促進(jìn)電力工程檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

陸榮華

（廣西壯族自治區(qū)百色電力有限責(zé)任公司，廣西 百色 533000）

任何企業(yè)，檔案管理都屬于一項(xiàng)非常重要的工作，在企業(yè)的檔案中不僅包含著企業(yè)過(guò)往的信息資料記錄，同時(shí)這些信息資料也對(duì)輔助企業(yè)進(jìn)行科學(xué)決策具有非常重要的作用。就目前的檔案管理工作而言，主要內(nèi)容包括對(duì)檔案資料的整理、收集、存儲(chǔ)以及開(kāi)發(fā)等方面。檔案管理工作的重要性不言而喻。鑒于此，為了進(jìn)一步提高企業(yè)的檔案管理工作效率和工作水平，一定要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況制定相應(yīng)的措施。對(duì)電力企業(yè)而言，不僅要結(jié)合自身的企業(yè)文化和企業(yè)特征來(lái)開(kāi)展檔案管理工作，同時(shí)還要將傳統(tǒng)管理模式和現(xiàn)代管理模式互相融合，通過(guò)制定先進(jìn)的工作標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范。

1 電力工程檔案管理概念和現(xiàn)狀分析

1.1 概念分析

檔案管理工作不同于其他的工作，是一種集服務(wù)性、管理性、專業(yè)技術(shù)性為一體的多元化管理工作。檔案管理工作看似簡(jiǎn)單，但是卻具有一定的綜合性和復(fù)雜性。在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中，不僅要遵循相應(yīng)的管理制度來(lái)進(jìn)行管理，同時(shí)檔案管理工作的方案還要為我國(guó)的基建、生產(chǎn)和科研系統(tǒng)發(fā)展服務(wù)。一般情況下，檔案管理主要由以下幾大模塊組成：1）檔案事業(yè)規(guī)章制度；2）檔案管理體制；3）檔案系統(tǒng)工程建立；4）檔案規(guī)章制度和法規(guī)；5）檔案管理體制等等。在實(shí)際的管理工作中，從事管理的人員除了要做好檔案的收集、分類整理以及保管等工作之外，同時(shí)也要對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案做好督查和補(bǔ)充工作。

在電力工程檔案管理工作之中，為了更好地利用檔案信息，向企業(yè)提供完善的服務(wù)，一般采用集中管理原則來(lái)進(jìn)行管理。鑒于此，在實(shí)際的管理過(guò)程中，務(wù)必要確保檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性以及完整性，只有這樣，才能進(jìn)一步提升電力工程檔案管理應(yīng)用能力。

1.2 電力工程檔案管理現(xiàn)狀分析

經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展使得城市化進(jìn)程也在不斷加劇，為了更好地服務(wù)大眾，國(guó)家也加大了對(duì)電力基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的投入，隨著電力基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備投入量的不斷增加，導(dǎo)致我國(guó)電力工程建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量也在飛速攀升，為了進(jìn)一步提升我國(guó)的電力企業(yè)服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，有必要做好電力工程檔案資料管理工作。在此過(guò)程中，相關(guān)的工作人員不僅需要記錄海量的信息數(shù)據(jù)，同時(shí)承擔(dān)著繁重的工作任務(wù)。電力工程檔案信息的應(yīng)用程度不僅決定了電力工程建設(shè)對(duì)社會(huì)產(chǎn)生的影響，同時(shí)也對(duì)電力企業(yè)完善自身的服務(wù)質(zhì)量具有重要的輔助作用。高質(zhì)量的檔案管理工作不僅可以全面反映電力工各個(gè)環(huán)節(jié)內(nèi)存在的問(wèn)題，同時(shí)電力企業(yè)也可以根據(jù)信息來(lái)檢驗(yàn)電力工程的真實(shí)效果。由此可見(jiàn)，做好電力工程檔案管理工作對(duì)促進(jìn)電力企業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展具有非常重要的輔助作用。

2 提高電力工程檔案管理質(zhì)量的有效措施分析

2.1 應(yīng)用信息化技術(shù)手段來(lái)全面提升電力工程檔案管理質(zhì)量

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展使得網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)得到了廣泛地應(yīng)用，在電力工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，信息化技術(shù)也有著非常廣泛地應(yīng)用。應(yīng)用信息化技術(shù)，不僅可以幫助各部門(mén)、單位之間建立更為完善的文檔信息庫(kù)，同時(shí)也可以有效彌補(bǔ)不同行政體系之間分工上存在的差異。這樣可以有效避免因信息覆蓋面不足導(dǎo)致的“信息孤島”現(xiàn)象。此外，應(yīng)用信息化技術(shù)還可以強(qiáng)化企業(yè)對(duì)電力工程檔案的管理和控制。舉例來(lái)說(shuō)，相關(guān)的電力企業(yè)可以依據(jù)信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立相應(yīng)的應(yīng)用參數(shù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)開(kāi)發(fā)結(jié)構(gòu)，借助該結(jié)構(gòu)，可以實(shí)現(xiàn)電力工程內(nèi)容的部分隊(duì)伍外公開(kāi)，對(duì)電力企業(yè)獲取大眾的意見(jiàn)和建議，提高服務(wù)質(zhì)量具有重要的作用。

此外，應(yīng)用信息化技術(shù)還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)電力工程的全階段管理。無(wú)論是針對(duì)電力工程設(shè)計(jì)還是竣工到后期的運(yùn)營(yíng)中，信息化檔案都可以對(duì)電力工程的運(yùn)行各項(xiàng)信息資料進(jìn)行記錄。舉例來(lái)說(shuō)，目前我國(guó)一些電力部門(mén)已經(jīng)開(kāi)始應(yīng)用先進(jìn)的信息化技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化管理，并由專人負(fù)責(zé)信息資源的調(diào)取和整理工作。和傳統(tǒng)的管理模式相比，應(yīng)用這樣的檔案管理模式，一方面大幅減輕了工作人員的工作強(qiáng)度，另一方面也提高了檔案資料的管理效率，對(duì)促進(jìn)企業(yè)發(fā)展具有重要的作用。同時(shí)，企業(yè)還可以應(yīng)用信息化技術(shù)來(lái)強(qiáng)化不同部門(mén)之間的信息互通。檔案管理中最核心的內(nèi)容進(jìn)行信息資源管理和利用，但是由于不同部門(mén)之間的工作內(nèi)容和工作流程存在一定的差異，如果想要實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部檔案信息的統(tǒng)一化發(fā)展，一定要借助信息化技術(shù)手段來(lái)加強(qiáng)個(gè)部門(mén)之間的聯(lián)系。鑒于此，相關(guān)的電力企業(yè)應(yīng)該建立以數(shù)字化管理為核心的檔案管理體系，對(duì)部門(mén)之間的檔案管理方式進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)模，只有這樣，才能切實(shí)解決不同部門(mén)之間檔案信息管理之間的“孤島效應(yīng)”，從而間接提高電力企業(yè)的電力工程檔案管理質(zhì)量和水平，確保電力工程得以安全的開(kāi)展和實(shí)施。

2.2 應(yīng)用全員參與戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

如果電力企業(yè)想要在短期內(nèi)提升自己的檔案信息化管理水平，需要采用全員參與的戰(zhàn)略。

例如電力企業(yè)在建立信息化檔案管理系統(tǒng)的過(guò)程中，首先需要做好對(duì)各項(xiàng)電力工程項(xiàng)目的業(yè)務(wù)梳理工作，然后在此基礎(chǔ)上對(duì)其管理體系結(jié)構(gòu)加以明確，并對(duì)不同部門(mén)的檔案管理職責(zé)加以界定。此外，檔案管理部門(mén)的負(fù)責(zé)人員還可以為不同的管理部門(mén)分配一名具備專業(yè)檔案管理素質(zhì)的工作人員，讓該人員輔助部門(mén)開(kāi)展檔案信息化管理工作。同時(shí)，在實(shí)際的檔案管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)的決策非常重要，如果領(lǐng)導(dǎo)人員可以意識(shí)到企業(yè)信息化檔案管理工作的重要性，并將其作為企業(yè)未來(lái)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)，就可以確保電力工程檔案信息化建設(shè)工作的順利開(kāi)展。

2.3 對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行完善

檔案管理的最終目的是服務(wù)于企業(yè)，為企業(yè)決策提供相應(yīng)的信息支撐。鑒于此，電力企業(yè)需要建立一套符合自身實(shí)際發(fā)展情況的信息化檔案管理系統(tǒng)，并按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)實(shí)施電力工程檔案管理工作。

例如應(yīng)用該電力工程檔案管理信息化系統(tǒng)，工程的施工人員就可以根據(jù)單位提供的信息來(lái)查閱過(guò)往電力工程的系統(tǒng)資料，并結(jié)合過(guò)往資料對(duì)此次施工過(guò)程的質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估和檢驗(yàn)。和過(guò)往的工程質(zhì)量檢驗(yàn)?zāi)Ｊ较啾?，利用過(guò)往的資料進(jìn)行對(duì)比，不僅可以讓施工人員擁有明確的施工方向，同時(shí)也為后期提出相應(yīng)的整改措施具有重要的作用。同時(shí)，應(yīng)用統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)還可以確保信息資料數(shù)據(jù)的完整性，對(duì)后期的工程竣工驗(yàn)收具有一定的作用。即便在施工過(guò)程中丟失了信息數(shù)據(jù)，也可以通過(guò)調(diào)取信息數(shù)據(jù)檔案來(lái)進(jìn)行查閱等等。

3 總結(jié)

綜上所述，隨著我國(guó)電力事業(yè)的不斷發(fā)展，我國(guó)的電力工程檔案管理水平也在不斷提高。高質(zhì)量的電力工程檔案管理工作不僅對(duì)工程建設(shè)具有重要的作用，同時(shí)也對(duì)電力企業(yè)完善信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)工作具有重要的輔助作用。本文主要從電力工程檔案管理現(xiàn)狀、存在問(wèn)題以及解決對(duì)策這三方面進(jìn)行分析，期望對(duì)促進(jìn)電力企業(yè)可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展具有重要的輔助作用。