依托信息技術 提升建筑企業(yè)檔案管理工作水平

楊 宜

（中建安裝集團有限公司，江蘇 南京 210023）

1 引言

隨著改革的不斷深化和市場環(huán)境的復雜變化，經濟社會發(fā)展進入新常態(tài)，建筑企業(yè)發(fā)展形勢不斷嚴峻，信息技術在建筑企業(yè)中的廣泛應用，對推動現代化管理體系建設起到積極作用。檔案工作涉及企業(yè)管理的各個環(huán)節(jié)，檔案信息化水平的提升能夠有效強化檔案工作水平和檔案資源利用率，為建筑企業(yè)發(fā)展提供有效支持。

2 建筑工程檔案特點

工程檔案是建筑企業(yè)檔案管理的重要內容，工程資料信息較為豐富，涉及項目建設管理的各個環(huán)節(jié)，檔案內容和形式較為繁瑣，大多數資料具有較強的專業(yè)性，需要進行妥善的管理，具有較大的管理難度。工程檔案具有鮮明的特點。一是唯一性，是對工程建設和管理過程中產生的資料數據的全面記錄，需要進行科學的管理和存儲，對工程建設和后續(xù)管理提供依據。二是真實性，能夠對工程建設中的實際情況進行準確的記錄。三是具有較強的利用價值，工程檔案能夠準確反映工程建設實際，通過對工程檔案資源的高效利用，為工程建設管理提供科學的依據[1]。

3 企業(yè)檔案管理中信息技術的優(yōu)勢及影響

信息技術的科學利用對推動檔案管理水起到積極作用，利用信息設備和先進技術，能夠對檔案管理流程形成科學的優(yōu)化，建設完善的信息化管理系統(tǒng)，實現對各個管理環(huán)節(jié)的高效整合，有效提升管理效率。利用先進技術對檔案資料進行深入的分析，建設完善的資料數據庫，優(yōu)化檔案利用流程，通過網絡途徑實現對檔案資料和管理指令的高效共享傳遞，有效提升檔案資源利用效率，拓寬利用渠道，提升檔案服務水平。工程資料形式和內容較為復雜，利用技術手段實現對檔案存儲載體的數字化轉型，為信息化管理體系建設提供基礎保障[2]。

4 建筑企業(yè)檔案管理信息化建設存在的問題

4.1 重視和支持力度不足

信息技術的科學應用對提升檔案管理質量起到積極作用，但是在實際的檔案管理中，企業(yè)對檔案工作缺乏正確的認識，缺乏有效的資金投入，信息基礎設施建設相對滯后，大多數企業(yè)已經基本實現了信息化檔案管理體系的構建，但是隨著信息技術的快速革新，現有的信息設備得不到及時的更新和維護，不利于管理水平的提升[3]。

4.2 管理制度不夠完善

完善的管理制度是保證檔案工作成效的重要基礎，而信息技術的廣泛應用，檔案管理模式和工作流程發(fā)生了很大的變化，現有的管理制度已經無法對管理模式形成有效的規(guī)范，數字化資料標準不夠明確，在管理活動中存在一些漏洞和不足，無法保證檔案資料的真實有效。

4.3 網絡安全防護體系建設相對滯后

網絡是信息化管理體系的重要基礎，是保證信息化管理流程高效推進的重要基礎，網絡安全威脅已經成為影響檔案安全的重要因素，而當前管理部門對安全防護的重視程度相對不足，網絡安全技術缺乏合理的利用，安全管理制度不夠完善，無法對管理人員的網絡行為進行科學的規(guī)范，無法形成較好的安全防護效果。

4.4 管理人員的素質能力存在不足

工程檔案管理具有較強的專業(yè)性，需要管理人員具備較強的專業(yè)知識和信息素養(yǎng)。而當前管理隊伍建設存在不足，缺乏專業(yè)人才的引入，缺乏完善的培訓教育機制，無法推動管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提升[4]。

5 依托信息技術提升建筑企業(yè)檔案管理水平的措施

5.1 加強重視和支持力度

建筑企業(yè)要充分認識到檔案工作的重要作用，充分發(fā)揮信息技術優(yōu)勢，加強重視和投入力度，強化資金支持，推動信息基礎設施建設，整合信息資源，對檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，提升管理活動的科學性。管理部門要提升主動意識，結合建筑企業(yè)特點，轉變傳統(tǒng)的管理思路，積極引進先進的管理模式和方式方法，構建現代化管理體系。要加強對檔案利用環(huán)節(jié)的重視，優(yōu)化檔案利用模式，充分發(fā)揮網絡優(yōu)勢，拓寬檔案利用渠道，有效提升檔案資源利用效率。同時要加強宣傳教育，引導干部職工形成科學的檔案管理意識，積極配合檔案工作開展，營造良好的檔案管理氛圍。

5.2 完善檔案管理制度

管理部門要充分結合建筑企業(yè)檔案工作實際，對管理制度進行科學完善，深入到項目建設和企業(yè)管理一線，對各個檔案管理流程進行全面細致的調研，有效掌握當前管理活動中存在的問題，構建成效管理機制，對相關規(guī)章制度進行針對性的調整，提升管理工作的實效性。同時要完善責任機制，明確權責劃分，強化管理人員的責任意識，保證管理制度的嚴格執(zhí)行。要完善監(jiān)督體系，落實信息公開，接受廣大干部職工的監(jiān)督，積極聽取意見建議，及時掌握管理活動中存在的問題和漏洞。要完善檔案保密管理體系，制定完善的評價機制，根據企業(yè)實際情況，科學設置保密等級，對資料進行準確評估，推動保密和解密工作高效開展。

5.3 強化網絡安全防護

網絡安全防護是影響檔案安全的重要因素，管理部門要加強對網絡安全管理的重視，積極引進先進的網絡安全技術，構建完善的安全防護體系，切實保障信息安全。一是要建設完善的網絡安全管理機制，對管理人員的網絡行為進行有效的規(guī)范，利用技術手段對安全風險進行準確評估，明確安全管理重點。二是要合理利用先進技術，如大數據、云計算等，對網絡安全管理進行科學優(yōu)化，提升安全防護效果。如構建智能防火墻體系，根據實際管理需求調整數據監(jiān)控標準，實現對異常數據的及時發(fā)現和處理。

5.4 加強管理隊伍建設

管理部門要積極引進優(yōu)秀的專業(yè)人才，充實管理隊伍。同時要建設完善的培訓體系，根據檔案工作中存在的具體問題，制定科學的培訓策略，推動管理人員素質能力的整體提升。要完善考核評價機制，根據具體的管理崗位設置考核標準，將考核結果與激勵政策進行有效結合，激發(fā)管理人員的工作積極性和責任心。

6 結語

信息技術在建筑企業(yè)檔案管理中的科學運用對提升檔案管理質量起到關鍵作用，管理部門要充分結合建筑企業(yè)檔案特點，合理利用先進信息技術，構建完善的信息化管理體系，優(yōu)化管理機制，強化網絡安全管理，提升檔案資源利用效率，推動檔案管理質量和服務水平的提升。