，必須對(duì)有關(guān)數(shù)據(jù)實(shí)行解碼，這樣才能進(jìn)行加密信息的處理，但這樣做就給黑客攻擊以及病毒闖入創(chuàng)造了機(jī)會(huì)。面對(duì)這種現(xiàn)狀，要求相關(guān)人員更好地去進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全的管理工作，例如按照網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定使用網(wǎng)絡(luò)，逐步完善本單位的網(wǎng)絡(luò)安全管理制度。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全培訓(xùn)。

3.5 樹立高校檔案管理新理念

信息技術(shù)的快速發(fā)展加快了高校檔案管理工作的前進(jìn)步伐，給檔案管理以數(shù)字信息技術(shù)幫助，破除陳規(guī)，共同進(jìn)步，最首要的是樹立管理新觀念，提升數(shù)字化檔案管理水平，使管理質(zhì)量不斷提高。管理者要認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)高校發(fā)展的重要性及迫切性，自覺去查找工作中存在的突出問題，全面、系統(tǒng)地完成數(shù)據(jù)整體任務(wù)。高校要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行多方面培訓(xùn)，必要時(shí)可以請(qǐng)專家來?，F(xiàn)場(chǎng)教學(xué)，不僅要傳授業(yè)務(wù)方面的知識(shí)和工作技能，強(qiáng)化高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，更要幫助其看清當(dāng)前形勢(shì)，從內(nèi)心深處真正意識(shí)到觀念轉(zhuǎn)變的重要性，產(chǎn)生認(rèn)同感、壓迫感，從而將全部精力投入到信息化建設(shè)上。并在此基礎(chǔ)上增強(qiáng)工作責(zé)任心，鼓勵(lì)其在本職崗位上勤勤懇懇，踏踏實(shí)實(shí)，把高校檔案管理做得更加出色。

3.6 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

應(yīng)高校辦學(xué)及未來發(fā)展需要，抓住數(shù)據(jù)資源庫(kù)特點(diǎn)，增大增強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)的力度。從收檔工作開始，就要對(duì)各收錄對(duì)象按類別給予科學(xué)、規(guī)范的裝訂、入柜。與此同時(shí)，特別要加強(qiáng)特藏柜、監(jiān)視器等高科技設(shè)備以及自動(dòng)消防設(shè)施的配置，設(shè)置報(bào)警系統(tǒng)，給檔案庫(kù)房建設(shè)提供最基礎(chǔ)的保障和最大的支持，使其最大程度地滿足規(guī)范化檔案管理工作的要求。明確檔案管理工作的基本原則，適應(yīng)高校檔案管理發(fā)展潮流，加大相關(guān)管理設(shè)施的資金投入，為檔案管理工作發(fā)展提供資金支持，確保高校檔案服務(wù)工作能夠高質(zhì)量完成 。在信息化背景之下，高校檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)重點(diǎn)也應(yīng)當(dāng)集中在信息化設(shè)備的建設(shè)方面，結(jié)合現(xiàn)階段高校檔案管理信息化發(fā)展趨勢(shì)的基本要求，高校一方面要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的構(gòu)建，將檔案管理系統(tǒng)與校園網(wǎng)絡(luò)相互連接，為學(xué)生、教師提供便捷的檔案資料查詢服務(wù)，另一方面則需要重視基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)，包括計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)、安全系統(tǒng)等，保證硬件設(shè)備的充足性與先進(jìn)性，為進(jìn)一步加快信息化建設(shè)速度奠定良好的基礎(chǔ)條件。

3.7 運(yùn)用數(shù)字檔案技術(shù)

高校檔案管理是個(gè)系統(tǒng)化的工程，實(shí)際開展起來遠(yuǎn)沒有想象的那樣簡(jiǎn)單，常常受到資金、人力等主客觀因素的制約，造成管理水平低下、功能效果差等不良情況發(fā)生，影響高校檔案管理質(zhì)量的迅速提高。高校檔案管理主要有收集、儲(chǔ)存和調(diào)取等幾個(gè)內(nèi)容。傳統(tǒng)的管理方法中對(duì)資料的收集整理要依靠大量的人力，這就不可避免地帶來一些這樣或那樣的人為錯(cuò)誤因素，造成工作不順利，質(zhì)量不高，使用率低下，服務(wù)性不強(qiáng)的后果。而先進(jìn)信息技術(shù)的進(jìn)入，將極大地改善以往管理工作上的缺點(diǎn)，尤其是管理人員工作和管理效果方面的優(yōu)點(diǎn)，更是以往管理方式根本無法做到的，這在如下方面能夠很好地體現(xiàn)出來：一是引進(jìn)信息化技術(shù)加大檔案館管理水平。檔案管理人員一定要及時(shí)把高校發(fā)展產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)科學(xué)、系統(tǒng)地整理，調(diào)動(dòng)主觀能動(dòng)性，積極歡迎對(duì)此感興趣或擅長(zhǎng)此項(xiàng)工作的師生和部門積極參與。認(rèn)真嚴(yán)格地審查所有資料，只有審查合格的資料才能進(jìn)行歸檔。信息化技術(shù)的使用，減少了工作時(shí)間，使得檔案資料的科學(xué)性和成效性大幅度提升。特別是師生和一些部門的積極參與，對(duì)彌補(bǔ)工作不足，促進(jìn)高校檔案管理未來發(fā)展方向的制定提供了有效地幫助。二是借助數(shù)字化技術(shù)管理，方便了本校畢業(yè)生資料的存儲(chǔ)和調(diào)出，減少了檔案資料丟失等嚴(yán)重情況的發(fā)生。高校檔案管理人員使用電子信息技術(shù)，在畢業(yè)生的一些證件上，通過二維碼的形式獲悉該生的檔案材料，這樣不但信息的精準(zhǔn)性更高，而且更方便快捷。要想保證資料信息的完整性及安全性，一定要加強(qiáng)對(duì)信息入口密碼的設(shè)置，盡量要求字碼科學(xué)化、系統(tǒng)化。特別是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境極其開放的大背景下，為了防止病毒和黑客進(jìn)入，還要加強(qiáng)防火墻等安全技術(shù)的高效利用。在優(yōu)化高校檔案信息化管理體制機(jī)制時(shí)，必須建立統(tǒng)一的電子數(shù)據(jù)信息庫(kù)，便于數(shù)據(jù)信息的檢索和使用。

4 結(jié)語

高校檔案管理的信息化建設(shè)，一定程度達(dá)到了高校檔案管理發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)了高校檔案管理的系統(tǒng)性和規(guī)范性。因此新形勢(shì)下的高校檔案管理工作對(duì)管理人員的工作素養(yǎng)及檔案館的管理方式等方面提出了更加嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。為此，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，大力加強(qiáng)高校檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)，是高校檔案管理創(chuàng)新最明了的奮斗目標(biāo)。同時(shí)處理好管理人員專業(yè)素養(yǎng)和管理模式落后等問題，更是為高校檔案管理工作向現(xiàn)代化、信息化發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。