新時(shí)代下城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)研究

何 佳

（上海市城市建設(shè)檔案館，上海 200336）

近年來，隨著城市建設(shè)進(jìn)程日益推進(jìn)，城建檔案呈爆炸式增長，并且日趨復(fù)雜化、專業(yè)化，導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理方式根本無法滿足時(shí)代發(fā)展需求。當(dāng)前我們已經(jīng)步入了信息時(shí)代，各種先進(jìn)的信息技術(shù)被廣泛運(yùn)用到社會(huì)領(lǐng)域中，大大地提升了工作質(zhì)效。在城建檔案管理中恰如其份的引入數(shù)字化檔案管理方法，加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，可以打破傳統(tǒng)檔案管理的困境，依托先進(jìn)技術(shù)，保障檔案的系統(tǒng)性、規(guī)范性和完整性，共享檔案信息，為城市的穩(wěn)健發(fā)展提供參考依據(jù)。

1 城建檔案管理數(shù)字化的內(nèi)容

城建檔案管理工作由政府相關(guān)部門主導(dǎo)，管理對(duì)象不單單涉及城市規(guī)劃和發(fā)展，還關(guān)系到城市建設(shè)工程項(xiàng)目的全過程，城建檔案管理必須要確保相關(guān)數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)確可靠，這些數(shù)據(jù)資料通常為文字、照片、光盤等，不同載體類型在管理上也表現(xiàn)出一定的差異性。在過去的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理屬于核心工作，往往投入了大量的人力物力財(cái)力，早期還可以滿足城市建設(shè)發(fā)展的需要[1]。進(jìn)入新世紀(jì)之后我國城市建設(shè)步伐逐漸加快，過去的檔案管理模式已經(jīng)不符合新時(shí)期的實(shí)際需求，比如說紙質(zhì)檔案的查詢利用效率不高，調(diào)閱流程復(fù)雜，需要通過“申請(qǐng)→登記→出庫→利用→檢查→歸還→入庫”諸多環(huán)節(jié)。另外，紙質(zhì)檔案材料在反復(fù)調(diào)閱、復(fù)印或利用后，會(huì)對(duì)原件帶來一定的損傷，在很大程度上制約了城建檔案的編研和開發(fā)利用工作。所以推進(jìn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，必須要依托于現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)有價(jià)值的檔案信息予以采集轉(zhuǎn)化，把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案材料盡快實(shí)施數(shù)字化轉(zhuǎn)換，把這些數(shù)字檔案輸入到統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)中。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，能夠配合單位檔案數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行更加快速便捷地引用、檢索、調(diào)取等。同時(shí)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，能夠利用一臺(tái)電腦即可完成檔案信息的登記、查詢、檢索等操作，所需要消耗的人力物力相對(duì)更低，也能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的傳輸與共享，深入挖掘城建檔案的價(jià)值。

2 新時(shí)期下加強(qiáng)城建檔案管理數(shù)字化的重要

2.1 有助于城建檔案管理效率

城建檔案資料包含了城市建設(shè)發(fā)展過程中涉及的各方數(shù)據(jù)信息，因?yàn)槠浒念I(lǐng)域更加廣泛，所以形成的檔案材料也是海量的。城建檔案管理不單單包括城市規(guī)劃檔案，還包含建設(shè)工程檔案，這樣數(shù)量巨大且類型繁多的城建檔案在很大程度上對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，在檔案材料的搜集整理和歸檔利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都需要投入較多的資源。近年來我國城市化建設(shè)速度持續(xù)加快，城建檔案數(shù)量日益增多，過去那種陳舊的手工管理模式難以適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，城建檔案數(shù)字化建設(shè)顯得尤為重要[2]。借助于信息技術(shù)能夠真正做到對(duì)城建檔案的自動(dòng)化處理，依靠檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)有助于檔案開發(fā)利用效率的提高，從而讓城建檔案管理工作更好地服務(wù)于城市建設(shè)發(fā)展。

2.2 有助于提高城建檔案利用率

城建檔案的價(jià)值不單單在于它是城市建設(shè)發(fā)展的客觀記錄，更關(guān)鍵的是其巨大的潛在開發(fā)利用價(jià)值。借助于查閱城建檔案材料能夠從中挖掘出有價(jià)值的信息，為城市規(guī)劃或者其他各項(xiàng)工作決策帶來參考依據(jù)，城建檔案可以說是一個(gè)非常重要的信息資源庫。然而過去的檔案管理模式在面對(duì)今天的新局面時(shí)顯得力不從心，檔案管理人員必須要到檔案館現(xiàn)場(chǎng)才可以對(duì)所需要檔案材料予以檢索和查詢，現(xiàn)場(chǎng)檢索查詢往往是人工操作，不僅查詢效率不高，花費(fèi)時(shí)間較長，還可能出現(xiàn)偏差錯(cuò)誤，在很大程度上降低了城建檔案的開發(fā)利用效率[3]。推進(jìn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)可以在很大程度上促進(jìn)其利用效率的提升，在信息化環(huán)境下，僅僅借助于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)就能夠直接登錄相應(yīng)網(wǎng)站予以查詢，依靠更加高效的檢索策略即可第一時(shí)間調(diào)取所需要的檔案材料，讓城建檔案更加科學(xué)高效地發(fā)揮出自身價(jià)值。

2.3 有助于實(shí)現(xiàn)城建檔案資源共享

21世紀(jì)資源共享屬于核心話題之一，城建檔案作為具有極大利用價(jià)值的檔案資源，不能夠塵封在檔案館中，而應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，讓其為城市建設(shè)發(fā)展作出更多貢獻(xiàn)。然而過去那種人工操作的檔案管理模式難以真正做到檔案資源在各部門、各單位之間的有效共享，各個(gè)城市的城建檔案也不能夠跨區(qū)域傳輸，在這一形勢(shì)下，推進(jìn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，依托于檔案管理信息平臺(tái)，將城建檔案上傳到數(shù)據(jù)庫中，利用互聯(lián)網(wǎng)來打造一個(gè)連接順暢的城建檔案傳輸共享渠道，從而促進(jìn)檔案資源的有效共享。

3 當(dāng)前城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)面臨的弊端

3.1 初期建設(shè)難度較大

現(xiàn)階段，要促進(jìn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，初期投入相對(duì)較大，也面臨較大的建設(shè)難度。由于初始階段不單單要投入人力物力財(cái)力推進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，還需要建立和數(shù)字化管理相應(yīng)的制度條例，同時(shí)對(duì)紙質(zhì)化城建檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，開展好數(shù)字檔案的錄入上傳工作。在這一前提下需要對(duì)檔案材料予以科學(xué)分類，確保后期調(diào)閱檢索時(shí)能夠及時(shí)準(zhǔn)確找出所需要的檔案。上述任務(wù)都表現(xiàn)出極大的工作量和復(fù)雜性，而如果存在一點(diǎn)偏差，都會(huì)阻礙后續(xù)工作的開展，因此城建檔案數(shù)字化初期建設(shè)工作存在較大難度。

3.2 信息可能出現(xiàn)缺失

在推進(jìn)落實(shí)城建檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，可能由于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的不穩(wěn)定亦或是系統(tǒng)漏洞而導(dǎo)致檔案遺失或數(shù)據(jù)損壞的問題，從而對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的實(shí)效性帶來影響。同時(shí)，數(shù)字檔案資源實(shí)際管理中，可能因?yàn)橄到y(tǒng)軟件問題、硬件設(shè)備故障亦或是管理人員自身操作失誤而出現(xiàn)安全隱患，對(duì)數(shù)字檔案的安全性和管理平臺(tái)穩(wěn)定性帶來影響，可能導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的丟失。尤其是針對(duì)部分非常珍貴的城建檔案資源，如果在數(shù)字化管理過程中發(fā)生損壞或遺失，對(duì)于城市建設(shè)發(fā)展會(huì)帶來非常大的影響。

3.3 檔案信息容易泄露

城建檔案可以說是城市規(guī)劃、建設(shè)、發(fā)展的客觀記錄，對(duì)未來的城建工作表現(xiàn)出很有價(jià)值的指導(dǎo)意義，也表現(xiàn)出極強(qiáng)的保密性。但因?yàn)閿?shù)字化管理可能存在諸多網(wǎng)絡(luò)安全漏洞，導(dǎo)致珍貴檔案的泄漏，亦或是被盜取或篡改，降低城建檔案數(shù)字化管理的安全性。所以在實(shí)際工作中應(yīng)當(dāng)尤其關(guān)注重視數(shù)字化檔案的安全管理，采取有針對(duì)性的措施保證數(shù)字檔案的安全完整，防止檔案信息泄露的問題出現(xiàn)。

3.4 專業(yè)人才數(shù)量較少

優(yōu)秀而專業(yè)的人才是開展好一切工作的核心資源，專業(yè)人才在城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作過程中具有非常關(guān)鍵的作用。但是從目前的實(shí)際情況來看，很多地區(qū)都非常缺乏檔案數(shù)字化管理的專業(yè)人才，已有的檔案管理人員并未熟悉掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，很多城建檔案工作人員不具備較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，沒有及時(shí)更新自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，無法勝任城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作[4]。

4 新時(shí)代下城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有效策略

4.1 統(tǒng)籌謀劃整體設(shè)計(jì)，夯實(shí)數(shù)字建設(shè)基礎(chǔ)

推進(jìn)落實(shí)城建檔案數(shù)字化建設(shè)中，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)在單位領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一指導(dǎo)下，盡快研究制定符合實(shí)際需求的，科學(xué)規(guī)范的檔案數(shù)字化建設(shè)工作基本流程，從而促進(jìn)數(shù)字化建設(shè)工作步伐的不斷加快，為智慧城市建設(shè)發(fā)展帶來更多支持和幫助。檔案管理部門要更新思想認(rèn)識(shí)，在城建檔案數(shù)字化建設(shè)過程中確保檔案材料的安全與完整，做好檔案驗(yàn)收工作，真正掌控好檔案數(shù)據(jù)采集等相關(guān)作業(yè)流程。目前普遍應(yīng)用的是自動(dòng)化掃描，通過寫入固定的程序，對(duì)紙質(zhì)城建檔案實(shí)施掃描，能夠自動(dòng)生成數(shù)字化檔案。對(duì)此檔案管理人員必須要嚴(yán)格認(rèn)真審核，保證數(shù)字化檔案和紙質(zhì)檔案的內(nèi)容一致，同時(shí)保存好紙質(zhì)原始檔案，以便后期可能再次調(diào)用。另外檔案管理工作人員還應(yīng)當(dāng)按照現(xiàn)代管理學(xué)理論，合理確定檔案數(shù)字化建設(shè)各流程內(nèi)容，按照既定順序規(guī)范操作，組織合適的人選集中時(shí)間與精力對(duì)過去的知識(shí)檔案予以細(xì)化分類，最終完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。唯有提前做好充足的準(zhǔn)備，委派具有責(zé)任心和事業(yè)心的檔案管理人員參與其中，才可以真正確保全部紙質(zhì)檔案都能夠順利完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換，進(jìn)而邁出城建檔案數(shù)字化建設(shè)的第一步，有效規(guī)劃后續(xù)的工作重點(diǎn)，確保數(shù)字化建設(shè)規(guī)范有序推進(jìn)。

4.2 制定完善建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

在推進(jìn)落實(shí)城建檔案管理工作中，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)盡快制定統(tǒng)一的數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，如此一來才可以確保此項(xiàng)工作的有序推進(jìn)。對(duì)于數(shù)字化建設(shè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)而言，相關(guān)工作人員首先應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循我國住建部出臺(tái)的政策準(zhǔn)則，隨后按照本地城建檔案管理工作的具體情況來有針對(duì)性地制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，將格式和標(biāo)準(zhǔn)予以規(guī)范，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行城建檔案的數(shù)字化建設(shè)。防止實(shí)際工作中存在較大的盲目性，讓城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作朝著更加規(guī)范的方向邁進(jìn)。在這一過程中，政府相關(guān)職能部門還應(yīng)當(dāng)發(fā)揮出宏觀調(diào)控職能，做好指導(dǎo)工作，進(jìn)一步提高政策以及資金的優(yōu)惠幫扶力度，如果實(shí)際條件允許，還應(yīng)當(dāng)對(duì)周邊城市的城建檔案資源實(shí)施充分整合，盡快建立一個(gè)統(tǒng)一的城建檔案管理信息平臺(tái)，其中設(shè)置在線查詢、預(yù)覽、咨詢等功能，從而充分發(fā)揮出城建檔案的開發(fā)利用效率，讓城建檔案管理信息平臺(tái)能夠提供更多功能，促進(jìn)城建檔案的有效傳輸和共享。

4.3 提高系統(tǒng)安全性能，保障檔案信息安全

在信息時(shí)代背景下，網(wǎng)絡(luò)信息安全一直是老生常談的問題。為加強(qiáng)現(xiàn)代城建檔案管理效率，完成數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)化的目標(biāo)，應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)對(duì)信息安全領(lǐng)域的關(guān)注，避免城建檔案信息被竊取和破壞，保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息的安全性。在實(shí)際的檔案信息化建設(shè)與管理環(huán)節(jié)，特別需要注重實(shí)施系統(tǒng)性的規(guī)范，增加在信息科技領(lǐng)域的投入和創(chuàng)新，積極取用最新的安全防護(hù)技術(shù)，嚴(yán)格落實(shí)檔案系統(tǒng)管理制度，包括設(shè)置專業(yè)防火墻及編程軟件，利用身份認(rèn)證與實(shí)名登記，保證在操作環(huán)節(jié)中的安全，規(guī)避任何可能存在的薄弱環(huán)節(jié)。另外，由于城建檔案屬于開發(fā)性地系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，需要融合各部門和機(jī)構(gòu)的檔案收集、整理與歸檔工作，因此在操作中必須確立科學(xué)有效的制度，強(qiáng)化外部接入管理和標(biāo)準(zhǔn)化管理，嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)檔案管理和使用規(guī)定，全面提升城建檔案管理人員的安全防護(hù)意識(shí)，具備更優(yōu)異的安全技能，使之在信息化檔案管理模式下，始終發(fā)揮出更好的管理效率，提升整體檔案管理轉(zhuǎn)型中的安全性。

4.4 加強(qiáng)管理人才培養(yǎng)，提升人員綜合素養(yǎng)

人才是新時(shí)代競爭的關(guān)鍵因素，在城建檔案管理中的管理人員，應(yīng)當(dāng)成為構(gòu)建城建檔案管理系統(tǒng)的核心，因此加強(qiáng)專業(yè)管理人才隊(duì)伍培養(yǎng)和建設(shè)，已然成為最為重要的目標(biāo)之一。城建檔案管理部門必須要結(jié)合各項(xiàng)因素，包括檔案館規(guī)模、人員數(shù)量及技術(shù)能力等，科學(xué)實(shí)施檔案管理資源配置。一方面，加強(qiáng)人員思想的引導(dǎo)，將現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息化管理思維融入教育內(nèi)容，切實(shí)從思想上提升人員的重視，明確城建檔案管理的重要性，增強(qiáng)檔案管理人員的主動(dòng)性。另一方面，積極推進(jìn)專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，針對(duì)城建檔案管理的訴求，加強(qiáng)新技術(shù)、新制度的引入和創(chuàng)新，積極構(gòu)建起上下參與的良好氛圍，同時(shí)注重對(duì)管理人員的培育，切實(shí)掌握信息檔案管理技能，使之能夠熟悉掌握檔案管理系統(tǒng)，保證檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)始終科學(xué)有效，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的整體推動(dòng)。除此之外，還需要注重技術(shù)推廣工作，尤其是加強(qiáng)對(duì)各類支撐設(shè)施的完善，尤其是要強(qiáng)調(diào)技術(shù)操作能力，大幅提升檔案管理團(tuán)隊(duì)的素養(yǎng)，切實(shí)滿足不同層面的管理需要，建立起行之有效的城建檔案管理體系，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理能力的提升。

5 結(jié)語

一言以蔽之，在城市建設(shè)發(fā)展中城建檔案發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，受多種因素的因素，在當(dāng)前的城建檔案管理數(shù)字建設(shè)進(jìn)程中還存在諸多弊端，據(jù)此，我們要結(jié)合實(shí)際，統(tǒng)籌謀劃，整體設(shè)計(jì)，通過多措并舉，不斷加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，保障城建檔案管理的合理化、規(guī)范化，最大化的保障城建檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)性。最大化地發(fā)揮城建檔案的價(jià)值意義，助力我國城建事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。