信息化背景下的國(guó)有企業(yè)檔案管理策略探究

楊 丹

（金華市交通投資集團(tuán)有限公司，浙江 金華 321000）

信息時(shí)代，國(guó)有企業(yè)必須從檔案管理的角度出發(fā)，認(rèn)識(shí)檔案管理中存在的問(wèn)題，加強(qiáng)創(chuàng)新國(guó)有企業(yè)檔案管理，解決當(dāng)前企業(yè)檔案管理和使用過(guò)程中存在的不足。完善國(guó)有企業(yè)檔案管理制度是提高檔案管理水平的必然要求，建設(shè)國(guó)有企業(yè)檔案管理制度，可以有效規(guī)范檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和過(guò)程。

1 國(guó)有企業(yè)檔案管理問(wèn)題分析

1）國(guó)有企業(yè)檔案管理不受重視。從當(dāng)前發(fā)展的大趨勢(shì)可以看出，許多國(guó)有企業(yè)往往忽視檔案管理，隨著時(shí)間的推移這會(huì)影響到國(guó)有企業(yè)的經(jīng)濟(jì)以及社會(huì)利益。近年來(lái)，隨著全球化的到來(lái)，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈。在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中，為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的實(shí)際需求，國(guó)有企業(yè)必須跟上潮流，重視對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案的管理。如果國(guó)有企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中一直缺乏對(duì)企業(yè)檔案的管理，久而久之，國(guó)有企業(yè)的視野就會(huì)變得狹窄，發(fā)展前景也會(huì)有局限。由于缺乏前瞻性，而無(wú)法實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，這會(huì)阻礙國(guó)有企業(yè)未來(lái)的創(chuàng)新改革。

2）未能有效發(fā)揮檔案管理的作用。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，國(guó)有企業(yè)檔案管理面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存的環(huán)境，檔案管理工作者越來(lái)越重視檔案信息管理，但是未能認(rèn)識(shí)到檔案管理所能發(fā)揮的重要作用。認(rèn)為檔案管理只是記錄相關(guān)數(shù)據(jù)或收集相關(guān)數(shù)據(jù)的系統(tǒng)，對(duì)促進(jìn)國(guó)有企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展不會(huì)起到重大作用[1]。甚至許多管理者認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)只有付出，沒(méi)有回報(bào)的工作，因此并沒(méi)有把太多的精力放在檔案管理上，這也導(dǎo)致檔案管理的價(jià)值不能得到充分的發(fā)揮。另外還存在的其他問(wèn)題是許多公司在檔案管理上過(guò)于倉(cāng)促，比如盲目聽(tīng)信媒體的報(bào)道，在對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化處理時(shí)，不是從自身的角度出發(fā)。隨著時(shí)間的推移，所能發(fā)揮的檔案信息管理的價(jià)值和作用就比較有限。

3）檔案管理資金短缺。在信息化的時(shí)代背景下，企業(yè)正處于一個(gè)轉(zhuǎn)型期，如果企業(yè)不能認(rèn)清發(fā)展的大趨勢(shì)，就無(wú)法在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占有一席之地，所以許多國(guó)有企業(yè)將資金投入到企業(yè)改革中，而沒(méi)有在檔案管理上投入足夠的資金。有的管理者認(rèn)為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提高后再進(jìn)行檔案管理也不晚，但是這種觀念是不成熟的，會(huì)導(dǎo)致國(guó)有企業(yè)檔案管理存在缺陷。從現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，由于檔案管理投入資金不足，導(dǎo)致硬件條件缺乏，同時(shí)也沒(méi)有能夠高效進(jìn)行管理的專(zhuān)業(yè)人才，這明顯制約了網(wǎng)絡(luò)化、信息化檔案管理模式的發(fā)展，也不利于形成良好的生產(chǎn)循環(huán)模式。

2 信息化背景下的國(guó)有企業(yè)檔案管理策略

1）確保電子檔案的網(wǎng)絡(luò)安全。為檔案管理信息化的基本框架，檔案管理人員應(yīng)著眼于檔案管理的現(xiàn)實(shí)情況，并對(duì)未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)有一定的預(yù)測(cè)，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)特點(diǎn)的研究，更好地反映信息管理的要求，其中檔案信息安全是檔案管理工作的重中之重。目前對(duì)檔案采取的信息化管理手段是線上電子、線下紙質(zhì)的雙線管理模式。比如對(duì)工程資源采取的信息化管理手段是代碼化和雙線模式。檔案管理人員應(yīng)了解電子檔案的安全管理要求，有效運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)的策略和方法，規(guī)范實(shí)施密碼、身份認(rèn)證再授權(quán)的管理手段，采用防火墻配置，設(shè)置備份功能。提高電子檔案的安全性應(yīng)當(dāng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，檔案管理人員必須長(zhǎng)期做好這項(xiàng)工作。主管當(dāng)局必須意識(shí)到自身的責(zé)任，制定相應(yīng)的技術(shù)措施，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，有效監(jiān)督，確保電子檔案安全管理手段的有效實(shí)施。同時(shí)，檔案部門(mén)應(yīng)注意建設(shè)一支高水平的電子檔案安全管理隊(duì)伍，為電子檔案的安全工作提供人力資源保障。

2）建立健全國(guó)有企業(yè)檔案管理制度。檔案管理規(guī)定應(yīng)包括具體的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和細(xì)則。首先，應(yīng)對(duì)本單位的檔案管理工作實(shí)際和重點(diǎn)內(nèi)容加以明確，不斷完善國(guó)有企業(yè)的檔案管理制度，提出操作規(guī)程。所制定的管理制度應(yīng)涉及對(duì)檔案的管理，對(duì)管理人員的考核、檔案保密等。設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理辦公室，明確各部門(mén)的管理職責(zé)，完善監(jiān)督管理機(jī)制，監(jiān)督檔案管理人員的工作內(nèi)容，監(jiān)督方式可以是定期和不定期兩種，使用規(guī)范化的手段管理國(guó)有企業(yè)檔案。除此之外，還要建立國(guó)有企業(yè)檔案管理的調(diào)查與評(píng)價(jià)機(jī)制，方便面向檔案管理人員展開(kāi)績(jī)效考核工作。應(yīng)當(dāng)將考核標(biāo)準(zhǔn)納入企業(yè)人才管理體系建設(shè)過(guò)程中，嚴(yán)格追究檔案管理人員違法違紀(jì)行為和責(zé)任，起到強(qiáng)化檔案管理人員責(zé)任感的作用。

3）加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理人員的綜合能力，使檔案管理效率獲得有效提高，所準(zhǔn)備的培訓(xùn)活動(dòng)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，必須與國(guó)有企業(yè)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)化、高素質(zhì)化的需要相適應(yīng)。根據(jù)檔案管理政策、保密要求和專(zhuān)業(yè)精神，注重培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)意識(shí)。重視對(duì)在職員工檔案管理的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，加強(qiáng)改進(jìn)員工檔案管理觀念，促進(jìn)員工吸收先進(jìn)的檔案管理思想。加強(qiáng)對(duì)員工檔案管理工作的監(jiān)督管理，豐富工作人員的管理方法和管理經(jīng)驗(yàn)知識(shí)。在企業(yè)內(nèi)多組織一些培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動(dòng)，培訓(xùn)的形式包括講座、外部學(xué)習(xí)、專(zhuān)家指導(dǎo)和閱讀參考文獻(xiàn)。在人才素質(zhì)建設(shè)過(guò)程中，必須把創(chuàng)新精神納入國(guó)有企業(yè)的文化體系中，從而構(gòu)建良好的檔案管理環(huán)境，使檔案管理人員的自主創(chuàng)新管理意識(shí)獲得有效增強(qiáng)，同時(shí)也不斷改進(jìn)檔案管理方法，使得檔案管理工作人員能夠積極投入，并且在工作中有較強(qiáng)的創(chuàng)造性意識(shí)，強(qiáng)化檔案管理人員的崗位責(zé)任感。采用激勵(lì)管理方式，堅(jiān)持正確的政策，增強(qiáng)員工的管理能力，通過(guò)物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)方式、榜樣示范作用，提高檔案管理工作者的自主學(xué)習(xí)積極性。

4）確保檔案管理設(shè)施及環(huán)境的規(guī)范性。（1）規(guī)范管理環(huán)境。檔案管理對(duì)環(huán)境有一定的要求，應(yīng)確保設(shè)施環(huán)境符合檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，改善檔案管理環(huán)境，在檔案建設(shè)中配置符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理設(shè)施，做好檔案利用規(guī)劃方案，嚴(yán)格按照設(shè)計(jì)要求建立檔案管理結(jié)構(gòu)。規(guī)劃?rùn)n案管理的功能分區(qū)，體現(xiàn)因地制宜的原則。為保證資料的安全，還應(yīng)考慮潮濕、火災(zāi)、盜竊、浸泡等問(wèn)題。在健全和完善檔案管理規(guī)章制度的工作中，在檔案借閱和使用工作中，應(yīng)做好審批。對(duì)檔案進(jìn)行安全、清潔、衛(wèi)生、保密等檢查工作，應(yīng)嚴(yán)格遵守管理制度。確保檔案庫(kù)房的安全，保證檔案相關(guān)工作環(huán)節(jié)的有序進(jìn)行。所采取的手段應(yīng)符合行業(yè)和國(guó)家的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。大型檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)配備符合要求的計(jì)算機(jī)、掃描機(jī)、光盤(pán)、文件存儲(chǔ)介質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施。所配備的檔案箱需滿足大部分檔案資料的存儲(chǔ)要求，且檔案箱的質(zhì)量也要與國(guó)家檔案局頒發(fā)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相符合。（2）重視設(shè)施建設(shè)。目前，我國(guó)處于信息時(shí)代背景下，國(guó)有企業(yè)的文件檔案管理活動(dòng)要積極引進(jìn)各種先進(jìn)的信息技術(shù)。對(duì)于國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，應(yīng)不斷提升自身的信息化水平，建設(shè)硬件設(shè)施。為有效建立硬件設(shè)施，還需適當(dāng)?shù)叵蛞欢ǖ呢?cái)政支持傾斜，使企業(yè)內(nèi)部的信息化水平獲得有效提高[2]。國(guó)有企業(yè)中高層管理者應(yīng)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略發(fā)展眼光，在明確文件檔案管理系統(tǒng)戰(zhàn)略價(jià)值的基礎(chǔ)上，積極投入各種資源，有力展開(kāi)信息化建設(shè)和改造。國(guó)有企業(yè)需要對(duì)文件和檔案管理過(guò)程的具體內(nèi)容進(jìn)行分析，并利用信息技術(shù)改造管理過(guò)程。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)渠道可以進(jìn)行絕大部分的管理工作，這能明顯提升管理工作的效率。傳統(tǒng)的檔案管理運(yùn)行機(jī)制已越來(lái)越不適應(yīng)當(dāng)前的需求，必須依靠信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的創(chuàng)新，使得一些不必要的內(nèi)部矛盾都能得到有效消除。在這個(gè)過(guò)程中，應(yīng)該特別注意的是使用信息技術(shù)也可能會(huì)造成一些網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，因此，國(guó)有企業(yè)還必須做好檔案信息安全保護(hù)工作，防止網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的信息被惡意篡改。

3 結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)前國(guó)有企業(yè)檔案管理問(wèn)題包括國(guó)有企業(yè)檔案管理不受重視、未能有效發(fā)揮檔案管理的作用、檔案管理資金短缺。信息化背景下的國(guó)有企業(yè)檔案管理應(yīng)建立健全國(guó)有企業(yè)檔案管理制度，加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，確保檔案管理設(shè)施及環(huán)境的規(guī)范性。