事業(yè)單位文書檔案管理信息化探析

匡虹玲

（肇慶市體育學(xué)校，廣東 肇慶 526000）

文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和個(gè)人在從事社會(huì)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文獻(xiàn)，其通常記錄一個(gè)社會(huì)組織所從事的各類管理活動(dòng)，如黨群管理、財(cái)務(wù)管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理等?，F(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及給文書檔案管理工作提供了許多高效的技術(shù)手段，極大地提升了管理的效率和水平，但由于種種原因，目前的文書檔案管理還存在一些問題。信息化條件下如何做好文書檔案管理工作，合理開發(fā)利用檔案信息資源，是文書檔案管理工作者需要深入探討的重要課題。

1 依賴信息化加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理的必要性

在傳統(tǒng)的文書檔案管理中，通常以紙質(zhì)檔的形式存在，但紙質(zhì)文書檔案常會(huì)因環(huán)境的影響而發(fā)生紙張破損或者字跡模糊的現(xiàn)象，或者因人為因素造成資料遺失等，導(dǎo)致相關(guān)的重要資料不完整，甚至在醫(yī)院的文書檔案中，大多字跡潦草，字詞多以簡筆畫形式出現(xiàn)，一般人很難分辨字詞，給后期的文書檔案查閱，或者事業(yè)單位財(cái)產(chǎn)造成損失。而文書檔案管理借助信息化手段后，一切依靠云計(jì)算、云服務(wù)，使電子檔的文書更加清晰明了，管理上也更加規(guī)范，減少資料泄露、丟失的可能，可以最大化避免以上出現(xiàn)的問題，進(jìn)一步提高文書檔案管理的質(zhì)量。傳統(tǒng)文書檔案在管理的過程中，首先會(huì)對資料進(jìn)行收集、整理、裝訂等工作，這一系列工作需要很長的時(shí)間才能完成。而依賴于信息化管理后，利用簡單的程序或者計(jì)算便能在較短時(shí)間內(nèi)對檔案進(jìn)行有效管理，改變了傳統(tǒng)文書管理效率低下、時(shí)間長、不易查找等問題，文書檔案管理信息化對于文書的查詢也更加方便快捷，極大地提高了工作效率。合理利用信息化，可以提高文書檔案的利用率。由于信息化文書檔案查找方便快捷，工作人員利用網(wǎng)絡(luò)能很快查找自己需要的資料，無需耗時(shí)耗力現(xiàn)場查找，使文書的存在得到最大利用，而不像以往僅作為存檔需要，放置便是一年半載，使文書并未發(fā)揮他的實(shí)際效用，利用率極低，而文書檔案管理信息化將改變這一趨勢，打破傳統(tǒng)文書的限制，使信息化文書檔案得以最大利用。

2 事業(yè)單位文書檔案管理信息化探析

2.1 做好文書檔案加密防護(hù)工作

信息技術(shù)在文書工作中的應(yīng)用，能夠極大地提升文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量，同時(shí)也要警惕文書信息的安全性，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)一方面能夠提供海量的信息載體，滿足人們的信息搜尋工作，但是同樣也有隱秘信息被泄露的隱患。因此，可以利用信息技術(shù)對特殊的文書檔案的訪問權(quán)限進(jìn)行加密設(shè)置，同時(shí)限制部分文件的閱覽范圍，這樣就可以對事業(yè)單位以及地方的文書檔案運(yùn)用信息技術(shù)手段進(jìn)行安全性保護(hù)，加強(qiáng)文書檔案的安全管理工作。加密文書檔案在錄入系統(tǒng)時(shí)要特殊標(biāo)志處理，以確保文書檔案的信息已經(jīng)設(shè)定安全保障，經(jīng)過專業(yè)技術(shù)人員檢查之后，方可錄入歸檔。

2.2 轉(zhuǎn)變觀念，深入推進(jìn)文書檔案數(shù)字化建設(shè)工作

文書檔案資源種類多、內(nèi)容豐富、涉及面廣，管理過程中的難度較大。只有充分對文書檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，做到文書檔案數(shù)字化全覆蓋，才能真正朝著信息化管理的目標(biāo)前進(jìn)。具體而言，一是要完善軟硬件設(shè)施，優(yōu)化文書檔案管理環(huán)境。一方面，事業(yè)單位要結(jié)合文書檔案信息化建設(shè)的基本要求以及事業(yè)單位實(shí)際情況，購置高速掃描儀、高拍儀、微縮相機(jī)等硬件設(shè)施，對紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行掃描處理，并錄入至計(jì)算機(jī)終端；另一方面，事業(yè)單位要購置文書檔案格式轉(zhuǎn)化系統(tǒng)、文書檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)微機(jī)化管理，有效對聲像類、載體類、影響類的文書檔案進(jìn)行格式處理和管理。二是要結(jié)合事業(yè)單位人力資源實(shí)際，進(jìn)一步引進(jìn)專業(yè)化人才，實(shí)現(xiàn)文書檔案數(shù)字化工作專人負(fù)責(zé)的目標(biāo)，提升數(shù)字化的質(zhì)量。同時(shí)，事業(yè)單位也可以探索將非涉密文書檔案資源交由外部事業(yè)單位進(jìn)行加工和處理，通過服務(wù)外包等方式來推進(jìn)文書檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。三是要進(jìn)一步推動(dòng)信息資源共享工作，通過技術(shù)手段來打破文書檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸壁壘、數(shù)據(jù)共享壁壘，實(shí)現(xiàn)文書資源一站式傳輸、開發(fā)與利用，提升文書檔案管理的速度和質(zhì)量。

2.3 創(chuàng)新管理方式，提高文書檔案開發(fā)服務(wù)水平

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已全面改變了人們的工作、生活方式和生活理念，人們更加重視信息的時(shí)效性和獲取信息的便利性。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門閱讀和利用原件或復(fù)印件等方式，在網(wǎng)絡(luò)信息化高度發(fā)達(dá)的時(shí)代必然會(huì)發(fā)生變化。因此，文書檔案管理人員要突破陳舊的管理思維理念，勇于探索，敢于創(chuàng)新，善于在工作中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，創(chuàng)新工作思路，將“死”檔案變成“活”信息，轉(zhuǎn)變“坐、等、要”等舊的檔案利用觀念，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。充分利用先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，積極開發(fā)檔案信息的利用價(jià)值，通過對檔案信息進(jìn)行科學(xué)的收集、匯總、分析和加工，及時(shí)了解和掌握社會(huì)需求，為使用者提供快速、便捷、準(zhǔn)確的檔案信息，充分發(fā)揮文書檔案的管理效能。同時(shí)充分利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文書檔案的信息資源共享，增加與用戶交互的形式，開展在線實(shí)時(shí)交流，解決用戶在查詢、索取信息時(shí)遇到的問題，滿足用戶個(gè)性化的需求，不斷提升文書檔案信息開發(fā)服務(wù)的水平。

2.4 強(qiáng)化文書檔案管理意識

在信息化大背景下，文書檔案管理的改革必將要求相關(guān)工作人員轉(zhuǎn)變意識，認(rèn)識樹立文書檔案管理意識的重要性，現(xiàn)在的醫(yī)院大多以救死扶傷為目標(biāo)，缺少對文書檔案的認(rèn)識，只有在遇到無法解決的問題才肯去翻閱文書，其實(shí)，于醫(yī)院而言，更需要把文書檔案管理信息化意識融入管理工作中，指導(dǎo)事業(yè)單位文書檔案管理工作的運(yùn)行和流程，只有這樣才能夠讓文書檔案管理符合現(xiàn)代化時(shí)代的需求。同時(shí)，為了滿足文書檔案管理信息化的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，需要各單位投入一定的資金購買信息化設(shè)備和信息化資源，以此推動(dòng)文書檔案管理信息化的發(fā)展，為醫(yī)院的行政部門減少不必要的人力，只有這樣，才能更好地救死扶傷，更好地為病人服務(wù)。

3 結(jié)語

在現(xiàn)代信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，信息技術(shù)對各行各業(yè)的影響力不斷提升，信息化成為時(shí)代熱詞。在信息化背景下，文書檔案管理的內(nèi)容、要求、方式都發(fā)生了變化，文書檔案管理人員需要進(jìn)一步用新思路解決實(shí)際工作中產(chǎn)生的新問題，不斷提升文書檔案資料的利用率。具體而言，一是要轉(zhuǎn)變觀念，深入推進(jìn)文書檔案數(shù)字化建設(shè)工作；二是要?jiǎng)?chuàng)新方法，綜合利用現(xiàn)代信息化技術(shù)；三是要堅(jiān)守底線，嚴(yán)格把控文書檔案的安全。相信在文書檔案管理人員的努力下，事業(yè)單位文書檔案管理效率、質(zhì)量以及利用率都會(huì)得到大幅提升。