淺談國(guó)有企業(yè)文書(shū)檔案管理效率的提升策略

李擇琦

（上海市城市排水有限公司，上海 200233）

社會(huì)的發(fā)展不斷推動(dòng)著國(guó)有企業(yè)的飛速發(fā)展，同時(shí)，企業(yè)不斷進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)的完善，出于長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展所考慮，企業(yè)開(kāi)始進(jìn)行各項(xiàng)事務(wù)活動(dòng)?？上驳氖牵聞?wù)活動(dòng)開(kāi)展之后企業(yè)呈現(xiàn)出了新的發(fā)展局面。而在活動(dòng)進(jìn)行時(shí)所產(chǎn)生的資料越來(lái)越多，將這些資料進(jìn)行保存整理形成了文書(shū)檔案。文書(shū)檔案具有豐富化特點(diǎn)，這些文書(shū)檔案具有非常高的價(jià)值，就價(jià)值而言，很難有其他能夠與之相比擬。如今的外部環(huán)境已經(jīng)發(fā)生了較大的變化，其中最顯著的特征在于辦公自動(dòng)化浪潮出現(xiàn)。目前，企業(yè)內(nèi)部存在制度性約束，企業(yè)需要增加對(duì)文書(shū)檔案管理的重視，重新調(diào)整思路。

1 情況分析

企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的過(guò)程中加快了自身發(fā)展的進(jìn)程，伴隨著企業(yè)的發(fā)展可能會(huì)因?yàn)槠髽I(yè)規(guī)模的擴(kuò)大而不斷吸收人員，企業(yè)人員數(shù)量不斷增加，而具體事務(wù)活動(dòng)開(kāi)展更加頻繁，不可置疑的是在這樣的形勢(shì)下職工個(gè)人信息的內(nèi)容變得越來(lái)越多，這也就意味著會(huì)有大量的文書(shū)檔案資料積累。當(dāng)然，文書(shū)檔案資料內(nèi)容并不單單包括職工個(gè)人信息，其還會(huì)涉及行政管理以及財(cái)務(wù)活動(dòng)等各項(xiàng)信息。對(duì)于企業(yè)來(lái)講，需要對(duì)這些文件進(jìn)行收集保存與管理。這些在各項(xiàng)事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的資料統(tǒng)一保管之后后期還可以根據(jù)需要進(jìn)行資料的調(diào)用，文書(shū)檔案管理是一個(gè)非常重要的工作。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各個(gè)行業(yè)與領(lǐng)域開(kāi)始進(jìn)行創(chuàng)新，形勢(shì)發(fā)展如此，國(guó)有企業(yè)不能夠固守傳統(tǒng)，不能夠停留在不變的發(fā)展水平上，在了解到文書(shū)檔案管理方式具有滯后性的情況下應(yīng)當(dāng)積極探索新方法，做好文書(shū)檔案管理工作創(chuàng)新，從而提高企業(yè)文書(shū)檔案管理效果，進(jìn)一步支撐企業(yè)經(jīng)營(yíng)與發(fā)展。

2 文書(shū)檔案管理的重要性

文書(shū)檔案管理對(duì)于企業(yè)的發(fā)展可謂影響較大，因?yàn)橛兄钪苯拥年P(guān)聯(lián)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展與此相關(guān)所以在現(xiàn)實(shí)中需要針對(duì)文書(shū)檔案管理產(chǎn)生正確的認(rèn)識(shí)，充分意識(shí)到文書(shū)檔案管理是一項(xiàng)極具重要性、不得不開(kāi)展的工作。國(guó)有企業(yè)與一般單位有所不同，國(guó)有企業(yè)特性使然，部門(mén)儲(chǔ)存有黨務(wù)資料，這些資料是需要長(zhǎng)久保存的。另外，企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中會(huì)出現(xiàn)一些會(huì)議記錄以及發(fā)文原件等等。這些資料的保存價(jià)值可想而知，對(duì)于企業(yè)來(lái)講，絕對(duì)不能夠忽略這項(xiàng)工作。如果對(duì)于文書(shū)檔案管理不夠重視將會(huì)對(duì)企業(yè)產(chǎn)生一定的發(fā)展約束，使得企業(yè)處于發(fā)展瓶頸無(wú)法突破。日常中相關(guān)人員進(jìn)行文書(shū)檔案整理，堅(jiān)持記錄一些具體的工作進(jìn)展。文書(shū)檔案真實(shí)記錄著各項(xiàng)內(nèi)容，我們進(jìn)行文書(shū)檔案查閱能夠掌握重要信息，并且還能夠了解到單位或企業(yè)的發(fā)展過(guò)程。文書(shū)檔案具有完整性和真實(shí)性的特點(diǎn)，它具有一定的法律效應(yīng)。作為企業(yè)的第一手資料它的重要性自然不言而喻。進(jìn)行文書(shū)檔案管理能夠?qū)⑺占墓ぷ鲀?nèi)容進(jìn)行調(diào)整，其對(duì)于企業(yè)的后續(xù)發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。由于國(guó)有企業(yè)的特點(diǎn)，每一個(gè)文件都有著重要價(jià)值，對(duì)于企業(yè)而言，文書(shū)檔案的價(jià)值非同一般，文書(shū)檔案管理需要放在重要工作位置。

3 文書(shū)檔案管理的特征

國(guó)家對(duì)國(guó)有企業(yè)關(guān)注，也為國(guó)有企業(yè)的發(fā)展提供了重要支撐。前文中已經(jīng)提到過(guò)國(guó)有企業(yè)和普通的事業(yè)單位是存在根本性差距的。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下私營(yíng)單位事業(yè)單位數(shù)量增多，但這些單位初步成型，發(fā)展時(shí)間較短。反之，國(guó)有企業(yè)的發(fā)展歷程較長(zhǎng)，國(guó)有企業(yè)正在穩(wěn)步前進(jìn)。而在企業(yè)經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中各項(xiàng)資料需要進(jìn)行特殊保存。企業(yè)不同事務(wù)由具體的部門(mén)負(fù)責(zé)，各個(gè)部門(mén)在開(kāi)展活動(dòng)的過(guò)程中形成了相應(yīng)的文件，這些文件就是文書(shū)檔案資料。文書(shū)檔案資料往往并不是統(tǒng)一收集統(tǒng)一保管的，這些重要資料是由不同的部門(mén)負(fù)責(zé)保管。文書(shū)檔案的內(nèi)容一定是繁多而雜亂的，其所記錄的內(nèi)容涉及企業(yè)的方方面面。換句話講，文書(shū)檔案內(nèi)容豐富。隨著時(shí)間的推移，國(guó)有企業(yè)繼續(xù)發(fā)展，而相應(yīng)的文書(shū)檔案內(nèi)容將會(huì)變得越來(lái)越豐富化，除此以外文書(shū)檔案載體也將呈現(xiàn)出多樣化特點(diǎn)。在具體分析之后就會(huì)發(fā)現(xiàn)文書(shū)檔案管理并不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的事情，面對(duì)繁瑣復(fù)雜的工程需要花費(fèi)非常多的精力和時(shí)間。因?yàn)槲臅?shū)檔案分類眾多管理難度是一定的，作為管理人員有必要借助專業(yè)的知識(shí)和已有工作經(jīng)驗(yàn)開(kāi)展工作。

4 文書(shū)檔案在管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題

4.1 缺乏先進(jìn)的文書(shū)檔案管理理念

進(jìn)行文書(shū)檔案規(guī)范管理有利于解決潛在問(wèn)題，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。本以為文書(shū)檔案管理關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展命運(yùn)應(yīng)該被重視，本想著現(xiàn)實(shí)中文書(shū)檔案管理一定會(huì)落到實(shí)處，應(yīng)當(dāng)有先進(jìn)技術(shù)作為支撐但是現(xiàn)實(shí)情況并不理想，實(shí)際效果與預(yù)期相差較大。當(dāng)然，問(wèn)題的出現(xiàn)并不能完全歸咎于某一單一的方面，但不可否認(rèn)的是問(wèn)題出自當(dāng)前文書(shū)檔案管理理念的缺失，因?yàn)閷?duì)工作的認(rèn)識(shí)不夠深刻以至于現(xiàn)實(shí)開(kāi)展工作中出現(xiàn)了諸多問(wèn)題。領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該系統(tǒng)規(guī)劃，圍繞文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行指令的下達(dá)，但是現(xiàn)實(shí)情況并不是這樣，目前的問(wèn)題在于領(lǐng)導(dǎo)人員缺乏正確認(rèn)知，并沒(méi)有意識(shí)到文書(shū)檔案管理是一項(xiàng)非常重要、必須要開(kāi)展的工作。領(lǐng)導(dǎo)人員觀念落后導(dǎo)致了企業(yè)內(nèi)部人員缺乏相應(yīng)的認(rèn)識(shí)，對(duì)文書(shū)檔案管理工作不夠重視。一直以來(lái)，人員錯(cuò)誤地認(rèn)為文書(shū)檔案管理可做可不做，根本沒(méi)有在此方面提出較高的要求。

4.2 辦公室文書(shū)檔案的管理建設(shè)力度不夠

國(guó)有企業(yè)現(xiàn)實(shí)事務(wù)開(kāi)展是十分有必要的，每次事務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展都會(huì)有相應(yīng)的文件記錄。這些重要的文件被應(yīng)該被合理放置，但現(xiàn)實(shí)與預(yù)期之間具有一定的差距。這些資料很容易潮濕受損，失去保存價(jià)值。企業(yè)將所有的精力投入到其他方面，沒(méi)有意識(shí)到儲(chǔ)存辦公室文件檔案的空間過(guò)于狹小，應(yīng)該擴(kuò)大。絕大多數(shù)企業(yè)沒(méi)有重點(diǎn)進(jìn)行相關(guān)建設(shè)，放置空間不僅狹小而且通風(fēng)一般。文書(shū)檔案在這樣的環(huán)境下長(zhǎng)期放置會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題。一些只是檔案本身就已經(jīng)非常陳舊，更需要進(jìn)行特殊保管，因?yàn)闆](méi)有進(jìn)行檔案的分類，這些檔案放置在最底層，這導(dǎo)致檔案受損。而這一問(wèn)題的出現(xiàn)可以歸咎于文書(shū)檔案管理力度建設(shè)不夠。

4.3 文書(shū)檔案管理工作缺乏規(guī)范和積極性

總得來(lái)講，經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，國(guó)有企業(yè)呈現(xiàn)出了良好的發(fā)展態(tài)勢(shì)。不過(guò)快速的發(fā)展以及龐大的規(guī)模無(wú)法掩蓋現(xiàn)存的問(wèn)題，雖然說(shuō)國(guó)有企業(yè)在整體發(fā)展上取得了令人滿意的成果，但是實(shí)際中在管理方面矛盾依然突出，尤其是在文書(shū)檔案管理上還有很大的進(jìn)步空間。實(shí)際問(wèn)題在于負(fù)責(zé)文字檔案管理工作的人員不一定能夠經(jīng)受住考驗(yàn)，這些人員根本沒(méi)有系統(tǒng)的理論體系，專業(yè)素養(yǎng)和工作能力有待考量。在工作中這些人員的工作意識(shí)非常差，根本不能夠做好角色與職責(zé)的統(tǒng)一。檔案管理人員調(diào)動(dòng)頻繁，這是一個(gè)不可更改的事實(shí)，也正是因?yàn)檫@樣的原因以至于工作人員在本職工作中存在嚴(yán)重的懈怠情緒，根本不具有工作積極性。

5 文書(shū)檔案管理效率提升對(duì)策

5.1 增強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視，增加資金投入

在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中有大量的文書(shū)檔案資料形成，實(shí)在過(guò)于龐雜。因?yàn)閷?duì)于文書(shū)檔案管理工作的忽略以至于絕大多數(shù)有用資料的價(jià)值無(wú)法發(fā)揮，甚至?xí)幸恍┲匾Y料遭到破壞。問(wèn)題的出現(xiàn)是因?yàn)閷?shí)際工作中文書(shū)檔案管理工作流于形式。而文書(shū)檔案管理工作之所以流于形式是因?yàn)槿狈?duì)文書(shū)檔案管理工作重要性的正確認(rèn)識(shí)。事實(shí)上，文書(shū)檔案管理工作的缺失對(duì)企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生的危害是非常大的，領(lǐng)導(dǎo)者如果只關(guān)注工作的開(kāi)展而忽略檔案工作那么將會(huì)出現(xiàn)一系列的問(wèn)題，這對(duì)于企業(yè)的發(fā)展百害而無(wú)一利。在我看來(lái)，對(duì)于文書(shū)檔案的認(rèn)識(shí)應(yīng)更加認(rèn)可，所采用的策略也應(yīng)當(dāng)更加具體。企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定出更具針對(duì)性的方案，使得文書(shū)檔案管理得到更好的保障。有效開(kāi)展文書(shū)檔案管理是需要具備一定條件的，如果不進(jìn)行資金的投入必然不會(huì)出現(xiàn)良好的效果。如今，文書(shū)檔案管理工作需要受到格外的關(guān)注，需要投入專項(xiàng)資金，積極利用信息化技術(shù)開(kāi)展工作，將文書(shū)檔案管理信息化工作做到位。

5.2 構(gòu)建完善的文書(shū)檔案管理工作制度

進(jìn)行文書(shū)檔案管理建設(shè)應(yīng)當(dāng)更具體化、全面化，目前最突出的問(wèn)題是文書(shū)檔案管理工作制度不完善。并不是說(shuō)沒(méi)有工作制度作為支撐而是目前所應(yīng)用的制度已經(jīng)不符合當(dāng)前的要求。我們要知道管理工作制度的不完善會(huì)帶來(lái)不利后果，負(fù)面影響是顯而易見(jiàn)的。文書(shū)檔案管理工作本身就不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的事情，由于體系龐雜相應(yīng)的資料數(shù)量非常多所以在管理中更容易出現(xiàn)問(wèn)題。有了制度作為依托能夠避免工作的無(wú)序化與盲目性。文書(shū)檔案管理工作制度的構(gòu)建必須要提到議事日程上來(lái)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)全體員工參與制度的指定，采納一些有用信息，之后完成新規(guī)章制度的添加，確保所用制度的科學(xué)性。

5.3 增強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

針對(duì)文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)有待考量、不具有技能的問(wèn)題應(yīng)當(dāng)引起高度重視。因?yàn)槲臅?shū)檔案管理人員的能力以及工作態(tài)度直接影響檔案管理質(zhì)量和效率所有國(guó)有企業(yè)有必要針對(duì)相應(yīng)的管理人員進(jìn)行技能提升與綜合素質(zhì)培養(yǎng)。國(guó)有企業(yè)在招聘人員的時(shí)候應(yīng)當(dāng)提高門(mén)檻，提升檔案管理技術(shù)人員的招聘條件。在招聘的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)進(jìn)行考核。在職培訓(xùn)工作不可少，切不可認(rèn)為這是一項(xiàng)浪費(fèi)時(shí)間和精力的事情不可認(rèn)為這是無(wú)用功。企業(yè)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真做好在職培訓(xùn)，并且將人員的待遇與培訓(xùn)結(jié)構(gòu)掛鉤，從而調(diào)動(dòng)人員的積極性，確保他們積極學(xué)習(xí)，進(jìn)行技能提升，在實(shí)際中保質(zhì)保量的開(kāi)展工作，避免企業(yè)經(jīng)營(yíng)受到文書(shū)檔案管理方面的制約。

6 結(jié)束語(yǔ)

隨著時(shí)間的發(fā)展，企業(yè)經(jīng)營(yíng)事務(wù)變得越來(lái)越復(fù)雜化，文書(shū)檔案龐雜，現(xiàn)實(shí)中檔案管理工作的難度可想而知。對(duì)于企業(yè)來(lái)講，關(guān)于文書(shū)檔案管理的認(rèn)知應(yīng)當(dāng)更深刻更具體，在如今現(xiàn)代化社會(huì)背景下國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行積極地探究，從全面出發(fā)落實(shí)策略，從而形成一個(gè)很好的管理局面，確保文書(shū)檔案信息的應(yīng)有價(jià)值達(dá)到最大程度地發(fā)揮，更好地促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。