論科學(xué)管理檔案的重要性

李彥秋

（達(dá)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院，四川 達(dá)州 635001）

1 做好檔案管理工作的重要意義

做好檔案管理工作一個(gè)社會(huì)健康發(fā)展的需要，檔案管理工作是社會(huì)發(fā)展的重要的部門(mén)，是提高社會(huì)發(fā)展工作效率，維護(hù)社會(huì)歷史真實(shí)性的一項(xiàng)重要作用。如何科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)單位是否科學(xué)高效、正規(guī)管理的重要尺度?？茖W(xué)的管理檔案、科學(xué)的利用檔案就證明這個(gè)單位能夠?yàn)榭茖W(xué)發(fā)展提供一手真實(shí)的資料，單位作出的研究是經(jīng)過(guò)科學(xué)分析、能夠揚(yáng)長(zhǎng)避短、制定出合理合規(guī)的政策法規(guī)。在現(xiàn)階段我國(guó)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的大背景下，認(rèn)真做好檔案管理工作，不斷探索新的檔案管理手段，不斷的規(guī)范檔案管理觀念，以期能夠更規(guī)范、合理的制定各項(xiàng)政策，能促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展。

檔案是伴隨著人類(lèi)文明的產(chǎn)生而產(chǎn)生的，是人類(lèi)文明的記錄和見(jiàn)證，是維護(hù)歷史的真實(shí)性的偉大事業(yè)，檔案在人類(lèi)社會(huì)生活中有著不可磨滅的作用，人們通過(guò)對(duì)檔案的研究可以讓我們?cè)诠ぷ髦胁蛔邚澛贰?/p>

2 檔案的價(jià)值

從檔案社會(huì)的要求來(lái)看，檔案的價(jià)值就是用于記錄和查閱，讓人們利用的價(jià)值，檔案是記錄最真實(shí)的社會(huì)生活，就最原始、最可靠、最真實(shí)的依據(jù)，綜合來(lái)說(shuō)，檔案的價(jià)值一般有以下幾個(gè)方面。

1）檔案的真實(shí)歷史記錄。檔案的作用就是記錄最真實(shí)的社會(huì)活動(dòng)，它是歷史發(fā)展的見(jiàn)證者，它具有最公平、客觀、準(zhǔn)確地記錄著當(dāng)時(shí)社會(huì)發(fā)展的真實(shí)情況，它通過(guò)文字、圖表、圖案以及現(xiàn)在更高級(jí)別的電子檔案作為載體，都是用于記錄當(dāng)時(shí)的社會(huì)情況。

2）檔案的利用價(jià)值。檔案的利用多種多面，可以說(shuō)和我們生活息息相關(guān)，例如我們常常遇到的人事、會(huì)計(jì)、基建等都需要相應(yīng)的檔案資料作為支撐。（1）人事檔案的利用價(jià)值。人事檔案是記錄著我們每一個(gè)人的經(jīng)歷、政治面貌、品德等個(gè)人情況的文件材料。人事檔案起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在我們每一個(gè)人的轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、醫(yī)療保險(xiǎn)、子女教育、養(yǎng)老保險(xiǎn)等相關(guān)證明時(shí)，都需要使用人事檔案。如果本人的人事檔案丟失會(huì)影響到入黨、升學(xué)等，成人后影響自己的評(píng)定職稱、考研政審、勞動(dòng)保險(xiǎn)及日后的離退休手續(xù)辦理，如果有出國(guó)的情況，人事檔案丟失，更加會(huì)影響到自己出國(guó)留學(xué)。如果有考公務(wù)員人事檔案更是重中之重，檔案必須保管好。這里可以看出，人事檔案從我們出生、上學(xué)、畢業(yè)、工作等都有直接的關(guān)聯(lián)。（2）會(huì)計(jì)檔案的利用價(jià)值。會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，更是各個(gè)單位的重要檔案，它是一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)記錄和反映，通過(guò)查閱會(huì)計(jì)檔案，我們可以了解本單位的每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈；可以真實(shí)的反映本單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)是否遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律，在財(cái)務(wù)活動(dòng)中，每一項(xiàng)會(huì)計(jì)記錄都是當(dāng)下經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的生動(dòng)記錄和客觀寫(xiě)照。一個(gè)單位對(duì)本單位的會(huì)計(jì)檔案重視程度也反映了該單位是否要求嚴(yán)格，是否履行了廉政自律。（3）基建檔案的利用價(jià)值?；n案是在基建過(guò)程中形成的對(duì)單位有保存價(jià)值的文字、圖片、聲響等各種載體的文件材料，是真實(shí)反映基建活動(dòng)的材料，它是項(xiàng)目工程建設(shè)和竣工時(shí)驗(yàn)收的必要條件，也為以后工程的投入生產(chǎn)后運(yùn)行、檢修、擴(kuò)建等提供原始的可支撐材料，如果基建檔案不齊全、不規(guī)范、相關(guān)材料不準(zhǔn)備就為后續(xù)一系列工作帶來(lái)很大的麻煩。第一，基建檔案利用好可以實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展?；üこ桃话銡v時(shí)很久，涉及的單位和人員也很多，而基建檔案作為工程的第一手資料，為建筑工程的施工、設(shè)備的維修、技術(shù)的改進(jìn)等都有著重大的作用。第二，基建檔案利用好可以提高工程質(zhì)量，因?yàn)榛n案是真實(shí)的基建工程一手資料，一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基建檔案可以更好地為工程提供各種參考，工程人員可以通過(guò)查閱基建檔案來(lái)提高工程效率，更高效的施工。第三，利用好基建檔案能夠保證工程創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)。一個(gè)好的基建工作要竣工，常常是離不開(kāi)支撐它的基建檔案，只有基建檔案齊全、規(guī)范才能為竣工驗(yàn)收提供最準(zhǔn)確的資料，才能為工程優(yōu)質(zhì)化提供幫助。

3 檔案管理工作的難點(diǎn)

1）對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠。由于長(zhǎng)期人們對(duì)檔案的不重視，覺(jué)得檔案可有可無(wú)，再加上很多的部門(mén)負(fù)責(zé)人覺(jué)得檔案工作也不重要，這些就導(dǎo)致很多檔案工作人員在工作中也對(duì)檔案不重視，在工作中有時(shí)會(huì)缺乏一些業(yè)務(wù)素質(zhì)，對(duì)待前來(lái)查詢檔案的同志也缺乏耐心，工作得過(guò)且過(guò)，對(duì)業(yè)務(wù)也缺乏上進(jìn)心和樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神。缺乏良好的職業(yè)道德，缺乏工作中良好的辦事工作態(tài)度，又缺乏樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，在工作中遇到難點(diǎn)也不想去想辦理處理。

2）檔案基礎(chǔ)設(shè)施配套不夠。由于對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠，一些單位的領(lǐng)導(dǎo)也檔案工作的投入也不強(qiáng)，檔案工作的一些基礎(chǔ)設(shè)備沒(méi)有，比如：基本的檔案柜、溫濕度計(jì)、檔案室、庫(kù)房建立不規(guī)范等。其次，一些單位檔案工作人員配置也不夠，檔案工作人員進(jìn)一步業(yè)務(wù)培訓(xùn)很少。這些都大大的制約了檔案的發(fā)展。

4 做好檔案管理工作的幾個(gè)方面

1）制定科學(xué)規(guī)范的制度。沒(méi)有制度不成方圓，要科學(xué)的檔案管理，就必須制定出科學(xué)的制度。檔案要科學(xué)規(guī)范的發(fā)展，依法管理檔案是基礎(chǔ)，法治化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。要科學(xué)規(guī)范的管理檔案，就要根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》等國(guó)家相關(guān)政策法規(guī)，因地制宜的制定出適合本單位的檔案管理辦法，利用科學(xué)化、制度化來(lái)管理檔案。而且隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案事業(yè)的發(fā)展最終也是必須走上依法治檔的道路，只有這樣才能讓檔案更好的服務(wù)社會(huì)、發(fā)揮出它應(yīng)有的作用。

2）建立一系列檔案獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。要把檔案管理好、檔案工作更進(jìn)一步最關(guān)鍵的還是人，所有在科學(xué)發(fā)展的指導(dǎo)下，各單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該以人為本、除了制定規(guī)范檔案管理的制度之外，還應(yīng)該創(chuàng)立一些檔案獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。最大限度地激發(fā)檔案工作人員的積極性和業(yè)務(wù)主動(dòng)性。在平時(shí)工作中，大家形成良好的工作作風(fēng)、積極進(jìn)取的工作思想，激發(fā)檔案人員最大的工作熱情。

3）實(shí)現(xiàn)科學(xué)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)相結(jié)合。隨著社會(huì)的發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的進(jìn)一步加強(qiáng)，檔案信息化是必然的，而檔案管理人員在隨著信息進(jìn)一步發(fā)展的過(guò)程中如何把握機(jī)遇、接受挑戰(zhàn)也是很重要的。隨著社會(huì)的發(fā)展檔案管理工作不是以前的單一保管紙質(zhì)檔案就算完成，現(xiàn)在檔案載體豐富，紙質(zhì)、音響、錄像、聲頻、視頻等各類(lèi)新型檔案越來(lái)越多，檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員既要有基本的檔案管理者應(yīng)具備服務(wù)意識(shí)，又要與時(shí)俱進(jìn)掌握現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)。

檔案工作是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)展的重要標(biāo)志，也是一個(gè)國(guó)家記錄歷史的重要依據(jù)，在現(xiàn)階段，只有認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，不斷科學(xué)規(guī)范檔案、科學(xué)管理檔案才能最大化的讓檔案工作適應(yīng)新的環(huán)境。也只能這樣才能發(fā)揮出檔案最大的作用。