基于信息化背景的文書(shū)檔案管理工作創(chuàng)新研究

閆二鵬

（交城縣天寧鎮(zhèn)人民政府 便民服務(wù)中心，山西 呂梁 030500）

隨著社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，企業(yè)事業(yè)單位需要做好管理工作，尤其是文書(shū)和檔案管理，才能站穩(wěn)腳跟。文書(shū)檔案記錄了企業(yè)事業(yè)單位的活動(dòng)，具有極其重要的參考價(jià)值。可以說(shuō)，文書(shū)檔案管理水平的高低關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展效率。這就要求企事業(yè)單位重視文件檔案管理，不斷創(chuàng)新管理工作，適應(yīng)時(shí)代的變化。

1 信息化手段運(yùn)用于文書(shū)檔案管理工作的必要性

首先，簡(jiǎn)化文件管理的基本操作流程。一般來(lái)說(shuō)，文檔文件管理涉及文檔文件內(nèi)容豐富，文檔文件類型復(fù)雜。目前，在引進(jìn)現(xiàn)代文件管理手段的前提下，可以大幅度降低各類文件檔案管理的總體難度，避免復(fù)雜的文件整理和文件收集操作。傳統(tǒng)的文件檔案管理模式涉及多部門、多人員的收集、分類、歸檔、查詢、分析等過(guò)程。流程復(fù)雜，管理節(jié)點(diǎn)眾多，檔案流轉(zhuǎn)不暢，給檔案的歸檔、查閱和管理帶來(lái)困難。采用信息化管理手段可以大大減少管理節(jié)點(diǎn)，提高流程速度，簡(jiǎn)化基本操作流程。具體來(lái)說(shuō)，在文件檔案的查詢、整理和分析方面，引入信息技術(shù)方便地實(shí)現(xiàn)了文件檔案的全面收集，客觀地體現(xiàn)了節(jié)省文件管理時(shí)間的效果。

其次，它反映了文件和檔案利用的最大價(jià)值。文件檔案必須能夠得到有效利用，突出文件檔案的價(jià)值和意義。文獻(xiàn)檔案內(nèi)容復(fù)雜，種類繁多。要在海量的檔案中發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的信息，依靠傳統(tǒng)的人工檢索和分析方法，顯然跟不上時(shí)代的要求。充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息管理，可以實(shí)現(xiàn)文檔數(shù)據(jù)的靈活處理、文檔信息的共享和文檔價(jià)值的開(kāi)發(fā)。

再次，有效節(jié)約管理文件和檔案的總成本。利用信息技術(shù)對(duì)文件、檔案進(jìn)行管理，將巨大的紙質(zhì)、音像資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)上，可以大大減少檔案占用的空間和場(chǎng)館建設(shè)。計(jì)算機(jī)在信息處理速度上具有無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)，可以滿足不同存取方式的需要。它還可以滿足人們?cè)跁r(shí)間和空間上信息共享的需要。

最后，便于檔案的保密管理。文檔檔案按密級(jí)管理，不同的密級(jí)對(duì)應(yīng)不使用的對(duì)象。信息技術(shù)可以利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)區(qū)分不同密級(jí)的讀取對(duì)象，然后進(jìn)行嚴(yán)格的讀取授權(quán)，防止文件被讀取

2 文書(shū)檔案管理工作現(xiàn)狀分析

對(duì)于任何一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理都是其管理體系的核心內(nèi)容。隨著時(shí)間的推移，文件檔案的作用日益突出。但是，目前我國(guó)企事業(yè)單位仍然采用傳統(tǒng)的管理方式，只對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行記錄和保存。這種管理的弊端比較明顯，會(huì)對(duì)文件、檔案造成破壞，而且這種破壞是不可逆轉(zhuǎn)的，會(huì)影響企事業(yè)單位的發(fā)展。隨著管理的發(fā)展，管理問(wèn)題逐漸顯現(xiàn)，主要表現(xiàn)在：首先，管理手段相對(duì)落后。由于對(duì)文件檔案管理重視不夠，管理工作沒(méi)有得到有效的開(kāi)展。如果管理者認(rèn)識(shí)不足，在管理內(nèi)容和方法上就沒(méi)有突破。然而，在信息時(shí)代，新的管理技術(shù)每天都在誕生。如果管理者不及時(shí)掌握技術(shù)更新，管理手段就會(huì)滯后，管理效率就會(huì)低下。其次，管理者與管理工作的匹配度較低。管理人員的整體素質(zhì)比較低，跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐。一方面，管理者受教育程度低，不能有效地開(kāi)展自主學(xué)習(xí)活動(dòng)。另一方面，管理者缺乏規(guī)范意識(shí)，企事業(yè)單位沒(méi)有制定培訓(xùn)計(jì)劃，導(dǎo)致管理工作不到位。最后，管理和檢索效率低。許多企事業(yè)單位的檢索方法還處于原始狀態(tài)，隨著文獻(xiàn)檔案數(shù)量的迅速增加，這種檢索方法必然會(huì)降低文獻(xiàn)檔案檢索的效率。

3 基于信息化背景下創(chuàng)新文書(shū)檔案管理工作的具體思路

1）提高文書(shū)檔案管理人員的信息化管理水平。要實(shí)現(xiàn)文件檔案管理與現(xiàn)代新型管理手段的緊密結(jié)合，需要依靠具有較高信息素養(yǎng)的專業(yè)檔案管理人才。一是加大檔案管理人員信息技術(shù)技能培訓(xùn)力度，采取遠(yuǎn)程培訓(xùn)、專家講座、在職培訓(xùn)等方式，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和信息管理水平。二是與科研人員緊密結(jié)合，采用數(shù)學(xué)模型、網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)、模糊控制等最新科研手段，加快文獻(xiàn)檔案的研究與評(píng)價(jià)，挖掘有用的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的有效利用。三是利用信息技術(shù)和檔案管理人員，將檔案管理部門轉(zhuǎn)變?yōu)楸締挝坏男畔⒅行模纬奢椛涓鳂I(yè)務(wù)部門、整合整個(gè)單位價(jià)值鏈的“價(jià)值中心”。

2）構(gòu)建文書(shū)檔案管理的信息化網(wǎng)絡(luò)。首先，海量的文獻(xiàn)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息。只有對(duì)文件、檔案進(jìn)行數(shù)字化改造，才能實(shí)現(xiàn)信息管理。數(shù)字化改造的過(guò)程不僅是將文獻(xiàn)上傳到網(wǎng)絡(luò)上，還要進(jìn)行科學(xué)的分類梳理，做到組織清晰、分類準(zhǔn)確、歸檔完整，為計(jì)算機(jī)檢索提供保障。此外，還包括數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、統(tǒng)計(jì)分析、辦公自動(dòng)化等軟硬件技術(shù)的開(kāi)發(fā)。其次，文件檔案信息管理流程再造?；谛畔⒒墓臋n案管理流程設(shè)計(jì)是改革管理機(jī)構(gòu)、簡(jiǎn)化管理層次、優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)的重要組成部分。信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)可以突出信息化的主導(dǎo)作用，打破原有僵化的內(nèi)部組織制約，擺脫管理水平、人員等復(fù)雜因素的制約，建立統(tǒng)一、高效、科學(xué)的信息管理體系，促進(jìn)管理創(chuàng)新，機(jī)制創(chuàng)新與科技創(chuàng)新。最后，確保必要的人力和物力投入。文獻(xiàn)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)龐大的工程，不僅需要對(duì)歷史資料進(jìn)行數(shù)字化改造，而且符合時(shí)代要求，為今后檔案管理的升級(jí)留下了足夠的空間。要進(jìn)行超前規(guī)劃、必要的場(chǎng)館建設(shè)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，確保必要的人力物力。

3）實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案資源的信息化共享。文書(shū)檔案管理不是孤立的，而是與管理、科研密切相關(guān)的。文件和檔案來(lái)自各專業(yè)管理部門，其價(jià)值實(shí)現(xiàn)應(yīng)用于各部門和其他外部組織。因此，在保密的前提下，共享是文件和檔案的基本屬性。具體而言，在加強(qiáng)文獻(xiàn)檔案資源共享的實(shí)踐領(lǐng)域，作為檔案管理機(jī)構(gòu)，要以現(xiàn)有文獻(xiàn)檔案資源共享為重點(diǎn)，全面構(gòu)建信息化的文獻(xiàn)檔案共享平臺(tái)。一是通過(guò)不同的閱讀授權(quán)與不同的受眾共享信息。比如，影像展示檔案館對(duì)所有公眾開(kāi)放，盡可能擴(kuò)大傳播范圍和聲譽(yù)?？蒲袇⒖紮n案館面向科研工作者和工程技術(shù)人員開(kāi)放，探討檔案的應(yīng)用價(jià)值。內(nèi)部保密檔案只對(duì)法律法規(guī)和內(nèi)部規(guī)章制度授權(quán)的有限群體開(kāi)放，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。二是文件檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)信息共享，開(kāi)展檔案管理經(jīng)驗(yàn)和成果交流，提高文件檔案管理整體水平。三是通過(guò)文獻(xiàn)檔案共享，建立全球信息網(wǎng)絡(luò)，突破空間、地域、種族的限制，加強(qiáng)全球文化交流與合作，促進(jìn)人類文明共同進(jìn)步。

4）創(chuàng)新檔案管理制度。只有健全的管理制度，才能保證管理更加規(guī)范。過(guò)去的管理體制側(cè)重于檔案的收集整理，顯然不夠全面。因此，要豐富管理內(nèi)容，包括文件、檔案的分類、整理、使用和銷毀，細(xì)化各項(xiàng)工作內(nèi)容。同時(shí)，要規(guī)定每項(xiàng)工作的工作內(nèi)容、職責(zé)和權(quán)利，避免踢皮球。對(duì)大事記、重要領(lǐng)導(dǎo)講話等重要文件、檔案，要制定規(guī)范化管理制度，確保重要檔案妥善保管。為了進(jìn)一步規(guī)范管理工作，有必要將管理過(guò)程定義為管理活動(dòng)的指導(dǎo)性文件。為確保管理制度的落實(shí)到位，需要建立嚴(yán)格的監(jiān)管機(jī)制。企事業(yè)單位要設(shè)立專門的監(jiān)督部門,確保每個(gè)環(huán)節(jié)不出錯(cuò)，提高文件檔案管理質(zhì)量。

4 結(jié)束語(yǔ)

基于信息化背景下的檔案管理創(chuàng)新是信息時(shí)代的必然要求，是開(kāi)創(chuàng)檔案管理新模式的必由之路。本文就如何提高文件檔案管理人員的信息管理水平，建立信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)文件檔案信息共享，促進(jìn)文件檔案信息管理，提高文件檔案管理水平進(jìn)行了探討。