體育賽事中檔案管理的服務(wù)創(chuàng)新研究

王 宇

（襄陽市體育運(yùn)動中心，湖北 襄陽 441000）

1 體育賽事檔案服務(wù)的意義

1.1 檔案信息的安全性

體育檔案管理工作是服務(wù)于體育賽事的各項(xiàng)工作，檔案管理的必要性顯而易見。確保檔案數(shù)據(jù)的安全系數(shù)，是檔案存儲人員工作的重點(diǎn)，也是檔案存儲的一項(xiàng)特定內(nèi)容。在信息化管理下，檔案的存儲和傳輸都存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，因此，必須加強(qiáng)安全性管理，在信息備份、信息防護(hù)，以及儲存、傳輸?shù)雀鳝h(huán)節(jié)，都要保證檔案信息、存儲設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的安全。在這一過程中，操作人員也要具有專業(yè)的文件存儲知識和信息化技術(shù)水平。

1.2 定向化的信息服務(wù)

檔案館記錄并整理了體育賽事經(jīng)歷以及專業(yè)發(fā)展情況。通過信息化的數(shù)據(jù)收集和檔案服務(wù)，檔案館能夠?qū)崿F(xiàn)更有針對性、更加深入的信息整合，進(jìn)而在運(yùn)動員需要時，為其提供針對個人的、完善的檔案服務(wù)。

2 信息化背景下檔案服務(wù)現(xiàn)狀

2.1 服務(wù)模式滯后

檔案服務(wù)模式滯后主要表現(xiàn)在缺乏系統(tǒng)性的檔案信息服務(wù)，信息化管理在檔案服務(wù)中應(yīng)用程度不夠。在檔案服務(wù)的過程中，方法固化，并缺乏針對性。在偏于傳統(tǒng)的檔案模式下，檔案服務(wù)依舊以人力為主，質(zhì)量和效率難以繼續(xù)提升，無法滿足檔案服務(wù)的發(fā)展趨勢要求。隨著體育事業(yè)的發(fā)展，檔案信息服務(wù)工作在其中的使用價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義日益突出。由于檔案信息服務(wù)無法進(jìn)行及時合理的改革創(chuàng)新，服務(wù)項(xiàng)目和服務(wù)方法越來越滯后，極大地限制了檔案信息服務(wù)的發(fā)展。

2.2 管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠

隨著信息時代的到來，檔案管理服務(wù)已進(jìn)入信息管理的快速軌道。為了實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的信息化管理，優(yōu)秀的檔案服務(wù)人才至關(guān)重要。在現(xiàn)階段，檔案服務(wù)中的大多數(shù)工作人員技術(shù)水平較低，無法滿足信息管理檔案服務(wù)的要求。這些人員長期受傳統(tǒng)檔案存儲意識的影響，缺乏對檔案存儲的責(zé)任感，檔案存儲服務(wù)被視為瑣事和一般性工作，導(dǎo)致檔案服務(wù)水平達(dá)不到要求，甚至造成檔案丟失的情況，給當(dāng)事人造成無法彌補(bǔ)的損失。

3 體育賽事檔案管理服務(wù)創(chuàng)新策略

3.1 建設(shè)數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享

以某地區(qū)檔案管理中心為例，檔案管理中心針對體育賽事檔案管理服務(wù)的不足，以統(tǒng)一平臺、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一管理和信息共享作為指導(dǎo)，使跨平臺的問題得到有效解決。具體措施如下：第一，檔案是信息資源的載體，其本質(zhì)就是信息。目前，檔案管理中心信息化建設(shè)已經(jīng)初步完成，OA辦公系統(tǒng)運(yùn)行時間已經(jīng)超過兩年，檔案館內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)均已開通，信息化設(shè)施的完善，促進(jìn)了數(shù)字化檔案館的建設(shè)。為真正實(shí)現(xiàn)體育賽事檔案管理服務(wù)的信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，使體育賽事檔案真正服務(wù)于社會公眾和體育賽事開展，實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)安全存儲、高效和輕松管理的目標(biāo)，檔案管理中心引入了現(xiàn)代管理思想和管理方式。實(shí)踐結(jié)果表明，數(shù)字檔案館技術(shù)和運(yùn)作模式的運(yùn)用，推動了檔案管理模式的轉(zhuǎn)型，數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)手段的應(yīng)用，為體育賽事檔案管理服務(wù)創(chuàng)新發(fā)展，開辟了可行的路徑。為實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館建設(shè)目標(biāo)，有關(guān)部門投入了大量的資金，用于檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，使傳統(tǒng)檔案管理模式得到了轉(zhuǎn)變，主要實(shí)現(xiàn)的功能包括數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)備份、檔案檢索、檔案借閱、檔案統(tǒng)計(jì)、查閱權(quán)限和系統(tǒng)設(shè)置。第二，構(gòu)建一體化平臺，對信息資源進(jìn)行整合。檔案管理中心積極響應(yīng)政策要求，構(gòu)建了一體化平臺對信息資源進(jìn)行整合。通過建立統(tǒng)一數(shù)據(jù)交換方式，使辦公自動化系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)連接為整體，在各系統(tǒng)規(guī)范化程度上升后，檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案前端控制。比如：檔案管理中心針對體育賽事檔案管理實(shí)施了聲像檔案歸檔制度，利用信息化技術(shù)，以多媒體視頻的形式存儲體育賽事檔案，真實(shí)記錄了體育賽事的全過程。第三，立足于館藏的檔案編研。檔案館在編研體育賽事檔案的過程中，需要將館藏作為立足點(diǎn)，通過開發(fā)尚未被挖掘和利用的體育賽事檔案，豐富檔案信息，并使這些潛藏信息轉(zhuǎn)化為活信息，為歷史研究、報(bào)告撰寫提供信息支持，使檔案新的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益得以實(shí)現(xiàn)，檔案館應(yīng)切實(shí)履行這項(xiàng)工作職責(zé)。

3.2 提供個性化服務(wù)和加強(qiáng)互動性反饋

第一，合理歸納和分類檔案，并在此基礎(chǔ)上，加強(qiáng)檔案的篩選。檔案管理服務(wù)人員應(yīng)該由幕后轉(zhuǎn)向臺前，為用戶創(chuàng)造新的需求。比如：檔案管理服務(wù)人員可以將自身帶入到用戶的角色，思考用戶所需的檔案，并借助信息檢索和知識管理功能，篩選體育賽事檔案資源，然后將用戶需求類型作為依據(jù)，整合檔案資源，明確檔案主題，在刪除不正確的檔案信息后，重新生產(chǎn)檔案資源，并確保這些檔案資源具有服務(wù)功能。第二，對檔案信息的服務(wù)基礎(chǔ)形式和基本功能進(jìn)行強(qiáng)化。這里所說的檔案信息服務(wù)主要包括二次文獻(xiàn)、三次文獻(xiàn)服務(wù)、參考咨詢服務(wù)、導(dǎo)航服務(wù)、原始文獻(xiàn)服務(wù)等。通過服務(wù)基礎(chǔ)形式的強(qiáng)化，使信息資源利用完備化程度上升。

目前，信息技術(shù)在檔案管理服務(wù)中的應(yīng)用愈加廣泛，對于一些非檔案資源，應(yīng)通過信息技術(shù)的使用，將其轉(zhuǎn)化為信息檔案資源。除文字檔案外，還要做好聲像資源的收集和整理，并在數(shù)據(jù)庫中收錄。在新時期背景下，人們十分注重互動反饋，因此，體育賽事的檔案管理服務(wù)應(yīng)滿足用戶的互動體驗(yàn)需求。首先，建設(shè)檔案信息網(wǎng)站，開辟檔案管理服務(wù)的新方向，體育賽事主辦方和檔案管理中心應(yīng)積極參與，支持檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)。在確保檔案安全性的基礎(chǔ)上，可以在網(wǎng)站上發(fā)布用戶所需要的檔案信息，讓用戶及時了解體育賽事信息。檔案管理服務(wù)人員還可以將用戶注冊登記作為依據(jù)，實(shí)現(xiàn)獲取必要信息的目的。與此同時，還要定期與用戶進(jìn)行溝通和交流，對用戶基本信息進(jìn)行完善。此外，檔案管理服務(wù)人員還要主動為用戶推送隱性信息，滿足用戶的潛在信息需求。第三，體育賽事檔案管理服務(wù)必須對傳統(tǒng)服務(wù)模式進(jìn)行調(diào)整和改革。究其原因，主要是傳統(tǒng)服務(wù)模式屬于單向服務(wù)模式，在這個模式中，檔案管理服務(wù)人員只會輸出信息，而用戶作為信息接受者，會被動接受信息，因此，無法使用戶的互動體驗(yàn)需求得到滿足。為此，體育賽事檔案管理服務(wù)應(yīng)該建立主體間服務(wù)模式，在這個模式中，檔案管理服務(wù)人員和用戶均可作為檔案信息輸出者和接受者，通過雙向服務(wù)，使用戶需要得到滿足。

4 結(jié)論

在用戶檔案利用意識增強(qiáng)背景下，檔案管理中心應(yīng)加大開放力度，并且檔案管理形式，也由過去的實(shí)物保管變?yōu)樾畔①Y源結(jié)合。為使用戶需求得到滿足，發(fā)揮出檔案應(yīng)有的功能，檔案管理部門對傳統(tǒng)檔案服務(wù)模式進(jìn)行了優(yōu)化。傳統(tǒng)檔案管理模式所提供的檔案信息以紙質(zhì)檔案原件為主，缺少對文件內(nèi)容的深加工，而新的服務(wù)方式，強(qiáng)調(diào)檔案深層次加工的重要性，這樣一來，檔案管理部門就可以為用戶提供更全面的檔案信息。