數(shù)字化檔案管理中存在的問題及對(duì)策

周京秋

（山東省臨沂市沂水縣四十里堡鎮(zhèn)便民服務(wù)中心，山東 臨沂 276408）

隨著國家科技經(jīng)濟(jì)等國力的飛速發(fā)展，近年來，單位在檔案管理的工作進(jìn)展中普遍應(yīng)用到了數(shù)字化管理的辦法。數(shù)字化檔案管理辦法的正確運(yùn)用可以極大的降低檔案管理的時(shí)間成本、人力財(cái)力成本。在信息逐漸碎片化、知識(shí)愈加豐富多樣的今天，數(shù)字化檔案管理技術(shù)的實(shí)施顯得尤為重要。

1 數(shù)字化檔案管理的意義

1）方便提供利用。檔案管理是指檔案館或者個(gè)人對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。數(shù)字化管理是在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上利用電腦信息技術(shù)，將紙質(zhì)信息掃描錄入到電腦數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行保存管理。也是單位在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)過程中的原始憑證和原始記錄，是單位日常經(jīng)營管理中的重要環(huán)節(jié)，具有高度的真實(shí)性和不可替代的作用。并且，在單位的發(fā)展建設(shè)過程中起到了重要的基礎(chǔ)作用[1]。數(shù)字化檔案管理是檔案管理部門在技術(shù)上的一次革新，它不僅可以充分發(fā)揮其信息優(yōu)勢(shì)，還可以為利用者提供及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的，有較高參考價(jià)值的文獻(xiàn)資料。

2）節(jié)約人力物力成本。傳統(tǒng)意義上的檔案管理在工作開展中，由于儲(chǔ)存量巨大，在找尋可利用的信息時(shí)，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力，而數(shù)字化檔案管理辦法，只需要在電腦數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，輸入關(guān)鍵字進(jìn)行檢索就能迅速羅列出與之相關(guān)的信息。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，紙質(zhì)檔案載體容量非常有限，極大的耗費(fèi)了物力，就像在古代，人們夸一個(gè)人博才多學(xué)會(huì)說他學(xué)富五車，那是因?yàn)楫?dāng)時(shí)的載體只有竹簡(jiǎn)等，所以用車為單位來衡量，后來蔡倫造紙極大的優(yōu)化了知識(shí)的客觀載體。在今天來說，數(shù)字化檔案管理辦法的創(chuàng)新比當(dāng)時(shí)造紙技術(shù)對(duì)于竹簡(jiǎn)的優(yōu)化意義更要重要的多。比如在日常我們?nèi)D書館買書，龐大的書本儲(chǔ)存體系，我們往往要找到一本書需要耗費(fèi)太多時(shí)間。但是隨著近幾年數(shù)字化檔案管理辦法的應(yīng)用，在一些大型圖書館都配備有一臺(tái)圖書檢索電腦，我們只需要在屏幕上輸入書名或者作者，圖書檢索電腦就會(huì)一目了解的指出所需圖書的具體位置，屆時(shí)我們只需要根據(jù)對(duì)應(yīng)書架編號(hào)去找就能馬上找到，很大程度的便捷了人們的學(xué)習(xí)生活。

3）為社會(huì)保存記憶。此外，也因數(shù)字化管理占用空間小，便于保存和備份，極大的減少了檔案管理工作者的日常工作量和難度[1]。同時(shí)也有效提高了檔案管理的安全性和保密性。從歷史的意義上來說更是鑒定和選擇社會(huì)記憶的重要指南，為生生不息的人類認(rèn)識(shí)過往社會(huì)歷史提供可靠準(zhǔn)確的真實(shí)依據(jù)。

2 目前數(shù)字化檔案管理工作中存在的問題

目前數(shù)字化管理辦法在理論上得到了普遍應(yīng)用，但其實(shí)在日常的工作實(shí)踐中，因?yàn)槿狈χ匾?，在配套系統(tǒng)設(shè)備的投入中顯得力度還是有所不足。導(dǎo)致單位或企業(yè)在數(shù)字化檔案管理的日常工作中，時(shí)常出現(xiàn)內(nèi)存不夠的情況，使數(shù)字化檔案管理的效果達(dá)不到理想的預(yù)期。

同時(shí)，因?yàn)閱挝粚?duì)數(shù)字化檔案管理的重要性認(rèn)知較為淺薄，一般聘用的工作人員都是年齡偏大的賦閑人員，因?yàn)槠鋵?duì)電腦技術(shù)的應(yīng)用不夠熟悉，從根本上難以適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的精細(xì)工作，不太具備創(chuàng)新管理的能力。所以數(shù)字化檔案管理由于專業(yè)型人才較少，缺乏統(tǒng)一的教研培養(yǎng)，使目前數(shù)字化檔案管理的日常工作很難進(jìn)一步提升[2]。

數(shù)字化檔案管理不僅需要硬件設(shè)施的支持，更是需要尖端科技技術(shù)水平軟件的開發(fā)配合。目前數(shù)字化檔案管理方法的應(yīng)用軟件功能還是較為單一，在檔案管理上仍然需要改善和充分的完備，以適應(yīng)新時(shí)期社會(huì)快速發(fā)展下數(shù)字化檔案管理的迫切需要。

3 提升數(shù)字化檔案管理工作的具體策略

1）加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理工作人員的培養(yǎng)。在開展數(shù)字化檔案管理工作的實(shí)際過程中，相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該首先提高對(duì)數(shù)字化檔案管理的重視程度。從思想意識(shí)上高度體會(huì)到數(shù)字化檔案管理工作的重要性。從而對(duì)相關(guān)政策和指導(dǎo)方針進(jìn)行貫徹性的落實(shí)。在對(duì)數(shù)字化檔案管理在任職人員的要求中，除了對(duì)其基本職業(yè)素養(yǎng)的考核之外，應(yīng)該更加注重思想政治教育的提升，極大的提高認(rèn)知工作的思想境界和覺悟，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的神圣性義務(wù)和職責(zé)，從而自主提升自身的邏輯思維能力、對(duì)相關(guān)需要保密的檔案有高度的警覺性，不應(yīng)疏漏大意造成檔案信息的泄露，從而對(duì)企業(yè)單位等切身利益造成負(fù)面影響和損失。在思想認(rèn)知提升的同時(shí)，更應(yīng)該豐富自身知識(shí)儲(chǔ)備，以便得心應(yīng)手的管理各類檔案，比如對(duì)英語能力的提升[2]。隨著國家經(jīng)濟(jì)文化的發(fā)展，國際間的學(xué)習(xí)交流活動(dòng)更加密切頻繁，為了更好的學(xué)習(xí)國際先進(jìn)知識(shí)并進(jìn)行儲(chǔ)備，數(shù)字化檔案管理工作者也應(yīng)該順應(yīng)潮流，與時(shí)俱進(jìn)，不斷拓寬自己的知識(shí)面，壯大個(gè)人力量，積極有效的投入到國家經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展的建設(shè)中去。

2）配備齊全的軟硬件管理設(shè)施。在大規(guī)模爆炸式的檔案信息面前，必須使用功能過硬的軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)施。先進(jìn)的軟件系統(tǒng)在其交互的設(shè)計(jì)上往往更加符合人們的邏輯思維慣性，在使用的過程中更加簡(jiǎn)單便捷，容易熟練掌握。對(duì)數(shù)字化檔案管理的工作人員來說降低了勞動(dòng)成本，減輕學(xué)習(xí)壓力，更能助漲數(shù)字化檔案管理工作者對(duì)本職工作的熱情，增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的自信心[3]。

同時(shí)，先進(jìn)的軟件系統(tǒng)可以快速精準(zhǔn)的進(jìn)行多部門對(duì)接，方便有效的建立數(shù)字化檔案管理網(wǎng)路體系，便于為有需要的信息利用者及時(shí)找到更詳細(xì)全面的檔案信息。從硬件設(shè)施上來講，優(yōu)質(zhì)的硬件設(shè)施在對(duì)信息的處理運(yùn)作方面更加的迅捷通暢，可以極大的提高數(shù)字化檔案管理工作者工作效率。

3）加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化的推廣。目前，包括高校在內(nèi)的很多單位部門，對(duì)于數(shù)字化檔案管理的普遍認(rèn)識(shí)和了解還是較為淡薄的。致使數(shù)字化檔案管理的工作無法得到重視和認(rèn)可，即便有的單位部門配備有數(shù)字化檔案管理工作系統(tǒng)設(shè)配及人員，也對(duì)其缺乏應(yīng)有的尊重和關(guān)懷。所以，為了更好的加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的建設(shè)開展工作，可以在工作初期進(jìn)行較大力度的宣傳和推廣。從日常工作中對(duì)員工的好處為切入點(diǎn)去逐步滲透和加強(qiáng)。

集體工作說到底是個(gè)人工作的合力效果，因此，在創(chuàng)新技術(shù)的推廣和實(shí)踐中，應(yīng)該由表及里、由點(diǎn)及面的去緩緩?fù)七M(jìn)。只有讓員工認(rèn)識(shí)到了數(shù)字化管理檔案的科學(xué)有效性，才能更好的參與其中。在經(jīng)濟(jì)文化快速發(fā)展的當(dāng)今時(shí)代，只有合作互助才能實(shí)現(xiàn)共贏局面。數(shù)字化檔案管理的工作也不是一人一物的單一工作，而是需要單位各個(gè)部門團(tuán)結(jié)合作，共建基礎(chǔ)信息的采集和記錄，才可以更有效建立起龐大的數(shù)據(jù)庫[3]。此外，可以在工作的進(jìn)展中，對(duì)單位中相關(guān)部門的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化管理和應(yīng)用，并對(duì)其效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，總結(jié)優(yōu)勢(shì)與不足，及時(shí)展開探討進(jìn)行方式方法上的改善和補(bǔ)充。在必要的環(huán)節(jié)中適當(dāng)?shù)南掳l(fā)硬性規(guī)定，促進(jìn)數(shù)字化檔案管理工作扎實(shí)有效的良好發(fā)展。

4 結(jié)束語

數(shù)字化檔案管理是未來辦公的必然發(fā)展趨勢(shì)。雖然在目前的工作建設(shè)中仍然存在具體多樣性的問題，但是隨著時(shí)代的發(fā)展和迫切需要，在相關(guān)部門的大力推廣和支持投入下，以及對(duì)數(shù)字化檔案管理工作者的重視和培養(yǎng)中，采用具體的科學(xué)辦法和策略設(shè)施。相信在不久的將來數(shù)字化檔案管理效果會(huì)逐步穩(wěn)健的增強(qiáng)，其應(yīng)用的廣泛性和實(shí)用性也會(huì)得到大力提升，從而更好的提高日常工作效率，解放相關(guān)工作需要的勞動(dòng)力。在數(shù)字化檔案管理規(guī)范全面發(fā)展的協(xié)同工作中更好的提升產(chǎn)業(yè)效益，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展。