核電單套制模式下設計業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔問題分析研究

馬 菁

（中廣核工程有限公司，廣東 深圳 518172）

數(shù)字化轉型的深入，使得傳統(tǒng)業(yè)務管理模式被系統(tǒng)線上為主的數(shù)字化業(yè)務管理模式所替代。核電行業(yè)通過多年信息化改革與實踐，已逐步建立一套基于核電設計成品（電子文件）的單套制文檔管理體系，即設計成品從生產到終端成果管控，已全部系統(tǒng)化流程化、單套制。

隨著核電設計項目建設推進，核電設計領域僅設計成品管控和利用已不能適應核電設計對全過程業(yè)務數(shù)據(jù)、電子文件知識重用的迫切需求，因此，全設計業(yè)務過程電子文件的規(guī)范化、集中管理，并統(tǒng)一提供利用服務，已成為大多數(shù)核電設計院單套制管理模式下的必然。國家檔案局對電子文件“確保應歸盡歸”的要求，推動了設計院對設計業(yè)務全過程電子文件歸檔管理的步伐：通過歸檔，固化業(yè)務數(shù)據(jù)，存儲業(yè)務管理過程中的電子文件，使數(shù)據(jù)、文件在不依賴業(yè)務系統(tǒng)環(huán)境下被長期保存與統(tǒng)一利用，發(fā)揮其應有的憑證價值和信息價值，更好地服務于核電設計項目，成為核電文檔人共同思考的問題。

1 概念界定

本文會涉及檔案領域多個概念，且部分概念因核電行業(yè)的特殊性，有其自身內涵，故先將涉及概念做一說明。

業(yè)務系統(tǒng)，指形成或管理結構活動數(shù)據(jù)的計算機信息系統(tǒng)。包括辦公自動化系統(tǒng)、電子商務系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、產品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、網(wǎng)站系統(tǒng)、電子郵件系統(tǒng)等促進機構事務處理的應用系統(tǒng)[1]。在本文中，設計業(yè)務系統(tǒng)為設計過程管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)提供設計生產過程管理服務，涵蓋內部提資、設計輸入、接口管理、設計審查、設計變更、現(xiàn)場變更經(jīng)驗反饋、設計評審、SDM移交、設計驗證等工作，存儲著設計業(yè)務活動過程中形成、流轉和辦理的各類數(shù)據(jù)與電子文件。

邏輯歸檔，指在計算機網(wǎng)絡上進行的不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程。

電子文件，指國家機構、社會組織和個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。

檔案管理系統(tǒng)，即企業(yè)的內容管理平臺，應具備電子文件的采集、歸檔、編目、管理和處置等功能。

歸檔，將具有且辦理完畢、經(jīng)系統(tǒng)整理的電子文件及其元數(shù)據(jù)管理權限向檔案部門提交的過程。

設計過程文件，設計過程管理系統(tǒng)中產生的設計活動中的各類記錄，一般指表單類型為“設計指導手冊”、“設計變更影響分析單”、“設計評審單”、“內部提資單”、“設計驗證單”的文件。

2 核電設計業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔主要問題

2.1 管理主體之間協(xié)同問題

根據(jù)HAF003《核電廠質量保證安全規(guī)定》，記錄是指為各項物項或服務的質量以及影響質量的各種活動提供客觀證據(jù)的文件。核電廠在HAF003的指導下，有秩序地建立起保障核電質量的基礎方法，形成核電廠特殊的質量管理體系，在該體系中，記錄管理控制牽頭責任單位是質量保證部門，記錄的歸檔范圍以及如何存儲等程序制度建設應該在質保部門，對明確需要歸檔的記錄，向檔案部門移交，由檔案部門進行歸檔管理。經(jīng)過調研，我們發(fā)現(xiàn)，在記錄作為設計過程文件歸檔過程中，存在如下問題：

首先，設計過程文件管理程序制度不夠全面，主要表現(xiàn)在兩個方面，其一，程序制度未能詳細列明設計過程文件的歸檔范圍及種類；其二，缺乏詳細的工作指引指導設計用戶進行設計過程文件的日常管理。其次，設計過程文件管理業(yè)務流程未能完全規(guī)范，一是設計過程文件業(yè)務系統(tǒng)功能設置不夠全面，缺乏必要的文檔前端控制環(huán)節(jié)；二是設計過程文件業(yè)務系統(tǒng)歸檔電子文件格式不規(guī)范；三是設計過程文件業(yè)務系統(tǒng)與文檔系統(tǒng)接口不統(tǒng)一。最后，本該牽頭的質量保證部門與檔案部門協(xié)同不夠，沒有及時向各設計用戶宣貫業(yè)務系統(tǒng)電子文件或紙質文件如何保管，導致設計人員不熟悉設計過程文件管理要求，缺乏主動性，線下流轉的紙質設計過程文件未能集中保管，導致設計過程文件歸檔質量良莠不齊且存在缺失。

2.2 業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)歸檔集成問題

檔案系統(tǒng)開發(fā)，一般都會早于業(yè)務系統(tǒng)，檔案系統(tǒng)各項模塊開發(fā)與應用已經(jīng)趨于成熟，要實現(xiàn)與業(yè)務系統(tǒng)的連接，必然面臨二次開發(fā)。

檔案管理系統(tǒng)作為企業(yè)的數(shù)據(jù)中心，使用的是傳統(tǒng)的接口服務構架方式，需要與業(yè)務系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交互，在數(shù)據(jù)層，會存在以下幾點問題：第一，各業(yè)務系統(tǒng)的服務分散，難以集中管控，其次，每日定期同步服務，數(shù)據(jù)實時性較低；第三，無可配置化模塊，當業(yè)務變更時，開發(fā)周期長；第四，缺少審計模塊，錯誤數(shù)據(jù)難以跟蹤，可靠性低，系統(tǒng)難以達到國家對電子文件的“四性”檢測要求；最后，業(yè)務系統(tǒng)向檔案管理系統(tǒng)的歸檔業(yè)務，存在電子文件的傳遞，消耗時間長，占用計算機資源多，特別是對于大文件傳遞，容易出現(xiàn)超時、程序內存溢出等問題。當然，數(shù)據(jù)層面在檔案概念大大擴展的當下，由電子文件的定義來看，電子文件是“通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄”，這表示業(yè)務系統(tǒng)電子文件的歸檔管理，還應包括大量的關系型數(shù)據(jù)庫、GIS數(shù)據(jù)、三維數(shù)據(jù)、數(shù)字交付模型等數(shù)據(jù)態(tài)文件，這些，本質上是特殊形式的電子文件，而該類電子文件管理，和傳統(tǒng)電子文件歸檔四性要求迥異，其管理重點“在于維系以文件內容為中心的邏輯完整”，更需要從數(shù)據(jù)層進行管理識別，為后續(xù)差異化管理奠定基礎。

除了數(shù)據(jù)層面臨的問題，在業(yè)務層，同樣存在問題：

第一，業(yè)務系統(tǒng)電子文件分類與排列不能自動開展年度、保管期限、分類等職能整理。其次，公司對電子文件歸檔，按件、按卷整理同時并存，電子文件將流向檔案管理不同模塊，需要同時在業(yè)務系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)進行不同的處置規(guī)則、歸檔方式、整理規(guī)則前置，給業(yè)務系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)二次開發(fā)增加復雜度。

另外，在接口層面，為了實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)通信與傳輸，必須開發(fā)相應的歸檔集成接口，不同系統(tǒng)間面臨不同的技術選型、架構設計以及接口標準制定等技術性內容。這屬于信息技術領域，需要一個再學習、解決問題的過程。

3 結論

根據(jù)文獻調查與對公司內部系統(tǒng)實踐調研，目前業(yè)界采用的主流歸檔集成接口開發(fā)技術有Web Service技術、中間庫技術、ESB技術和Hessian協(xié)議。不同接口開發(fā)技術具備不同的技術特征和適用場景。

Web Service技術作為服務應用程序，它優(yōu)勢在于具有統(tǒng)一的接口與標準，無需針對性地開發(fā)，消息反饋及時，可采用加密措施。不足是系統(tǒng)開發(fā)需要同時進行，數(shù)據(jù)傳輸能力依賴于網(wǎng)絡情況，歸檔集成數(shù)據(jù)量大時對服務器壓力影響較大，不提供數(shù)據(jù)確認機制。

中間庫技術也常用于解決兩個系統(tǒng)間的接口問題。它是一種松耦合技術，不需要對業(yè)務系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)進行二次開發(fā)，易于統(tǒng)計監(jiān)控，可直接利用中間庫進行歸檔集成的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、監(jiān)控，能夠實現(xiàn)大量數(shù)據(jù)的歸檔集成。

以上兩項技術的結合，通過Web服務把數(shù)據(jù)緩存到中間庫，定時任務取中間庫數(shù)據(jù)進行歸檔，解決業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)歸檔集成問題。