關于企業(yè)檔案工作數字化轉型升級的思考

陳悠然

（南京萊斯電子設備有限公司，江蘇 南京 210000）

1 前言

企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理的重要組成部分。隨著信息技術的快速發(fā)展，企業(yè)的檔案工作內容不再是簡單的文件收集整理和提供利用，而是應注重管理能力的提升，實現通過信息資源支撐向數字化管理邁進。為了更好地實現檔案工作數字化轉型升級的目標，必須把握好數字化建設的戰(zhàn)略部署，并從企業(yè)發(fā)展和檔案工作實際出發(fā)，制定具體的實施方案。

2 數字化是企業(yè)檔案轉型的必由之路

1）信息技術正在改變著企業(yè)檔案工作的理論和實踐。當今，信息技術日新月異，“數字化轉型”成為企業(yè)改革的關鍵節(jié)點。反之，企業(yè)檔案要想做好，也要充分借助信息技術的動力，研究謀劃企業(yè)檔案工作轉型、發(fā)展的問題，以檔案數字化驅動企業(yè)檔案管理的現代化，促進企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展。

2）企業(yè)檔案工作的特點決定其必然走上數字化道路。企業(yè)檔案儲量龐大且工作繁雜，企業(yè)的管理成本也隨之增大。企業(yè)檔案工作完成數字化轉型后，不僅能縮減企業(yè)檔案管理開支，而且能提高企業(yè)的經濟效益，同時能提高檔案利用率，提升員工的工作效率。

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方式通常采用紙質文件歸檔，紙質檔案數量有限，無法同時滿足企業(yè)多人利用，使得檔案利用效率大大降低。而且檔案資料存放集中，當檔案需要利用時，檔案管理員需要花費較大精力查找，這給檔案管理員和使用者造成很大不便。檔案數字化主要采用的是電子文件歸檔，使用者只需要在檔案管理系統(tǒng)中輸入信息，便可以迅速查閱檔案，這樣檔案利用更加準確和簡便。

3 企業(yè)檔案數字化轉型升級工作的主要方式

1）完成企業(yè)檔案轉型工作部署。轉型工作部署的內容包括企業(yè)檔案數字化工作目標，檔案管理系統(tǒng)的功能結構，檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)歸檔的數據集成，開發(fā)實施工作的組織，所需人員及系統(tǒng)的操作和運行，以及企業(yè)檔案工作數字化轉型的效益分析和實施計劃。

2）完善和規(guī)范企業(yè)檔案業(yè)務。企業(yè)檔案業(yè)務主要包括完善企業(yè)檔案管理制度、企業(yè)檔案管理的集中統(tǒng)一、規(guī)范企業(yè)檔案管理業(yè)務流程等，這是開展企業(yè)檔案數字化轉型工作的基礎。企業(yè)在原有檔案管理制度基礎上，從數據傳輸、存儲、利用、人員和設備設施等方面開展企業(yè)檔案數字化轉型升級制度體系建設，做到全程有法可依、有據可查。企業(yè)檔案管理的集中統(tǒng)一需要建立檔案資源庫，主要包括目錄及全圖文數據庫。企業(yè)將通過掃描、數據庫、文檔碎片化等技術手段將增量和存量檔案數字化，存量檔案包括之前歸檔的紙質文件、聲像材料、光盤材料等。企業(yè)通過建立目錄數據與數字圖像、結構化數據等關聯關系，建立各類檔案資源庫并將檔案資料錄入庫內。企業(yè)檔案管理業(yè)務流程主要包括收集整理、鑒定、存儲保管和利用等階段。在檔案收集整理階段，企業(yè)業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)建立歸檔接口，電子文件在業(yè)務系統(tǒng)中完成擬制和辦理，并通過歸檔接口完成文件及其元數據的收集；未與檔案管理系統(tǒng)建立歸檔接口的，電子文件形成或企業(yè)辦理部門應在檔案管理系統(tǒng)進行電子文件的掛接以及元數據的著錄，并提交歸檔。整理過程應保持電子文件的內在有機聯系，建立電子文件與元數據的關聯，電子文件應與紙質文件進行同步排序，排序結果應能保持電子文件、紙質文件之間的有機聯系。在檔案鑒定階段，數字對象進入檔案管理系統(tǒng)后，自動將元數據標注，然后系統(tǒng)提取數字對象所涉及的符合規(guī)范的全部信息。經過標注的文件進入人工審查階段，這樣既保證檔案數據的準確性，又降低企業(yè)用工成本。在檔案存儲保管階段，檔案管理系統(tǒng)將數字對象碎片化存儲，既可以保證檔案信息的安全，而且檔案信息檢索更為精準。在檔案利用階段，根據工作崗位、職責、知悉權限等要求在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)為利用者設置相應的檔案利用權限，利用者應在權限允許范圍內檢索、瀏覽、復制、下載檔案及其元數據，電子檔案被授權后，通過檔案管理系統(tǒng)在線或離線的使用記錄應以系統(tǒng)臺賬的形式體現，記錄信息包括利用人、利用方式、檔號、文件編號、文件名稱、利用時間等。這樣既提高企業(yè)檔案利用效率，又為利用者提供更人性化的服務。

3）積極參與業(yè)務系統(tǒng)實施過程。企業(yè)需在檔案管理系統(tǒng)實施前就提出文件歸檔要求，包括參與企業(yè)業(yè)務系統(tǒng)需求分析、詳細設計、測試及上線等工作，負責在業(yè)務系統(tǒng)規(guī)劃、設計、開發(fā)、實施等過程中落實歸檔和檔案管理需求，保障歸檔功能的順利實現，并確保歸檔文件符合企業(yè)檔案管理的要求。

4）優(yōu)化企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的設備設施。企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的設備設施的優(yōu)化有助于提高企業(yè)檔案數字化專業(yè)能力，并保障檔案利用的安全和效率。企業(yè)建立相對獨立穩(wěn)定的、能夠滿足企業(yè)檔案利用需求的設備設施，包括網絡設施、硬件設施、集成軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設備。企業(yè)需專門設立檔案室，配備檔案管理系統(tǒng)服務器、掃描儀等檔案數字化加工設備，滿足企業(yè)檔案數字化加工需求。

5）培養(yǎng)企業(yè)檔案人才隊伍。企業(yè)要為檔案數字化的長期發(fā)展做好人才儲備工作，一方面可加強企業(yè)現有檔案人員的能力培養(yǎng)，檔案人員通過參加專業(yè)培訓及學習，了解新技術、新動態(tài)，提升技能水平，學以致用；另一方面向企業(yè)其他部門人員開展檔案數字化的基礎培訓。此外，企業(yè)在招聘檔案人員時，建議引進檔案專業(yè)人才和具備計算機技術的復合型人才，提升檔案隊伍綜合素質水平，培養(yǎng)一支專業(yè)性強的人才隊伍。

4 企業(yè)檔案數字化中保密工作的開展

1）企業(yè)檔案保密工作的重要性。隨著檔案跨入數字化領域后，保密要求更加嚴格，保密任務更加艱巨，保密形勢更加嚴峻。企業(yè)人員保密意識需進一步加強，絕對不允許懈怠、放松思想。企業(yè)要搞好經常性、普及性的保密宣傳教育工作。

2）執(zhí)行企業(yè)保密措施。用戶歸檔時，對于涉密的電子檔案資料，要在檔案管理系統(tǒng)流程中標明檔案密級，檔案管理員在流程中確認并接收，系統(tǒng)要按照不同密級進行存儲管理；對于涉密的紙質檔案資料，用戶歸檔流程與電子流程相同，但是檔案管理員接收時應及時將涉密紙質檔案電子化，然后將紙質涉密檔案登記臺賬并存于單獨的保密柜。用戶利用涉密檔案時，應符合國家秘密載體保密管理制度的要求，用戶提出借閱流程，經領導審批后，檔案管理員核對用戶權限確認是否同意借閱。

綜上所述，企業(yè)檔案工作數字化轉型分為三個方面，一是檔案工作數字化轉型包括管理對象、管理手段和效果，它們互相聯系、互相依存；二是企業(yè)檔案數字化是一個連續(xù)和系統(tǒng)的工作；三是轉型包括管理能力、管理效果和效益的轉變，企業(yè)要注重進一步明確檔案工作數字化得發(fā)展方向和難點，積極探索發(fā)展路徑，提高企業(yè)檔案工作發(fā)展水平，保障企業(yè)檔案數字化轉型能朝著現代化、規(guī)范化方向發(fā)展。