探究數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用

郭韻秋

（國(guó)網(wǎng)江蘇省電力有限公司蘇州市吳江區(qū)供電分公司，江蘇 蘇州 215200）

1 數(shù)字化檔案

檔案數(shù)字化就是構(gòu)建一個(gè)方便查詢利用和資源共享的檔案信息庫(kù)，通過電子數(shù)字形式將照片、文檔、視頻等不同載體形式的檔案，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資源存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)或計(jì)算機(jī)，并進(jìn)行開發(fā)和利用的過程。檔案數(shù)字化是大數(shù)據(jù)時(shí)代之下優(yōu)化檔案工作的客觀要求，為了實(shí)現(xiàn)檔案信息化，數(shù)字化檔案體系也是需要構(gòu)建的重要內(nèi)容。數(shù)字化檔案一方面豐富了檔案數(shù)字圖書館的信息結(jié)構(gòu)和內(nèi)容資源，另一方面提高了檔案信息檢索和檔案資源開發(fā)利用能力[1]。

2 檔案管理中的數(shù)字化技術(shù)

1）檔案預(yù)處理。檔案預(yù)處理是構(gòu)建數(shù)字化檔案的基礎(chǔ)，它需要進(jìn)行檔案真?zhèn)蔚蔫b定，并分析判定檔案的價(jià)值，在檔案中挑選出具有價(jià)值的檔案，進(jìn)行有效的保存。在該過程中，工作人員需要去除其中沒有保存和利用價(jià)值的檔案，并對(duì)其數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行有效的整理和修復(fù)。在該流程中，主要是理清檔案的頭緒，并為檔案的數(shù)字化加工提供有效的目錄數(shù)據(jù)和數(shù)字化加工實(shí)體。

2）數(shù)字化轉(zhuǎn)換。通過模數(shù)轉(zhuǎn)換技術(shù)和設(shè)備，將記錄在傳統(tǒng)載體上的檔案信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式的信息資源。不同種類的實(shí)體文件有不同的A/D轉(zhuǎn)換技術(shù)和設(shè)備。例如，企業(yè)中常見的紙質(zhì)檔案和照片等，其數(shù)字化處理主要采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備進(jìn)行掃描或拍照。錄音、視頻檔案的數(shù)字化設(shè)備主要是音頻、視頻采集卡，輸出設(shè)備通過特定的音視頻傳輸線與音頻采集卡和視頻采集卡相連并安裝在計(jì)算機(jī)上，通過這種方法進(jìn)行版式轉(zhuǎn)換和檔案掛接[2]。

3）檔案信息化處理。將歸檔文件和表示文件的內(nèi)容信息作為主要的處理對(duì)象，建立在對(duì)獲取的圖像和多媒體信息進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幚?，以滿足使用要求的有序組織。在實(shí)際的信息化處理中其流程還是相對(duì)復(fù)雜的，需要與原始文件對(duì)比核對(duì)其中的信息，然后壓縮處理信息，保證整體信息化文件的完整無噪。在該流程，需要采用OCR技術(shù)識(shí)別圖像中的字符信息，將光柵圖像轉(zhuǎn)換為矢量圖形。如有必要需嵌入數(shù)字水印來保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)。

4）信息存儲(chǔ)。檔案文件數(shù)量繁多，且存儲(chǔ)方式不恰當(dāng)可能會(huì)影響整體的檢索效率，同時(shí)，檔案存儲(chǔ)需要分類管理，基本上數(shù)字化的檔案信息存儲(chǔ)需要建立在有序的存儲(chǔ)順序、科學(xué)的存儲(chǔ)分類上優(yōu)化整體的存儲(chǔ)效能。

5）信息服務(wù)。目前中國(guó)線上數(shù)字資源的服務(wù)方式是提供在線目錄檢索，并提供小尺寸、低分辨率的在線預(yù)覽，只有有相應(yīng)權(quán)限的人員才能訪問原始資源。如果是企業(yè)內(nèi)部檔案管理處的信息化，則需要通過搭建在內(nèi)部網(wǎng)之上，通過在線閱覽、就地閱覽等方式提供資源 服務(wù)。

6）信息維護(hù)。在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案之后，整體的檔案使用安全系數(shù)更高，在數(shù)字化處理之后，年代久遠(yuǎn)的資料可以得到有效的保護(hù)，但是為了保障信息的安全和穩(wěn)定，有必要對(duì)信息進(jìn)行有效的保障，通過定期的維護(hù)實(shí)現(xiàn)其管理價(jià)值。

3 數(shù)字化技術(shù)對(duì)提升檔案管理質(zhì)量的優(yōu)勢(shì)性

1）數(shù)字化檔案管理是時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)。檔案的主要內(nèi)容是對(duì)生產(chǎn)管理資料的記錄。隨從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案到電子檔案。檔案存在的主要意義在于服務(wù)的改善。隨著信息化的發(fā)展，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用一方面實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公和電子文件的應(yīng)用，而且加強(qiáng)了現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)和信息的收集、存取和利用價(jià)值，并形成一個(gè)有機(jī)的整體。這樣一來實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)和信息利用價(jià)值的有效提升。信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用不僅改變了人們的傳統(tǒng)檔案管理方式，而且提高了整個(gè)檔案管理流程的效率，提升了信息化的檔案管理價(jià)值[3]。

2）數(shù)字化能提升檔案管理地位。無論是一個(gè)國(guó)家還是一個(gè)企事業(yè)單位，檔案管理的發(fā)展與優(yōu)化，對(duì)其未來的建設(shè)和發(fā)展都具有重要意義。檔案管理的主要目的是通過記錄真實(shí)的數(shù)據(jù)，歸檔有價(jià)值的信息，并建立在檔案管理之上，為企業(yè)管理決策或制定長(zhǎng)期的發(fā)展建設(shè)計(jì)劃提供數(shù)據(jù)支持。特別是對(duì)于一些有爭(zhēng)議的問題，通過查找檔案可以提供切實(shí)可行的數(shù)據(jù)證據(jù)，這樣為決策的準(zhǔn)確性提供了可能。然而，一些企事業(yè)單位對(duì)檔案管理的發(fā)展重視不夠，導(dǎo)致檔案管理工作效果不理想。通過數(shù)字化管理的發(fā)展強(qiáng)化，及時(shí)做好相關(guān)檔案的分類、編目和檢索工作，可以提高整個(gè)檔案管理的實(shí)際狀況并優(yōu)化其發(fā)展效能。

4 信息化背景下的檔案管理工作優(yōu)化

1）落實(shí)檔案管理制度，順應(yīng)信息化時(shí)代進(jìn)行改革創(chuàng)新。在實(shí)際的檔案管理中，應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的復(fù)雜性，因此為了提升整體工作的效能，應(yīng)當(dāng)根據(jù)企事業(yè)單位的自身情況，建立起完善協(xié)同的檔案管理制度，并根據(jù)數(shù)字化建設(shè)的基本特點(diǎn)，進(jìn)行相關(guān)制度的完善和確立。在實(shí)際的建設(shè)中，各部門需要加強(qiáng)協(xié)同配合，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理水平的有效提升。砸檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，應(yīng)當(dāng)充分利用各種信息化資源進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)共享和檔案管理，以侯建完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。通過協(xié)同的安全管理制度、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行體系的構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)有效的信息管理協(xié)同體系[4]。

2）加強(qiáng)工作人員培訓(xùn)，提升管理人員專業(yè)素質(zhì)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用改變了傳統(tǒng)的工作模式，而且提高了管理的整體效率。檔案管理人員需要及時(shí)學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)，確定管理工作的主要目的，使檔案管理工作做得更好。數(shù)字技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，對(duì)管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。怎樣做好信息的收集、整理、分析、檢索等工作，就需要提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，這樣才能更好地保證文件管理的效率。

3）建立高效協(xié)同的檔案安全防護(hù)體系。信息化系統(tǒng)的安全性方面也應(yīng)該引起企事業(yè)單位的足夠重視。檔案面向所有工作人員，因此建立單獨(dú)的人事管理系統(tǒng)安全體系以確保信息的絕對(duì)安全是極其重要的。建立檔案信息安全管理體系，可以有效避免企業(yè)檔案信息泄露問題，并有效降低因?yàn)榘踩L(fēng)險(xiǎn)對(duì)企業(yè)所造成的不利影響。此外，要完善保密信息的保密制度，通過設(shè)置共享權(quán)限來明確共享范圍，完善信息審核機(jī)制、數(shù)據(jù)傳播機(jī)制，建立完善的安全防護(hù)體系，能最大限度地減少信息泄露造成的損失。

5 結(jié)語(yǔ)

總而言之，檔案管理的信息化是一大趨勢(shì)，它能減少珍貴的檔案原件的磨損，最大限度地減少原件的使用頻率，還有利于檔案信息的開發(fā)利用，提高檔案檢索速度，具有很強(qiáng)的應(yīng)用價(jià)值。