提高辦公檔案管理效率的方法分析

尹曉瑩

（洮南市商務(wù)信息服務(wù)中心，吉林 洮南 137100）

在信息技術(shù)和市場發(fā)展的背景下，檔案信息的種類和數(shù)量都有增加的趨勢，這無疑對辦公檔案管理提出了更高的要求，如果仍舊采用以往的紙質(zhì)檔案管理方式則很難適應(yīng)當(dāng)前的辦公需要。鑒于此，要針對性地進(jìn)行管理手段的創(chuàng)新，在確保管理質(zhì)量穩(wěn)定的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)管理效率的提高，緩解檔案管理人員的工作壓力。

1 提高辦公檔案管理意識

實(shí)現(xiàn)辦公檔案管理效率提升的前提保障是增強(qiáng)檔案管理科學(xué)化、信息化以及全員化的意識，從而為各項(xiàng)方案的實(shí)施建立基礎(chǔ)。首先，加強(qiáng)上層管理引導(dǎo)，通過宣傳和宣導(dǎo)工作的開展，營造全員參與辦公檔案管理提速活動(dòng)的氛圍。充分發(fā)揮宣傳看板、網(wǎng)絡(luò)課程以及公眾號等宣傳媒介的優(yōu)勢作用，讓大家樹立科學(xué)管理意識的同時(shí)，加強(qiáng)對《檔案法》的學(xué)習(xí)和了解。其次，制定并完善辦公檔案管理的適應(yīng)性制度，幫助檔案管理人員明確自身的工作職責(zé)和操作規(guī)范，為常規(guī)工作的開展提供指導(dǎo)意義。再次，進(jìn)一步明確檔案的收納、發(fā)送以及借閱制度，一方面保證檔案資源能夠全面共享，另一方面也要“出”、“入”有度，特別對于涉密信息一定要加強(qiáng)程序化控制，降低泄漏風(fēng)險(xiǎn)。最后，要求各部門主動(dòng)配合、積極參與，完成各自的檔案管理任務(wù)。例如，設(shè)置專員進(jìn)行檔案資料的分類和歸納，從基礎(chǔ)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)檔案管理的效率提升[1]。

2 認(rèn)真開展檔案業(yè)務(wù)工作

辦公檔案管理工作是一項(xiàng)持久積累性的工作，其后續(xù)的管理是建立在日常的材料搜集和管理的基礎(chǔ)之上的。對此，檔案管理人員在開展此項(xiàng)工作時(shí)要與各部門之間保持密切的聯(lián)系，保證檔案信息的全面性。與此同時(shí)，還要在現(xiàn)有基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案搜集范圍的拓展和深入挖掘，使所儲存的檔案內(nèi)容逐漸的豐富起來。立足于單位檔案信息的特征制定相應(yīng)的管理規(guī)范，例如歸檔記錄、保管期限以及立卷程序等。最重要的是要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)以及各行政科室做好檔案信息的報(bào)送，使辦公檔案信息的價(jià)值充分地發(fā)揮出來，從而形成良性的檔案管理運(yùn)行機(jī)制。值得注意的是，雖然電子檔案已經(jīng)逐步的取代了紙質(zhì)檔案，但仍要做好底稿的留存，保持檔案環(huán)境的適宜，防止受潮、蟲咬等問題的發(fā)生。檔案管理人員要明確自身工作的重要性，保持良好的管理行為習(xí)慣，確保檔案信息的有序和可追溯性。

3 合理運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)

在信息社會(huì)的時(shí)代背景下，辦公檔案管理趨于現(xiàn)代化和信息化已經(jīng)成為必然的趨勢，管理效率的提升也正基于此。合理運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：第一方面，以現(xiàn)代化技術(shù)為依托能夠緩解傳統(tǒng)檔案管理的人工壓力和難度，從而將大量的檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)化的處理，同時(shí)也為后續(xù)的閱覽檢索建立基礎(chǔ)。因此，各單位要做好各類信息設(shè)備的引進(jìn)，例如掃描儀、打印機(jī)等，具備將檔案信息轉(zhuǎn)換為電子資源的能力。第二方面，檔案管理的信息化還能提高文檔一體化水平，從而提高部門間的聯(lián)系性，防止重復(fù)操作的現(xiàn)象發(fā)生。例如，通過信息平臺進(jìn)行檔案的傳送，突破了空間和工作時(shí)間的限制，并且具有提示功能，能夠顯示檔案閱覽的情況，從而降低傳閱盲區(qū)的出現(xiàn)。值得注意的是，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理一定要做好內(nèi)網(wǎng)保護(hù)，防止外網(wǎng)過渡過來的病毒對單位的信息平臺造成侵?jǐn)_，影響安全性。

4 發(fā)揮單位文化的優(yōu)勢特征

辦公檔案管理不僅僅是單位自身業(yè)務(wù)的串聯(lián)過程，同時(shí)也體現(xiàn)著自身的文化形象，是展示文化價(jià)值建設(shè)成果的有形載體。所以在檔案管理的過程中首先要立足文化站位，將企業(yè)的文化優(yōu)勢充分地發(fā)揮出來，便于檔案管理新機(jī)制的融合。其次，在優(yōu)化自身檔案管理方式的同時(shí)，也要將管理成果向市場交流方面滲透，以多渠道、特色化的姿態(tài)實(shí)現(xiàn)信息的活化。由此觀之，單位領(lǐng)導(dǎo)著要重視該項(xiàng)工作的投入，使檔案管理成為經(jīng)營業(yè)務(wù)的一部分，并與各類活動(dòng)建立聯(lián)系，從而打造集宣傳、信息、教育、服務(wù)、業(yè)務(wù)為一體的檔案管理文化基地，為各項(xiàng)交流建立基礎(chǔ)保障。企業(yè)檔案管理工作的效率提升和逐漸成熟，無論對內(nèi)部運(yùn)營還是外部市場都有良好的促進(jìn)作用，甚至檔案管理的精細(xì)化一定程度上還有助于樹立企業(yè)品牌效應(yīng)和形象，從而彰顯運(yùn)營生機(jī)，在自身長遠(yuǎn)發(fā)展的過程中，展現(xiàn)出良好的示范效應(yīng)。

5 優(yōu)化檔案管理人員的結(jié)構(gòu)

結(jié)合工作性質(zhì)進(jìn)行分析，不難發(fā)現(xiàn)辦公檔案管理完全屬于文職工作范疇，其內(nèi)容多樣但是形式略顯單一，因此各單位在進(jìn)行檔案管理人員的任命時(shí)對于其專業(yè)化要求相對較低，并且在聘選過程中不對技術(shù)背景做考量。與此同時(shí)，檔案管理人員的薪資水平也處于單位中下游，管理人員的積極性不高。總之，由于上述種種原因，直接造成檔案管理人員整體結(jié)構(gòu)的不均衡，例如人員年齡大等，從而潛移默化的造成了檔案管理效率的低下，限制了檔案管理信息化的發(fā)展走向，不符合時(shí)代要求。鑒于此，可從以下幾個(gè)方面進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整：首先，結(jié)合單位的檔案重要性和工作量，做好必要的崗位普查，并根據(jù)普查結(jié)果進(jìn)行專業(yè)管理人才的補(bǔ)充，保持業(yè)務(wù)的均衡性；其次，改變工資結(jié)構(gòu)，以績效考核的模式給予檔案管理人員適當(dāng)?shù)墓べY補(bǔ)貼，提高職業(yè)吸引力；最后，與人才發(fā)展建立聯(lián)系，例如，開展職稱評級、檔案管理知識競賽等，健全人才培養(yǎng)機(jī)制，保證人員結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定性[2]。

6 結(jié)論

對提高辦公檔案管理效率的方法進(jìn)行分析，要結(jié)合所在單位的檔案信息特點(diǎn)，在滿足工作需要的基礎(chǔ)上，進(jìn)行管理方式的嘗試。此外，還要加強(qiáng)對于涉密檔案的管理控制，做好匹配性的制度調(diào)整，實(shí)現(xiàn)全方位的優(yōu)化。總之，檔案管理是一項(xiàng)長期的推進(jìn)過程，需要各部門的配合和支持，從而構(gòu)建特色化的管理體系。