醫(yī)改背景下醫(yī)院文書檔案的管理與利用

袁文莉 周曉楓

（山東省淄博市第一醫(yī)院，山東 淄博 255200）

受醫(yī)改政策影響，各醫(yī)院在發(fā)展階段對文書檔案管理模式創(chuàng)新，以提升文書檔案管理工作質(zhì)量、醫(yī)療技術(shù)水平等為核心，細(xì)化處理文書檔案內(nèi)容，保證文書檔案信息資源的完整性、合理性，為重要決策制定提供重要依據(jù)。同時(shí)，還對文書檔案管理部門、工作人員等提出較高要求，在各項(xiàng)工作開展環(huán)節(jié)中均保證文書檔案信息資源的搜集、儲(chǔ)存、共享等完整性，醫(yī)院為人員提供多樣化的進(jìn)修條件，目的是提升醫(yī)院每位工作人員的專業(yè)能力、技術(shù)水平、職業(yè)素養(yǎng)等，才可保證文書檔案管理工作有序開展，提升醫(yī)院整體工作質(zhì)量。

1 醫(yī)改對醫(yī)院文書檔案管理的影響

眾所周知，文書檔案管理是醫(yī)院發(fā)展過程中的核心內(nèi)容之一，在醫(yī)院內(nèi)部發(fā)展階段發(fā)揮著基礎(chǔ)性的導(dǎo)向作用，受醫(yī)改政策實(shí)施影響，文書檔案管理引起醫(yī)院重視，能在各階段發(fā)展中均詳細(xì)探究文書檔案管理更多、更大的作用，是促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的必要條件之一?；谛聲r(shí)代背景下，醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展速度越來越快，傳統(tǒng)化的文書檔案管理模式已經(jīng)無法滿足時(shí)代及醫(yī)療領(lǐng)域發(fā)展需求，如果忽視對文書檔案管理模式創(chuàng)新，無法保證醫(yī)院發(fā)展地位，甚至?xí)粫r(shí)代與行業(yè)所淘汰，帶來的負(fù)面影響、經(jīng)濟(jì)損失等都比較大[1]。對此，加大醫(yī)改政策實(shí)施力度，目的是引起各醫(yī)院關(guān)注與重視，把文書檔案管理作為核心內(nèi)容之一，詳細(xì)探究不同時(shí)期、不同條件下的文書檔案管理實(shí)況，深度探究與挖掘，明確文書檔案管理要求，在發(fā)展中大膽創(chuàng)新，具備多樣化的文書檔案管理模式，全面應(yīng)用到日常工作環(huán)節(jié)中。再加上工作人員思想意識(shí)的優(yōu)化，擴(kuò)大文書檔案管理模式應(yīng)用范圍，并在實(shí)際應(yīng)用的過程中為醫(yī)院穩(wěn)健運(yùn)轉(zhuǎn)提供良好的基礎(chǔ)保障。

一方面，醫(yī)院以全新的發(fā)展理念對文書檔案管理引發(fā)思考，要優(yōu)化與完善文書檔案管理機(jī)制與體系，保證基礎(chǔ)條件的合理性，為各項(xiàng)工作開展提供基礎(chǔ)指導(dǎo)，是促進(jìn)醫(yī)院長久發(fā)展的必要條件，可在發(fā)展過程中結(jié)合各項(xiàng)文書檔案文件內(nèi)容的探究，有相應(yīng)的建議或意見，保證文書檔案管理更規(guī)范化、制度化，提升醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)水平、服務(wù)質(zhì)量，擴(kuò)大醫(yī)院影響力[2]；另一方面，在文書檔案管理中加大科研技術(shù)應(yīng)用力度，是以文書檔案利用價(jià)值為中心，科研人員保證科研成果的良好性，保證醫(yī)療事業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。

2 醫(yī)改背景下醫(yī)院文書檔案管理不足問題

2.1 進(jìn)一步完善的管理體系

近幾年，我國醫(yī)療衛(wèi)生建設(shè)力度逐漸加強(qiáng)，并在建設(shè)過程中對各項(xiàng)條件的充足準(zhǔn)備，保證衛(wèi)生體系的完整性。但是因在此方面過于重視、大力投資，而忽視醫(yī)院文書檔案管理，在文書檔案管理方面所具備的管理系統(tǒng)需進(jìn)一步地完善，與新時(shí)期背景的發(fā)展實(shí)況存在一定的差異性。結(jié)合當(dāng)前大部分醫(yī)院發(fā)展實(shí)況探究，雖然各自均具備相應(yīng)的文書檔案管理體系，但關(guān)于管理體系的建立無法確保是依據(jù)自身實(shí)況展開探究，導(dǎo)致所制定與具備的管理體系不具特色，甚至是直接選用外部文書檔案管理模式開展此項(xiàng)工作，無法保證文書檔案管理工作質(zhì)量，而且還對文書檔案管理作用發(fā)揮造成阻礙，實(shí)際效果與預(yù)期效果存在較大差異性[3]。

除此之外，在醫(yī)改背景下，雖然對醫(yī)院醫(yī)療體制改革起到推動(dòng)作用，但因醫(yī)院自身并沒有充分意識(shí)到文書檔案管理對醫(yī)院健康發(fā)展的影響性，在現(xiàn)有的管理體系中忽視對文書檔案管理效果與績效關(guān)聯(lián)，無法保證文書檔案管理工作人員有較高的工作熱情與積極性，極易出現(xiàn)文書檔案管理混亂情況，最終降低文書檔案管理工作效率。

2.2 管理工作標(biāo)準(zhǔn)待統(tǒng)一

經(jīng)我國醫(yī)改政策的出臺(tái)與實(shí)施后，我國相關(guān)部門對醫(yī)療領(lǐng)域健康發(fā)展引起重視，并通過對各醫(yī)院發(fā)展實(shí)況的探究，在各方面均提出較高要求，但是相關(guān)部門對文書檔案的監(jiān)管也只是分散管理方式，使文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題依然存在。

例如：當(dāng)前某醫(yī)院在發(fā)展階段關(guān)于文書檔案管理的處理，依然是選擇各部門獨(dú)立管理文書檔案的方式，不僅無法保證醫(yī)院文書檔案利用率，而且還不便于各部門、工作人員的積極交流。人事部門只負(fù)責(zé)人事檔案管理；影像部門只負(fù)責(zé)影像檔案管理等，使醫(yī)院中文書檔案處于分散情況下，在搜集與共享階段會(huì)有較大的難度，消耗大量的時(shí)間與精力，不具備統(tǒng)一化的管理標(biāo)準(zhǔn)，影響文書檔案管理效率。

2.3 管理模式待多樣化創(chuàng)新

當(dāng)前，影響醫(yī)院文書檔案管理水平、質(zhì)量等主要因素是管理模式，大部分醫(yī)院開展文書檔案管理工作，所選擇的管理模式“如出一轍”，不具備個(gè)性化、獨(dú)立化、特色化等要求，過于開展文書檔案管理工作，而忽視對管理模式的多樣化創(chuàng)新，使文書檔案管理基礎(chǔ)條件就無法滿足此項(xiàng)工作開展要求，現(xiàn)存的文書檔案資源缺乏完整性、精確性等，在文書檔案管理利用環(huán)節(jié)中也遇到阻礙，管理模式過于落后，忽視對醫(yī)院各科室、各項(xiàng)工作根本要求的考慮，成為限制醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展的主要原因之一[4]。

同時(shí)，醫(yī)院在新醫(yī)改政策實(shí)施階段，并沒有在文書檔案管理方面加大投資力度，無論是人力、物力還是財(cái)力，均無法為文書檔案管理模式多樣化創(chuàng)新提供基礎(chǔ)條件，在管理階段引發(fā)眾多問題，增加文書檔案管理難度。再加上工作人員自身管理意識(shí)與能力待強(qiáng)化，極易因文書檔案管理問題的出現(xiàn)對各項(xiàng)工作開展產(chǎn)生不利影響。

3 醫(yī)改背景下醫(yī)院文書檔案管理與利用策略

3.1 完善文書檔案管理體系，全面落實(shí)相關(guān)管理制度

分析醫(yī)改政策實(shí)施對文書檔案管理的影響性，需醫(yī)院自身能引起重視，并在新政策實(shí)施過程中對文書檔案管理體系完善，發(fā)展中對管理模式的全面性創(chuàng)新，要保證文書檔案管理模式多樣化發(fā)展，重點(diǎn)突出醫(yī)院自身特色與實(shí)力。并在文書檔案管理管理體系制定與完善階段，把工作成果與人員績效產(chǎn)生關(guān)聯(lián)，以此調(diào)動(dòng)人員積極參與，在自身工作崗位中發(fā)揮專業(yè)能力，提升各科室的工作效率。

此外，在文書檔案管理體系完善階段對管理制度全面性落實(shí)，既能為文書檔案管理模式創(chuàng)新提供基礎(chǔ)條件，而且還可在實(shí)施階段發(fā)現(xiàn)各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)中所存在的不足問題，有目的性、依據(jù)性實(shí)施，制定相應(yīng)的解決方案與措施，從細(xì)節(jié)上控制與提升工作質(zhì)量，才能保證整體管理效果，充分發(fā)揮出文書檔案管理作用，從醫(yī)院長久發(fā)展角度全面性探究，實(shí)施階段利用管理制度約束人員行為，解決人為因素影響而引發(fā)的文書檔案管理問題，符合新醫(yī)改背景下文書檔案管理具體要求，有效提升文書檔案管理良好效果。

3.2 注重信息化技術(shù)引進(jìn)與應(yīng)用，具備多樣化管理模式

因傳統(tǒng)化文書檔案管理模式已經(jīng)無法滿足醫(yī)院發(fā)展需求，通過新政策的實(shí)施，為醫(yī)院文書檔案管理模式創(chuàng)新提供良好基礎(chǔ)，在發(fā)展過程中能以醫(yī)療水平提升、服務(wù)質(zhì)量提升等為核心，從群眾就醫(yī)角度探究，保證群眾從了解階段開始就能有較強(qiáng)的體驗(yàn)感，全程為群眾進(jìn)行高水平的醫(yī)療服務(wù)[5]。在此基礎(chǔ)上，醫(yī)院內(nèi)部發(fā)展過程中設(shè)定文書檔案管理核心內(nèi)容，以文書檔案管理模式創(chuàng)新為前提，加大信息化技術(shù)引進(jìn)與應(yīng)用力度，創(chuàng)新文書檔案信息化管理模式，構(gòu)建智能化管理系統(tǒng)，并分析各科室的工作內(nèi)容，在管理系統(tǒng)中有相應(yīng)的模塊對應(yīng)，便于醫(yī)院對各科室工作開展階段所產(chǎn)生的信息資源統(tǒng)一化管控。

例如：文書檔案管理中心建設(shè)，各科室對相關(guān)工作開展，只需在管理系統(tǒng)的相應(yīng)模塊中實(shí)施，既能順利開展各項(xiàng)工作，還可對所產(chǎn)生的信息資源儲(chǔ)存到系統(tǒng)中，系統(tǒng)中獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫可容納海量信息數(shù)據(jù)，醫(yī)院在此方面加大投資力度，強(qiáng)化文書檔案管理硬件設(shè)施，搭建文書檔案管理服務(wù)器、使用終端等，能轉(zhuǎn)換傳統(tǒng)化紙質(zhì)文件儲(chǔ)存方式，生成電子文檔，便于各科室對信息資源共享、應(yīng)用，提供信息資源利用率，促進(jìn)醫(yī)院文書檔案管理一體化發(fā)展。

3.3 組建專業(yè)化管理隊(duì)伍，提升工作質(zhì)量與醫(yī)療水平

為滿足新時(shí)代背景下醫(yī)療領(lǐng)域發(fā)展需求，還需在文書檔案管理方面加大創(chuàng)新力度，關(guān)于軟、硬件的完善，還需組建專業(yè)化管理隊(duì)伍，細(xì)化工作內(nèi)容與職責(zé)，可從文書檔案管理工作環(huán)節(jié)中加大管控力度，既可以對常規(guī)問題合理化解決，又增強(qiáng)文書檔案管理實(shí)力。同時(shí)，專業(yè)化的管理隊(duì)伍中每位工作人員專業(yè)能力較強(qiáng)、責(zé)任意識(shí)較高，針對信息化技術(shù)、各類硬件實(shí)施等均能獨(dú)立化、規(guī)范化操作，增強(qiáng)文書檔案管理系統(tǒng)穩(wěn)定性與安全性[6]。并在文書檔案管理信息資源利用階段，會(huì)從各科室各項(xiàng)工作開展角度探究，能規(guī)避各類影響因素，具備專業(yè)化的管控方式，因個(gè)人業(yè)務(wù)水平、工作業(yè)績的提升，為醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展、文書檔案管理質(zhì)量、醫(yī)療水平提升帶來積極影響，各項(xiàng)工作均有順利開展，增強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理有序性，從而保證我國醫(yī)療領(lǐng)域工作在新時(shí)期下健康發(fā)展。

4 結(jié)語

從醫(yī)院自身發(fā)展角度探究，所包括的科室與工作內(nèi)容較多，而各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)中均會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)，會(huì)增加文書檔案管理難度，但分析各類信息資源及文件內(nèi)容，涵蓋整個(gè)醫(yī)院發(fā)展，也影響著醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量、醫(yī)療水準(zhǔn)等，是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，也為醫(yī)療領(lǐng)域未來發(fā)展指明方向，改變傳統(tǒng)化紙質(zhì)記錄、儲(chǔ)存、共享等方式，有效解決文書檔案遺漏、丟失等問題，在醫(yī)改背景下，醫(yī)院及各部門均能對文書檔案管理深化探究，保證文書檔案管理、利用等價(jià)值的突出。