信息化時(shí)代背景下的醫(yī)院檔案編研工作研究

葉肖鳳

（復(fù)旦大學(xué)附屬金山醫(yī)院，上海 201508）

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案編研工作，其主要媒介就是紙張。在當(dāng)下，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案編研工作已經(jīng)無(wú)法對(duì)時(shí)代的發(fā)展需求予以充分滿足。針對(duì)此種情形，醫(yī)院在開展檔案編研工作時(shí)，必須要對(duì)傳統(tǒng)的工作模式進(jìn)行積極創(chuàng)新，要充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息處理的優(yōu)勢(shì)，以計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)作為基礎(chǔ)，開展檔案編研工作，可以持續(xù)推進(jìn)手工操作逐漸向計(jì)算機(jī)編研方向發(fā)展，從而使得醫(yī)院檔案編研工作質(zhì)量與效率得以明顯提升。與此同時(shí)，相關(guān)人員還可以根據(jù)以往手工檔案編研中存在的問題進(jìn)行充分解決。

1 信息化時(shí)代醫(yī)院檔案編研工作存在的問題

在當(dāng)下，我國(guó)絕大部分醫(yī)院都將檔案編研工作加入到醫(yī)院檔案管理工作之中，相關(guān)人員可以根據(jù)醫(yī)院實(shí)際發(fā)展需要對(duì)編研工作予以開展。在開展醫(yī)院檔案編研工作時(shí)，對(duì)檔案予以利用撰寫院志、大事記與院史是醫(yī)院普遍的檔案編研方法。在當(dāng)下，越來越多的醫(yī)院管理者對(duì)醫(yī)院檔案編研工作愈發(fā)重視，并且其已初步取得一定成效。但是隨著編研工作的開展，一些問題逐漸凸顯出來。具體如下：

1.1 檔案編研題材少、選題范圍狹窄

長(zhǎng)期以來，醫(yī)院一直缺乏對(duì)檔案編研工作的重視，從而致使編研題材少、選題范圍狹窄。從選題的角度進(jìn)行分析，絕大部分醫(yī)院檔案室都對(duì)文書檔案編研過于重視，但其也僅僅限于衛(wèi)生主管部門以及檔案主管部門要求下的醫(yī)院組織機(jī)構(gòu)沿革、醫(yī)院工作大事記、全宗介紹等常規(guī)性、基礎(chǔ)性編研選題方面，其對(duì)社會(huì)熱點(diǎn)問題缺乏足夠的關(guān)注，具備重大可塑性內(nèi)容或題材獨(dú)特的檔案編研較少。例如部分醫(yī)院檔案編研工作僅僅片面的對(duì)醫(yī)院機(jī)構(gòu)改革方面予以重視，并且往往會(huì)夸大其詞，未充分了解以及掌握群眾的關(guān)注以及需求，除此之外，編研對(duì)象主要為行政部門與醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)其他部門參與性較差，并且在實(shí)際的編研工作中，其對(duì)工作數(shù)量增加以及工作速度的提升過于重視，未充分研究以及分析真正的問題，從而造成現(xiàn)實(shí)需要與編研工作相脫節(jié)。這些較為狹隘的工作范圍與觀念使當(dāng)前醫(yī)院檔案編研工作深入性不強(qiáng)，編研成果以淺層次居多，存在較高價(jià)值的綜合性編研成果數(shù)量較少[1]。

1.2 缺乏對(duì)醫(yī)院檔案編研工作的認(rèn)識(shí)

由于受傳統(tǒng)醫(yī)院經(jīng)營(yíng)理念以及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的影響，使得醫(yī)院在經(jīng)營(yíng)過程中普遍對(duì)可以創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的部門過于重視，而對(duì)無(wú)法創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的行政部門有所忽視，其對(duì)需要花費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間以及巨大精力探索的檔案編研工作存在認(rèn)識(shí)上的偏差，絕大多數(shù)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)都會(huì)認(rèn)為醫(yī)療就是治病救人，而檔案工作就是對(duì)檔案進(jìn)行保存，其通常都不會(huì)意識(shí)到檔案工作在人民群眾醫(yī)療與查詢方面具備極為重要的作用。因此，絕大部分醫(yī)院不愿為檔案編研工作提供充足的資金，從而致使醫(yī)院檔案工作漸漸被遺忘。除此之外，當(dāng)前醫(yī)院檔案工作人員工作意識(shí)方面也存在一定問題，絕大多數(shù)檔案工作人員都只對(duì)檔案收集、整理以及歸檔予以重視，缺乏編研意識(shí)，并且了解社會(huì)參與社會(huì)的積極性以及主動(dòng)性不強(qiáng)，如遇到上級(jí)部門對(duì)醫(yī)院年鑒、院志進(jìn)行檢查時(shí)，其往往臨時(shí)應(yīng)付，從而致使醫(yī)院檔案編研工作的水平無(wú)法得到提升[2]。

1.3 檔案編研人員配備不合理

醫(yī)院檔案編研工作需要對(duì)檔案人員的分析理解能力、相關(guān)理論知識(shí)以及文字表達(dá)能力等予以利用，其實(shí)一項(xiàng)專業(yè)性與綜合性較強(qiáng)的工作，檔案編研人員的綜合素質(zhì)對(duì)編研成果質(zhì)量起到非常關(guān)鍵的影響。然而，受傳統(tǒng)經(jīng)營(yíng)模式以及理念的影響，醫(yī)院檔案工作往往對(duì)檔案的保管更為重視，而對(duì)其應(yīng)用卻缺乏足夠的重視，不論是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)還是一般員工，其都認(rèn)為檔案室僅是保存陳年資料的倉(cāng)庫(kù)，相較于一線醫(yī)務(wù)工作而言，其技術(shù)含量較低。因此，醫(yī)院在對(duì)檔案人員進(jìn)行配置時(shí)，其人數(shù)較少，絕大多數(shù)醫(yī)院僅配備1或2名檔案管理人員，其不僅需要對(duì)醫(yī)院的檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔，其通常還會(huì)兼任保密工作與辦公室業(yè)務(wù)等，其工作量極為繁重，其根本沒有精力開展檔案編研工作。并且當(dāng)前醫(yī)院內(nèi)存在諸多的兼職檔案管理人員，其絕大多數(shù)都是專業(yè)轉(zhuǎn)行或從其他部門抽調(diào)，即便此類人員參加了相關(guān)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，絕大多依然側(cè)重于檔案資料的收集與整理工作，極少主動(dòng)對(duì)檔案編研系統(tǒng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作予以參加，并且此類人員往往身兼數(shù)職，其不僅要對(duì)本科室的工作任務(wù)予以完成，其還需要負(fù)責(zé)檔案的收集、移交等諸多工作?？偠灾?，醫(yī)院檔案工作繁重的工作量以及人員配備的欠缺都會(huì)對(duì)檔案編研工作順利開展造成極為不良的影響，其必然致使醫(yī)院檔案編研工作無(wú)法形成高質(zhì)量的編研作品[3]。

2 信息化時(shí)代背景下提升醫(yī)院檔案編研工作水平的對(duì)策

2.1 對(duì)編研的選題面予以擴(kuò)大

選題是檔案編研工作首先需要面對(duì)的問題，選題是對(duì)編研材料內(nèi)容以及主題的總體設(shè)計(jì)，缺乏明確、正確的選題，那么一切都是空中樓閣，編研工作無(wú)法得以開展。在傳統(tǒng)的個(gè)檔案管理工作過程中，其僅包含檔案的收集、整理以及歸檔工作，其編研工作的主要內(nèi)容是對(duì)檔案目錄、檔案原文以及年鑒大事等進(jìn)行編制，但是這些編研材料已經(jīng)無(wú)法對(duì)信息化檔案編研工作的要求予以滿足，因此醫(yī)院以及相關(guān)人員要從以下幾方面著手：第一，在開展檔案編研工作時(shí)，其必須要緊緊圍繞醫(yī)院的中心任務(wù)，要對(duì)醫(yī)院的專業(yè)特色進(jìn)行突顯。編研工作開展的主要對(duì)象為醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案，所以為使編研材料的專業(yè)性與實(shí)用性得以提升，相關(guān)人員要從醫(yī)院專業(yè)特色方面下大力氣。檔案編研人員在對(duì)編研材料的類型以及題目進(jìn)行確定時(shí)，并需要積極與臨床醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行溝通與交流，對(duì)科室的相關(guān)工作全面、細(xì)致地了解，并且要對(duì)工作流程與內(nèi)容予以熟知，對(duì)醫(yī)務(wù)人員利用檔案的需求進(jìn)行掌握，從而才可以編研出具備專業(yè)性、醫(yī)院特色的成果[4]。第二，對(duì)收集渠道予以拓寬，對(duì)醫(yī)院檔案編研素材來源進(jìn)行擴(kuò)大。在當(dāng)下，醫(yī)院檔案編研工作存在利用率低以及內(nèi)容滯后的狀況，相關(guān)人員若想使編研成果的質(zhì)量得以充分提升，就必須對(duì)全新的檔案收集渠道予以拓展，對(duì)編研工作基本素材的來源進(jìn)行擴(kuò)大，不應(yīng)該僅僅將目光僅僅局限在自身所處醫(yī)院之中。例如，相關(guān)人員可以對(duì)國(guó)內(nèi)外相關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行廣泛征集，并且通過全面的分析、研究與對(duì)比，從而編寫出特色更強(qiáng)、更具深度的醫(yī)院檔案編研材料。總而言之，檔案部門應(yīng)對(duì)具備材料基礎(chǔ)與符合客觀利用需要間的關(guān)系予以兼顧，圍繞醫(yī)院的中心任務(wù)，相關(guān)人員不僅需要對(duì)內(nèi)部資料進(jìn)行收集與整理，還要對(duì)收集相關(guān)文獻(xiàn)資料予以重視，從而使其可以對(duì)信息化時(shí)代背景下醫(yī)院檔案編研工作順利實(shí)施[5]。

2.2 加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案編研工作的重視

醫(yī)院管理層對(duì)檔案編輯工作的重視程度將對(duì)檔案編研工作能否順利開展產(chǎn)生極為重要的影響，并且還會(huì)對(duì)其成果的質(zhì)量以及水平產(chǎn)生影響。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該對(duì)其觀念進(jìn)行及時(shí)轉(zhuǎn)變，應(yīng)提高對(duì)檔案工作的重視。在當(dāng)下，絕大部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)依然認(rèn)為檔案工作就是保管以及整理檔案，其認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)，從而使其缺乏對(duì)檔案工作的重視，而且還有部分醫(yī)院將其他部門與檔案室合并，并且嚴(yán)重缺乏專業(yè)的檔案人員。因此，當(dāng)代醫(yī)院必須要對(duì)此種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)予以改變，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案工作的深刻認(rèn)識(shí)，要對(duì)專門的檔案科室以及部門進(jìn)行設(shè)置，并要為其配備專業(yè)的檔案人員，并且給予醫(yī)院檔案編研工作適當(dāng)?shù)馁Y金支持。其次，醫(yī)院應(yīng)對(duì)檔案編研工作的認(rèn)識(shí)予以改變。大部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案編研工作僅僅是編史修志，特別是當(dāng)嚴(yán)重醫(yī)患糾紛問題發(fā)生時(shí)，更是對(duì)醫(yī)院檔案室進(jìn)行嚴(yán)防死守。不出事就是好事的陳舊思想使得醫(yī)院檔案工作要求極低。因此，醫(yī)院要對(duì)意識(shí)進(jìn)行及時(shí)轉(zhuǎn)變，要通過對(duì)醫(yī)院檔案編研工作予以強(qiáng)化來積極尋找化解醫(yī)患糾紛的方式，進(jìn)而將醫(yī)院檔案應(yīng)有的效能進(jìn)行充分發(fā)揮。再次，相關(guān)編研人員也應(yīng)對(duì)自身觀念進(jìn)行充分轉(zhuǎn)變，調(diào)整自身位置，找準(zhǔn)自身定位。從醫(yī)療衛(wèi)生單位的角度而言，極容易忽視檔案工作，從而致使被動(dòng)應(yīng)付檔案管理局面的發(fā)生。因此，相關(guān)部門必須要加深對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，了解其重要性，并且要對(duì)檔案工作宣傳予以強(qiáng)化，對(duì)社會(huì)熱點(diǎn)問題進(jìn)行關(guān)注，并且積極創(chuàng)新檔案編研載體、種類等方面從而編寫出層次性較深、前瞻性較強(qiáng)的資料，進(jìn)而使自身贏得醫(yī)院的重視與支持[6]。

2.3 對(duì)醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平進(jìn)行提升

從我國(guó)醫(yī)療單位的角度來說，若想保障檔案編研工作得以順利進(jìn)行，其就必須要對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)教育工作予以加強(qiáng)，從而使得檔案編研人員的綜合素質(zhì)得以切實(shí)提高，進(jìn)而使檔案編研人員工作的開展打下優(yōu)秀的基礎(chǔ)。從當(dāng)前醫(yī)院檔案編研工作開展現(xiàn)狀進(jìn)行分析，絕大多數(shù)醫(yī)院對(duì)檔案管理的規(guī)劃工作予以逐漸加強(qiáng)，但是當(dāng)前大部分檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)，據(jù)大多數(shù)檔案管理人員都是有其他崗位抽調(diào)而來，所以此類人員缺乏對(duì)檔案編研知識(shí)的充分了解。針對(duì)此種情形，若想使醫(yī)院檔案編研人員的綜合素質(zhì)得以有效提升，醫(yī)院可以從以下幾方面著手：第一，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高檔案管理崗位的要求，積極選拔具備責(zé)任心以及高素質(zhì)的人員來對(duì)檔案編研工作予以擔(dān)任。第二，對(duì)檔案編研人員的學(xué)習(xí)工作予以加強(qiáng)，并且要在一定時(shí)間內(nèi)對(duì)相關(guān)培訓(xùn)工作予以開展，從而對(duì)良好的學(xué)習(xí)氛圍進(jìn)行營(yíng)造。第三，在當(dāng)下，在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，醫(yī)院檔案編研人員不僅要全面掌握相關(guān)理論知識(shí)，與此同時(shí)，其還應(yīng)該具備熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的能力，從而才可以充分保障醫(yī)院檔案編研工作可以對(duì)信息化時(shí)代發(fā)展的要求予以充分滿足[7]。

2.4 加強(qiáng)對(duì)多媒體以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的利用

在信息化時(shí)代背景下，醫(yī)院再進(jìn)行檔案編研工作過程中，通過科學(xué)合理的對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)予以充分利用，可以積極改變傳統(tǒng)手工操作檔案信息處理的方法，其不僅可以是檔案編研的工作效率得以提升，其還可以對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案編研人員所面臨的工作壓力進(jìn)行有效緩解。首先，醫(yī)院可以對(duì)信息化時(shí)代的多媒體編輯技術(shù)進(jìn)行充分利用，從而使檔案編研方法得以有效豐富，并且可以使單一的編研方式得以改變。例如，醫(yī)院檔案編研人員可以將編研成果制作為多媒體光盤，或者利用計(jì)算機(jī)對(duì)聲音、文字以及圖像等信息進(jìn)行統(tǒng)一儲(chǔ)存與管理，如此使得統(tǒng)一信息資源可以通過多種形式進(jìn)行展現(xiàn)。其次，通過信息化使醫(yī)院檔案編研工作得以全面落實(shí)，并且其還可以使信息的傳輸渠道得以拓展。例如聲像制作品、廣播電視節(jié)目以及報(bào)刊轉(zhuǎn)錄等[8]。

3 結(jié)論

綜上所述，在當(dāng)前的信息化時(shí)代背景下，醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案編研工作已經(jīng)無(wú)法對(duì)醫(yī)院未來發(fā)展的實(shí)際需求予以充分滿足。針對(duì)此種狀況，醫(yī)院應(yīng)對(duì)當(dāng)代先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)予以充分利用，并要以此為基礎(chǔ)，對(duì)傳統(tǒng)的檔案編研工作模式進(jìn)行積極創(chuàng)新，從而使編演信息的有效傳輸?shù)靡詫?shí)現(xiàn)，從而對(duì)信息時(shí)代的發(fā)展需求予以充分滿足。