巴中市中心醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

李 明

（巴中市中心醫(yī)院，四川 巴中 636600）

檔案作為單位人、財(cái)、物、事的真實(shí)記錄，是單位治理的工具，是協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)各項(xiàng)事務(wù)和各方面利益的憑據(jù)，是領(lǐng)導(dǎo)決策、工作查考、病歷查詢、單位和職工維權(quán)的依據(jù)，是提高行政效能、提高管理水平的必要條件，是完善自我監(jiān)督、推行依法治院、依法從業(yè)的重要保障。檔案管理的好壞直接關(guān)系到單位的發(fā)展是否良性有序。隨著人們對(duì)美好生活的追求，健康意識(shí)的增強(qiáng)，患者對(duì)醫(yī)院的服務(wù)水平和管理水平要求也越來(lái)越高。巴中市中心醫(yī)院是全市唯一一家國(guó)家三級(jí)甲等綜合醫(yī)院。為提高醫(yī)院的檔案管理水平，更好地服務(wù)于人民，我們調(diào)查、梳理了我院在檔案管理中存在的一些問(wèn)題，并提出這些問(wèn)題的解決策略，以期提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量和管理水平。

1 醫(yī)院檔案管理的基本特征

1.1 醫(yī)院檔案管理的具有復(fù)雜性

醫(yī)院檔案管理的首要問(wèn)題是對(duì)醫(yī)院的文書(shū)檔案進(jìn)行分類。分類是一切管理的首要問(wèn)題，看似簡(jiǎn)單，而醫(yī)院文書(shū)檔案的分類是非常復(fù)雜。一是分類標(biāo)準(zhǔn)的界定較為復(fù)雜，很多文書(shū)檔案無(wú)法明確分類；二是文書(shū)檔案的內(nèi)容豐富、龐雜；三是文書(shū)檔案的載體較多。由于醫(yī)院不同于其他單位，我院的檔案載體樣式繁多，很多文書(shū)檔案記錄和反映的是本單位各項(xiàng)實(shí)際工作，特別是與具體患者相關(guān)的病歷不僅多而且繁雜，所以在對(duì)檔案管理進(jìn)行整理的時(shí)候，除了要整理紙質(zhì)檔案，還有很多膠片、圖片、影音文件以及其它類型的電子檔案都是醫(yī)院檔案管理工作中的重要資料。很多醫(yī)療糾紛中，醫(yī)院是否能夠免責(zé)，就在于我們是否重視運(yùn)用好檔案作為論據(jù)。

1.2 醫(yī)院檔案管理對(duì)管理人員的要求高

醫(yī)院檔案管理工作要求檔案管理人員不僅細(xì)心還要有責(zé)任心；既要熟悉醫(yī)院各項(xiàng)工作的分工、分類，還要能將交叉分類的內(nèi)容了然于心，同時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)能力要求比較高。醫(yī)院檔案數(shù)量不僅多而且類別也比較復(fù)雜。比如各級(jí)各類的文件、規(guī)章制度、病歷書(shū)、膠片、照片、影音文件、電子檔案等，不僅不需要核對(duì)數(shù)量而且要清楚是屬于文書(shū)檔案、病歷檔案、基建檔案等類別中的那一類，有很多檔案既屬于病歷檔案又屬于科技檔案。遇到這種情況檔案管理人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)向醫(yī)生請(qǐng)教、解讀，才能熟悉了解，進(jìn)行分門(mén)別類，也才能更好地、科學(xué)地進(jìn)行檔案管理。

1.3 醫(yī)院檔案管理的信息化程度越來(lái)越高

隨著技術(shù)的發(fā)展，特別是信息化水平的提高，醫(yī)院的檔案管理工作信息化程度也越來(lái)越高，巴中市中心醫(yī)院的無(wú)紙化辦公以后，原來(lái)的紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案所替代。而一些原有的紙質(zhì)檔案的電子化又是一項(xiàng)繁雜的工程。要全面實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理，就必須要求檔案管理人員能熟練使用辦公軟件，具備一定的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)專業(yè)知識(shí)。而檔案管理工作的信息化程度越高，信息安全、保密等問(wèn)題逐漸凸顯。醫(yī)院文書(shū)檔案、人事檔案、設(shè)備檔案、醫(yī)藥檔案、病歷檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案等需要專人管理的檔案繁多，又是醫(yī)院行政管理的重要軌跡，信息化、安全性、便捷性是醫(yī)院現(xiàn)代化管理質(zhì)量、管理水平的體現(xiàn)。

2 巴中市中心醫(yī)院檔案管理中存在的一些問(wèn)題

2.1 對(duì)檔案管理的重視程度尚不夠

治病救人是醫(yī)院的中心工作，檔案管理服務(wù)于中心工作。相對(duì)而言，檔案管理工作沒(méi)有那么容易取得顯性的、可量化的業(yè)績(jī)，它是一項(xiàng)幕后的、默默無(wú)聞的工作，常會(huì)被人們誤認(rèn)為是不重要的、可有可無(wú)的。只有在需要時(shí)才著急上火，想要立等可取，不需要時(shí)，零落成泥也無(wú)人問(wèn)津。檔案管理人員自然而然也被無(wú)視。其實(shí)，醫(yī)院的檔案管理工作對(duì)于單位的發(fā)展起著非常重要的作用，醫(yī)院始建于1943年，歷經(jīng)幾代醫(yī)務(wù)人員的艱苦創(chuàng)業(yè)，開(kāi)拓進(jìn)取，創(chuàng)建成為集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、保健、康養(yǎng)為一體，這一切都有著歷史的痕跡，都有檔案人的辛苦汗水。從檔案中可見(jiàn)，巴中市中心醫(yī)院發(fā)展至今，一是有豐厚的文化的積淀，二是體現(xiàn)了歷代管理者的輝煌業(yè)績(jī)，三是政策文件和救治患者的處置措施為免責(zé)的依據(jù)，四是醫(yī)院的辦院理念為發(fā)展的基石。長(zhǎng)期的思維固化，理念的滯后，認(rèn)識(shí)的誤區(qū)，從而導(dǎo)致檔案管理人員自身對(duì)檔案管理工作的產(chǎn)生一些懈怠，也漸漸認(rèn)為檔案管理工作沒(méi)有太大的作用，久而久之，檔案管理工作人員的積極性就大大降低，從而降低了醫(yī)院檔案管理的工作效率，影響了我院檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

2.2 醫(yī)院檔案管理硬件設(shè)施較為滯后

目前我院檔案管理工作的硬件設(shè)施相對(duì)比較的落后，雖然有設(shè)立專門(mén)的檔案室，但檔案室容積率不夠，管理區(qū)塊較為分散，各類檔案管理尚需整合，部分資料存放的雜亂無(wú)章，通風(fēng)和保濕不符合規(guī)范，久了會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案資料霉變、鼠咬、蟲(chóng)蛀、破損等情況，也容易出現(xiàn)資料不全，無(wú)法復(fù)制。

2.3 我院檔案管理人員缺乏相對(duì)穩(wěn)定性

從單位了解到，我院檔案管理人員流動(dòng)性較。造成人員不穩(wěn)定因素主要有，一是檔案管理枯燥性，由于長(zhǎng)時(shí)間與檔案打交道，找不到工作的樂(lè)趣，會(huì)覺(jué)得工作乏味，產(chǎn)生職業(yè)倦怠感；二是責(zé)任心，缺乏崗位責(zé)任心的時(shí)有將檔案資料分類不清，隨意擺放，不及時(shí)檢查、打掃和整理，缺乏管理規(guī)劃。三是從業(yè)人員心態(tài)，部分人員認(rèn)為檔案管理就是養(yǎng)老，抱有做一天和尚撞一天鐘的心態(tài)。如果醫(yī)院的檔案管理人員變動(dòng)頻繁，缺乏必要的穩(wěn)定性就更有可能導(dǎo)致工作作風(fēng)不實(shí)，檔案管理混亂。

3 對(duì)我院檔案管理問(wèn)題的思考與對(duì)策

3.1 提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)

要做好巴中市中心醫(yī)院的檔案管理工作，一是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，制定和完善檔案管理工作制度；二是獎(jiǎng)懲分明，對(duì)在檔案工作中做出極積貢獻(xiàn)的人員要給予必要的肯定和獎(jiǎng)勵(lì)；三是定期組織檔案管理人員參加必要的專業(yè)技能培訓(xùn)，及時(shí)更新專業(yè)知識(shí)與管理理念；四是檔案管理人員要積極主動(dòng)匯報(bào)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持，將檔案工作的重要性和管理時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)上報(bào)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門(mén)，以獲得足夠的重視，協(xié)調(diào)解決問(wèn)題。

3.2 不斷學(xué)習(xí)，提高管理人員的素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理工作需要有具備檔案管理知識(shí)，因此檔案管理人員就要不斷學(xué)習(xí)檔案管理法規(guī)和先進(jìn)的管理理念，更新管理措施，規(guī)范檔案管理。創(chuàng)新管理思路，借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，解決實(shí)際遇到的一些新問(wèn)題。積極參加各類檔案專題培訓(xùn)，提升管理專業(yè)素養(yǎng)。

3.3 科學(xué)管理，規(guī)范檔案管理的操作

科學(xué)規(guī)范的檔案管理不僅需要制度，而且需要專業(yè)的管理技術(shù)和必要的硬件設(shè)施。對(duì)于我院的檔案管理，首先要建立健全單位檔案管理的相關(guān)制度，科學(xué)管理，規(guī)范檔案管理操作；其次，要提升檔案管理的相關(guān)硬件設(shè)施，提升檔案管理的工作效率；再次，要利用醫(yī)院管理系統(tǒng)的升級(jí)換代，將醫(yī)院的檔案管理納入系統(tǒng)化管理，從而有效地提升檔案管理的專業(yè)化水平。

信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，人工智能為我們檔案管理提供了更多的可能，以往的手抄式進(jìn)行檔案的管理工作已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)階段檔案管理工作的需求。改革創(chuàng)新檔案管理工作方式，用信息化、數(shù)字化、智能化手段來(lái)系統(tǒng)地開(kāi)展檔案管理工作必將成為新的檔案管理方式。如何在確保醫(yī)院的信息安全的前提下，更一步提高單位行政管理的效率，積淀單位文化，必將成為檔案管理新的課題。路漫漫其修遠(yuǎn)兮，吾將上下而求索。