事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題

曾善會(huì)

（東營(yíng)市勝利教育管理中心，山東 東營(yíng) 257091）

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的來臨給社會(huì)發(fā)展帶來了巨大機(jī)遇，其大容量、迅速、便捷、移動(dòng)化的特點(diǎn)給各行各業(yè)的發(fā)展提供了新的契機(jī)。各級(jí)事業(yè)單位是我國社會(huì)行業(yè)的重要組成部分，它具有深厚的官方背景，同時(shí)也具有社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的重要特征。事業(yè)單位的檔案信息建設(shè)工作在事業(yè)單位的整體發(fā)展中占據(jù)重要地位，檔案管理工作應(yīng)該充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)提供的有利機(jī)遇，提升檔案工作的信息化建設(shè)與系統(tǒng)化建設(shè)，進(jìn)而提高工作效率，為事業(yè)單位的發(fā)展助力。

1 檔案管理信息化建設(shè)的必要性

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代各種信息泛濫，如何實(shí)現(xiàn)資料信息的有效管理與系統(tǒng)化運(yùn)作成為必須重視的問題。各事業(yè)單位擁有龐大的運(yùn)作體系，人員組成豐富，其工作涉及大量的人事資料、工作資料、會(huì)議記錄等工作文件，甚至涉及重要的保密文件，因而如何使用這些資料得到有效管理成為當(dāng)下的重要議題。檔案管理信息化指充分利用互聯(lián)網(wǎng)以及新興技術(shù)的有力優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)工作的便捷化與高效化。一方面，它能夠?qū)崿F(xiàn)資料的長(zhǎng)久保存，且可以無限增加文件的存儲(chǔ)數(shù)量，而傳統(tǒng)檔案管理使用的紙質(zhì)文件極易受到環(huán)境因素而損壞[1]。另一方面，也能便于工作人員對(duì)檔案的快捷查詢，利用強(qiáng)大便利的檢索系統(tǒng)，能夠快速定位目標(biāo)文件，省去傳統(tǒng)的手工翻閱查詢步驟，提高了工作人員的工作效率，實(shí)現(xiàn)了人力物力資源的合理優(yōu)化配置。傳統(tǒng)的檔案管理模式亟待革新，這是行業(yè)發(fā)展的需求，也是檔案工作應(yīng)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代各種挑戰(zhàn)的必要之舉。相關(guān)事業(yè)單位必須對(duì)建設(shè)新型檔案管理機(jī)制予以重視，并做出實(shí)質(zhì)性的推動(dòng)舉措，以便提升事業(yè)單位自身的工作效能。

2 當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)的不足

1）體系建設(shè)不充分，缺乏監(jiān)督機(jī)制。從當(dāng)前的發(fā)展現(xiàn)狀來看，不少事業(yè)單位已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了檔案管理信息化建設(shè)的必要性與迫切性，也進(jìn)行了一些信息化建設(shè)的舉措。但是，部分單位卻將這種信息化建設(shè)簡(jiǎn)單地理解為利用互聯(lián)網(wǎng)存儲(chǔ)相關(guān)數(shù)據(jù)[2]，而沒有意識(shí)到更深層次的價(jià)值，沒有看到檔案管理信息化建設(shè)所蘊(yùn)含的系統(tǒng)性。此外，不少單位將檔案管理工作僅僅交由相關(guān)工作人員處理，沒有形成規(guī)范的內(nèi)外監(jiān)督機(jī)制，這給檔案信息的安全性與準(zhǔn)確性帶來了巨大隱患。建立完善的內(nèi)外監(jiān)督機(jī)制能極大保證檔案管理工作的安全性與準(zhǔn)確性，能提升相關(guān)工作人員的工作責(zé)任感，消除因監(jiān)督機(jī)制不足而帶來的風(fēng)險(xiǎn)與挑戰(zhàn)。

2）技術(shù)能力欠缺，復(fù)合人才缺口明顯。目前在事業(yè)單位從事檔案管理工作的人員大多來自人文社會(huì)科學(xué)領(lǐng)域，而檔案管理信息化建設(shè)工作不僅僅基于傳統(tǒng)的人文背景，還要兼顧互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域的知識(shí)背景。不可否認(rèn)的是，擁有人文社會(huì)科學(xué)領(lǐng)域知識(shí)背景的人員能夠更加熟悉該職業(yè)的基本知識(shí)與基礎(chǔ)技能，但是職業(yè)發(fā)展必須與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)于人才能力的需求也要不斷變化，兼顧檔案管理與計(jì)算機(jī)背景的人才能更加適應(yīng)工作要求，才能更好地服務(wù)于檔案管理工作。沒有計(jì)算機(jī)能力與數(shù)字化管理能力與經(jīng)驗(yàn)的人難以勝任信息時(shí)代的檔案管理工作，因而，解決能力缺陷問題，培養(yǎng)復(fù)合型人才成為當(dāng)前的重要任務(wù)。

3）數(shù)據(jù)安全威脅大，安全防范機(jī)制缺乏。檔案管理信息化建設(shè)依賴于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)所提供的保障，單位的各種信息都被轉(zhuǎn)移到了互聯(lián)網(wǎng)上實(shí)行統(tǒng)一化管理。然而，隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的不斷發(fā)展，近年來出現(xiàn)了不少破壞力極強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)病毒，這對(duì)單位的檔案信息安全帶來了巨大的安全問題。在這方面，對(duì)數(shù)據(jù)安全的關(guān)注沒有得到有效重視，也沒有廣泛地建立起一套應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的機(jī)制與措施。數(shù)據(jù)信息安全對(duì)于事業(yè)單位而言至關(guān)重要，關(guān)鍵信息的泄露將會(huì)給事業(yè)單位自身以及社會(huì)帶來難以估量的危害。針對(duì)信息安全問題必須引起相關(guān)部門的高度重視，制定一系列應(yīng)對(duì)措施，提升檔案管理人員對(duì)信息的安全防范意識(shí)，并實(shí)施必要的保護(hù)舉措，使檔案管理信息化建設(shè)更加良性地發(fā)展。

3 檔案管理信息化建設(shè)的路徑探析

1）建設(shè)內(nèi)外監(jiān)督機(jī)制，完善現(xiàn)有工作制度。事業(yè)單位要在單位內(nèi)部建立一套監(jiān)督隊(duì)伍，對(duì)相關(guān)工作人員的工作過程和成果進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)估，規(guī)范檔案管理工作的開展。在社會(huì)上，也要鼓勵(lì)廣大社會(huì)公眾對(duì)部分可以公開的非機(jī)密資料的管理工作進(jìn)行監(jiān)督[3]。內(nèi)部與外部監(jiān)督機(jī)制的有效配合與實(shí)施能最大限度地保證檔案管理工作的有效開展。此外，在開展檔案管理信息化建設(shè)的背景下，要建立完善的工作制度，委派專人負(fù)責(zé)相關(guān)工作，實(shí)行職責(zé)到人制度可以提升人員的工作責(zé)任感與工作效率。

2）強(qiáng)化計(jì)算機(jī)能力，革新人員知識(shí)體系。計(jì)算機(jī)能力與素養(yǎng)是檔案管理信息化建設(shè)給該職業(yè)的工作人員提出的重要要求。僅僅具備傳統(tǒng)的檔案管理能力已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)前工作的需求，要想更好地適應(yīng)工作要求就必須要做出改變。各事業(yè)單位在人才培育上可以提供更多學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)的實(shí)踐機(jī)會(huì)，鼓勵(lì)員工樹立互聯(lián)網(wǎng)思維，不斷更新自己的知識(shí)體系，實(shí)現(xiàn)自身能力的新突破。要注意的是，計(jì)算機(jī)能力的培養(yǎng)與傳統(tǒng)的檔案管理能力都要重視，不能過于偏袒任何一方，始終保持兩者的協(xié)調(diào)發(fā)展。此外，事業(yè)單位在招聘檔案管理人員時(shí)可以側(cè)重招收具有計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)背景的人員，有他們的加入將能更好地推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的不斷進(jìn)步。

3）提升信息安全意識(shí)，加強(qiáng)技術(shù)研發(fā)。數(shù)據(jù)安全意識(shí)是檔案管理信息化建設(shè)必須予以重視的關(guān)鍵問題。信息泄露所帶來的危害是難以估量的，因此要率先建立起一套安防系統(tǒng)。可以與可靠權(quán)威的大型技術(shù)提供方進(jìn)行合作，開發(fā)安全可靠的信息管理平臺(tái)，并設(shè)置專門崗位進(jìn)行信息安全的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)。國家重要的事業(yè)單位可以在能力范圍內(nèi)組建自有的技術(shù)團(tuán)隊(duì)，打造自己的檔案管理平臺(tái)，這樣更能保證信息資料的安全性。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的安全隱患可能隨時(shí)發(fā)生，沒有一套完善的安全防范機(jī)制將會(huì)給事業(yè)單位的發(fā)展帶來巨大威脅。

4）提升檔案管理地位，實(shí)施資金傾斜。檔案工作往往在不少單位被忽視，對(duì)于檔案管理工作的人力物力投入也明顯缺乏。檔案工作的地位應(yīng)該得到提升，尤其是在信息化建設(shè)背景下，各級(jí)單位要認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位整體發(fā)展與正常運(yùn)行的重要作用。在資金方面，要加強(qiáng)投入，實(shí)施資金傾斜舉措，更新檔案管理工作所需要的軟硬件設(shè)備。同時(shí)，適當(dāng)提高檔案工作者的工作待遇，進(jìn)而更好地提升人員的工作積極性與認(rèn)同感。檔案描繪了一個(gè)單位的過去與當(dāng)下，記錄著工作歷程，指導(dǎo)著后續(xù)的工作進(jìn)展。重視檔案工作是事業(yè)單位必須恪守的準(zhǔn)則。

4 結(jié)語

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，各種新興技術(shù)不斷滲透到各行各業(yè)，事業(yè)單位的檔案管理工作也要借力互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)自身的信息化建設(shè)，突破以往傳統(tǒng)檔案工作的局限性。檔案管理信息化建設(shè)是不可逆轉(zhuǎn)的必然趨勢(shì)，各事業(yè)單位要積極推進(jìn)相關(guān)的建設(shè)舉措。注重培養(yǎng)工作人員的計(jì)算機(jī)能力與素養(yǎng)是檔案管理信息化建設(shè)的基本要求，警惕網(wǎng)絡(luò)病毒對(duì)檔案信息可能帶來的威脅也要予以重視。檔案管理看似是一項(xiàng)平凡的工作，實(shí)際上承載的是事業(yè)單位的整個(gè)運(yùn)作體系，有著不可替代的地位與作用。新形勢(shì)下檔案管理工作面臨諸多挑戰(zhàn)，各事業(yè)單位需要積極推進(jìn)該崗位的信息化建設(shè)，建立完善成熟的工作體系，從而服務(wù)于事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。