信息化時代人力資源和社會保障監(jiān)察檔案管理

楊曉東

（交城縣勞動保障監(jiān)察綜合行政執(zhí)法隊，山西 呂梁 030500）

在檔案管理方面，人力資源和社會保障局的工作涉及范圍很廣，涉及職稱評定、公務(wù)員管理、工資審批、人員招聘、人事調(diào)動、勞動合同、財務(wù)、民政、勞保、稅務(wù)等多項工作內(nèi)容。因此，如何做好檔案管理工作，承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，提高檔案管理工作的實效，更好地為社會服務(wù)，是構(gòu)建和諧社會的基礎(chǔ)條件，也是我們當(dāng)前必須思考的方向。

1 人力資源信息管理的重要意義

1）可提高人力資源管理質(zhì)量。從人力資源管理工作的實際情況來看，一般都是比較繁瑣的工作，比如，每月末要對員工的工作表現(xiàn)進行考核，在此基礎(chǔ)上與財務(wù)部進行溝通，提高員工的工資信息管理強度，全面了解每個員工的實際情況。近幾年來，我國社會的競爭越來越激烈，所以各個企業(yè)的人才都呈現(xiàn)出流動性大的特點，如果在管理工作中仍然采用人工手段，勢必會造成員工平時的工作量明顯增加，引發(fā)各種問題。因此，在當(dāng)今社會，人力資源管理越來越重視信息管理，而且這種方式的應(yīng)用率越來越高，正朝著現(xiàn)代信息管理模式的方向發(fā)展。

2）有助于健全人力資源管理體系。管理系統(tǒng)在企業(yè)管理中占有舉足輕重的地位，是其不可缺少的結(jié)構(gòu)，同樣也是企業(yè)發(fā)展不可小覷的重要組成部分。但是，很多時候由于特殊原因，致使人力資源管理體系不能全面落實，另外一些管理內(nèi)容出現(xiàn)變化的可能性較大，難以控制。比如，人力資源管理系統(tǒng)的特點是多種多樣，在開展工作時必須遵守相關(guān)的原則，從而增加了管理方法的復(fù)雜性。同時，人力資源管理實現(xiàn)了系統(tǒng)和流程的融合，通過計算機網(wǎng)絡(luò)對數(shù)據(jù)進行管理，并根據(jù)工作性質(zhì)和順序?qū)?shù)據(jù)進行有效的保證，從而使管理更加科學(xué)、更加豐富，在較大程度上減輕人力資源管理的壓力。

2 人力資源和社會保障局檔案管理過程中存在的問題

1）檔案管理工作中的缺乏硬件設(shè)施。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，以紙質(zhì)檔案和電子檔案為主。但造成管理工作效率低下的原因主要是硬件設(shè)施不完善。硬件設(shè)施主要是指檔案室和設(shè)備?？梢哉f，一些企業(yè)單位，到目前為止還沒有建立專門的檔案室，也沒有相應(yīng)的配套設(shè)備，致使人事檔案管理工作名存實亡，長此以往，就很難對紙質(zhì)檔案進行有效的保護，極易發(fā)生受潮、發(fā)霉等情況，更無法實現(xiàn)計算機管理。

2）監(jiān)管機構(gòu)需要完善，工作人員的素質(zhì)需要提高。對于企業(yè)來說，對人力資源以及社會保障個人檔案管理內(nèi)部的監(jiān)管體制亟待完善，沒有一個有效的監(jiān)管機制是萬萬不可能的，這對檔案管理工作十分不利。此外相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)能力亟待提高，面對繁重的工作量沒有過硬的業(yè)務(wù)能力是不行的，這將直接影響工作效率。此外，相關(guān)檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高也是一個值得關(guān)注的嚴重問題，由于檔案管理工作的特殊性，常常出現(xiàn)正式職工編制不足、一人負數(shù)職的情況。然而，有些工作人員卻沒有取得相關(guān)的從業(yè)資格證書，因此難以保證個人檔案管理工作的質(zhì)量，從而極有可能出現(xiàn)一些錯誤和問題，這會給人力資源和社會保障工作帶來一些不良影響，影響到人力資源和社會保障事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

3）檔案管理部門之間不具有協(xié)調(diào)統(tǒng)一性。社保檔案管理部門與人力資源部門之間的有效溝通和聯(lián)系不足，無法實現(xiàn)協(xié)調(diào)一致的工作配合，從而使整個檔案管理工作也相對滯后。文件管理系統(tǒng)的建設(shè)是針對部門內(nèi)部存在的問題而展開的，缺乏一個全面系統(tǒng)的管理模式。文件管理比例失調(diào)的可能性大大增加，其中就業(yè)文件管理占總文件管理的一半。各個檔案室都有各自獨立的檔案管理系統(tǒng)，沒有實現(xiàn)工作的協(xié)調(diào)一致，不能達到良好的協(xié)調(diào)配合。

4）數(shù)據(jù)庫標準和檔案管理制度不健全。目前，我國已基本實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，但由于各種因素的影響，數(shù)據(jù)庫建設(shè)標準還沒有得到有效統(tǒng)一，檔案管理工作受到很大制約。由于計算機技術(shù)水平的限制，電子檔案的應(yīng)用價值尚未真正實現(xiàn)。由于檔案管理制度不健全，造成大量檔案管理工作失誤。

3 人力資源和社會保障部門檔案管理工作中有效的解決措施

1）對檔案管理的基礎(chǔ)條件完善。完善檔案管理基礎(chǔ)條件的基礎(chǔ)和前提，是改善檔案管理的環(huán)境，為檔案管理的辦公場所、檔案管理的工作人員配備系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案工作高效、順利開展創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)環(huán)境。文件管理工作是一項復(fù)雜的工作，所以領(lǐng)導(dǎo)在安排工作人員具體工作時，要與實際工作難度和工作人員承受能力相適應(yīng)，做出合理安排。此外，為確保當(dāng)前檔案管理工作的有效開展，還必須提供充足的經(jīng)費支持，以確保檔案管理工作的成效和質(zhì)量。

2）把檔案管理機構(gòu)和制度建設(shè)進行完善。對好的檔案管理機構(gòu)來說，要為其配備專職的檔案管理人員，徹底地解決人手不足的問題，最大限度地保證人員專用。具體工作要合理調(diào)配，避免一人多崗的現(xiàn)象，以便在具體工作過程中，增加工作失誤的概率，各崗位、各負責(zé)人的責(zé)任要充分明確，保證工作順利、有效地開展。以此為基礎(chǔ)，加強檔案管理體系建設(shè)，根據(jù)人力資源和社會保障部門檔案管理的現(xiàn)狀及工作人員的具體工作情況，在原有體系的基礎(chǔ)上，對相關(guān)體系進行修訂和完善。與此同時，還應(yīng)建立健全激勵機制和績效考核制度，調(diào)動管理人員的工作積極性，有效提高檔案管理效率。

3）提升人力資源管理信息化工作人員的整體素質(zhì)。在新時期，人力資源管理信息化建設(shè)對人力資源管理人員提出了更高的要求。在面臨日益復(fù)雜的管理工作時，人力資源管理信息化工作者需要主動加強學(xué)習(xí)，對新的信息軟件技術(shù)保持足夠的敏感度，及時學(xué)習(xí)和掌握新的知識和技術(shù)，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展而不被淘汰。運用信息技術(shù)，人力資源管理者能夠提升企業(yè)的經(jīng)營管理水平，更好地判斷企業(yè)未來的發(fā)展戰(zhàn)略。為此，企業(yè)應(yīng)加強對人力資源管理信息化工作人員的內(nèi)部培訓(xùn)，引進西方先進的信息技術(shù)和管理模式，同時建立健全人力資源管理體系，打造具有較強專業(yè)素質(zhì)和責(zé)任心的人力資源管理隊伍，以促進企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

4）加強監(jiān)理檔案的制度化、信息化管理。第一，健全監(jiān)理檔案管理制度，做到有章可循；第二，對監(jiān)理檔案的編制、收集、整理、編目、裝訂、查閱等方面做了詳細的規(guī)定，為人力資源和社會保障部門監(jiān)理檔案管理工作提供了規(guī)范。同時，加快建設(shè)統(tǒng)一完善的監(jiān)控檔案管理系統(tǒng)平臺。監(jiān)理檔案管理信息化建設(shè)的瓶頸和關(guān)鍵是提高管理水平。對建設(shè)統(tǒng)一、完善、安全的監(jiān)理檔案管理系統(tǒng)平臺的探討是基礎(chǔ)和關(guān)鍵。檔案工作應(yīng)不斷完善檔案管理軟、硬件功能。隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，人力資源和社會保障監(jiān)察檔案管理工作也應(yīng)作出相應(yīng)的變革。通過計算機技術(shù)對監(jiān)控檔案進行科學(xué)、有效的處理，保證監(jiān)控檔案信息的安全，使其在后續(xù)的檢索和利用中發(fā)揮應(yīng)有的價值。

4 結(jié)束語

在人力資源和社會保障部門的檔案管理工作中，存在著一系列問題，嚴重影響了具體工作的質(zhì)量和效率，也不利于檔案管理價值的實現(xiàn)，因此，必須全面分析、科學(xué)規(guī)劃檔案管理工作，提高檔案管理工作的規(guī)范化水平。