事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題及對策

劉 麗

（煙臺市牟平區(qū)港口設(shè)施養(yǎng)護(hù)中心，山東 煙臺 264100）

1 人事檔案管理中存在的問題

1.1 對人事檔案管理缺乏重視

當(dāng)前很多事業(yè)單位沒有認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要意義，認(rèn)為這項(xiàng)工作不會起到重要作用，更是缺乏檔案高效管理的意識，在資金投入、人才培訓(xùn)等方面沒有提供必要的支持，崗位人員任用不合理，檔案管理部門缺乏統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，沒有順應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展更新相關(guān)設(shè)備，導(dǎo)致人事檔案管理工作缺少一個(gè)良好的環(huán)境，工作效率低，不能充分發(fā)揮出應(yīng)用的作用，這主要是由于檔案管理意識薄弱造成的。

1.2 部分事業(yè)單位人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的缺乏

事業(yè)單位的人事檔案管理其實(shí)是一項(xiàng)內(nèi)容繁復(fù)、對專業(yè)性要求較高的一項(xiàng)工作，所以對于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求相對來說也就比較高，這樣才能夠完成檔案管理所需要的一系列精細(xì)化的要求，更高效、更快速的完成檔案管理的工作。但凡事總有例外，部分事業(yè)單位因?yàn)樵谌耸聶n案管理工作上的不重視以及片面認(rèn)識，所以在進(jìn)行制度改革時(shí)，大批量的縮減檔案管理人員的編制，造成了檔案管理人員數(shù)量的急劇減少，與此同時(shí)，大部分的剩余在崗人員都是一些年齡偏大的人員，并沒有安排具有專業(yè)知識的管理人才，并且在人手不足時(shí)向其他部門進(jìn)行人員借調(diào)或者雇傭臨時(shí)工作人員進(jìn)行檔案管理工作，這些人員由于并未接觸過這一類工作，加之流動(dòng)性較大，極易造成檔案管理的混亂，對于事業(yè)單位的人事檔案管理發(fā)展造成極大的影響。

1.3 管理智能化落后

在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，一般都是使用紙質(zhì)對單位工作人員的資料和信息進(jìn)行記錄管理，這在一定程度上阻礙了其管理的智能化和信息化。還有一部分單位雖然引進(jìn)了信息化的管理系統(tǒng)，但是由于很多檔案管理人員已經(jīng)習(xí)慣了原有的管理方式，所以并沒有將信息化的管理落到實(shí)處。在需要記錄單位員工信息時(shí)，核心的數(shù)據(jù)資料依舊使用紙質(zhì)化的記錄方式；在需要提取相關(guān)資料時(shí)，不僅要在管理系統(tǒng)中進(jìn)行查找，還要在大量的紙質(zhì)文件中進(jìn)行查找，這樣的方式不但浪費(fèi)時(shí)間、精力，還降低了其工作的質(zhì)量和效率。

2 事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略

2.1 提高思想認(rèn)識，充分認(rèn)識人事檔案管理的重要性

在社會不斷變化發(fā)展的新形勢下，人才建設(shè)對于一個(gè)單位來說顯得更加重要，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該及時(shí)改變落后的思想認(rèn)識，充分認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要意義，將其放到工作體系更高的位置上，重視做好人事檔案管理規(guī)范化的宣傳工作，將精細(xì)化管理理念融入其中，從而更好地發(fā)揮出人事檔案管理的重要功能。要通過宣傳教育，提高整個(gè)單位內(nèi)部人員對人事檔案的重視程度，積極配合檔案管理部門的工作，確保人事檔案信息的收集和利用工作順利開展。要在資金、人才等方面提供必要支持，配備更為先進(jìn)的檔案管理辦公設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、檔案柜等等，同時(shí)要重視組織開展相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)，努力提高檔案管理人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，從而為相關(guān)工作的開展提供良好的條件和環(huán)境。

2.2 增加對檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)

要想從根本上實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位中人事檔案管理水平的大幅度提升，就需要事業(yè)單位對檔案管理人員進(jìn)行定期或不定期的專業(yè)課程培訓(xùn)，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。隨著我國各個(gè)行業(yè)改革腳步的不斷前進(jìn)，事業(yè)單位的改革也加快了步伐，對于事業(yè)單位人事檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)，能力以及管理水平的要求也有了極大地提升。做好事業(yè)單位人事檔案的管理工作，有助于推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展。事業(yè)單位要立足于本單位人事檔案發(fā)展的基礎(chǔ)以及需要，對檔案管理人員進(jìn)行定期或不定期的培訓(xùn)，可以分批次的到上級單位進(jìn)行觀摩學(xué)習(xí)，也可以通過邀請較為有名望的檔案管理專家進(jìn)行有針對性的專業(yè)講座并進(jìn)行相應(yīng)的知識競賽活動(dòng)等等。可以增設(shè)崗前職業(yè)教育和培訓(xùn)工作，讓檔案管理人員對于自己的工作內(nèi)容和重要性有充分的認(rèn)識，以便于在后面的檔案管理工作中能夠全身心地投入其中，更高效率地完成檔案管理工作。與此同時(shí)，也要聘請專業(yè)技術(shù)人員對檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，讓他們能夠更好地適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，加深對新型人事檔案管理方法的認(rèn)識和掌握，提升工作效率。

2.3 對管理制度予以進(jìn)一步優(yōu)化

在事業(yè)單位進(jìn)行相應(yīng)的檔案管理過程中，需要進(jìn)一步對人事檔案管理制度進(jìn)行有效的優(yōu)化，傳統(tǒng)的檔案管理制度往往在具體的應(yīng)用過程中已經(jīng)無法與創(chuàng)新時(shí)代的發(fā)展特征相符合。因此，相應(yīng)的事業(yè)單位需要充分對當(dāng)前單位自身的發(fā)展特性以及單位人力資源自身所擁有的特點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)的探究，并以此對相應(yīng)的管理制度進(jìn)行有效的制定，使整體管理制度能夠深入人事檔案管理的諸多角度，使相應(yīng)的檔案管理工作得以有效細(xì)化。由此，使檔案管理在發(fā)展過程中所擁有的管理制度得以進(jìn)一步健全。此外，在建立優(yōu)質(zhì)的檔案管理制度時(shí)，需要進(jìn)一步對整體檔案管理的考核激勵(lì)機(jī)制予以有效確立，進(jìn)而以考核與激勵(lì)的手段促進(jìn)檔案管理人員端正工作態(tài)度，并且將相應(yīng)的檔案管理責(zé)任落實(shí)到人，使事業(yè)單位檔案管理的綜合效率得以大幅度提升。

2.4 完善基礎(chǔ)設(shè)施，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

完善相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)備，是順利進(jìn)行事業(yè)單位人事檔案管理工作的前提。需要按照事業(yè)單位人事檔案管理工作的實(shí)際情況，滿足事業(yè)單位人事檔案管理工作新形勢下的信息化需求，如增加檔案管理投入、不斷引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備、完善電腦、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)施等。同時(shí)還應(yīng)該引進(jìn)先進(jìn)的信息化管理系統(tǒng)，對全國范圍內(nèi)事業(yè)單位的人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，實(shí)現(xiàn)人事檔案單獨(dú)儲存，專人管理，存閱分開，電子查檔，信息共享。隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為事業(yè)單位不能回避的重要工作，完善人事檔案管理的相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，已經(jīng)成為人事檔案管理必須解決的難題，工欲善其事，必先利其器，完善人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，是有效提高事業(yè)單位人事檔案管理工作效率的必要條件。除此之外，還應(yīng)該做好事業(yè)單位人事檔案管理信息化的安全防范工作，避免出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)泄露和資源泄漏問題。在此期間，需要檔案管理人員不斷強(qiáng)化自身的信息化意識，重視信息化管理方式在事業(yè)單位人事檔案管理中的高效利用，全面提升其信息化管理水平，避免影響檔案資源利用效率及管理效果等，滿足事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展要求。

3 結(jié)語

人事檔案信息在事業(yè)單位的發(fā)展中有著舉足輕重的地位，所以，事業(yè)單位應(yīng)提高對人事檔案監(jiān)管工作的注重程度。為了確保事業(yè)單位人事檔案監(jiān)管工作的有效推進(jìn)，事業(yè)單位要第一時(shí)間找出人事檔案監(jiān)管工作中發(fā)生的問題，并及時(shí)完善，并運(yùn)用科學(xué)的手段進(jìn)行檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理工作順利開展，保證事業(yè)單位充分掌握工作者的根本檔案，有效彰顯人才的用途，推進(jìn)事業(yè)單位長足進(jìn)步。