高中人事檔案管理現狀和對策

蒲朱珠

（新疆生產建設兵團北屯市北屯高級中學，疆維 阿勒泰 836099）

高中人事檔案，詳細記錄了學生和教職員工在校期間的主要信息，還包括關于校史資料和其他重要資料。檔案記錄采用十分具有存在意義的說明性文字、圖表和其他元素，真實客觀的展現相關信息，非常具有保存價值和參考價值，因此學校應該高度重視人事檔案的管理工作。然而，目前許多高中人事檔案管理工作出現不少問題，如認識不到檔案管理工作的重要性、缺乏專業(yè)檔案管理人才、檔案管理方法和技能落后等現象，導致檔案無法真正為學校提供服務。學校應積極改進這種問題，做好當檔案的收集、保管、分析等工作，以提供可靠優(yōu)質的檔案信息服務。

1 高中人事檔案管理現狀

1）對人事檔案管理工作重視度不夠。由于學校日常面臨的教育工作任務繁重，部分學校通常側重于的學生的成績和管理工作，對于人事檔案工作有錯誤的認識，認為人事檔案管理工作對于教育水平測評并無直接影響，導致學校對于人事檔案的重要性認識不足，很容易忽視人事檔案管理工作。另外，在檔案管理工作中，相關檔案管理人員具體工作只是簡單的記錄收集信息，進行檔案館內日常整理打掃工作，致使檔案管理僅是流于表面形式，無法保證檔案的準確性和完整性，更無法發(fā)揮檔案信息應有的作用，

2）高中人事檔案管理人員專業(yè)性不足。因為學校沒有認識到檔案管理的重要性，所以在選擇的檔案管理人員通常不具備專業(yè)的檔案管理技能，甚至部分學校選用其他任課教師來兼職檔案管理員。檔案管理人員不具備相關檔案管理基本知識，也沒有經過嚴格的技能培訓，沒法掌握先進的檔案管理技術，應用的檔案管理方法比較落后，對于開展檔案管理工作十分不利。在檔案管理遇到一定問題時，檔案管理人員無法正確及時的處理問題，導致檔案管理出現混亂、錯誤等現象。

3）人事檔案管理體系不完善。學校對于人事檔案不夠重視，選用專業(yè)性不強的檔案管理人員，致使學校無法形成完善的檔案管理體系。這就致使學校沒有系統(tǒng)的管理檔案，在檔案管理工作中出現了很多問題如，檔案的擺放和歸類不夠科學，沒有嚴格按照規(guī)定進行存放；出現丟失和遺漏檔案的情況；對于廢棄檔案沒有采用嚴格的流程等。由于在檔案管理沒有形成相關的制度和規(guī)定，檔案管理缺乏明確的責任，從而致使檔案工作松散混亂，甚至出現保護不當致使檔案損壞的現象，致使無法正常使用檔案，檔案管理工作無法順利進行。

4）檔案工作信息化程度低。高中學校的檔案工作一般需要記錄全部學生和教師的相關信息還包括其他學校重要信息，工作量非常大，檔案管理人員需要記錄和整理大量的檔案資料時，無法保證檔案信息的有效性和準確性，更無法保證檔案管理工作的工作效率。在檔案的使用過程中，由于學校檔案的存儲時間越長，產生的信息數據就越多，對于搜索某個學生的檔案就帶來了極大的困難，造成大量人力資源的浪費。而現代設計信息化技術日新月異，對于人事檔案管理工作也帶來了極大便利。學校應重視信息化技術在人事檔案管理工作中的利用，積極采用信息化辦公，以提高檔案管理的工作效率。

2 改進高中人事檔案管理的相關對策

1）提高對檔案管理工作的重視程度。高中檔案管理內容，不單純包括學生的學籍檔案，還包括對學校長遠發(fā)展相關的歷史資料和記錄。保護學校檔案的完整性、規(guī)范性，能夠直接反映學校的歷史文化積累，對于學校文化發(fā)展有著十分重要的意義，對于學校的管理和規(guī)劃都具有借鑒意義。對于學生而言，高中檔案記錄了在校期間的學生個人經歷、學習表現和德才能績等內容，直接反映了學生在高中時期的主要成長信息。因此，高中檔案是高中學校中的重要組成部分，對于學校管理十分重要。學校領導首先應該提高對于檔案管理工作的重視程度，不斷強化檔案管理工作意識，認真學習檔案管理相關的法律法規(guī)，對于檔案管理工作形成完整的管理體系。同時敦促檔案管理人員認真做好檔案信息收集和整理工作，確保檔案管理的科學性和規(guī)范性，積極推動檔案管理工作順利開展。

2）全面提升檔案管理人員的專業(yè)素質。學校提高檔案管理工作水平的主要途徑是培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才。首先，學校應該在檔案管理人員選拔時，就嚴格任用符合要求的相關檔案管理專業(yè)人員。學習過檔案管理的專業(yè)人員相比其他兼職教師，具有豐富的檔案管理知識體系和相關檔案管理技能，能夠順利開展檔案管理工作。其次，學校應不定期組織檔案管理人員進行學習培訓，學習相關的法律法規(guī)，及時更新檔案管理知識，并不斷熟練掌握檔案資料分類管理技巧，進一步推動檔案管理工作高效進行。再有，檔案管理人員對于學校的組織架構應該熟悉，和各個部門之間及時進行溝通，加強與部門之間的合作，有效推動高中檔案信息工作的進行。

3）建立科學合理的檔案管理體系。高中學校在檔案管理工作中，還應該重視完善檔案管理制度，同時制定相關檔案管理規(guī)范，落實檔案管理工作的具體責任，讓管理者嚴格遵守相關依據和章程，以完成高中檔案管理工作目標。具體落實過程中，應明確檔案管理的負責人，具體負責的工作事項，具體時間應該完成的工作量，保證檔案管理工作落到實處。此外，高中學校還可以針對檔案管理工作進行相關考核，對于完成度高的優(yōu)秀檔案管理人員采取相應的激勵措施，以調動檔案管理人員工作的積極性，從而推動檔案管理工作更加規(guī)范化。

4）積極采用現代信息化技術管理人事檔案。信息技術的快速發(fā)展，給檔案管理工作也帶來巨大改變。尤其隨著網絡數字化的發(fā)展，檔案管理借助現代化信息技術更加提高了檔案工作效率和工作質量。一方面，檔案管理借助網絡技術能夠更快更方便的收集檔案信息，并加以妥善保存。網絡技術能夠快速整理相關信息，并加以分析分類，相比紙質檔案存儲量更大，保存的方式更加安全，保存的時間更加長久。而且運用信息技術處理檔案信息最大限度地節(jié)約了學校成本。另一方面，在檔案信息檢索方面體現便利性。依托網絡信息技術，檔案管理工作人員能夠快速整理檔案信息，并能快速搜索位置，及時準確找到相關檔案資料。在查找的過程中更方面快捷，而且可靠性高。使得整個檔案管理工作能夠可控、可查。信息技術這些優(yōu)點都極大地減少了檔案管理工作人員的工作量，提高了檔案管理工作效率和工作質量，保證檔案管理工作能夠科學、規(guī)范、細致的進行，極大的滿足了學校和學生的檔案信息需求。

3 結束語

總而言之，高中人事檔案對于學生和學校有著不可替代的影響力。因此，高中學校應該重視檔案管理工作，積極改進人事檔案相關制度，重視培養(yǎng)檔案管理人才，進一步提高檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，同時采用先進信息技術助力檔案管理工作，使得檔案管理工作更具實際價值，從而促進高中學校教育事業(yè)的長遠穩(wěn)定發(fā)展。