事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)研究

楊 顯

（山東省濟(jì)寧市金鄉(xiāng)縣衛(wèi)生健康局，山東 濟(jì)寧 272200）

我國(guó)事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中需要通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化管理，對(duì)工作效率和質(zhì)量的提高甚至是整個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展都起著十分重要的作用。但是在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中涉及各方面知識(shí)，因此要加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策的研究，將信息化管理模式不斷融入到事業(yè)單位中，促進(jìn)事業(yè)單位不斷發(fā)展與進(jìn)步。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性

在我國(guó)，事業(yè)單位是社會(huì)發(fā)展的重要支撐，是為大眾提供公共服務(wù)的載體，所以，做好檔案管理工作，可以推進(jìn)社會(huì)事業(yè)的發(fā)展，也可以滿足人們的物質(zhì)文化需求。事業(yè)單位檔案管理對(duì)社會(huì)的進(jìn)步起到重要作用，它不僅記錄了社會(huì)發(fā)展的歷史，還成為維護(hù)社會(huì)健康的有效工具。在新時(shí)期，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，可以促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展與繁榮。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足事業(yè)單位發(fā)展的需求，只有采取信息化管理，才能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的潮流，更好地將數(shù)據(jù)資料保存下來(lái)，使檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化?？偠灾谏鐣?huì)發(fā)展的新時(shí)期，事業(yè)單位必須要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，充分整合檔案資源，以此推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)的發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案信息化管理存在的問(wèn)題

1）缺乏對(duì)信息化管理的重視。在傳統(tǒng)的檔案工作中，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)往往缺乏對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致在工作中沒(méi)有主動(dòng)性，也沒(méi)有管理創(chuàng)新的意識(shí)。在統(tǒng)籌規(guī)劃上，通常認(rèn)為檔案管理的工作只是對(duì)人事檔案信息的保管、儲(chǔ)存，并不愿意耗費(fèi)過(guò)多的精力和時(shí)間，最終讓檔案管理信息化流于形式。尤其是在信息化管理日漸普及的當(dāng)下，這種管理思維已經(jīng)不能順應(yīng)檔案管理的新需要。

2）管理人員信息化處理能力低。在信息化突飛猛進(jìn)的當(dāng)下，事業(yè)單位檔案管理人員信息素養(yǎng)、綜合素質(zhì)都難以充分適應(yīng)工作需求。當(dāng)下很多檔案從業(yè)者不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，也未經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，缺乏對(duì)檔案管理信息化的理念認(rèn)知，在新思想、新思維方面，整體知識(shí)儲(chǔ)備薄弱，對(duì)待現(xiàn)代信息技術(shù)的掌握、數(shù)據(jù)的處理等都不夠熟悉，總體來(lái)說(shuō)工作缺乏有效性和針對(duì)性。

3）缺少安全措施。事業(yè)單位由于其性質(zhì)的特殊性，其管理的檔案資料很多涉及國(guó)家機(jī)密，是不可以外泄與公之于眾的。事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)必須防范必要文件的外泄，以保障檔案資源的安全。目前檔案管理的信息化建設(shè)中，信息的安全問(wèn)題在某些事業(yè)單位尚未得到重視，例如工作人員使用外網(wǎng)瀏覽網(wǎng)頁(yè)，對(duì)公開(kāi)信息審核的程序不嚴(yán)格等，這些都會(huì)導(dǎo)致檔案信息的泄露。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化優(yōu)化策略

1）提升信息化建設(shè)的重視度。事業(yè)單位要想有效促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，需要認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性。檔案管理信息化建設(shè)可以促進(jìn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展，幫助領(lǐng)導(dǎo)人起到良好的輔助決策作用。首先，事業(yè)單位需要重視檔案管理在信息化建設(shè)過(guò)程中的軟硬件設(shè)施投入，在為信息化檔案管理建設(shè)提供良好環(huán)境的同時(shí)，充分發(fā)揮信息化檔案管理的實(shí)際作用和價(jià)值。其次，事業(yè)單位需要維護(hù)和更新信息化檔案管理，確保相關(guān)信息檔案平臺(tái)能夠符合事業(yè)單位的實(shí)際使用需求，以此讓檔案信息化管理順應(yīng)時(shí)代發(fā)展。此外，針對(duì)平臺(tái)使用率較低的問(wèn)題，事業(yè)單位需要重視信息管理平臺(tái)的使用率，明確管理平臺(tái)的實(shí)際功能與價(jià)值，以此來(lái)為檔案管理信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)，有效提升檔案管理的質(zhì)量與效率。最后，事業(yè)單位需要注重紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化，通過(guò)“紙質(zhì)+數(shù)字”的方式對(duì)檔案進(jìn)行有效管理，加快紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)最終的無(wú)紙化檔案管理。

2）引入信息化配套設(shè)備。要想提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的速度，不僅僅要從事業(yè)單位檔案管理的管理制度、管理人員能力、管理標(biāo)準(zhǔn)等方面入手，還應(yīng)當(dāng)從事業(yè)單位檔案管理硬件、軟件設(shè)備入手，積極引入先進(jìn)的信息化配套設(shè)備，才能保障事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的效率。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)所涉及的設(shè)備主要有計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)器、管理軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)等。我國(guó)各事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的經(jīng)濟(jì)狀況，加大對(duì)事業(yè)單位檔案管理設(shè)備的投入力度，及時(shí)更新使用的設(shè)備。特別是事業(yè)單位檔案管理存儲(chǔ)器中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)達(dá)到一定的量級(jí)時(shí)應(yīng)當(dāng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份處理，避免出現(xiàn)大規(guī)模數(shù)據(jù)丟失的情況。在選擇設(shè)備的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)選擇正規(guī)廠家出產(chǎn)的設(shè)備，保障設(shè)備運(yùn)行的穩(wěn)定性。

3）加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)。檔案管理人員對(duì)整個(gè)檔案管理工作的質(zhì)量有決定性作用，事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容比較多，對(duì)管理人員的要求也比較高，管理人員不僅要做好檔案的分類，而且還要熟練掌握計(jì)算機(jī)以及其他設(shè)備的操作方法。因此，事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，根據(jù)這些人員的實(shí)際工作能力選擇合適的培訓(xùn)內(nèi)容，有針對(duì)性地提高他們的工作能力。同時(shí)，還能定期舉辦座談會(huì)，聘請(qǐng)檔案管理專家為檔案管理人員答疑，逐步解決檔案管理人員的困惑。此外，還要對(duì)培訓(xùn)成果進(jìn)行檢驗(yàn)，設(shè)置專業(yè)性的考試，測(cè)試檔案管理人員的知識(shí)掌握情況，實(shí)施優(yōu)勝劣汰制，加劇崗位人員之間的競(jìng)爭(zhēng)力度，同時(shí)還要完善激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性。

4）完善信息化網(wǎng)站系統(tǒng)。檔案管理信息化建設(shè)，能夠助推檔案管理工作的深入發(fā)展，在當(dāng)前已經(jīng)取得了顯著成效。故此，處于新時(shí)代背景下，檔案管理人員應(yīng)該充分考慮信息站點(diǎn)的現(xiàn)實(shí)條件，并按照檔案管理信息化服務(wù)的基本需求，完善檔案管理網(wǎng)站的查詢、查閱、共享信息資源等功能，在促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，完善管理系統(tǒng)，提升檔案管理綜合化水平，為檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。在促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的階段中，應(yīng)該將檔案管理體系與事業(yè)單位系統(tǒng)之間建立聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)一體化管理模式，進(jìn)而推動(dòng)資源共享的實(shí)現(xiàn)，以便于增強(qiáng)檔案管理的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益。

5）制定檔案信息化監(jiān)督機(jī)制。為了持續(xù)推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，還要建立健全完善的管理機(jī)制，監(jiān)督檔案管理人員的工作，保證信息的安全性和準(zhǔn)確性。在建立健全監(jiān)督機(jī)制的過(guò)程中，不僅要建立內(nèi)部監(jiān)督，還要建立外部監(jiān)督，這樣一來(lái)才能更好地發(fā)揮出監(jiān)督效果。檔案室也要定期開(kāi)展檔案信息化設(shè)備和信息網(wǎng)站的檢查與維護(hù)工作，防止病毒攻擊網(wǎng)站，對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生不利的影響。此外，為了進(jìn)一步保證信息的安全性，要加大保密力度，防止檔案信息外露的現(xiàn)象出現(xiàn)。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，事業(yè)單位檔案管理迫切需要改革和創(chuàng)新。加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為主流發(fā)展趨勢(shì)，是事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型的重要工作內(nèi)容。從現(xiàn)實(shí)角度看，事業(yè)單位要對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)工作予以高度的重視，立足于長(zhǎng)期建設(shè)和宏觀角度實(shí)現(xiàn)檔案管理，切實(shí)提升管理人員的工作能力和專業(yè)水平，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。