基于數(shù)字化環(huán)境下檔案管理信息化建設(shè)思考

連淑燕

（上海市自來(lái)水奉賢有限公司，上海 201499）

1 引言

互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)是當(dāng)前的熱門(mén)話題，也是未來(lái)各行各業(yè)不得不面臨的發(fā)展趨勢(shì)。檔案管理工作對(duì)企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，是從建立之初就應(yīng)當(dāng)著手做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，但目前傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法因查閱困難、不便保存、占地較大、難以移動(dòng)等缺陷而被人們所摒棄，與之對(duì)應(yīng)的，信息化的檔案管理模式成為一種新的手段和模式。檔案資料信息化建設(shè)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展和技術(shù)革新，有利于提升檔案管理的效能，因此是目前較為值得采用和推廣的檔案管理方法。

2 檔案管理工作的特點(diǎn)

1）智能化。科技水平的不斷提升使當(dāng)前的檔案管理工作有更多完善和改進(jìn)的可能，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代管理的要求，因此要不斷創(chuàng)新檔案管理工作模式和方法，采用新技術(shù)，開(kāi)拓新思路，從而使現(xiàn)有的檔案資料查詢效率得到提升，保存更安全?，F(xiàn)狀表明，新技術(shù)的應(yīng)用能夠有效提升檔案管理的效率和質(zhì)量，展現(xiàn)出檔案管理的智能化發(fā)展新需求。

2）信息化?，F(xiàn)代數(shù)字化環(huán)境下，各行各業(yè)，乃至各個(gè)崗位都需要邁入信息化，特別是檔案管理工作，信息化建設(shè)的推進(jìn)使檔案管理能夠采用先進(jìn)的信息化技術(shù)和工具進(jìn)行管理。例如在企事業(yè)單位中采用的城市云網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的無(wú)紙化和集中化管理。

3 數(shù)字化環(huán)境下檔案管理信息化建設(shè)的意義

1）數(shù)字化環(huán)境下檔案管理的含義。檔案管理有兩層含義，一是指檔案館、檔案室等檔案儲(chǔ)備場(chǎng)所的管理過(guò)程，另一方面是對(duì)檔案具體內(nèi)容的登記、儲(chǔ)存和收納等具體工作。無(wú)論是管理過(guò)程還是管理工作，對(duì)于大型機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，檔案管理信息化建設(shè)的順利推行依賴于大數(shù)據(jù)背景下的新設(shè)備、新技術(shù)和新方法。

另外，數(shù)字化環(huán)境使檔案管理的流程和模式得到簡(jiǎn)化，提高了管理效能，減少了人力、物力和財(cái)力的支出?？梢哉f(shuō)大型機(jī)構(gòu)的檔案管理質(zhì)量提升與數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展密不可分。因此，當(dāng)我們考慮檔案信息化建設(shè)時(shí)，不能將檔案管理看作一個(gè)孤立的過(guò)程或管理動(dòng)作，而是扎根于數(shù)字化環(huán)境的信息化建設(shè)的載體和路徑。

2）數(shù)字化環(huán)境下檔案管理信息化建設(shè)的意義。數(shù)字化發(fā)展勢(shì)不可擋，技術(shù)在發(fā)展，檔案管理工作也要相應(yīng)提升和完善，因此推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)意義重大。

首先，提升檔案管理質(zhì)量能夠有效提升企事業(yè)單位管理的整體水平。提升檔案管理質(zhì)量是企事業(yè)單位整體管理水平提升的基礎(chǔ)和前提，也是師范關(guān)鍵的內(nèi)容。傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程以人的手工記錄為主，耗時(shí)耗材，并且無(wú)法保證記錄的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，而要提高真實(shí)性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性，則要成倍投入大量的人力、物力和財(cái)力。采用數(shù)字化技術(shù)的新型檔案管理模式能夠擺脫人工處理的弊端，創(chuàng)新檔案管理手段和方法，提高檔案管理質(zhì)量和效能。

其次，提升企事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量是數(shù)字化環(huán)境下企事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的必經(jīng)之路。在檔案管理過(guò)程中，如果不采用數(shù)字化的檔案管理措施，會(huì)使檔案管理的相應(yīng)流程更加復(fù)雜，而兄弟單位甚至部門(mén)間的信息難以同步，嚴(yán)重影響工作推進(jìn)，甚至影響各項(xiàng)工作的最終績(jī)效和成果，對(duì)企事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有弊無(wú)利。因此，企事業(yè)單位如果希望檔案管理能夠促進(jìn)本單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)勢(shì)在必行。

最后，檔案管理的信息化建設(shè)有利于資源共享和信息互通。計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，使信息搜集和整理更加方便快捷，將匯總分類(lèi)后的信息納入檔案，將十分有利于信息的共享，以及在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的部門(mén)間、機(jī)構(gòu)間的分工與合作。對(duì)于檔案資料的查詢來(lái)說(shuō)，也十分便捷。在此過(guò)程中，需要注意的是與檔案資料相關(guān)的信息保密，確保高密級(jí)檔案中的信息不被泄露。

4 數(shù)字化環(huán)境下企事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)面臨的阻礙

雖然目前許多企事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)取得了一些成績(jī)，但是從更加廣泛的范圍來(lái)看，依然有以下阻礙需要克服。

首先是一些企事業(yè)單位不具備檔案管理信息化所需要的設(shè)備，相應(yīng)的制度也不健全，這導(dǎo)致一些企事業(yè)單位在從傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)向數(shù)字化檔案的過(guò)程中出現(xiàn)了資料缺失、遺失現(xiàn)象，這類(lèi)問(wèn)題不解決，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量在一定時(shí)期內(nèi)下降，甚至因?yàn)榛A(chǔ)沒(méi)打好而導(dǎo)致長(zhǎng)期的檔案管理工作疲沓、低效。

其次，企事業(yè)單位中真正具備檔案管理理論和實(shí)踐技能的人才少而又少，許多單位的檔案管理往往交給退居二線的職工去處理，或者歸為綜合辦公室或人力資源部門(mén)的責(zé)任，這導(dǎo)致新技術(shù)和新方法的采用十分受限，更談不上有所改善。

5 數(shù)字化環(huán)境下企事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)方式

1）樹(shù)立全員檔案管理意識(shí)，豐富和完善檔案管理制度。企事業(yè)單位檔案管理的呃過(guò)程涉及檔案館、檔案室的建立與使用，因此首先要確保檔案管理資料內(nèi)容的安全性。數(shù)字化環(huán)境下，企事業(yè)單位檔案管理的安全性有了更高的要求，對(duì)保密性也應(yīng)有所重視，因此要在檔案管理相關(guān)崗位全員范圍內(nèi)樹(shù)立檔案管理是重要工作的意識(shí)，對(duì)其他部門(mén)員工也要不斷強(qiáng)調(diào)資料收集、完善和補(bǔ)充的重要性，并且在國(guó)家法律法規(guī)的框架下不斷豐富和完善涉及檔案管理的制度，只有完善的制度體系，才能夠指導(dǎo)和約束檔案管理信息化建設(shè)的順利推行。

2）重視檔案管理人才培養(yǎng)，塑造專業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)。數(shù)字化環(huán)境下，檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)離不開(kāi)兼有理論和實(shí)踐的專業(yè)人才。數(shù)字化環(huán)境下的檔案管理不再是簡(jiǎn)單的歸納和收集資料信息，而是要對(duì)信息進(jìn)行分類(lèi)匯總，甚至簡(jiǎn)要分析之后進(jìn)行存儲(chǔ)，因此專業(yè)化的檔案管理人才培養(yǎng)十分重要。之所以提出這樣的要求，是因?yàn)闄n案管理人員以及檔案管理團(tuán)隊(duì)質(zhì)量的高低影響著檔案管理工作的效果與效能，因此，要注重引進(jìn)專業(yè)化人才，是檔案管理團(tuán)隊(duì)更加完善，使檔案管理工作更系統(tǒng)，更科學(xué)。

3）不斷更新檔案管理技術(shù)和方法，提升檔案管理質(zhì)量。檔案管理制度體系建設(shè)和檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)以及檔案管理人員素質(zhì)提升是提高企事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的前提和基礎(chǔ)，而在檔案管理實(shí)施的過(guò)程中，則要注重應(yīng)用新技術(shù)、新方法，推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)，使檔案管理的質(zhì)量在提升之后能夠保持長(zhǎng)期的穩(wěn)定性，并在制度指導(dǎo)下穩(wěn)中有進(jìn)的不斷完善。檔案管理技術(shù)和手段是應(yīng)對(duì)數(shù)字化環(huán)境下檔案管理新挑戰(zhàn)的有效方法和途徑，也是對(duì)檔案管理人員的同意要求。

6 結(jié)論

對(duì)企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，要想提升檔案管理的質(zhì)量和水平，必須充分考慮數(shù)字化環(huán)境這一大背景。雖然現(xiàn)在大部分企事業(yè)單位的檔案管理水平都在逐漸提升，但依然存在著一些問(wèn)題。因此，有必要從更高的角度對(duì)企事業(yè)單位中的檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，不斷推進(jìn)信息化建設(shè)的進(jìn)程，下定決心落實(shí)檔案管理的相關(guān)制度，提高檔案管理質(zhì)量，提升企事業(yè)單位管理水平。