淺談事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑

宋家為

（蘭陵縣民政局，山東 臨沂 277700）

1 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1）檔案管理人員素質(zhì)不高。由于受到傳統(tǒng)思想以及客觀歷史因素的影響，當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理在工作中存在著較多的不足，并影響檔案管理的質(zhì)量。首先，事業(yè)單位檔案管理中的人員素質(zhì)普遍較低，許多單位在人員配置上不夠充足，導(dǎo)致當(dāng)前檔案管理工作質(zhì)量得不到有效提升。事業(yè)單位檔案管理人員工作素質(zhì)不高主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：第一，缺乏對(duì)檔案管理工作的重視。該項(xiàng)工作一般都是由年紀(jì)較大或者專業(yè)水平不高的人員擔(dān)任，不僅業(yè)務(wù)能力低下，學(xué)習(xí)能力也比較差，且思想較為落后，不利于提高工作效率。第二，缺乏完善的人才培訓(xùn)制度。關(guān)于檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，大多是流于形式，培訓(xùn)作用得不到有效發(fā)揮，人員素質(zhì)無法提升。第三，人才引進(jìn)制度不夠完善，人才引進(jìn)數(shù)量和質(zhì)量無法滿足檔案管理發(fā)展的需求。

2）信息化技術(shù)的利用率太低。信息化時(shí)代的檔案管理工作用途非常廣泛，通過了解發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前我國基層事業(yè)單位對(duì)于信息化技術(shù)的利用率并不高，局限于檔案管理工作層面，沒有充分利用信息化技術(shù)來發(fā)揮其諸多的作用，而檔案資源作為對(duì)社會(huì)各界資料的儲(chǔ)存，信息量非常大，包含的數(shù)據(jù)非常巨大，但是目前我國基層事業(yè)單位對(duì)于這些資料的保管未做到井然有序，許多工作人員停留在表面，造成了資源浪費(fèi)，這對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的開展無疑是相互矛盾的，需要進(jìn)一步改善與調(diào)整。

3）事業(yè)單位檔案管理方式不合理。伴隨信息技術(shù)和通信技術(shù)的深入發(fā)展，事業(yè)單位開始邁向信息化的方向，但是在檔案管理的過程中，管理人員沒有積極利用信息技術(shù)，事業(yè)單位沒有培養(yǎng)和檔案信息化管理相關(guān)的計(jì)算機(jī)維護(hù)人員。

2 提升事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的措施

1）健全檔案管理制度體系。任何工作的開展都需要做好制度建設(shè)工作。一是建立責(zé)任制。對(duì)于檔案管理工作，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及人員都應(yīng)清楚自身的職責(zé)。二是將檔案管理工作分解。事業(yè)單位中檔案管理機(jī)構(gòu)屬于內(nèi)部機(jī)構(gòu)，單位要建立考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)單位認(rèn)真開展檔案管理工作。三是管理制度專業(yè)化。為使檔案管理更加規(guī)范和科學(xué)，事業(yè)單位需對(duì)檔案管理部門制定詳細(xì)的工作制度。

2）拓展事業(yè)單位檔案管理服務(wù)能力。事業(yè)單位檔案管理的本質(zhì)是服務(wù)，檔案管理服務(wù)能力是事業(yè)單位檔案信息化發(fā)展的關(guān)鍵。因此，事業(yè)單位檔案信息化管理的過程中要注重提升檔案管理的服務(wù)能力。第一，拓展服務(wù)能力。事業(yè)單位以往的檔案管理服務(wù)職能是檢索、查閱，在信息化技術(shù)的支持下，事業(yè)單位檔案管理要注重借助強(qiáng)大的信息技術(shù)功能來拓展檔案管理功能，積極開展檔案管理功能模塊，借助先進(jìn)的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的自動(dòng)化歸檔管理、自動(dòng)化篩選、自動(dòng)化比對(duì)、自動(dòng)化分析。第二，拓展服務(wù)內(nèi)容。以往的檔案管理服務(wù)內(nèi)容更多的是被動(dòng)等待，而在檔案信息化管理模式下，檔案管理人員需要積極利用先進(jìn)的技術(shù)形式來拓展檔案服務(wù)內(nèi)容，將檔案內(nèi)容從被動(dòng)等待拓展到主動(dòng)提供，將檔案信息從單純的指導(dǎo)轉(zhuǎn)變?yōu)榻虒?dǎo)，從普通的服務(wù)拓展到專業(yè)化、個(gè)性化的服務(wù)。在技術(shù)的支持下，還可以不斷拓展檔案的服務(wù)功能，在檔案應(yīng)用的時(shí)候和其他信息打造出一個(gè)清晰的對(duì)比模型，并在檔案服務(wù)過程中增加其他服務(wù)功能，比如根據(jù)所查找數(shù)據(jù)信息提供對(duì)應(yīng)的檔案信息、在檢索中設(shè)置高級(jí)檢索，從而讓檔案信息使用者能夠根據(jù)數(shù)據(jù)出現(xiàn)的年份和使用方向找到同類檔案信息。

3）提升檔案管理手段的更新速度。我國基層事業(yè)單位的檔案管理與其他單位的檔案管理有很大的區(qū)別，所以基層事業(yè)單位在檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程時(shí)，應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)國外先進(jìn)的檔案管理方法，根據(jù)基層事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r，不斷更新和豐富檔案管理數(shù)據(jù)庫的資源?；鶎邮聵I(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)通過有效實(shí)踐才能發(fā)展，因此基層事業(yè)單位應(yīng)該改變自己傳統(tǒng)的觀念，根據(jù)社會(huì)發(fā)展的需要，不斷完善其檔案管理的模式，提高基層事業(yè)單位在發(fā)展過程中的綜合競爭力。

4）提高檔案管理人員的素質(zhì)。提高檔案管理人員的素質(zhì)是提升事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的重要舉措，所以事業(yè)單位不僅要重視引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才，也要加強(qiáng)對(duì)原有檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)能力。檔案管理人員在接受培訓(xùn)以及考核的同時(shí)，也要重視自我學(xué)習(xí)，及時(shí)了解檔案管理最新的發(fā)展?fàn)顟B(tài)、最新的理論和技術(shù)，致力于提高工作效率和質(zhì)量。如果事業(yè)單位內(nèi)部缺乏專業(yè)的檔案管理人才，可以選擇外聘的方式聘請專業(yè)的檔案管理人才，進(jìn)而對(duì)內(nèi)部人員進(jìn)行培訓(xùn)。為了保證培訓(xùn)的有效性，應(yīng)當(dāng)成立監(jiān)督部門，專門負(fù)責(zé)培訓(xùn)和考核工作。監(jiān)督部門的管理者應(yīng)當(dāng)選擇經(jīng)驗(yàn)豐富的人員來擔(dān)任，指導(dǎo)檔案管理工作的規(guī)范化開展。

5）加快檔案管理工作信息化建設(shè)。在開展檔案管理與服務(wù)模式改革的過程中，信息化技術(shù)十分重要。目前，我國網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)發(fā)展較快，檔案管理實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，極大地提高了檔案管理效率，順應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展需求。在檔案管理過程中，事業(yè)單位需要依據(jù)單位的需求及特點(diǎn)，制定科學(xué)的工作計(jì)劃，采取相應(yīng)的模式，并對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)都制定規(guī)范和實(shí)施方案，落實(shí)好相關(guān)要求。事業(yè)單位還應(yīng)建立自己的網(wǎng)站，為檔案服務(wù)提供更加便捷的服務(wù)，提高檔案管理的工作效率。此外，事業(yè)單位需要完善檔案管理的數(shù)字化體系，收集和整理檔案信息，促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)的發(fā)展。目前，檔案管理都離不開計(jì)算機(jī)。雖然計(jì)算機(jī)可以提高管理的效率，但檔案管理人員需要做好檔案信息的保護(hù)工作，做好安全工作。

6）優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理機(jī)制。在行政事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展下，人事檔案管理工作在實(shí)踐應(yīng)用中的比重不斷加大。為了更好地滿足事業(yè)單位的發(fā)展需要，事業(yè)單位人事檔案管理工作要進(jìn)一步優(yōu)化創(chuàng)新。其中，針對(duì)國內(nèi)人事檔案管理工作普遍存在的管理體制問題，需要相關(guān)部門和事業(yè)單位管理人員積極商討具體的對(duì)策，針對(duì)當(dāng)前人事檔案管理工作實(shí)際情況制定出科學(xué)合理的人事檔案管理體制，在這個(gè)體制的作用下，更好地發(fā)揮出人事檔案工作在行政事業(yè)單位中的作用。在事業(yè)單位檔案管理的過程中，還需要強(qiáng)化事業(yè)單位內(nèi)部人性化管理模式的運(yùn)作，在人事檔案管理的過程中，制定出一系列人性化服務(wù)條款，為事業(yè)單位檔案管理工作人員提供必要的工作環(huán)境和福利支持。根據(jù)檔案管理工作發(fā)展需要，檔案管理人員在利用檔案信息的時(shí)候要制定嚴(yán)格的規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)，在標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范和約束下，提升事業(yè)單位管理人員的綜合素質(zhì)，不斷提升檔案人員的職業(yè)道德精神和技術(shù)水平，使得整個(gè)事業(yè)單位的檔案管理工作始終處于一個(gè)不斷上升的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。在檔案管理的過程中，管理人員還需要努力打造出一個(gè)完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，在網(wǎng)絡(luò)資源的作用下，拓展檔案管理模式和管理路徑，使得檔案管理人員在檔案管理的過程中充分發(fā)揮出自身的職能作用，不斷為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。

3 結(jié)論

綜上所述，檔案作為歷史材料的重要記錄載體，能夠詳細(xì)匯總分析事業(yè)單位的發(fā)展歷程和人員情況，檔案管理水平是檔案科學(xué)使用的重要保障，也是整個(gè)事業(yè)單位發(fā)展的重要支持。為此，結(jié)合新時(shí)期事業(yè)單位的變化發(fā)展，需要相關(guān)人員應(yīng)用更先進(jìn)的技術(shù)形式來進(jìn)行檔案管理，創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式，從而更好地發(fā)揮出檔案資源信息在事業(yè)單位管理發(fā)展中的作用。