新時(shí)代信息數(shù)據(jù)化背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新思考研究

汪林林

（山東省濟(jì)寧市魚臺(tái)縣張黃鎮(zhèn)鹿洼煤礦，山東 濟(jì)寧 272000）

在新時(shí)代信息數(shù)據(jù)化背景下，信息資源發(fā)揮著重要的作用。企業(yè)需要加強(qiáng)管理信息資源，才可以實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。企業(yè)檔案管理工作發(fā)揮著重要的作用，企業(yè)需要利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高企業(yè)檔案管理信息化水平。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷升級(jí)發(fā)展，可以提高企業(yè)檔案管理工作效率。雖然近些年企業(yè)檔案管理工作獲得一定的成果，但是仍舊存在不完善部分，企業(yè)需要利用合理的管理措施，促進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)概述

基于大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的科技檔案管理體系，主要是依照大型分布數(shù)據(jù)庫(kù)的基本方式將各類檔案信息進(jìn)行云存儲(chǔ)。而大數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)的基本功能模塊又分為安全度量、用戶評(píng)估、云計(jì)算、云存儲(chǔ)、訪問評(píng)估五個(gè)模塊?；谠拼鎯?chǔ)的大量檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，可以將大量的檔案信息數(shù)據(jù)分配至各個(gè)服務(wù)節(jié)點(diǎn)。其用戶終端可以利用業(yè)務(wù)服務(wù)管理層及功能模塊中的控制層對(duì)各信息進(jìn)行檢索及安全等級(jí)的評(píng)估，從而提升企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)工作的效率與安全水平。

2 新時(shí)代信息數(shù)據(jù)化背景下企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 檔案管理方式滯后

在新時(shí)代信息數(shù)據(jù)化背景下，逐漸突出了企業(yè)檔案數(shù)據(jù)化的重要性，企業(yè)在日常經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)中會(huì)不斷出現(xiàn)各種數(shù)據(jù)化信息資源，在實(shí)際利用當(dāng)前的檔案管理模式中，因?yàn)閿?shù)字化建設(shè)工作具有滯后性，無法滿足時(shí)代發(fā)展的需求。一些企業(yè)雖然建立了自動(dòng)化辦公模式，但是因?yàn)槠髽I(yè)檔案管理工作具備保密性，再加上企業(yè)檔案管理工作并不會(huì)直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，因此一些企業(yè)并沒有構(gòu)建專業(yè)化的檔案管理信息化平臺(tái)，沒有及時(shí)歸檔電子檔案，無法完整的存儲(chǔ)企業(yè)檔案信息。

2.2 人才隊(duì)伍匱乏

我國(guó)企業(yè)的科技檔案管理信息化建設(shè)起步較晚，其價(jià)值受到工作環(huán)境和條件的限制，導(dǎo)致信息化建設(shè)人才隊(duì)伍匱乏，主要體現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：首先，科技檔案信息化建設(shè)人才隊(duì)伍的綜合素質(zhì)偏低。部分信息化建設(shè)人員未能通過專業(yè)知識(shí)訓(xùn)練或接受高等教育，其自身技能操作能力存在很大問題。其次，缺乏綜合型的信息管理人才。企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)且復(fù)雜的工程，有關(guān)人員應(yīng)具備一定知識(shí)和技能，但是我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)中缺乏高素質(zhì)的綜合類人才隊(duì)伍。

2.3 管理思維固化

數(shù)據(jù)管理處于萌芽階段，面對(duì)檔案數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)型，檔案機(jī)構(gòu)在思維上存在傳統(tǒng)固化現(xiàn)象。對(duì)于檔案管理對(duì)象，仍局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理；對(duì)于檔案存儲(chǔ)保管，存在管理思維上重?cái)?shù)量、輕質(zhì)量的傾向；對(duì)于檔案開放，存在因害怕承擔(dān)信息泄露、篡改等安全隱患的風(fēng)險(xiǎn)，而持有“不愿共享、不敢共享、不能共享”的心理。這些固化的傳統(tǒng)檔案管理思維形成檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)保管、以及價(jià)值發(fā)揮工作的阻礙。

3 新時(shí)代信息數(shù)字化背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新措施

3.1 提升檔案信息管理技術(shù)的創(chuàng)新，滿足信息技術(shù)的需求

隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的創(chuàng)新，人們生活水平提高，對(duì)檔案管理提出更高的需求，除了確保檔案信息的安全性，相關(guān)人員也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，積極的學(xué)習(xí)各項(xiàng)管理工作，完善自身的管理理念，加強(qiáng)對(duì)檔案資源管理方式的提升，進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，進(jìn)而確保檔案信息化技術(shù)的發(fā)展，提升人們的需求。這就需要相關(guān)工作人員首先要確保檔案儲(chǔ)存的有效性、準(zhǔn)確性、規(guī)范化，不斷優(yōu)化相應(yīng)的管理技術(shù)，提升管理水平。要對(duì)檔案信息的多樣性和廣泛性進(jìn)行研究。除此之外，要提升相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)，提升其專業(yè)技能，培養(yǎng)專業(yè)型人才，相關(guān)部門應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)工作人員方面的信息技術(shù)的培訓(xùn)，除了具備檔案資源管理所需要的相關(guān)理論知識(shí)之外，還要對(duì)相關(guān)檔案的著錄、編研、檢索等方式進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置，能夠熟練掌握相關(guān)的技術(shù)，只有提升自身的綜合能力和專業(yè)能力，才能夠在檔案信息不斷更新的過程中提升工作效率，避免工作的失誤。進(jìn)而滿足社會(huì)的需求，實(shí)現(xiàn)檔案資源信息化的目的。

3.2 提高檔案人員綜合素養(yǎng)

檔案管理需要很強(qiáng)的實(shí)用性和專業(yè)性，檔案管理人員是企業(yè)檔案管理的執(zhí)行者和操作者，其綜合素養(yǎng)在很大程度上決定了企業(yè)的檔案管理水平。在企業(yè)人力資源管理中培養(yǎng)一支穩(wěn)定的、專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，一是應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化檔案工作人員的思想意識(shí)，思想上要積極組織政治理論學(xué)習(xí)，提高政治覺悟；二是應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案工作人員的培養(yǎng)力度；三是應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)檔案工作人員的崗位自豪感和事業(yè)心。

3.3 建立管理服務(wù)平臺(tái)

在新時(shí)代信息數(shù)據(jù)化背景下，為了高效管理檔案資源，企業(yè)需要優(yōu)化檔案管理形式。利用信息技術(shù)整理企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)，構(gòu)建數(shù)據(jù)化檔案管理服務(wù)平臺(tái)。企業(yè)利用數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，可以及時(shí)管理和發(fā)布檔案信息，同時(shí)可以存檔電子檔案。企業(yè)需要改進(jìn)檔案管理流程，保障電子檔案安全性，提高企業(yè)檔案信息的規(guī)范性，保障信息化管理效果。企業(yè)完善管理服務(wù)平臺(tái)，需要利用平臺(tái)拓展性，集成利用企業(yè)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，可以自動(dòng)歸檔企業(yè)電子檔案。企業(yè)需要利用數(shù)據(jù)化檔案管理模式，完善檔案信息管理系統(tǒng)，詳細(xì)地記錄檔案數(shù)據(jù)，促使企業(yè)高效利用信息，科學(xué)的配置企業(yè)檔案資源。同時(shí)需要通過數(shù)據(jù)分析，滿足企業(yè)信息需求，進(jìn)一步豐富企業(yè)檔案管理功能。建立檔案信息服務(wù)平臺(tái)，不僅需要高速的傳輸信息，還要完善安全保障系統(tǒng)。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的數(shù)據(jù)化。全面收集實(shí)體檔案信息和數(shù)字檔案信息，通過分類匯總，保障檔案信息的安全性，建立檔案信息查詢平臺(tái)，有利于企業(yè)高度共享資源，不僅可以提高企業(yè)檔案信息的真實(shí)性，同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資料的數(shù)據(jù)化，幫助用戶便捷的獲取信息，提高企業(yè)檔案管理工作效率。

4 結(jié)語

總而言之，隨著我國(guó)當(dāng)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，如大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)在各個(gè)行業(yè)被廣泛應(yīng)用。以往傳統(tǒng)的科技檔案管理方式不但存在很多弊端，還會(huì)浪費(fèi)一定的人力與物力，致使我國(guó)當(dāng)前企業(yè)科技檔案管理工作存在不足之處。所以，企業(yè)應(yīng)該積極利用當(dāng)代大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)，提高科技檔案管理工作的效率和質(zhì)量，并為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供一定保證。