新時代人事檔案管理制度與模式的創(chuàng)新路徑探討

張紫云

（河北省應(yīng)急管理宣傳教育中心，河北 石家莊 050000）

人事檔案是我國特色人事管理制度下的產(chǎn)物，其主要是記錄個人經(jīng)歷、品德作風(fēng)以及政治面貌等，具有憑證、參考以及依據(jù)三重功能。對于個人而言，人事檔案記錄了自己的身份、學(xué)歷、工作經(jīng)歷等多方面信息，是有效的憑證；對于組織而言，人事檔案是崗位調(diào)動、升職的重要參考；對于人事部門而言，這是決定工資待遇、勞動保障等的重要依據(jù)?，F(xiàn)階段，隨著社會發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度以及模式已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)前的現(xiàn)實(shí)需求，難以使人事檔案的作用得到充分地發(fā)揮，因此，必須要創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式，從而在妥善保管人事檔案的基礎(chǔ)上，最大限度發(fā)揮人事檔案的作用。

1 檔案管理的概念

檔案管理，顧名思義，是檔案館或檔案室工作人員對不同組織機(jī)構(gòu)的檔案實(shí)體與信息進(jìn)行有效管理，并形成利用服務(wù)的工作總稱。作為檔案事業(yè)的基本構(gòu)成部分，檔案管理本身具有不容忽視的重要作用，事業(yè)單位在不斷推動檔案管理工作的開展，用于發(fā)揮檔案管理的良好作用。檔案管理不僅突出管理性特質(zhì)，還需要凸顯自己的服務(wù)性價值。所以事業(yè)單位需要重視檔案管理工作的有序開展，突出其中的管理、服務(wù)價值，為廣大事業(yè)單位職工提供更為多元化的檔案利用服務(wù)。

2 人事檔案管理制度與模式的現(xiàn)狀

2.1 人事檔案管理模式的信息化程度較低

很多事業(yè)單位的人事檔案依舊是紙質(zhì)版的，這樣在對人事檔案進(jìn)行查閱的時候就會花費(fèi)大量的時間和精力，導(dǎo)致人事檔案管理工作的效率低下。尤其是在對人事檔案進(jìn)行記錄和整理的過程中，人工的方式會為管理人員帶來較大的工作壓力，并且工作中出現(xiàn)錯誤的概率也會有所提升。所以為了解決這一問題，則需要管理人員對人事檔案的管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)和管理手段提升管理工作的信息化水平。但其中有需要注意的一點(diǎn)，對于一些需要進(jìn)行重點(diǎn)保存的檔案應(yīng)該采用紙質(zhì)版和電子版兩種保管方式進(jìn)行管理。

2.2 人才流動中的扣檔現(xiàn)象

事業(yè)單位是以聘用制的合同管理來印證檔案材料的合法性。我國法律規(guī)定，事業(yè)單位工作人員調(diào)動工作需解除與原單位的勞動關(guān)系，合同解除后原單位需在規(guī)定時間內(nèi)調(diào)出其人事檔案并移交新單位，未確定新單位的，暫由戶籍所在地勞動部門保管。原用人單位以違約金、培訓(xùn)費(fèi)為由扣留事業(yè)單位人事檔案的行為均屬違法行為。用人單位應(yīng)積極配合中斷勞動協(xié)議的員工開具相關(guān)證明，為調(diào)離的事業(yè)單位工作人員順利完成人事檔案的轉(zhuǎn)遞辦理相關(guān)材料。當(dāng)下事業(yè)單位通過公開招考、高層次人才引進(jìn)、選聘和調(diào)動等方式實(shí)現(xiàn)檔案的流轉(zhuǎn)，在聘期內(nèi)個人單方面解除勞動合同，辭職所引發(fā)扣案成為事業(yè)單位防止人才流失的主要手段，嚴(yán)重影響人才的正常流動，造成人事檔案糾紛。

3 新時代人事檔案管理制度與模式的創(chuàng)新路徑

3.1 強(qiáng)化人事檔案管理的信息化

隨著我國信息技術(shù)的高速發(fā)展，為開展人事檔案管理工作提供了有利的幫助，管理人員需要合理地將信息技術(shù)和人事檔案管理相融合，從而促進(jìn)人事檔案管理工作向更加現(xiàn)代化和信息化的方向發(fā)展。通過利用信息技術(shù)能夠加強(qiáng)對各項資源開發(fā)和高效應(yīng)用，使管理人員的工作質(zhì)量和工作效率大幅度提升。另外，事業(yè)單位需要建立完整的人力資源管理系統(tǒng)，將人員的信息錄入到管理系統(tǒng)當(dāng)中，從而對工作人員進(jìn)行統(tǒng)一的管理，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對人員信息的及時查找和修改，也能夠?qū)崿F(xiàn)跨地區(qū)的信息共享。紙質(zhì)版的人事檔案具有一些顯著的缺陷，如保存起來比較麻煩，不僅會占用較大的空間，也無法保證檔案的安全性，并且會為管理人員增加一部分工作量，而電子檔案則能夠避免以上這些情況的發(fā)生，有利于促進(jìn)人事檔案管理工作更加高效地開展。

3.2 提升事業(yè)單位人事檔案管理人員的素質(zhì)

首先，事業(yè)單位在選人用人上把好關(guān)，設(shè)置高標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案管理人員選拔條件。工作人員應(yīng)政治素養(yǎng)過硬，做到堅持原則、遵守紀(jì)律、保守秘密，檔案管理水平專業(yè)、細(xì)致耐心、責(zé)任感強(qiáng)。其次，事業(yè)單位要加強(qiáng)人事檔案管理專業(yè)培訓(xùn)。一是進(jìn)行入職培訓(xùn)。讓初入職的人事檔案管理人員對人事檔案管理機(jī)制、內(nèi)容、需注意的問題等基本常識熟悉；還可通過老帶新，讓新入職員工在老員工指導(dǎo)下盡快熟悉人事檔案日常管理工作。二是重點(diǎn)培訓(xùn)。新入職員工經(jīng)過一段時間工作后，一方面初步了解了人事檔案管理工作，另一方面肯定會遇到很多不確定或不太清楚的專業(yè)性問題。事業(yè)單位針對這種情況開展重點(diǎn)培訓(xùn)，著重解決員工業(yè)務(wù)實(shí)踐中的具體問題，加深其對檔案管理知識的理解。三是提升培訓(xùn)。人事檔案管理人員要與時俱進(jìn)，參加檔案業(yè)務(wù)新知識的培訓(xùn)，比如人事檔案信息化建設(shè)培訓(xùn)、安全性培訓(xùn)等。通過培訓(xùn)促使其快速成長，從而更好、更高效地管理人事檔案，提高人事檔案利用率。

3.3 創(chuàng)新人事檔案分類

自我國建立起人事檔案管理制度以來，人事檔案分類基本沒有發(fā)生變化，至今仍是分為干部人事檔案、學(xué)生檔案以及普通人事檔案三大類，缺乏創(chuàng)新與變革，其中干部人事檔案是人事檔案管理的核心，其余兩類人事檔案的管理基本參照的干部人事檔案管理機(jī)制。以往由于人員流動性較差，用人單位對于人事檔案的利用需求相對較少，然而在當(dāng)前的社會環(huán)境下，人員流動性明顯增加，對于人事檔案的利用需求較大。因此，這種簡單的人事檔案管理模式難以滿足現(xiàn)實(shí)需求，在一定程度上限制了對人事檔案的開發(fā)與利用?；诖?，應(yīng)當(dāng)考慮將人事檔案的類別進(jìn)行細(xì)化，比如按照職業(yè)類別進(jìn)行分類或者按照人才屬性進(jìn)行分類，以高校人事檔案為例，可以將檔案分為管理人員人事檔案、教職工人事檔案、行政、后勤工作人員人事檔案等，這樣不僅便于管理，而且也能使人事檔案得到充分地利用。

4 結(jié)語

總之，事業(yè)單位必須適應(yīng)時代的發(fā)展，根據(jù)目前人事檔案管理工作現(xiàn)狀，結(jié)合其存在的問題，采取有效的對策，提高自身人事檔案管理工作水平和效率，促進(jìn)事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展。