城建檔案電子信息化管理分析

李小波

（四川省達州市達川區(qū)城鄉(xiāng)建設(shè)檔案室，四川 達州 635000）

當今城市發(fā)展十分迅速，隨之產(chǎn)生了越來越多的城建檔案，我們對城建檔案依舊進行著傳統(tǒng)的手工裝訂，紙質(zhì)入檔，這種管理方式大大降低了城建檔案人員的工作效率，同時由于紙張頁數(shù)過多、城建檔案尋找太過繁瑣、城建信息共享程序復雜和城建信息無法真正公開透明等問題，使現(xiàn)在的城建檔案管理進入一個節(jié)點，我們需要對城建檔案管理方式進行創(chuàng)新，讓它符合當今時代的發(fā)展，順應(yīng)社會發(fā)展的潮流。而當今社會逐漸信息化和電子化，城建檔案也應(yīng)進行信息化的歸檔，電子化的呈現(xiàn)。

1 現(xiàn)行城建檔案管理方式的狀況及所存在的弊端

1.1 現(xiàn)行城建檔案管理方式的狀況

現(xiàn)行城建檔案管理方式為傳統(tǒng)的手工裝訂檔案成冊，根據(jù)城建檔案的時間地點進行歸檔，這樣不僅需要大量的空間和時間，還要防止紙張發(fā)黃、潮濕腐爛、蟲咬等情況，大大增加了人工管理的難度。同時，由于根據(jù)城建檔案的時間、地點等進行分類歸檔，等需要查閱時，又要根據(jù)城建檔案的時間、地點等進行檢索查找，這一過程尋此往復，嚴重浪費時間和精力，得不償失。這時候，就需要把城建檔案管理方式信息化、電子化，來彌補傳統(tǒng)城建檔案管理方式的局限性。經(jīng)過長時間的新舊城建檔案管理方式的融合，城建檔案管理方式信息化還是過于表面，管理方式的信息化僅僅體現(xiàn)在對傳統(tǒng)城建檔案管理方式的改進，現(xiàn)行城建檔案管理方式增加了一個數(shù)字化管理，把城建檔案信息先全部輸入電腦系統(tǒng)，再手工裝訂檔案成冊，最后按照檔案的時間地點歸檔。這個管理方式依舊是以紙質(zhì)城建檔案為中心，沒有體現(xiàn)出真正的信息化和電子化，這是我國的城建檔案電子信息化管理停滯不前。

1.2 現(xiàn)行城建檔案管理方式存在的弊端

1）電子化載體與紙質(zhì)化載體難以融合。伴隨著世界上第一臺計算機的產(chǎn)生，信息化和電子化越來越成為人類現(xiàn)實生活中、工作學習中、國家科學技術(shù)發(fā)展中、政府活動中不可缺失的一部分。同時，電腦數(shù)據(jù)、電子書、電子庫等電子化的信息知識的出現(xiàn)，讓這種新型的電子化載體誕生于世。這種新型的電子化載體與傳統(tǒng)的紙質(zhì)化載體有著鮮明的對比，電子化載體更加簡潔、方便保存、節(jié)約查找時間、透明度更高。但是，紙質(zhì)化載體已經(jīng)在世界存在千年之久，它同時有不可磨滅的優(yōu)勢，例如，它可以保持檔案的完整性，相較于電子化載體更具安全性等。所以，電子化載體和紙質(zhì)化載體還需要磨合很長一段時間。

2）信息化管理方式與傳統(tǒng)的城建檔案管理方式難以融合。我國在面對傳統(tǒng)的城建檔案管理方式落后于世界發(fā)展的局面，提出“加快城建檔案管理信息化、使城建檔案數(shù)字化”的要求。針對當下的城建檔案管理方式，使傳統(tǒng)的手工裝訂，歸檔于實體庫保存的管理方式與信息化的紙質(zhì)檔案掃描，錄入計算機虛擬數(shù)據(jù)庫的方式相結(jié)合。讓城建檔案有兩手保存，更為保險。但是，現(xiàn)今已存在的城建檔案數(shù)不勝數(shù)，對于我們中國科技正在進步的階段，我們需要一步一腳印，穩(wěn)扎穩(wěn)打，使城建檔案管理方式逐步信息化。

3）我國在電子化、信息化方面的基礎(chǔ)設(shè)施不足以支撐城建檔案電子信息化管理方式完成。在科學發(fā)展的現(xiàn)階段，雖然我國已經(jīng)使電子化、信息化在許多地方正式運用，例如，文字數(shù)據(jù)處理、個人信息管理等，但是，目前的信息化基礎(chǔ)設(shè)施、實踐結(jié)果、如何運用等處于不太理想的狀態(tài)。從檔案庫的紙質(zhì)檔案和電子檔案的數(shù)量對比，電子檔案數(shù)量遠遠少于紙質(zhì)檔案。說明目前光盤技術(shù)和機讀技術(shù)存在一定的局限性，信息的傳輸方式也比較單一。

2 城建檔案電子信息化管理的意義

現(xiàn)在是信息發(fā)展時代，信息技術(shù)已然成為國與國之間、地區(qū)與地區(qū)之間進行實力比較的必要依據(jù)之一。城建檔案作為如何規(guī)劃城市建設(shè)版圖，城市建設(shè)如何發(fā)展的重要信息庫，里面城市建筑的圖標、圖紙對日后這個城市建筑的風格、形式等有重大的參考作用。所以，我們需要把這些城建檔案信息化，分門別類，這樣可以促進城市在城市建設(shè)方面更好的發(fā)展。

2.1 城建檔案電子信息化管理中的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

就是由于現(xiàn)階段我國在電子化、信息化方面的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過于落后，才使城建檔案電子信息化管理一直停滯不前。電子化、信息化的基礎(chǔ)設(shè)施是我國完成城建檔案電子信息化管理的前提和基礎(chǔ)，這對城建檔案信息庫的完成度起決定性作用。所以，我們需要做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，使城建檔案電子信息化管理有個好的基柱。

2.2 城建檔案電子信息化管理中的實施系統(tǒng)

城建檔案電子信息化管理中的實施系統(tǒng)是對城建檔案資料進行收集、處理、傳輸、錄入數(shù)據(jù)庫、進行保存的軟件，而我們更需要關(guān)注這個實時系統(tǒng)的完成效率和完成質(zhì)量，這就是不同于傳統(tǒng)的手工裝訂檔案成冊，根據(jù)城建檔案的時間地點進行歸檔管理方式的好處。

2.3 城建檔案電子信息化管理中的檔案信息真實性

我們在城建檔案電子信息化管理求快的同時，我們也需要求穩(wěn)，由于網(wǎng)絡(luò)的不可控性和普遍傳播性，我們更加需要確保城建檔案信息的真實性，不然隨著網(wǎng)絡(luò)的迅速傳播，不實的城建檔案信息就會人盡皆知，可能導致未來城市建設(shè)具有一定的風險。例如，網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定、網(wǎng)絡(luò)病毒、電腦死機等問題。

2.4 城建檔案電子信息化管理中的執(zhí)行人員

任何機器都需要人來操作，所以城建檔案電子信息化管理中的執(zhí)行人員非常關(guān)鍵，我們需要電子信息化專業(yè)、檔案條理化專業(yè)的人來操作城建檔案電子信息化管理的實施系統(tǒng)。因為執(zhí)行人員的專業(yè)程度、個人品德等都會影響城建檔案電子信息化管理的完成度。

2.5 城建檔案電子信息化管理中的資金投入

世界上的任何事情都需要投入精力和金錢，城建檔案電子信息化管理也不例外，由于城建檔案電子信息化管理是創(chuàng)新的、長時間的、循序漸進的過程，我們更需要大量的資金投入，才能讓城建檔案電子信息化更快、更穩(wěn)的完成。

3 落實城建檔案電子信息化管理的方針

3.1 加快城建檔案電子信息化管理進程

需要完成城建檔案電子信息化管理，使城建檔案數(shù)字化是這一過程的必經(jīng)之路，城建檔案數(shù)字化是網(wǎng)絡(luò)時代和信息時代相結(jié)合的結(jié)果，同時，也為城建檔案的發(fā)展指出了一個方向，例如，電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)、數(shù)字媒體技術(shù)等。早在20世紀初，我國根據(jù)政治、經(jīng)濟水平、科學發(fā)展方面的成果，提出“城建檔案數(shù)字化”概念，所以，各個地方、地區(qū)的行政機關(guān)應(yīng)該監(jiān)督和加快城建檔案電子信息化管理的數(shù)字化進程。其中，GIS電腦軟件尤其重要，包括了如何建立城建檔案數(shù)據(jù)庫，如何對城建檔案進行分類、傳輸、錄入。例如，GIS電腦軟件可以讓查閱城建檔案的人員直觀地看到城市的地上建筑結(jié)構(gòu)、地下和暗面的管道管線設(shè)計。同時可以對建筑物進行等比例的縮小，讓查閱人員更真實、全面的看到建筑物的風格、外形、周圍環(huán)境、地貌、地勢等。方便和其他建筑物進行比較。我們應(yīng)使城建檔案電子信息化管理的數(shù)字化有許多類型的數(shù)據(jù)，包括建筑物的風格、外形、內(nèi)部結(jié)構(gòu)，建筑物所在地和周圍的環(huán)境、地貌、地勢，建造建筑物所需的資金、綠化范圍等。

3.2 規(guī)劃城建檔案電子信息化步驟

我們不能盲目地進行城建檔案電子信息化管理，我們應(yīng)該分三步進行規(guī)劃管理。第一步，根據(jù)我國基本國情、經(jīng)濟發(fā)展水平和科學技術(shù)水平，制定出一套完整的、根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)的城建檔案電子信息化管理方針，下發(fā)于各個省政府。各個省政府根據(jù)行政區(qū)內(nèi)的科技、經(jīng)濟情況，進行實質(zhì)性的更改；第二步，各個省政府把更改過的城建檔案電子信息化管理方針下發(fā)于各個州、市、縣，各個州、市、縣又根據(jù)行政區(qū)內(nèi)的科技、經(jīng)濟情況，進行實質(zhì)性的更改；第三步，各個州、市、縣為我國最基層，就按照城建檔案電子信息化管理方針對城建檔案進行規(guī)劃、管理。我們不僅需要城建檔案電子信息化管理方針，更需要加強對城建檔案電子信息化管理的重視。所以，城建檔案的專門部門需要和城建檔案的相關(guān)部門團結(jié)協(xié)作，城建檔案專門部門需要不斷建立和更新城建檔案信息，城建檔案相關(guān)部門需要對城建檔案信息進行補充和查找。部門領(lǐng)導需要對部門人員的工作進行監(jiān)督和指導，確保城建檔案信息真實可靠并且能在一個平臺中完整的、有條理展現(xiàn)出來。同時，我們需要保證查閱人員在這個城建檔案數(shù)據(jù)庫平臺有一個舒適的體驗。

3.3 城建檔案電子信息化管理的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，城建檔案電子信息化管理已經(jīng)處于不斷進步、不斷完善的時期。通過網(wǎng)絡(luò)的傳播和更新，可以更多、更好的整理出城建檔案，從而幫助城市網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃化解了許多實際建設(shè)問題。目前，為了和網(wǎng)絡(luò)電子政務(wù)完美配合起來，需要更加完善城市網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，提高城建管理的整體化。城建檔案信息共享已經(jīng)成為一個必然的結(jié)果，為了實現(xiàn)這個結(jié)果需要不斷擴大城建檔案信息的范圍和對城建檔案信息進行分類處理，把城建檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫。在充分開發(fā)城建檔案網(wǎng)上查詢的基礎(chǔ)上，全方位體現(xiàn)電子政務(wù)的作用，要加快和加強城建檔案電子信息化管理的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，使城建檔案信息與網(wǎng)絡(luò)同步發(fā)揮作用，使城建檔案的信息更全面、更高效，更加全面地滿足各個單位和個人對城建檔案查閱、利用方面的需要。

4 總結(jié)

綜上所述，城建檔案電子信息化管理是當今世界科學技術(shù)發(fā)展、經(jīng)濟水平發(fā)展的必然結(jié)果，我們必須要加快城建檔案電子信息化管理的數(shù)字化進程、詳細規(guī)劃城建檔案電子信息化管理的步驟、加強對城建檔案電子信息化管理的重視和加快、加強城建檔案電子信息化管理的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，使城建檔案電子信息化管理中的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、實施系統(tǒng)、檔案信息錄入真實性、執(zhí)行人員、資金投入等方面有進一步提高，讓城建檔案電子信息化管理能更好、更快、更穩(wěn)的進行下去。