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      新時期醫(yī)院文書檔案管理策略分析

      2021-04-14 22:12:25余小竹
      卷宗 2021年17期
      關鍵詞:文書檔案管理人員

      余小竹

      (湖北省十堰市太和醫(yī)院西苑院區(qū)(十堰市傳染病醫(yī)院),湖北 十堰 442004)

      近年來,醫(yī)療體制改革的不斷深入,醫(yī)院在經營管理工作中所面臨的內部環(huán)境和外部環(huán)境發(fā)生了較大的變化,這就對醫(yī)院的管理工作提出了更高的要求。醫(yī)院文書檔案是對醫(yī)院重要事件及公文活動資料的匯總,作為醫(yī)院綜合類檔案的重要組成部分,對于新時期醫(yī)院的發(fā)展和建設具有非常重要的意義。醫(yī)院文書檔案的管理水平直接關系到醫(yī)院檔案資料的完整性和檔案工作的質量,因此在當前新形勢下,要求醫(yī)院要對文書檔案進行規(guī)范化和制度化管理,使其為醫(yī)院的健康、持續(xù)發(fā)展起到重要的保障作用。

      1 新時期醫(yī)院文書檔案管理的特點

      醫(yī)院文書檔案多以公文資料為主.因此在日常工作中要做好公文的收集、整理工作,并建立歸檔目錄,對其進行規(guī)范性保存和利用,有效地提高醫(yī)院文書檔案管理規(guī)范性。醫(yī)院文書檔案多是記錄醫(yī)院內部的重要信息,在文書檔案保管工作中,需要做好保密工作,避免出現(xiàn)信息泄露問題,以此來提高醫(yī)院文書檔案的安全性,使其更好地為醫(yī)院的發(fā)展服務。醫(yī)院文書檔案對于各科室及醫(yī)院各類決策都具有較強的參考性作用,顯示出服務性特點,所以在實際工作中要重視醫(yī)院文書檔案的服務性,加快推進醫(yī)院文書檔案的信息化建設,從而為醫(yī)院各項工作效率的提升奠定良好的基礎。

      2 當前醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)狀

      長期以來醫(yī)院文書檔案管理都處于封閉的狀態(tài),更重視于保管工作。檔案缺乏統(tǒng)一的整理規(guī)則,再加在醫(yī)院對檔案工作缺乏重視,經費嚴重不足,檔案管理人員整體素質較低,不利于各項檔案工作的順利開展。在醫(yī)院管理工作中,文書和檔案處于分塊管理的狀態(tài),這就導致文書工作與檔案工作存在許多脫節(jié)的情況,無法實現(xiàn)有效的銜接。文書檔案管理工作需要由文書人員和檔案管理人員共同完成,但在實際工作中,文書人員自身檔案意識淡薄,檔案人員也沒有履行對文書人員的指導和監(jiān)管職責,這就導致文書檔案存在許多不規(guī)范的地方,不利于文書檔案管理工作的開展。

      3 加強醫(yī)院文書檔案管理的策略分析

      1)優(yōu)化文書檔案管理工作醫(yī)院的文書檔案管理需要通過現(xiàn)代化技術設備更新來提高工作效率,以促進文書檔案管理科學化。醫(yī)院應該完善文書檔案信息管理系統(tǒng),利用計算機、微縮、光盤之類的多介質兼容,對文書檔案的全文進行掃描存入,對文書檔案的案卷級以及文件級等多方面信息進行存儲和檢索,以節(jié)省醫(yī)院文書檔案管理資源,將檢索中的人為失誤率降低,保證檢索準確率,優(yōu)化醫(yī)院文書檔案管理效率。并且,針對文書檔案進行實體管理系統(tǒng)完善,保管室內安裝溫濕度自動調控系統(tǒng)以及防盜設備,做好除塵、防磁等工作,讓文書檔案保管時間更長、完整性更高。

      2)加強醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理意識醫(yī)院領導需要對文書檔案管理工作給予充分重視。這樣檔案管理人員才能意識到文書檔案管理工作對醫(yī)院發(fā)展的重要性,并樹立科學發(fā)展管理意識。醫(yī)院開始重視文書檔案管理工作后,才能進一步完善醫(yī)院文書檔案管理制度,及時對醫(yī)院文書檔案管理所需要的配套設施進行更新,全面提升文書檔案的管理能力。醫(yī)院文書檔案主要服務于醫(yī)院各項工作的開展,因此在當前信息化環(huán)境下,醫(yī)院檔案管理人員需要努力提高自身的專業(yè)技能,熟練掌握和運用計算機技術。在日常工作做好文書檔案的收集、整理和保存工作,加快推動醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化發(fā)展進程,有效地為醫(yī)院的發(fā)展提供重要的信息查詢和幫助。

      3)對檔案管理人員的進行培訓醫(yī)院文書檔案管理工作的好壞與檔案管理人員的整體素質密切相關,所以醫(yī)院需要做好檔案管理人員的培訓工作,采用培訓、開展業(yè)務交流活動來努力提高檔案管理人員的專業(yè)技能,而且在培訓工作中,還要立足于醫(yī)院文書檔案管理工作的實際情況,注重基礎、細節(jié)和操作;并對檔案搜集、整理和歸檔等諸多環(huán)節(jié)的細則和規(guī)范要求進行明確,還要重視檔案管理人員信息化技術的培訓工作,使其能夠熟練掌握文書檔案管理軟件系統(tǒng)推進文書檔案信息化的發(fā)展。

      4)加大醫(yī)院文書檔案基礎設施建設加大投入力度從硬件和軟件兩方面入手,并對醫(yī)院文書檔案工作環(huán)境進行完善。通過購置各種相關硬件設施,并加快建設醫(yī)院文書檔案管理軟件系統(tǒng)的架構,充分地利用現(xiàn)代化技術來提高醫(yī)院文書檔案的管理水平,全面提升醫(yī)院文書檔案的收集、整理的工作效率,從而為文書檔案的借閱提供更多便利性。同時在文書檔案管理工作中,還要重視電子文書檔案的保密性管理工作,避免電子文書檔案載體出現(xiàn)損毀及消磁等現(xiàn)象,做好檔案信息的備份工作,對于具有較高保密級別的電子檔案,要利用加密技術對其進行處理,有效地提高檔案信息的安全性。

      5)管理模式與時俱進在實踐過程中,不斷創(chuàng)新醫(yī)院文書檔案管理模式,注重信息技術的合理應用,可以將以前紙質檔案的管理方式逐漸轉化為電子檔案管理方式,不論是檔案收集、檔案編輯,還是檔案存儲、檔案調用等工作的程序都得到了極大的簡化,從而大大提高文書檔案管理工作人員的積極性。與此同時,信息技術的應用,大大降低文書檔案管理工作人員的工作量,使文書檔案資料變得更加準確和完整,有效避免了傳統(tǒng)管理方式中手動管理造成的各種錯誤,最終大大提高醫(yī)院文書檔案的利用價值和有效利用率。

      4 結束語

      醫(yī)院文書管理需要與醫(yī)院的實際情況有效結合,當前醫(yī)院文書檔案管理工作中還存在一些不足之處,這就促使我們要不斷提高醫(yī)院文書檔案管理水平,實現(xiàn)文書檔案的有效利用,充分地發(fā)揮出醫(yī)院文書檔案的重要價值,從而為醫(yī)院發(fā)展提供重要的依據(jù),不僅有利于促進醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn),也有利于醫(yī)院檔案管理工作的健康發(fā)展。

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