信息化技術(shù)在技工院校檔案管理中的有效建設(shè)

金美玉

（海港區(qū)南山職業(yè)技能培訓(xùn)學(xué)校，河北 秦皇島 066000）

大數(shù)據(jù)是多元形式下的龐大信息資產(chǎn)。在當(dāng)前社會(huì)需要和經(jīng)濟(jì)建設(shè)競(jìng)相迸發(fā)，信息數(shù)據(jù)的產(chǎn)生已經(jīng)不再是原有的單一向發(fā)展，信息間也開始了相互的碰撞、摩擦和結(jié)合，以此不斷地進(jìn)行新的消息的衍生和自行的繁殖發(fā)展。由此導(dǎo)致的一個(gè)較為明顯的問題就是普通的尋常軟件設(shè)備已經(jīng)無法有效地應(yīng)對(duì)如此龐大的信息數(shù)據(jù)量，需要新的技術(shù)方式來實(shí)現(xiàn)對(duì)其的集中捕獲和分層處理。因此，要求新的技術(shù)方式能夠具備更加出眾的洞察力與處置力，及時(shí)針對(duì)多元變化的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行有價(jià)值的分析處理[1]。這是基于大數(shù)據(jù)時(shí)代而產(chǎn)生出的相應(yīng)信息技術(shù)力量，結(jié)合當(dāng)前技工院校檔案信息資料的管理工作現(xiàn)狀，具備很好的反思與參考價(jià)值。

1 大數(shù)據(jù)背景下信息化技術(shù)在技工院校檔案管理中的有利影響

技工院校作為我國的教育體系下的結(jié)構(gòu)分支，具有的檔案儲(chǔ)備量相當(dāng)巨大，且一直以傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案信息的保存方式進(jìn)行存儲(chǔ)管理，在實(shí)際的意義上并不具備長久保存的優(yōu)勢(shì)。而且，信息檔案的數(shù)量與日俱增，在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下信息資料的內(nèi)容也會(huì)越來越復(fù)雜，這使得紙質(zhì)化的檔案信息給相對(duì)應(yīng)的管理工作、存儲(chǔ)工作、查閱工作等都造成了極大的不便利性。就是基于如此環(huán)境條件，大數(shù)據(jù)帶來的信息技術(shù)給技工院校的檔案管理創(chuàng)造了可改進(jìn)革新的空間，并給予了其更加具有優(yōu)勢(shì)力的技術(shù)手段，以此來優(yōu)化檔案管理的質(zhì)量、提升工作運(yùn)行的效率，在服務(wù)建設(shè)上大幅度地提升其便利性，降低人工作業(yè)多余出的無效功率[2]。并且，信息化技術(shù)能夠給予檔案管理及時(shí)有效的交互信息傳輸，在許多檔案信息調(diào)用的情況下，便捷了繁瑣的信息查找和搜尋程序，有效增強(qiáng)了用戶體驗(yàn)的良好感受度，在信息資源的共享共通的前提基礎(chǔ)下，異地檔案查閱帶給用戶的服務(wù)建設(shè)很好滿足了當(dāng)前人員流動(dòng)的資源信息狀況，為檔案管理的質(zhì)量服務(wù)和價(jià)值建設(shè)又提供了更有利的經(jīng)驗(yàn)。

2 大數(shù)據(jù)背景下信息化技術(shù)在技工院校檔案管理中的有效建設(shè)

技工院校的檔案涉及院校建校發(fā)展、成長革新等各個(gè)方面的信息，是技工院校的重要內(nèi)部資源。但技工院校存在的人員及檔案流動(dòng)性大的重要問題，這無疑是加重了檔案管理的難度系數(shù)，并且在技工院校的建設(shè)發(fā)展項(xiàng)目中，檔案管理的屬性歸屬并不具備突出特性，因而相對(duì)而言其所受到的重視程度有限。但在大數(shù)據(jù)技術(shù)多方位覆蓋的階段環(huán)境下，強(qiáng)化技工院校檔案管理的信息技術(shù)建設(shè)已成為必然的選擇，并成為技工院校整體改革建設(shè)中的重要一環(huán)。

2.1 推進(jìn)檔案及信息內(nèi)容的電子數(shù)字建設(shè)

檔案資料除了要保存好原始的資源存檔，同時(shí)也要為后續(xù)的檔案實(shí)用建設(shè)考慮。工作人員可以借助于信息技術(shù)設(shè)備儀器實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔的電子數(shù)字轉(zhuǎn)換，方便在后續(xù)的工作中直接對(duì)電子信息進(jìn)行調(diào)檔查閱和編輯存儲(chǔ)，既簡化了紙質(zhì)檔案信息調(diào)閱使用流程，同時(shí)又優(yōu)化了新信息文獻(xiàn)的錄入流程。此外，檔案信息的信息化管理很好實(shí)現(xiàn)了各類信息資源的分類管控，有效區(qū)別了重要文檔和普通文檔的加密存儲(chǔ)管理，對(duì)檔案信息的安全性能再填一把利鎖。

2.2 規(guī)范檔案管理信息化的流程及要求

技工院校一定要對(duì)檔案管理信息化給予足夠的重視，構(gòu)建健全的檔案信息化管理體系及流程，從檔案最開始的錄入管理工作，到最后的運(yùn)用，整個(gè)管理流程都要進(jìn)行逐個(gè)檢查并細(xì)化，有助于檔案管理的精細(xì)化發(fā)展。建立完善、規(guī)范的管理體制，可以在整個(gè)檔案信息化管理中，推動(dòng)檔案信息化管理的規(guī)范發(fā)展，有效保證檔案信息可以被合理規(guī)范使用。為了檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展，需構(gòu)建相對(duì)完善的管理流程，可以從以下幾個(gè)層面進(jìn)行：

第一，在建設(shè)檔案信息數(shù)字化的過程中，技工院校需要將所有的資料數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化處理，并通過特殊的電子文件方式進(jìn)行儲(chǔ)存管理。依據(jù)此方法來有效解決電子文件的電子文件保存格式不兼容的情況，很好的將檔案保存和調(diào)用進(jìn)行了銜接，為日后的檔案查閱、管理等相關(guān)方面提供了便利[3]。

第二，嚴(yán)格管理檔案信息化管理的工作人員，規(guī)范其管理行為。構(gòu)建相應(yīng)的監(jiān)督制度以及管理責(zé)任制度，不僅需要確保在進(jìn)行檔案信息管理時(shí)，重要的信息不會(huì)泄露，還要對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行監(jiān)督管理，督促工作人員將檔案信息進(jìn)行及時(shí)的更新與整理，有利于使用者獲取更加及時(shí)有效的信息數(shù)據(jù)。

第三，技工院校應(yīng)積極運(yùn)用專業(yè)的軟件進(jìn)行檔案信息化建設(shè)工作。借助專業(yè)的軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的收集、整理、保存等相關(guān)工作。這對(duì)建設(shè)規(guī)范的操作流程及管理體制有著十分重要的影響，并且對(duì)改善技工院校當(dāng)前的檔案信息化管理質(zhì)量、提升管理工作的效率、實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的共享等方面都有著不可代替的作用。技工院校在建設(shè)檔案信息化管理時(shí)，一定要允許學(xué)校師生對(duì)其進(jìn)行相關(guān)的查詢，使得學(xué)校師生可以結(jié)合自己的具體需要來對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢，增加了檔案信息的應(yīng)用率，有效發(fā)揮自身價(jià)值，滿足學(xué)校師生的查詢需求[4]。

2.3 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的建設(shè)

當(dāng)今信息化時(shí)代，檔案信息開始朝著多元化、碎片化、復(fù)雜化等方向發(fā)展。目前檔案管理信息化建設(shè)的首要目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保存到搜索模式的轉(zhuǎn)變，這一目標(biāo)對(duì)檔案信息管理人員和使用者都提出了新的挑戰(zhàn)。

第一，檔案管理工作人員需要豐富自身的專業(yè)知識(shí)，提升自身的工作能力。當(dāng)前信息化管理環(huán)境與過去的檔案管理方式相比，存在著很大的不同。要求檔案管理工作人員需要熟練掌握當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，比如：數(shù)據(jù)庫技術(shù)、刻錄技術(shù)等等。在實(shí)際的工作過程中，工作人員需要利用這些技術(shù)進(jìn)行整理歸納工作，大大提升了管理質(zhì)量。此外，檔案管理人員必須十分熟悉檔案的數(shù)據(jù)資料，這樣才可以在搜索檔案信息時(shí)更加迅速、精準(zhǔn)，更好的滿足使用人員對(duì)檔案信息的實(shí)際需求。

第二，伴隨著檔案管理信息化的發(fā)展，檔案工作人員需要對(duì)自身的知識(shí)儲(chǔ)備進(jìn)行提升，比如：統(tǒng)計(jì)學(xué)、目錄學(xué)等相關(guān)知識(shí)，不斷豐富自身檔案管理的能力水平，科學(xué)、規(guī)范的對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、整理、保存，有助于提升檔案信息化管理的質(zhì)量水平。

第三，充分調(diào)動(dòng)出工作人員的主動(dòng)性，總結(jié)實(shí)際的工作經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)工作過程中所碰到的各類問題，及時(shí)進(jìn)行反應(yīng)，結(jié)合實(shí)際的工作要求以及工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)問題進(jìn)行及時(shí)的處理，對(duì)檔案信息化管理的質(zhì)量和水平有著非常重要的作用。

3 結(jié)語

總的來說，伴隨著信息時(shí)代的來臨，技工院校需要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，迎合當(dāng)代信息化環(huán)境，強(qiáng)化對(duì)檔案信息化管理的建設(shè)工作，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全方面的改革優(yōu)化，從而有助于檔案管理工作質(zhì)量和效率的大幅提升，增強(qiáng)檔案管理工作的重要影響，充分發(fā)揮檔案信息化管理的作用價(jià)值，有效推動(dòng)技工院校的未來發(fā)展進(jìn)步。